793612 Brief college beantwoording technische vragen fractie VVD Barendrechtse organisatie 2024.pdf

Aan de gemeenteraad

Uw brief van:

Ons kenmerk:

793612

Uw kenmerk:

Contactpersoon: L. van Zanten

Bijlage(n):

Cluster:

Onderwerp:

BBO

Beantwoording technische vragen VVD raads-

Doorkiesnummer: 14 0180

voorstel Barendrechtse organisatie 2024

Datum:

8 mei 2023

Geachte raadsleden, Door de fractie VVD zijn technische vragen gesteld over het raadsvoorstel ‘Barendrechtse organisatie 2024’, dat op 8 mei ter behandeling in de commissie AZ&F voorligt. In deze brief geven wij antwoord op de gestelde vragen. 1. Gesproken wordt van een “realistische begroting”. Deze is niet bij de stukken gevoegd. Gaarne ontvangen wij alsnog die begroting, waarvan we uitgaan dat deze meer gespecificeerd onderbouwd is dan de nu gepresenteerde cijfers. Antwoord: Wij zullen dit inzicht nazenden. 2. Het financiële overzicht staatje op pagina 4 sluit op € 4 miljoen2, als totale kosten voor Barendrecht. Bovenaan pagina 3 is echter correct vermeld dat door de Raad reeds € 1,35 miljoen beschikbaar is gesteld, waar met dit voorstel € 3 miljoen bij wordt gevraagd. Ergo de voorlopige totale kosten voor Barendrecht bedragen € 4,35 miljoen (en na aftrek van de reeds beschikbaar gestelde bedrag dus € 3 miljoen). Waarom zijn in het staatje op pagina 4 niet met de juiste bedragen vermeld? Antwoord: In de tekst boven het staatje staat de uitleg over de eerder beschikbaar gestelde € 1,35 miljoen. 3.

Waar is de verantwoording voor de inzet van het eerder toegekende bedrag van € 1,35 miljoen? Antwoord: De gemeenteraad heeft bij het meerjarenprogramma reeds € 875.000 voor 2023 beschikbaar gesteld en tevens in december 2022 via een separaat raadsvoorstel € 475.000 beschikbaar gesteld. Via de reguliere P&C-cyclus en specifiek via de jaarrekening zullen wij de uitgaven verantwoorden.

pagina 1 van 4

4. Aan welke tegenvallers en onzekerheden moeten we denken? Ook worden genoemd eventuele financiële gevolgen van het plaatsingsproces. Welke financiële bandbreedte betreft dit gezamenlijk? Met andere woorden wat is de reële bandbreedte van dit financiële risico? Antwoord: Medewerkers mogen, binnen de kaders van het sociaal plan, kiezen voor welke organisatie zij per 1 januari 2024 willen gaan werken. Er is een raming gedaan op basis van het gemiddelde van het te verwachten salarisniveau. Op het moment dat een grote hoeveelheid medewerkers die het maximum salaris binnen hun inschaling hebben bereikt voor Barendrecht kiest geeft dat een ander financieel beeld dan wanneer er meer startende medewerkers naar Barendrecht komen. 5. Er is sprake geweest van onderlinge verrekening. Slechts met totaalbedragen zijn de financiële gevolgen voor Barendrecht vermeld. Hoe ziet de onderlinge verrekening er in totaal uit? We zien wel hetgeen Barendrecht ten behoeve van Albrandswaard en Ridderkerk (netto) verschuldigd zal zijn, maar niet het omgekeerde hiervan zoals dit in die onderlinge verrekening betrokken moet zijn. Antwoord: Er is geen sprake van onderlinge verrekening. In het voorstel staan de verschillende kostensoorten beschreven de bijdragen daaraan door de verschillende gemeenten. 6. € 4 miljoen komt voor rekening van Barendrecht en Ridderkerk.

Albrandswaard is een netto ontvang ad € 750.000, hetgeen geheel voor rekening komt van Barendsrecht. ICT-gerelateerde aanloopkosten zijn geraamd op € 1 miljoen. Dit komt geheel voor rekening van Barendrecht, terwijl eventuele meerkosten wel 50/50 met Ridderkerk worden gedeeld. In de eerste plaats menen wij dat de ICT binnen de BAR (als shared service center) blijft en dus op basis van de verdeelsleutel ten gunsten en ten laste zou moeten komen voor de 3 gemeenten. Waarom wordt hiervan afgeweken? Wat moet er dan zoal aangepast worden, nu de ICT binnen de BAR georganiseerd blijft? Waarom alleen voor rekening van Barendrecht? Hoe zijn deze kosten gespecificeerd? Gaarne zien wij hier een uitgesplitste opstelling of een begroting bij. Ons inziens is hierop niet de regeling voor “ sociale en andere specifieke diensten” op van toepassing. Het gaat dan om een aanbestedingsprocedure voor diensten van circa € 750.000. Dus ruim boven het Europese drempelbedrag van € 215.000. Opknippen van een samenhangende totaalopdracht is bij wet verboden. Wij worden graag zo spoedig mogelijk geïnformeerd over deze Europese aanbesteding. Bent u bereid dit te doen? Antwoord: De keuze om beleid en uitvoering buiten de BAR-organisatie te organiseren heeft gevolgen voor de organisatie van ICT-voorzieningen.

In plaats van één juridische entiteit ontstaan er vier, die goed gescheiden van elkaar moeten functioneren. De raming van de aanloopkosten hiervan is als volgt: Applicaties 100 stuks ontvlechten en extern advies Infrastructuur, netwerkomgeving ombouwen en testen Ombouwen BI-rapportages Planvorming, impactanalyse rollen & taken, externe projectleider Opstellen nieuwe ICT architectuur Informatieveiligheid & Privacy waarborgen Contract onderhandelingen leveranciers en SLA gemeenten Herschrijven bedrijfsprocessen Totaal geraamde werkzaamheden ontvlechten systemen & applicaties

€ 435.000 € 200.000 € 100.000 € 80.000 € 70.000 € 50.000 € 35.000 € 30.000 € 1.000.000

pagina 2 van 4

Voor de uitvoering van deze werkzaamheden worden de kaders uit het inkoopbeleid gevolgd. 7. Kunnen wij de € 750.000 (Albrandswaard) en € 1 miljoen (automatisering tgv Ridderkerk) beschouwen als een “verkapte uitwerking” van het contractuele beginsel van “wie breekt, betaalt”? Antwoord: Wij beschouwen dit niet als een technische vraag. 8. Wat wordt de nieuwe verdeelsleutel ten behoeve van de bekostiging van het resterende deel van de BAR? Waarom is er geen O & F-plan BAR bijgevoegd? Hoe groot zal de jaarlijkse bijdrage van de 3 BAR-gemeenten, en dus ook van Barendrecht, nog zijn? Antwoord: De BAR-organisatie nieuwe stijl bestaat in totaliteit uit 258 FTE. Daarvan betalen wij ons aandeel naar rato van het aantal inwoners. Dit voorstel richt zich op de uitkomsten van de onderhandelingen met betrekking tot het financiële spoor en de opbouw van de Barendrechtse organisatie. Derhalve is het O&F-plan van de BAR-organisatie Nieuwe Stijl niet toegevoegd. 9. Opvallend is dat er gesproken wordt over uitwerking en invulling van het DNA van de eigen gemeentelijke organisatie. DNA is bij uitstek het element dat vanaf de geboorte aanwezig is. Van uitwerking en ontwikkeling kan dan moeilijk sprake zijn.

Bedoelt u hiermee de cultuur van de nieuwe organisatie? En hoe gaat u hieraan inhoud geven? Onder anderen Peters & Waterman hebben ons in het verleden geleerd dat zodra een zogenaamd bouwsteen van en organisatie, waaronder het centrale onderdeel van de cultuur, wordt aangepast dit direct effect sorteert ten aanzien van de overige bouwstenen. Met andere woorden het aanpassen van de cultuur, waarbij inderdaad de Tone at the Top een belangrijk element is, vereist een brede en langere, en dus kostbare, aanpak. Bent u het met ons eens dat het gepresenteerd financiële plaatje reeds in dat opzicht dan op voorhand gebrekkig is? Antwoord: Hiermee doelen wij op het uitwerken van onze kernwaarden. Dat doen we graag met onze (nieuwe) medewerkers. In de komende maanden werken we een implementatieplan uit waarin dit verder vorm zal krijgen. Uitgangspunt is dat we, naast het incidentele budget in 2024, vooral ook een beroep doen op de reguliere opleidingsbudgetten. 10. Op pagina 17 van het F & O-plan is een foto afgedrukt met de achterzijde van een dienstjas, waarop de aloude tekst “Uw gemeente aan de slag”. Acht u dit niet een misser omdat vanaf nu gewerkt moet worden aan een nieuwe cultuur, en minstens zo belangrijk, de uitingen daarvan. Antwoord: Wij nemen kennis van uw opmerking. 11. Efficiënter in personele inzet gaat het dus niet worden. Uitbreiding is vereist met 11,53 fte’s.

Dit zijn structurele kosten. Is onze conclusie juist dat de hiervan vervat zijn in het bedrag ad € 750.000 “Budget voor structureel krijgen organisatie”? Dus bijna € 70.000 per fte?

pagina 3 van 4

Antwoord: Zoals in het door uw raad vastgestelde Meerjarenprogramma Barendrecht Werelddorp 2022-2026 is beschreven streven we naar een slagvaardige en effectieve organisatie met hoogwaardige dienstverlening en medewerkers die weten wat er in het dorp en onder inwoners leeft. De conclusie die u trekt is niet juist. De uitbreiding van 11,53 FTE zit reeds verwerkt in het O&F-plan. Deze extra capaciteit is nodig om de dienstverlening te waarborgen. Er zijn echter ook baten te verwachten, zoals op fiscaal gebied. Bij de begroting 2024 volgt naar verwachting meer inzicht in op dit terrein. Het aangevraagde incidentele bedrag van € 750.000 euro is nodig om verschillende incidentele kosten vanaf 2024 op te vangen. Zoals tijdelijke inhuur van personeel om vacatures op te vullen, opleidingskosten, begeleidingskosten voor het management, etc. Met dit tijdelijke budget wordt tevens beoogd eventueel ontstane personele knelpunten op te lossen, bijvoorbeeld door tijdelijk personeel in te zetten om processen efficiënter in te richten waardoor dit op langere termijn minder capaciteit kost.

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Barendrecht, de secretaris,

de burgemeester,

G.J. Bravenboer

drs. G. Veldhuijzen

pagina 4 van 4