793400 Brief college beantwoording technische vragen fracties EVB en CDA - Barendrechtse organisatie 2024.pdf

Aan de gemeenteraad

Uw brief van: 3 en 4 mei

Ons kenmerk:

793400

Uw kenmerk:

Contactpersoon: L. van Zanten

Bijlage(n):

-

Cluster:

BBO

Onderwerp:

Beantwoording technische vragen EVB & CDA

Doorkiesnummer: 14 0180

Barendrechtse organisatie 2024

Datum:

8 mei 2023

Geachte raadsleden, Door de fracties EVB en CDA zijn technische vragen gesteld over het raadsvoorstel ‘Barendrechtse organisatie 2024’, dat op 8 mei ter behandeling in de commissie AZ&F voorligt. In deze brief geven wij antwoord op de gestelde vragen. Vragen EVB 1) Op pagina 3 van het raadsvoorstel is vermeld dat ‘’enkele financiële gevolgen van het plaatsingsproces nog niet volledig in beeld zijn’’. Welke (mogelijke) financiële gevolgen worden hiermee bedoeld? Antwoord: Medewerkers mogen, binnen de kaders van het sociaal plan, kiezen voor welke organisatie zij per 1 januari 2024 willen gaan werken. De raming is gedaan op basis van het gemiddelde van het te verwachten salarisniveau. Op het moment dat een grote hoeveelheid medewerkers die het maximum salaris binnen hun inschaling hebben bereikt voor Barendrecht kiest geeft dat een ander financieel beeld dan wanneer er meer startende medewerkers naar Barendrecht komen. 2) Op pag. 3 van het raadsvoorstel is beschreven hoe de kosten van de ontvlechting verdeeld worden over de drie gemeenten. Er valt te lezen dat de incidentele projectkosten en frictiekosten (totaal 4 mln Euro) voor rekening komen van Barendrecht en Ridderkerk. Barendrecht neemt daarvan de aanloopkosten van 1 mln Euro volledig op haar rekening en de rest van het bedrag wordt gelijk verdeeld.

Waarom is er voor de aanloopkosten niet ook een gelijke verdeling afgesproken? Met andere woorden: is het logisch dat Barendrecht een groter deel van de projectkosten en frictiekosten betaald dan Ridderkerk? Antwoord: Barendrecht heeft het initiatief genomen het proces voor de gedeeltelijke ontvlechting van de BAR-organisatie in gang te zetten. Daarbij werd tijdens dit proces eerder verondersteld dat het gemeentespecifiek organiseren van beleid en uitvoering binnen of buiten de BAR-organisatie financieel geen verschil kent. Inmiddels is duidelijk geworden dat het buiten de BAR-organisatie organiseren van beleid en uitvoering, met name op het gebied van ICT, meer kosten met zich meebrengt. Aangezien Ridderkerk een voorkeur had voor het binnen de BAR-organisatie gemeentespecifiek organiseren van beleid en uitvoering achten wij bovenstaande uitkomst te rechtvaardigen.

pagina 1 van 6

3) Op pagina 14 van het plan staat dat: ‘’de wijkteams inclusief externen aan de forse kant zijn’’. Wat wordt hier exact mee bedoelt? Is er teveel capaciteit gezien de werkzaamheden? Wordt er aan gedacht om de wijkteams in te krimpen of samen te voegen? Hoe verhoudt dit zich tot de problemen die worden ervaren in het domein van de Jeugdzorg? Antwoord: Hier doelen wij op de span of control. De wijkteams bestaan zowel uit vast personeel als ingehuurd personeel. In totaliteit zijn deze teams relatief groot. Dat vraagt om aandacht voor de sturing op deze teams. Van inkrimpen van de teams in geen sprake.

4) Zijn er al toekomstige baten van de nieuwe organisatie die kwantificeerbaar zijn? Denk hierbij ook bijvoorbeeld aan financiële effecten op fiscaal gebied. Antwoord: Hoewel er op een aantal terreinen baten te verwachten zijn, zoals op fiscaal gebied, zijn er ook meerkosten. Denk hierbij aan extra benodigde capaciteit om de dienstverlening te waarborgen. Op dit moment is hier nog geen volledig beeld van. Bij de begroting 2024 volgt naar verwachting meer inzicht op dit terrein.

Vragen CDA Formatie BAR Conform de begroting 2023 van de BAR is de toegestane formatie 836 fte en de werkelijke bezetting per 1 januari 2022 819 fte. 1. Graag een overzicht van de uitstroom medewerkers vanaf jan 2020 tot en met heden per kwartaal, gesplitst naar: Leeftijdsontslag; Ontslag vanwege ziekte; Vrijwillige beëindiging dienstverband; Ontslag om andere redenen. 2. Instroom nieuwe medewerkers. 3. Ontwikkeling fte’s per kwartaal vanaf 1-1-2022.

Antwoord: Op de volgende pagina treft u de informatie aan die wij op dit moment inzichtelijk kunnen maken.

pagina 2 van 6

KENGETALLEN 2020, 2021 en 2022 Bezetting (peildatum 31-12) Formatie (fte) Aantal werknemers Samenstelling personeelsbestand (peildatum 31-12) Percentage fulltime werknemers Percentage werknemers met vast dienstverband (onb.tijd) Percentage vrouwelijke werknemers (aantal) Percentage vrouwelijke leidinggevenden (aantal) Gemiddelde leeftijd (afgerond op hele jaren) Percentage werknemers t/m 34 jaar (“jongeren”) Percentage werknemers 60 jaar en ouder Instroom-doorstroom-uitstroom Percentage instroom - waarvan t/m 34 jaar (“aantal jongeren”) Percentage doorstroom Percentage uitstroom - waarvan t/m 34 jaar (“aantal jongeren”)

2020 804,86 888 2020 61% 91% 52% 33% 48 15% 12,3% 2020 14,8% 41% 9,7% 7,9% 8,5%

2021 819,47 910 2021 61% 93% 52% 34% 48 16% 14% 2021 11,4% 39% 4,6% 9,3% 17%

2022 841,43 936 2022 60% 90% 54% 37% 48 17% 16% 2022 16,9% 37% 8,5% 13,1% 19%

MAANDCIJFERS INSTROOM & UITSTROOM 2023

Incidenteel bedrag ter beschikking stellen van € 3,0 mln. 1. Op pagina 1 wordt gesproken over dat een bedrag nodig is van € 3,0 mln. incidenteel. Op pagina 2 wordt in de 4e alinea gesproken dat voor de inrichting van de organisatie getracht wordt uit te komen met het aangevraagde bedrag. Wordt hiermee de gevraagde € 3,0 mln. bedoeld? Antwoord: In het aangevraagde incidentele bedrag van € 3 miljoen zit een bedrag van € 750.000 euro voor het structureel dekkend krijgen van de organisatie. In 2024 worden verschillende incidentele kosten verwacht, zoals

pagina 3 van 6

tijdelijke inhuur van personeel om vacatures op te vullen, opleidingskosten, begeleidingskosten voor het management, etc. Met dit tijdelijke budget wordt tevens beoogd eventueel ontstane personele knelpunten op te lossen, bijvoorbeeld door tijdelijk personeel in te zetten om processen efficiënter in te richten waardoor dit op langere termijn minder capaciteit kost. 2. In de 5e alinea wordt gesproken over een investering van € 3,0 mln. als onderhandelingsresultaat voor de financiële afwikkeling van de ontvlechting. Dit wordt gezien als een incidentele investering. Afgezien van de term investering (deze uitgaven kunnen niet geclassificeerd worden als investeringsuitgaven), wordt hiermee dezelfde € 3,0 mln. bedoeld als uitgaven voor de inrichting van de organisatie of betreft dit een compensatie voor Ridderkerk en Albrandswaard? Antwoord: De aanvraag van 3 miljoen geldt als totaalbedrag voor projectkosten, ICT-kosten, aanloopkosten voor Albrandswaard en budget voor het efficiënt inrichten van de Barendrechtse organisatie (en de organisatie daarmee structureel dekkend te krijgen). Voor een toelichting verwijzen wij u naar het kopje financiën op pagina 3. Schadeclaims 1.

Zijn er nog schadeclaims te verwachten van Ridderkerk en Albrandswaard, afgezien van de genoemde afkoopsommen? Antwoord: Nee, met dit voorstel komen de onderhandelingen met betrekking tot het financiële spoor ten einde.

Organisatie & formatieplan Barendrecht 1. De opbouw van de organisatie en de vaststelling van de formatie per teams is in samenspraak met de medewerkers tot stand gekomen. Bij het domein Maatschappij is expliciet vermeld dat er geen analyse van de caseload mogelijk is die in feite noodzakelijk is voor de vaststelling van omvang van de teams. Overigens mis ik voor alle domeinen een dergelijke onderbouwing. Heeft deze analyse wel plaatsgevonden? Zo ja, zijn deze gegevens dan ook meegenomen in de gesprekken met de medewerkers? Antwoord: In de huidige organisatie wordt reeds gekeken naar de omvang van de formatie versus de caseload. De in het O&F-plan opgenomen formatie is gebaseerd op de huidige werkpraktijk en de input van diverse werkgroepen gerelateerd aan het aandeel voor Barendrecht. Wij zullen goed blijven monitoren of de capaciteit blijft aansluiten bij de caseload.

2. Diverse keren wordt gesproken over dat gekozen wordt voor generieke invulling van functies. Met de vele decentralisatie van taken van de overheid neemt de complexiteit toe voor gemeenten. Niet alleen burgers, bedrijven en verenigingen worden hiermee geconfronteerd, maar ook de gemeente. Ik mis iedere vorm van afweging in dit document of een generieke invulling van de functie volstaat, of daardoor lacunes ontstaan in kennis en competenties en welke risico wij als gemeente daardoor lopen. Ook mis ik analyses welke kennis en competenties nodig zijn om onze burgers, bedrijven en verenigingsleven adequaat te kunnen faciliteren. Hebben deze zaken een rol gespeeld bij het opstellen van het formatieplan en zo ja, op welke wijze zijn deze analyses dan vertaald naar het formatieplan?

pagina 4 van 6

Antwoord: Ja. Bij het opstellen van het O&F-plan en het functieboek heeft deze afweging plaatsgevonden. Daarbij is met de betrokken medewerkers gekeken waar integraliteit en meer generieke functies gewenst zijn en waar meer specialisme moet worden toegevoegd. Er zijn dan ook enkele specifieke functies benoemd en/of toegevoegd, zoals een regisseur vluchtelingen.

3. Op pagina13 1ste bullit wordt geschreven, dat de functie van beleidsmedewerker en beleidsadviseur generieker zijn gemaakt. Veiligheid en ondermijning zijn van groot belang binnen Barendrecht. Op welke wijze wordt geborgd, dat de kennis van deze brede werkterreinen de ontwikkelingen op dit gebied kunnen volgen, maar ook kwalitatief gezien op voldoende op peil blijven? Antwoord: Zoals bij het vorige antwoord beschreven zijn er zowel meer generieke als specialistische functies opgenomen in de organisatie. Zo is er bijvoorbeeld een beleidsadviseur specifiek gericht op ondermijning.

4. Geschreven wordt dat binnen dit team ook de taken op het gebied van Energietransitie & Klimaatadaptatie worden ondergebracht. De formatie voor deze taken blijft in totaliteit gelijk aan hoe het nu is georganiseerd. Worden de medewerkers van de Energietransitie & Klimaatadaptatie aan dit team toegevoegd of alleen de taken? De tekst kan namelijk op 2 manieren worden uitgelegd. Antwoord: De medewerkers mogen zelf kiezen voor welke organisatie zij per 1 januari 2024 gaan werken. In principe is er voldoende capaciteit voor alle 3 de gemeenten op de verschillende vakgebieden, aangezien de bestaande capaciteit wordt verdeeld. Mochten er toch vacatures ontstaan zullen wij hier nieuwe medewerkers voor gaan werven. In onze nieuwe organisatie hebben wij in ieder geval de huidige formatie en taken opgenomen.

Formatie voor centrale bedrijfsvoeringstaken 1. Een deel van de taken op het gebied van bedrijfsvoering blijft binnen de BAR. Welke activiteiten betreffen dit en welke formatie (fte’s) hoort daarbij? Antwoord: De BAR-organisatie Nieuwe Stijl richt zich op HRM, facilitaire zaken, financiën, inkoop, control, rechtmatigheid, informatieveiligheid & privacy, administratie sociaal domein, informatisering en automatisering. De BAR-organisatie nieuwe stijl bestaat in totaliteit uit 258 FTE. Daarvan betalen wij ons aandeel naar rato van het aantal inwoners. 2. De kosten worden doorbelast o.b.v. inwonersaantallen. Wat is het aandeel van Barendrecht in deze formatie? Antwoord: Zie het voorgaande antwoord.

pagina 5 van 6

3. Dit aandeel in de formatie is neem ik aan niet meegerekend in de 300 fte? Antwoord: Dat is juist.

Hoogachtend, Het college van burgemeester en wethouders van Barendrecht, de secretaris,

de burgemeester,

G.J. Bravenboer

drs. G. Veldhuijzen

pagina 6 van 6