757558 Brief college over Doorontwikkeling planning en control instrumentarium.pdf

GEM EENTEBARENDRECHT Binnenhof 1. 2991 AA Barendrecht Postbus 501, 2990 EA Barendrecht 14 0180 (Agemeen nLrnmer)

gemeente@barendrecht.nl www.barendrecht.nl Bank: 30.54,00.215 Rabobank

(Iban:NL04RAB003054002 15, swift/BIC: RABONL2U) KvK nuTlrner: 24494374

Aan de leden van de gemeenteraad

Uw brief van: Uw kenmerk: Bijlage(n): Onderwerp: Doorontwikkeling planning en control instrumentarium

Ons kenmerk: 757558 A.C. van Dieren Contactpersoon: Team: BBO Telefoonnummer: 140180 Datum: 12 april 2023

Geachte raadsleden,

Inleiding Met de start van de nieuwe raads- en collegeperiode is besloten om de structuur binnen het P&C instrumentarium beter te laten aansluiten op de informatiebehoefte van de raad, college en de ambtelijke organisatie. Namelijk o.a. door middel van het sturen op beleid(sdoelstellingen) en het meer “lean“ maken van de onderscheiden onderliggende processen. In deze informatiebrief gaan we in op dit thema en specifiek op de Voorjaarsnota 2024 als start van de vernieuwde cyclus

Voorjaarsnota tot 2024 Een korte terugblik op de recentegeschiedenisvan de voorjaarsnota’sin Barendrechtlaat zien dat tot en met de Voorjaarsnota 2020 de 1eTussenrapportage (2019) geïntegreerd met de voorjaarsnota werd aangeboden. De nota 2020 bestond uit 47 pagina's. In deze geïntegreerde nota werden de financiële ontwikkelingen / afwijkingen op de lopende begroting vastgelegd en de uitgangspunten (kaders) voor de komende begroting opgenomen

De Voorjaarsnota 2021 bestond uit 12 pagina’s en betrof een compacte versie gericht op het vaststellen van de uitgangspunten voor het samenstellen van de begroting. Het laatste was vooral ingegeven door

het begrotingstekortop dat moment. De periodetussen de vaststellingvan de voorjaarsnotatot aan de begroting is gebruikt voor het uitwerken van bezuinigingsvoorstellen. Vanaf de nota 2021 werd er met een afzonderlijke 1e en 2' Tussenrapportage (2020) gewerkt waarin de financiële afwijkingen op de lopende begroting werden toegelicht,

Pagina2 van 4

De Voorjaarsnota2022 (omvang 16 pagina’s) is de laatste nota van het voormaligecollege. Dezewas beleidsarmen vooral gericht op de hoofdlijnenen uitgangspuntenten behoevevan de samenstellingvan

de Begroting2022 e.v. In de Voorjaarsnota2023 (omvang8 pagina’s) is in aanloop naar de verdereuitwerkingvan het Meerjarenprgramma Barendrecht Werelddorp gekozen voor een nog compactere versie van de Voorjaarsnota in de vorm van een Voorjaarsbrief waarin het financieel kader. de belangrijkste financiële

ontwikkelingen, zoals o.a. inflatie en indexering en overige autonome en onvermijdelijke ontwikkelingen in

aanloop naar de samenstellingvan de Begroting2023 zijn gemeld. Voorjaarsnota vanaf 2024 De Voorjaarsnota 2024 gaan we volgens een vernieuwende aanpak samenstellen. Het vernieuwende richt zich zowel op inhoud als proces.

In de Voorjaarsnota2024 nemen we alleen de belangrijkste onderwerpenop. Dit betreft: 1 Nieuwbeleid passend binnen de realisatievan het MeerjarenprogrammaBarendrecht

2 3.

4. 5.

Werelddorp 2022 - 2026 en het eventuele (her)prioriteren van de realisatie; Onontkoombare trends en ontwikkelingen / effecten als gevolg ontwikkelingen bij o.a. de verbonden partijen, arealen, indexeringen, rente etc.; Actualisatie van het investeringsplan 2024 – 2027; Financieel technische uitgangspunten; Actuele (financiële) stand van de begroting 2023 - 2026,

De ambtelijke organisatie is nadrukkelijk gevraagd om conform deze indeling de gevraagde informatie aan te leveren. Hierop zal actief worden gestuurd. Het karakter van de Voorjaarsnota verandert op basis van voorgaande in een uitgangspuntennotitie voor

het samenstellenvan de begrotingzoals deze uiteindelijk in de raadsvergaderingvan 4 juli 2023 zal

wordenbesproken Bestuurlijk “lean” proces van de Voorjaarsnota Tot op heden werd de Voorjaarsnota altijd gelijktijdig met de Jaarrekening en 1' Tussenrapportage kort voor het zomerreces in uw raad behandeld. In de aanloop naar deze behandeling maakte de Voorjaarsnota tevens deel uit van het uitgebreide bestuurlijke proces inclusief het indienen van vragen

volgens voorgeschrevenformats door uw raad en het beantwoordenvan de vragendoor het college, Gezien het gewijzigde karakter van de voorjaarsnotastellen we voor de voorjaarsnotain het vervolg te behandelen als regulier raadsvoorstel. Hiermee komt de bestuurlijke nadruk op het vaststellen van de

begroting in de novemberraadte liggen. Dit zal de doorlooptijd van het procesvan de Voorjaarsnota verkorten, waarbij de uiteindelijke behandeling in uw raad nog steeds gelijktijdig en met name integraal

met de 1eTussenrapportage2023 en Jaarrekening2022 zal kunnenplaatsvinden.

Doorontwikkeling planning en control instrumentarium Naast een meer 'lean-proces’ van de Voorjaarsnota werken we aan de volgende verbeteringen.

Pagina 3 van 4

Programma-indeling

Aan het begin van deze nieuwe raadsperiodeis de programma-indelingvan de P&C documenten gewijzigd. Dit is nu al doorgevoerdvanaf de Begroting2023. Het MeerjarenprogrammaBarendrecht Werelddorp 2022-2026 (het collegeprogramma) kent, niet toevallig, dezelfde hoofdstukindeling. Doeïenbomen

De nieuwe indeling dwingt ons opnieuw na te denkenover de (presentatievan) beleidsdoe}stellingenper programma. Er is beslotenom voortaante gaan werken met een doelenboomper programmawaarin de beleidsdoelstellingen per programma, de onderliggende concrete acties en het bovenliggende

maatschappelijkeffect waar de doelenen acties aan bijdragen als logischen leesbaar(der)geheel

gepresenteerdworden Het overzicht dat wordt gecreëerddoor het gebruikvan een doelenboomhelpt tevens bij het prioriteren van de doelstellingenen het verhelderenvan verbandentussen de doelstellingen,waarbij, logischerwijs, wordt aangesloten bij de doelen in de huidige begroting en (vooral) het meerjarenprogramma.

Onze inzet is om als bijlage bij de Voorjaarsnota 2024, als voorloper op de Begroting 2024, per programma een eerste concept doelenboom gereed te hebben. Het werken met doelenbomen is een groeiproces. De komende P&C documenten proberen we hierin, samen met uw raad, verdere verbeterstappen te zetten. Indicatoren De mate waarin we het maatschappelijk effect of het beleidsdoel realiseren proberen we zoveel mogelijk te meten met indicatoren en hierover gaan we periodiek, via de P&C documenten, rapporteren. Ook dit is nadrukkelijk gecommuniceerd bij de presentatie van het Meerjarenprogramma

Andere vorm van de tussenrapportages (TuRap) Op dit moment kennen wij in Barendrecht twee tussenrappoïtages per jaar, waarin de lopende begroting financieel wordt bijgesteld n.a.v. ontwikkelingen, zoals Circulaires van het Rijk over bijstellingen van de Algemene Uitkering en de financiële verwerking van raadsvoorstellen waarover u door het jaar heen besloten heeft. De huidige tussenrapportages gaan echter alleen over cijfers en niet over beleid. Bovendien zijn de cijfers soms al weer achterhaald tegen de tijd dat de tussenrapportage ter besluitvorming bij u voor ligt. Momenteel werken wij aan een voorstel om het aantal jaarlijkse tussenrapportagesterug te brengen van 2 naar 1, De tussonrapportage die dan overblijft moet meer body krijgen, door zowel te rapporteren over beleid als cijfers. Dat sluit ook mooi aan op de hierboven beschreven ontwikkeling van de doelenbomen. Door de tussenrapportages daarnaast midden in het jaar aan te bieden én de bestuurlijke doorlooptijd hiervan te verkorten, ontstaat er volgens ons ook meer toegevoegde waarde voor de Tussenrapportage als sturingsinstrument van de raad dan aan het begin of einde van het begrotingsjaar.

Invoeren slotwijziging in de p&c cyclus Wij hebben de ambitie om de p&c cyclus aan te vullen met een slotwijziging. In een slotwijziging worden de laatste bijstetlingen op het lopende begrotingsjaar verantwoord. Deze bijstellingen hebben tot doel orn zoveel mogelijk aan te sluiten bij de verwachte omvang van baten en lasten zoals die in de jaarstukken tot uitdrukking komen,

Pagina 4 van 4

Wij begrijpen dat een wijziging van de TuRap en het invoeren van een slotwijziging mogelijk vragen bij u oproept. Graag gaan we hierover binnenkort met u in gesprek. Een eventuele wijziging kan dan worden doorgevoerd in de nieuwe financiële verordening en in gaan vanaf begrotingsjaar 2024 Raadsomgeving Wij zouden graag zien dat onze begroting en jaarrekening leesbaarder, dunner en meer visueel wordt dan tot op heden het geval is. Dit blijkt, mede door allerlei verplichte informatie en tabellen, slechts beperkt mogelijk. Wat echter wél kan is onze boekwerken digitaal aan te bieden via een begrotingsapp op de raadsomgeving. Hierdoor ontstaat een leesbaar en visueel geheel. Elk raadslid kan dan binnen de applicatie meteen zoeken en doorklikken naar relevante achterliggende informatie. De raadsomgeving is vorig jaar al voor u beschikbaar gesteld. De komende tijd wordt gewerkt aan verdere optimalisaties binnen deze omgeving. Zoals eerder aangegeven gaan we binnenkort graag over de doorontwikkeling van het P&C instrumentarium en de uitwerRingvan de relevante onderdelen in de nieuwe financiële verordening met u in gesprek. Wij zullen een voorstel/verzoek daartoe voorleggen aan de kerngroep agendacommissie. Hoogachtend, Het college van burg€ meester en wethouders van Barendrecht, te\aris

de burgerneestel

2/ /

l

/

////

+/ drs. G. &eId /n-