719730 Brief wethouder Stolk beantwoording technische vragen fractie D66.pdf

Aan de gemeenteraad

J.M.M. Stolk RBK MMI Wethouder

Uw brief van: --

Ons kenmerk:

Uw kenmerk: --

Contactpersoon: A.C. van Dieren

Bijlage(n):

Cluster:

Onderwerp:

Technische vragen D66

719730 BBO

Doorkiesnummer: 14 0180 Datum:

8 mei 2023

Geachte raadsleden,

Door de D66 fractie is een aantal technische vragen gesteld naar aanleiding van agendapunt 6 van de commissie Algemene Zaken en Financiën d.d. 8 mei 2023. Dit betreft het agendapunt Controleplan VIC 2023, Normenkaders 2022 en 2023, Frauderisicoanalyse, Misbruik & Oneigenlijk gebruik, Controleprotocol 2023. De beantwoording van de vragen treft u hierna aan: Controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening (…) van de gemeente Barendrecht 1. Onder punt 2 geeft u aan dat ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole met de (deel van) de raad periodiek afstemming zal plaatsvinden. Vraag: Zijn hier vaste momenten in het jaar voor gepland? Antwoord: De raad is de opdrachtgever van de accountant en deze zal net als voorgaande jaren afstemmen met uw raad. De raad zelf (lees griffier) en de accountant zullen hiervoor de planning opstellen, minstens twee keer per jaar zal afstemming plaatsvinden in uw commissie AZ&F. Vraag: In het raadsvoorstel staat onder 1.2 een ‘auditcommissie’ genoemd. Bedoeld u met deze auditcommissie de hierboven genoemde afstemming met een deel van de raad? Antwoord: Ja, dat wordt hier bedoeld. 2. Onder punt 4 geeft u aan dat de accountant naar een kwantitatieve benadering bij de weging van fouten en onzekerheden ook een kwalitatieve beoordeling verwacht wordt van hem of haar.

Vraag: Zijn hier focusgebieden voor benoemd of criteria vanuit de professie? Antwoord: Nee, nog niet. De raad kan hierin zelf wel ook focusgebieden meegeven.

Portefeuille: Onderwijs, maatschappelijk vastgoed, sport, kunst, cultuur, evenementen, organisatie, communicatie en dienstverlening.

Pagina 1 van 3

Control jaarplan VIC 2023 gemeente Barendrecht 1. In het raadsvoorstel geeft u onder punt 1-4.2 aan dat het een spannend jaar zal zijn, onder andere omdat financiële onrechtmatigheden op vele terreinen kan ontstaan, ook op terreinen waarin de VIC niet voorziet. Vraag: Bedoeld u met deze terreinen welke op pagina 12 onder ‘nee’ genoemd staan? Antwoord: Ja, de terreinen die op pagina 12 met ‘nee’ zijn benoemd vallen nu niet onder de VIC.

Frauderisicoanalyse 2023 1. Op punt 9 Leerlingenvervoer, punt 22 Wijkteams en punt 24 Jeugdhulpverlening lijken onzekerheden/onvolkomenheden te liggen in de beheersmaatregelen. Deze punten betreffen allen punten binnen het Sociale Domein. Vraag: Op welke wijze en op welke termijn worden op deze punten adequate beheersmaatregelen gemaakt? Antwoord: De beheersmaatregelen zijn bij de opgesomde punten opgenomen in de Frauderisicoanalyse. De interne controle op de vakafdeling zal uitkomst bieden op de toepassing van deze beheersmaatregelen. Leerlingenvervoer en Wijkteams vallen niet binnen de scoop van de VIC. Jeugdhulpverlening valt wel binnen de scoop van de VIC en is daarmee ook in dit controlesysteem opgenomen. 2. Onder punt 25 spreekt u over ‘kwetsbare functies’. Vraag: Wat is een ‘kwetsbare functie’ en kunt u een voorbeeld geven? Antwoord: Een kwetsbare functie kan een functie zijn die door maar één persoon wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld het toekennen van een subsidie / vergunning, mogelijk onder druk van derden. Daarnaast spelen de elementen tijd, plaats en omstandigheden een belangrijke rol. Dat wil zeggen dat elke functie een kwetsbare functie kan zijn als die elementen optreden in negatieve zin. 3. Onder punt 26 noemt u het lekken van data.

Vraag: Wat is de stand van zaken met betrekking tot het tijdig en juist afsluiten van verwerkingsovereenkomsten? Ook gezien u dit een risico noemt. Antwoord: De CISO (Chief Information Security Officer) stelt jaarlijks een rapportage op. Nota misbruik en oneigenlijk gebruik 1. Onder 5.1. Risicovolle processen noemt u specifiek het Sociaal Domein. Vraag: Op welke wijze voorkomt u (zoveel als mogelijk) dat een nepfactuur toch wordt betaald? Antwoord: Stamgegevens van elke crediteur worden op basis van het vier-ogen-principe gecontroleerd. Er is een controle-technische functiescheiding aangebracht in het systeem waarbinnen de facturen betaalbaar worden gesteld. Dit betekent dat er minimaal twee medewerkers, vanuit verschillende disciplines, naar elke factuur kijken vanuit de vakafdeling..

pagina 2 van 3

Vraag: Op welke wijze voorkomt u (zoveel als mogelijk) dat een uitkering en/of voorziening wordt uitgekeerd en/of uitgegeven?

Antwoord: U bedoelt hier waarschijnlijk onterecht uitgekeerd. Het college heeft naast wettelijke kaders beleidsregels opgesteld om er voor te zorgen dat binnen het aanvraagproces de toets is opgenomen die er voor zorgt dat een uitkering of voorziening bij de juiste doelgroep terechtkomt.

Hoogachtend,

J.M.M. Stolk RBK MMI

pagina 3 van 3