Document · PDF

2021-09-22 Bijlage aanbevelingen n.a.v. onderzoek voor de gemeente Barendrecht.pdf

commissie Samenleving 28 september 2021, gemeente BarendrechtBij agendapunt: Bespreking van het rapport “aanbevelingen n.a.v onderzoek Wmo raad”2.482 woorden

Open het PDF bij de gemeente ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Aanbevelingen n.a.v. onderzoek WMO- raad en de samenwerking WMO-raadgemeente Barendrecht

Petra van der Horst, adviseur Koepel Adviesraden Sociaal Domein Datum: 28 juli 2021

Koepel Adviesraden Sociaal Domein Zalmstreek 21, 3192 MC Hoogvliet-Rotterdam | secretariaat@koepeladviesradensociaaldomein.nl KvK nummer 24432298 | Bank NL83RABO0104172681 | www.koepeladviesradensociaaldomein.nl Pagina 1 van 7

Inhoudsopgave Aanleiding en opdracht Werkwijze en leeswijzer Wettelijke kaders - Plan van aanpak - Acties vanuit het College van B&W - Acties vanuit de adviesraad -

pag. 3 pag. 3 pag. 3 pag. 4 pag. 4 pag. 7

Aanleiding en opdracht De gemeente Barendrecht heeft een WMO-raad. Zowel het College van B&W als de gemeenteraad erkennen en ervaren de toegevoegde waarde van deze raad. Het College van B&W vindt het belangrijk dat de ontstane problemen worden opgelost en heeft daarom besloten dat er een externe, onafhankelijke en terzake deskundige partij de gemeente adviseert wat er nodig is om tot een functionerende adviesraad te komen. U heeft de Koepel Adviesraden Sociaal Domein gevraagd dit onderzoek te verrichten om te verhelderen welke knelpunten er zijn en te adviseren over een plan van aanpak. Werkwijze en leeswijzer Om te komen tot de probleemverheldering zijn er interviews geweest met 4 leden van de adviesraad (waaronder de voorzitter), met 6 leden van werkgroepen, met 2 oud DBleden en 1 inwoner die ter oriëntatie heeft meegelopen met het DB en een werkgroep. Daarnaast zijn de wethouder en de contactambtenaar geïnterviewd. Doel van deze interviews was helder krijgen hoe de adviesraad momenteel functioneert en te traceren welke knelpunten de geïnterviewden ervaren. Het onderzoek had een kwalitatief karakter. Het onderzoek had niet als doel om aan waarheidsvinding te doen. Het schetst de belangrijkste knelpunten die geïnterviewden ervaren. De uitkomsten van de interviews heeft de adviseur met haar expertise rond het functioneren van adviesraden geduid.

In dit document leest u eerst wat het wettelijke kader is van de adviesraad. Daarna treft u de acties die nodig om de geconstateerde problemen aan te pakken. In verband met de vertrouwelijkheid van de gesprekken, zijn de bevindingen uit de gesprekken niet in dit rapport opgenomen.

Wettelijke kaders Binnen het sociaal domein heeft de gemeente verantwoordelijkheden in de zorg en ondersteuning aan inwoners. Op het gebied van zorg, participatie, zelfredzaamheid, werk en jeugdhulp. Deze taken zijn onder meer vastgelegd in de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo 2015), de Participatiewet, de Jeugdwet, de Wet gemeentelijke schuldhulpverlening en de Wet Inburgering. Deze wettelijke taken worden lokaal vertaald in beleidsregels en verordeningen. De Wmo, de Jeugdwet en de Participatiewet verplichten gemeenten hun inwoners: o Vroegtijdig te betrekken bij de voorbereiding van beleid; o In de gelegenheid te stellen gevraagd en ongevraagd advies uit te brengen bij de besluitvorming over verordeningen en beleidsvoorstellen; o Deel te kunnen laten nemen aan periodiek overleg waar zij onderwerpen kunnen agenderen; o Te voorzien van de nodige informatie om aan het overleg deel te nemen; o Te voorzien van ondersteuning om hun rol effectief te kunnen vervullen.

De wijze waarop dit gebeurt is vormvrij. De meeste gemeentes kiezen er, net zoals het College van B&W van de gemeente Barendrecht, voor om dit vorm te geven in een adviesraad, mede gezien de noodzaak tot periodiek overleg. De gemeente Barendrecht heeft de hierboven genoemde wettelijke verplichting vormgegeven door een WMOraad in te stellen. Deze raad heeft formeel het recht tot gevraagd en ongevraagd advies. Plan van Aanpak Het College is aan zet om de kaders (opnieuw) te formuleren en waar nodig te actualiseren en intern te bespreken. Gelijktijdig zullen de rollen van verbindingsmedewerker en ambtelijk secretaris gedefinieerd en kwalitatief en kwantitatief ingevuld moeten worden zodat de basis aan/vanuit de gemeentelijke zijde zo goed als mogelijk op orde is. Daarna is het tijd om het gesprek met de leden van de adviesraad en de werkgroepen aan te gaan en om hen de herziene kaders voor te leggen. De adviesraad zou zich de komende tijd, met de beperkingen die er zijn, primair kunnen richten op het vervullen van haar rol als gevraagd adviseur. Daarnaast is het verstandig dat de leden van de werkgroepen kijken welke adviezen gezien hun achtergronden en affiniteiten de prioriteit zouden moeten krijgen.

Als de herziene kaders binnen de gemeente besproken en vastgesteld zijn en als leden zich daarin kunnen vinden kan er energie gestoken worden in het zoeken en inwerken van nieuwe leden en kan er een doorstart worden gemaakt. Aanbevelingen voor het College van B&W Algemeen  Wees als College van B&W duidelijk naar de leden van de adviesraad en werkgroepen hoe het kan dat er berichten in de media zijn gekomen dat er een onderzoek plaats zou vinden. Geef aan welke stappen daaraan vooraf zijn gegaan. Wees duidelijk dat de conclusies die in de media zijn gecommuniceerd te voorbarig waren en dat dit het imago van de adviesraad mogelijk schade heeft gedaan. Doe dit z.s.m.  Reflecteer binnen het College van B&W welke lessen er getrokken uit dit proces en welke afspraken dat vraagt naar de toekomst toe. Positie, rol, taak en domein adviesraad  Formuleer als College van B&W een duidelijke visie op de rol, positie, taak en domein van de adviesraad. Neem de bedoeling van de adviesraad zoals die aangegeven is in het wettelijk kader als uitgangspunt. Hou daarnaast rekening met de huidige en toekomstige ontwikkelingen in het sociaal domein. Formuleer als College van B&W hoe de adviesraad zich verhoudt tot (groepen) inwoners, tot verschillende actoren in de gemeente (College van B&W, (beleids)medewerkers, gemeenteraadsleden en de fracties van de politieke partijen) en ten opzichte van

zorgen welzijnsorganisaties en maatschappelijke organisaties. Neem de gemeenteraad mee in dit denken ontwikkelproces. Ga met behulp van vastgestelde kaders het gesprek aan met de benoemde leden van de adviesraad en daarna met de leden van de werkgroepen. Randvoorwaarden  Actualiseer als College van B&W hoe de adviesraad in de beleidscyclus en in de werkprocessen van de beleidsmedewerkers een plek krijgt. Draag zorg voor een (half)jaarplanning waaruit blijkt welke beleidsstukken in een bepaalde periode ter besluitvorming moeten worden voorgelegd aan de gemeenteraad. Wees helder over het doel en de aard van de stukken. Zorg voor een tijdige bespreking van de planning met het DB en laat hen aangeven waar hun prioriteiten liggen. Geef de bevoegdheid aan de verbindingsmedewerker om met beleidsmedewerkers afspraken te maken over aanlevertermijnen, de wijze van aanleveren en de wijze van reageren etc. Ga met behulp van vastgestelde kaders het gesprek aan met het Dagelijks Bestuur van de adviesraad.  Formuleer als College van B&W de rol, taak, positie en de verantwoordelijkheid van de ambtelijk secretaris. Omschrijf welke ondersteuning de ambtelijk secretaris kan bieden. Omschrijf hoe de inbedding en aansturing van de ambtelijk secretaris er uit ziet. Reserveer middelen voor een dergelijke ondersteuner. Ga met behulp van vastgestelde kaders het gesprek aan met het DB en kom z.s.m.

tot de aanstelling van een ambtelijk secretaris  Formuleer als College van B&W wat de rol, taak, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de verbindingsmedewerker zijn zowel binnen de gemeentelijke geledingen als richting de adviesraad en de werkgroepen. Maak er een aparte rol van binnen de ambtelijke organisatie. Reserveer middelen voor een verbindingsmedewerker. Zorg dat deze medewerker verbonden wordt met het College van B&W en het Dagelijks Bestuur van de adviesraad.  Geef als College van B&W de opdracht aan de ambtelijke organisatie om uitgangspunten te formuleren hoe de beleidsmedewerkers de samenwerking met de adviesraad en werkgroepen kunnen vormgeven. Laat de teamleider en de verbindingsmedewerker deze bespreken met de leden van de adviesraad en de werkgroepen.  Formuleer als College van B&W welke (praktische) ondersteuning geboden wordt aan de adviesraad als geheel, aan leden, aan de adviesraad en aan de werkgroepen om hun rol en taak adequaat uit te oefenen. Wees helder welke vergoedingen er horen bij het lidmaatschap van de adviesraad/een werkgroep en welke vergoedingen degenen die een specifieke rol vervullen ontvangen. Maak duidelijk welke middelen er zijn voor bijscholing en hoe daar een beroep op kan worden gedaan. Ga met behulp van vastgestelde kaders het gesprek aan met de benoemde leden van de adviesraad en daarna met de leden van de werkgroepen.

Zorg er voor dat ieder lid van de adviesraad/werkgroepen deze afspraken op papier krijgt.  Formuleer als College van B&W wat er verwacht wordt van een lid van de adviesraad/werkgroep. Actualiseer welke (professionele/maatschappelijke) rollen conflicterend zijn. Formuleer een procedure hoe om te gaan met leden die niet goed functioneren. Actualiseer de afspraken en naleving rond omgang met (vertrouwelijke)informatie etc. Neem de gemeenteraad mee in dit denken ontwikkelproces. Ga met behulp van vastgestelde kaders het gesprek aan met de benoemde leden van de adviesraad en daarna met de leden van de werkgroepen. Koepel Adviesraden Sociaal Domein Zalmstreek 21, 3192 MC Hoogvliet-Rotterdam | secretariaat@koepeladviesradensociaaldomein.nl KvK nummer 24432298 | Bank NL83RABO0104172681 | www.koepeladviesradensociaaldomein.nl Pagina 5 van 7



 



Formuleer als College van B&W kaders voor de werving van (werkgroep/adviesraad) leden. Neem de gemeenteraad mee in dit denken ontwikkelproces. Ga met behulp van vastgestelde kaders het gesprek aan met de benoemde leden van de adviesraad en daarna met de leden van de werkgroepen. Formuleer als College van B&W kaders voor het inwerkproces van (werkgroep/adviesraad) leden. Neem de gemeenteraad mee in dit denken ontwikkelproces. Ga met behulp van vastgestelde kaders het gesprek aan met de benoemde leden van de adviesraad en daarna met de leden van de werkgroepen. Formuleer als College van B&W kaders voor de evaluatie van de adviesraad, de werkgroepen en cruciale rollen in de adviesraad. Neem de gemeenteraad mee in dit denken ontwikkelproces. Ga met behulp van vastgestelde kaders het gesprek aan met de benoemde leden van de adviesraad en daarna met de leden van de werkgroepen. Formuleer als College van B&W wat de rol en taak is van de voorzitter van de adviesraad. Omschrijf helder de verwachtingen. Omschrijf de verhouding van de voorzitter t.o.v. de leden van de adviesraad/werkgroepen, de beleidsmedewerkers, de ambtelijk secretaris, de verbindingsmedewerker en het College van B&W. Ga met behulp van de vastgestelde kaders het gesprek aan met de voorzitter. Formuleer als College van B&W welke verwachtingen er zijn t.a.v.

de samenstelling van de adviesraad rekening houdend met de sociaal maatschappelijke ontwikkelingen. Ga met behulp van vastgestelde kaders het gesprek aan met de benoemde leden van de adviesraad. Formuleer als College van B&W een visie welke rol en taak werkgroepen hebben binnen de structuur van de adviesraad. Bespreek deze met de benoemde leden van de adviesraad en daarna met de leden van de werkgroepen. Formuleer als College van B&W welke (beleids)thema’s wat het College van B&W onder de werkgroepen vallen en hou daarbij rekening met toekomstige ontwikkelingen. Bespreek deze met de benoemde leden van de adviesraad en daarna met de leden van de werkgroepen. Geef specifieke aandacht aan de rol en taak en het speelveld van de Werkgroep Toegankelijkheid en Inclusie. Onderzoek welke taken passen binnen de bedoeling en het karakter van de adviesraad en hoe om te gaan met taken die daar niet direct bij passen. Neem de gemeenteraad mee in dit denken ontwikkelproces. Ga met behulp van vastgestelde kaders het gesprek aan met het DB en daarna met de leden van deze werkgroep. Actualiseer/formuleer als College van B&W heldere kaders t.a.v. inwoners die actief zijn in een werkgroep maar geen deel uit maken van de adviesraad en niet benoemd willen worden. Neem de gemeenteraad mee in dit denken ontwikkelproces.

Ga met behulp van vastgestelde kaders het gesprek aan met de benoemde leden van de adviesraad en daarna met de leden van de werkgroepen. Evalueer jaarlijks met het DB van de adviesraad en de ambtelijk secretaris, de samenwerking DB - direct betrokken wethouder(s). Zet daarbij de eerste keren externe begeleiding in. Formuleer vooraf wat de bespreekpunten zijn en formuleer knel-en actiepunten en leg deze vast.



Evalueer jaarlijks met de voorzitter, de leidinggevende van de verbindingsmedewerker, de verbindingsmedewerker, samenwerking verbindigingsmedewerker-DB. Zet daarbij de eerste keren externe begeleiding in. Formuleer vooraf wat de bespreekpunten zijn en formuleer knel- en actiepunten en leg deze vast. Evalueer jaarlijks met de voorzitter, de ambtelijk secretaris en de leidinggevende van de ambtelijk secretaris het functioneren. Formuleer vooraf wat de bespreekpunten zijn en formuleer knel-en actiepunten en leg deze vast.

Aanbevelingen voor de adviesraad Algemeen  Focus op de gevraagde advisering tot de nieuwe/aangepaste kaders vanuit de gemeente duidelijk zijn. Bespreek binnen de werkgroepen welke onderwerpen/beleidsstukken de komende tijd de prioriteit verdienen en maak afspraken hoe er gefocust kan worden. Wees daarover helder naar de gemeente.  Reflecteer daarna samen met de leden van de adviesraad en de leden van de werkgroepen welke lessen er getrokken uit dit proces en welke afspraken dat vraagt.  Wees duidelijk als er (hernieuwde) kaders zijn en afspraken zijn gemaakt wie deel uitmaken van de adviesraad en maak naar de gemeente toe wie er waar actief zijn. Wat de achtergronden, motivaties en affiniteiten van leden van de adviesraad en de werkgroepen zijn.  Bespreek met elkaar hoe de werving- en selectie van leden verbeterd kan worden en maak daarover (nieuwe) afspraken. Formuleer ook wat er nodig is op het terrein van diversiteit en wissel met elkaar uit wie op dit punt ondersteuning kan bieden.  Bespreek met elkaar wat er nodig is om nieuwe leden in te werken. Formuleer wat de adviesraad en de werkgroepen zelf kunnen oppakken en waar de gemeente een rol kan spelen.  Bespreek met de overgebleven leden van de werkgroepen Jeugd en Participatie wat er nodig is om de werkgroepen op sterkte te brengen.

Op de terreinen waarop deze werkgroepen actief zijn spelen belangrijke vraagstukken deze vragen een aparte en voltallige werkgroep. Brainstorm met elkaar wat mogelijke “vindplaatsen” zijn van nieuwe leden en raadpleeg ook de gemeente om op dit punt mee te denken. Onderzoek wat er nodig is om deelname aan de werkgroep aantrekkelijker te maken.  Neem binnen de werkgroepen de eigen wijze van adviseren onder de loep. Hoe voeren we met elkaar het gesprek? Hoe komen we tot een gemeenschappelijke mening? Wat verwachten we van de voorzitter op dat punt? Welke mogelijkheden zijn er om zelf het advies te schrijven? Welke rol kan een ambtelijk secretaris daarin vervullen?

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij de gemeente is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/10586677/1