RIB 241121 Proces bestuursopdracht ombuigingen (1094210)

inlichtingen bij

Ilse Lubach

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

doorkiesnummer uw kenmerk ons kenmerk

1062919 / 1094210

datum

21 november 2024

portefeuillehouder(s)

Wethouder Prakke

onderwerp

Plan van aanpak bestuursopdracht ombuigingen t.b.v. sluitende begroting 2026 en verder

Geachte leden van de raad en steunfractieleden, We bereiden ons al meerdere jaren voor op het ravijnjaar, dat toch echt werkelijkheid lijkt te worden. Al langer onderzoeken we de mogelijkheden om de bezuiniging van € 3 miljoen op de inkomsten van Baarn uit het gemeentefonds vanaf 2026 op te lossen en ook in de toekomst een structureel sluitende begroting te kunnen presenteren. Dit is deels al succesvol gebleken en heeft het tekort in de jaren 2026 en verder al beperkt. Maar er is nog meer nodig. Daarom heeft het college een volgende stap gezet: de ‘bestuursopdracht ombuigingen’. In deze raadsinformatiebrief nemen we u mee in de aanleiding en informeren wij u over het proces om tot een sluitende begroting 2026 te komen. Wat vooraf ging Het jaar 2026 staat in gemeenteland inmiddels bekend als het ravijnjaar. De vergoeding uit het gemeentefonds vanuit het Rijk loopt in dat jaar flink terug. Voor de gemeente Baarn betekent dit concreet vooralsnog dat de inkomsten die de gemeente ontvangt vanuit de algemene uitkering dalen met € 3 miljoen. We staan dus, net als alle gemeenten in Nederland, voor de grote opgave om vanaf 2026 met fors minder rijksbijdrage toch zoveel mogelijk het beste voor onze inwoners te blijven doen. De VNG heeft tot en met de begroting 2025 geadviseerd om het tekort dat ontstaat inzichtelijk te maken.

Dat advies is gevolgd en ondertussen zijn de voorbereidingen om de financiële kloof te gaan dichten gestart. Een belangrijke stap in deze voorbereiding was het vaststellen van de financiële uitgangspunten en financiële scenario's door de raad voor de komende jaren, zodanig dat deze een gezonde financiële positie waarborgen en voldoende flexibiliteit bieden voor het opstellen van een begroting conform de richtlijn van de toezichthouder. Met het vaststellen van de financiële uitgangspunten in februari, heeft uw raad ook gekozen voor het scenario ‘gerichte keuzes’ in combinatie met het scenario ‘inkomsten verhogen’ om tot een begroting te komen die structureel in evenwicht is.

1

Ook hebben het college en de raad de afgelopen jaren ingezet op het in kaart brengen van mogelijkheden om te besparen zonder dat het direct de inwoners treft. Met name door - daar waar mogelijk – nog realistischer te begroten, onder andere door de techniek Zero Based Budgetting (ZBB) te gebruiken. Het onderzoek van de heer Teeuw naar de flexibiliteit in de begroting van de gemeente Baarn (240605 Presentatie Baarn in Balans) heeft hier verder invulling aan gegeven. Aan de heer Teeuw is gevraagd in de volle breedte mogelijkheden te onderzoeken. De uitkomsten van dit onderzoek zijn ongefilterd gedeeld. Uit de uitkomsten blijken mogelijkheden in politieke keuzes, maar ook mogelijkheden om nog realistischer te begroten. Deze maatregelen op het gebied van ZBB zijn verwerkt in de perspectiefnota en begroting 2025, waardoor het tekort wordt terug gedrongen in de jaren 2025 (€ 250.000), 2026 (€500.000), 2027 (€650.000) en 2028 (€ 750.000). Het totaal aan maatregelen die in de begroting 2025 verwerkt zijn, leiden ertoe dat het tekort in 2026 nog € 1,7 miljoen is in plaats van € 3 miljoen. Een deel van het tekort is dus al succesvol teruggedrongen. Maar dat is niet genoeg.

Om de begroting sluitend te krijgen, zijn in deze situatie keuzes nodig die ingrijpend kunnen zijn: niet alles wat de gemeente nu doet en zou willen doen om maatschappelijke problemen op te lossen kan worden voortgezet. Daarbij is het wenselijk weloverwogen keuzes te maken, waarbij we de impact op de lange termijn zorgvuldig bekijken. Het is de bedoeling om zo een evenwichtige financiële koers te varen die zowel onze ambities als de stabiliteit van onze organisatie waarborgt. Dat betekent concreet dat het college samen met de raad vanaf nu keuzes voorbereidt voor de uitgaven maar ook de inkomsten van de gemeente. Conform de scenario’s ‘gerichte keuzes maken’ en ‘inkomsten verhogen’. Volgende stap: onderzoek ‘bestuursopdracht ombuigingen’ In 2024 en de eerste helft van 2025 bereiden wij de keuzemogelijkheden voor. Dat doen we door middel van het onderzoek ‘bestuursopdracht ombuigingen’, onder begeleiding van adviesbureau Berenschot. Het onderzoek richt zich op politieke keuzes: Wat doen we nog wel, wat niet meer of wat doen we minder? En wat hebben we daar voor over? Het doel is om tot een pakket aan maatregelen te komen van in totaal € 4 miljoen, zodat er vervolgens keuzes te maken zijn. Dat is een grote uitdaging, wetende dat deze keuzes te maken zijn in grofweg 15%-20% van de begroting, rekening houdend met de wettelijke taken.

Natuurlijk zijn er daarnaast ook opties aan de inkomstenkant. Het onderzoek is begonnen met het breed inventariseren van mogelijkheden tot ombuigingen. Daarbij kijken wij in eerste instantie naar alle portefeuilles en programmaonderdelen. Alle medewerkers zijn betrokken bij deze inventarisatie. Daarnaast worden ook de uitkomsten van het onderzoek van de heer Teeuw meegenomen en geven de adviseurs van Berenschot een expertadvies over mogelijke ombuigingen voor zover deze nog niet door de organisatie of de heer Teeuw genoemd zijn. We kijken zowel naar de uitgaven als naar de gemeentelijke inkomstenbronnen, zoals de onroerendezaakbelasting, leges en heffingen. Daarnaast wordt ook onderscheid gemaakt tussen wettelijke taken versus lokale aanvullingen, korte termijn versus langere termijn, het afschalen van bestaande voorzieningen versus het temperen van nieuwe ambities, en naar kostenbesparingen versus lastenverzwaring. Heel specifiek is onderdeel van het onderzoek ook het inzichtelijk maken van de medebewindstaken en in hoeverre de rijksmiddelen daarvoor toereikend zijn (voor zover mogelijk).

2

Planning Wij zijn gestart met de eerste, inventariserende fase van het onderzoek en verwachten dat dit eind dit jaar is afgerond. Het eerste kwartaal van 2025 zullen wij besteden aan het uitdiepen van een aantal mogelijke ombuigingen, zodat wij u op basis daarvan in de perspectiefnota van 2025 een sluitende meerjarenbegroting kunnen voorleggen. Aan het eind van het eerste kwartaal van 2025 zal het college uw raad nader informeren over de voortgang van ons onderzoek. Conform de motie ‘Begroting 2025 en 2026’ zullen wij uw raad uiterlijk in april 2025 een ombuigingsplan voor het structureel sluitend maken van de begroting 2026 presenteren. Deze plannen zullen worden verwerkt in de Perspectiefnota in het voorjaar van 2025. Inwonerparticipatie In november informeren wij onze inwoners over ons onderzoek naar ombuigingen en hen bewust maken van de noodzaak hiertoe via de website Meedoen in Baarn (https://meedoen.baarn.nl). In januari zullen wij met een inwonersenquête bovendien op hoofdlijnen vragen naar hun voorkeuren. Deze voorkeuren zal het college meewegen bij de totstandkoming van een ombuigingsplan. De inwoners helpen ons zo richting te geven aan het onderzoek.

Projecten parallel aan het onderzoek onder begeleiding van Berenschot Parallel aan het onderzoek naar de ombuigingsmogelijkheden lopen er nog drie projecten die geen onderdeel zijn van dit onderzoek, maar mogelijk wel bij kunnen dragen, namelijk: • Er is reeds een taakstelling Sociaal Domein van in totaal € 1,8 miljoen. Deze taakstelling is geen onderdeel van het hierboven beschreven onderzoek. • De motie ‘GR’en en de ravijnjaren’ verzocht het college in het Algemeen Bestuur van alle gemeenschappelijke regelingen waarin Baarn participeert te bepleiten dat voor de jaren 2026 en 2027 geen andere kostenstijgingen mogen plaatsvinden dan niet beïnvloedbare kostenontwikkelingen, zoals inflatiecorrectie (CPI index) en CAO-ontwikkelingen. Tijdens een provinciaal overleg van wethouders Financiën is gesproken over een gezamenlijke actie om te komen tot ombuigingen bij verbonden partijen in verband met het ravijnjaar 2026. Afgesproken is dat GR’en met gerichte, inhoudelijke voorstellen voor besparingen komen. Die worden getoetst en deze afspraak wordt bewaakt door een in te stellen ambtelijke werkgroep. Om tot voldoende voorstellen te komen is als stok achter de deur gecommuniceerd dat bij onvoldoende ‘oogst’ er collectief generiek 3% gekort zal worden op alle GR’en. • Zoals in de perspectiefnota 2025 toegezegd, wordt ook onderzoek gedaan naar alternatieve subsidiemogelijkheden.

Specifiek gaat het over de volgende drie punten: (1) maatschappelijke financieringsmogelijkheden (2) worden bestaande Europese en nationale subsidiekansen voldoende benut?, en (3) is er voldoende grip in de beheerkant bij inkomende subsidies en specifieke uitkeringen (SPUKS), en zo niet hoe kan dit worden verbeterd? Tot slot Het goed en zorgvuldig doorlopen van dit proces gaat de komende periode veel capaciteit kosten, ondanks de begeleiding van een extern bureau. Ook zijn we ons ervan bewust dat er de komende maanden keuzes gemaakt zullen moeten worden die moeilijk zijn en misschien ook pijn gaan doen.

3

Daarom blijven we doorgaan met de lobby richting het rijk, naast dat we ons gezamenlijk voorbereiden op een nieuwe realiteit. En die lobby doen we niet alleen. Zo is de VNG onlangs nog gestart met een landelijke brievenactie gericht tegen de dreigende bezuinigingen. Ook ligt er inmiddels een conceptresolutie van de VNG over de samenwerking met het kabinet in relatie tot de financiële positie van gemeenten. Als deze definitief is, informeren wij u nader. We blijven dergelijke initiatieven steunen en werken ondertussen zorgvuldig aan het structureel sluitend maken van de begroting. Overigens doen we dat vanuit een uitstekende financiële uitgangspositie, die onlangs op basis van de jaarrekening 2023 door de VNG nog werd beoordeeld met een 10. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlage: 1062919 Bestuursopdracht ombuigingen bijlage 1 Plan van aanpak

4

Berenschot B.V. Van Deventerlaan 31-51 3528 AG UTRECHT Postbus 8039 3503 RA UTRECHT 030 2 916 916 www.berenschot.nl Handelsregister 30046663 in Utrecht

Gemeente Baarn ter attentie van Ilse Lubach, Iris Zeldenrijk en Arno van Wijk

per email: I.Lubach@baarn.nl, I.Zeldenrijk@baarn.nl, A.vanWijk@baarn.nl

Datum:

16 oktober 2024

Onderwerp:

Plan van aanpak Bestuursopdracht Ombuigingen (fase 2)

Status:

Intern vertrouwelijk

Geachte mevrouw Lubach, geachte mevrouw Zeldenrijk,

Ons onderzoek ter invulling van uw Bestuursopdracht Ombuigingen bestaat uit drie fases: •

Fase 1 richt zich op de voorbereiding en afstemming in de periode september – oktober. Wij maken het plan van aanpak meer specifiek, creëren draagvlak en passen dit eventueel aan. Uw college stelt het vervolgens vast.

•

Fase 2 is waar wij, zelfstandig en samen met de afdelingen en teams, de verschillende keuzemogelijkheden uitwerken en de inwoners betrekken.

•

Fase 3 is waar wij de resultaten bij elkaar brengen en uw college keuzes maakt hoe deze te presenteren.

Hieronder werken wij het plan van aanpak voor met name de tweede fase nader uit. Wij doen dit op basis van de gesprekken die wij voerden met de collegeleden. Het plan van aanpak verdeelt de tweede fase verder in fase 2.1 ‘Breedte’ en fase 2.2 ‘Diepte’. Wij werken in dit plan van aanpak met name fasse 2.1 verder uit. Fase 2.2 zal afhankelijk zijn van de uitkomsten hiervan. In fase 3 bespreken wij de presentatie van de uitkomsten.

Fase 2.1: Breedte Uitgangspunten Wij starten met een brede blik op de begroting, waarbij alle mogelijkheden in kaart worden gebracht. •

Wij kijken in de breedte naar alle portefeuilles en programmaonderdelen. Hoewel wij geen vaste verhouding hanteren voor het vinden van mogelijke ombuigingen tussen

GRONDLEGGER VAN VOORUITGANG

2/5

portefeuilles en programmaonderdelen zien wij er in de gesprekken en brainstormsessies op toe dat deze elk aan bod komen. Uitgangspunt is dat wij in deze fase alle mogelijkheden voor ombuigingen inventariseren. •

Wij kijken zowel naar de uitgaven als naar de gemeentelijke inkomstenbronnen, zoals de onroerendezaakbelasting, leges en heffingen. Wij kijken niet naar de inkomsten uit het gemeentefonds.

•

Hoewel wij ons in dit onderzoek richten op de politieke keuzeruimte, documenteren wij ook alle suggesties en mogelijkheden voor het verbeteren van de doelmatigheid (efficiëntie) van de organisatie die tijdens het onderzoek worden geïdentificeerd.

•

Bestaande onderzoeken en taakstellingen vormen geen onderdeel van de te inventariseren mogelijkheden voor ombuigingen. Wel zullen wij de voortgang hiervan in kaart brengen.

Gesprekspartners Wij beginnen breed, zowel bij het betrekken van mensen als bij het identificeren van mogelijke ombuigingen. Wij betrekken: •

De wethouders

•

Het managementteam

•

De teams

•

De inwoners

Wethouders en managementteam Voor het bevragen van de wethouders en leden van het managementteam hanteren wij de zogenaamde ‘biechtstoelprocedure’: wij spreken iedereen afzonderlijk. Dat betekent dat wij gelijke aandacht hebben voor elke portefeuille en elk team. In deze fase van ons onderzoek kijken wij daarmee in gelijke mate naar alle programmaonderdelen. Tijdens de gesprekken vragen wij de wethouders en teammanagers zelf begrotingsposten en mogelijkheden voor ombuigingen aan te dragen die wij nader kunnen onderzoeken. Wij vragen zowel naar ombuigingen binnen de eigen portefeuille en teams als mogelijkheden bij andere portefeuilles en teams. Teams Voor het bevragen van de teams organiseren wij drie ‘brainstormsessies’. Dit zijn bijeenkomsten zonder aanwezigheid van wethouders of teammanagers waarin wij teamleden vragen met suggesties voor ombuigingen te komen. Deze teamleden selecteren wij in overleg met uw wethouders, teammanagers, gemeentesecretaris en financiële functie. Het doel van deze sessies is om mogelijke ombuigingen te identificeren op basis van ervaringen van de werkvloer.

3/5

Inwoners Voor het bevragen van de inwoners houden wij in januari 2025 een inwonersenquête. Deze bereiden wij voor in november tezamen met een gespecialiseerd bureau. Voorafgaand aan de inwonersenquête publiceren wij in november op de website Meedoen in Baarn informatie over de noodzaak mogelijke ombuigingen te identificeren, over ons onderzoek en over de aanstaande bewonersenquête. Hiermee beogen wij ook bewustwording bij de inwoners over de noodzaak van ombuigingen. Wij maken hier dus de keuze om de inwoners in een vroeg stadium te betrekken en hun inbreng te vragen om richting te geven aan het onderzoek. Dat betekent dat wij de inwoners geen uitgewerkte en gekwantificeerde keuzemogelijkheden voorleggen, maar een voorkeur op welke programmaonderdelen wij in ons onderzoek de nadruk moeten leggen voor mogelijke ombuigingen, lastenverhoging of wellicht lastenverschuiving. Kader Bij het inventariseren van mogelijke ombuigingen maken wij onderscheid tussen: •

Wettelijke taken versus lokale aanvullingen

•

Korte termijn versus langere termijn

•

Afschalen bestaande voorzieningen versus temperen nieuwe ambities

•

Kostenbesparing versus lastenverzwaring

Wettelijke taak versus lokale aanvullingen Dit betekent dat wij voor elke te onderzoeken ombuiging in kaart brengen of de begrotingspost dient ter uitvoering van een wettelijke taak en hoe daarvoor de minimale vereisten zijn beschreven. Daaruit volgt de discretionaire ruimte die de gemeente heeft om beleidskeuzes te maken. In dit stadium van het onderzoek is het vooral belangrijk voldoende mogelijke ombuigingen te identificeren waarvoor die discretionaire ruimte daadwerkelijk aanwezig is. Korte termijn versus langere termijn Wij willen zowel mogelijke ombuigingen bekijken die op korte termijn te realiseren zijn als die op lange termijn structureel effect hebben. Sommige besparingen vergen tijd voordat deze worden gerealiseerd. Dat kan zijn omdat de huidige uitgaven langjarig zijn vastgelegd of omdat het opnieuw structureren van activiteiten aanvankelijk kosten met zich meebrengt. Het risico van het inboeken van langetermijnbesparingen is uiteraard de vraag of deze realistisch zijn. Wij zien het als onze taak dergelijke besparingen te valideren en een bandbreedte en temporisering aan te geven die volgens ons haalbaar moet zijn.

4/5

Afschalen bestaande voorzieningen versus temperen nieuwe ambities Het temperen van nieuwe ambities waarvoor in de meerjarenbegroting al ruimte was opgenomen, is vaak een eenvoudige manier om besparingen te realiseren, maar het is vaak niet realistisch of wenselijk alle ambities stop te zetten. Kostenbesparing versus lastenverzwaring Beide dragen bij aan een sluitende begroting, al geldt voor de hoogte van onroerendezaakbelasting een macronorm. Ook beperkt een hogere onroerendezaakbelasting in de toekomst de mogelijkheid eventuele tegenslagen op te vangen. Uiteraard zijn de lasten ook onderdeel van de politieke keuzeruimte. Ook zullen wij kijken naar andere lasten dan de onroerendezaakbelasting, zoals het heffen van leges. Hoewel met het verhogen of verlagen van leges niet direct kosten worden bespaard, kunnen deze leiden tot een lastenverschuiving. Indirect kan een dergelijke lastenverschuiving wel invloed hebben op de totale kosten en daarmee op de totale gemeentelijke lasten voor de inwoners. Een voorbeeld van lastenverschuiving is het dekken van kosten voor vergunningsaanvragen uit leges in plaats van uit de algemene middelen. Een dergelijke verschuiving kan effect hebben op het aantal aanvragen en dus op de totale kosten.

Tussenrapportage Naar aanleiding van onze gesprekken met de wethouders, het managementteam en de brainstormsessies met de teams stellen wij een tussenrapportage op met daarin de inventarisatie van de mogelijke ombuigingen. Deze inventarisatie is voorzien van een eerste inschatting van de orde van grootte van de ombuiging en een eerste evaluatie van de haalbaarheid daarvan. Het college kan op basis van deze tussenrapportage beslissen welke mogelijke ombuigingen verder te onderzoeken in fase 2.2.

Fase 2.2: Diepte De uitwerking van deze fase zal verschillen per onderwerp en per begrotingspost. Naar aanleiding van de beslissing van het college welke mogelijke ombuigingen nader te onderzoeken, stellen wij een specifiek onderzoeksplan op. Dit onderzoeksplan kan bestaan uit het opnieuw opbouwen van het budget op basis van historische en te verwachten kosten (zero based budgeting), een inschatting van de veranderende organisatiekosten bij een ander niveau van dienstverlening, of een meer strategische inschatting hoe kosten zich ontwikkelen bij een andere inrichting van de dienstverlening. Het is op voorhand niet goed mogelijk te zeggen welke onderzoeksmethoden voor verdieping het meest geschikt zullen zijn. De tussenrapportage zal voor de te onderzoeken mogelijke ombuigingen tevens een beschrijving bevatten van de onderzoeksmethoden voor verdieping.

5/5

Planning De planning voor fase 2 ziet er als volgt uit:

oktober

november

december

januari

2.1 BREEDTE • • •

gesprekken wethouders gesprekken managementteam brainstormsessies teams informatie op Meedoen in Baarn

februari

maart

2.2 DIEPTE opstellen tussenrapportage voorbereiden inwonersenquête

opstellen nota van bevindingen uitvoeren inwonersenquête

COLLEGE

COLLEGE

COLLEGE

❶

❷

❸

RAAD

RAAD

❶

❷

In de planning zijn vier informatie- en beslismomenten opgenomen voor het college en twee informatiemomenten voor de raad. Voor het college: 1. Vaststellen van dit plan van aanpak voor fase 2. Aangeven of een interactief dashboard wenselijk is op de website Meedoen in Baarn. 2. Presentatie van de tussenrapportage met de opbrengsten uit fase 2.1 ‘Breedte’ en selectie van de te onderzoeken mogelijke ombuigingen in fase 2.2 ‘Diepte’. Presentatie van de voorgestelde inwonersenquête. 3. Presentatie van de uitkomsten van de inwonersenquête met de mogelijkheid op basis hiervan aanpassingen te doen in fase 2.2 van het onderzoek. 4. Presentatie van de nota van bevindingen van fase 2.2 ‘Diepte’. Vooruitkijken naar fase 3 ‘Presentatie’ en de afronding van het onderzoek. Voor de raad: 1. Raadsinformatiebrief met een korte beschrijving van dit plan van aanpak. 2. Optioneel: Raadsinformatiebrief over de voortgang. Analoog hieraan zullen ook de inwoners en de organisatie worden geïnformeerd over de voortgang.