RIB 210318 Tekort jaarrekening 2020 RMN (254888) Beantwoording technische vragen PvdA vervolg

Memo Aan Onderwerp Portefeuillehouder Datum

: Gemeenteraad Baarn : Technische vraag PvdA n.a.v. rapport accountantscontrole RMN 2018 : Jannelies Vissers : 19-04-2021

Geachte raadsleden en steunfractieleden, De fractie van de PvdA heeft een technische vraag gesteld n.a.v. rapport accountantscontrole RMN 2018. Vraag: Op blz. 10 van bovengenoemd rapport staat onder gemelde tekst. Naar aanleiding van onze interim-controle hebben wij u op 16 november 2018 schriftelijk op de hoogte gebracht van de uitkomsten van onze controlewerkzaamheden. Wij verwijzen naar deze brief. Ter completering ontvangen wij gaarne de brief waar naar wordt verwezen. Antwoord In de bijlage vindt u de betreffende brief. Met vriendelijke groet, Jannelies Vissers Wethouder

1

EY Building a better working world

Ernst & Young Accountants LLP Euclideslaan 1 3584 BL Utrecht, Netherlands Postbus 3053 3502 GB Utrecht, Netherlands

VERTROUWELIJK Het dagelijks bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland T.a.v. de heer R.A. Schram Postbus 203 3760 AE SOEST

Tel: +3188 407 10 00 Fax: +31 88 407 30 30 ey.com

Omschrijving: IjJvtV-Q

Utrecht, 18 december 2018

CctnH'cAx

REQ3075980/mm

Uitkomsten tussentijdse controle

Geacht dagelijks bestuur, In het kader van de aan ons verleende opdracht om de jaarrekening over 2018 te controleren van de Gemeenschappelijke Regeling Reinigingsbedrijf Midden Nederland (verder: RMN) ontvangt u de uitkomsten naar aanleiding van de tussentijdse controle. Ten opzichte van eerdere jaren is het nieuw dat wij (tussentijdse) uitkomsten verstrekken. De achterliggende reden is tweeledig: EY werkt continu aan verbetering in haar rol als onafhankelijk accountant. In dat kader onderkennen wij ten aanzien van RMN de mogelijkheid de dialoog met algemeen en dagelijks bestuur te verbeteren. Dit met name op het aspect afstemmen van wederzijdse verwachtingen en vroegtijdige communicatie over relevante onderwerpen. In deze brief geven wij onder meer tussentijds inzicht in de belangrijkste bevindingen, zodat deze voor komend jaar in de processen meegenomen kunnen worden. Onze bevindingen ten aanzien van aanbestedingen geven aanleiding tot het onderkennen van het risico dat ons oordeel een beperking kent ten aanzien van financiële rechtmatigheid. De bevindingen zijn gerelateerd aan doorlopende opdrachten, die in het verleden niet Europees zijn aanbesteed en voorgaand jaar (ook) als onrechtmatig zijn beoordeeld.

RMN onderzoekt in samenwerking met IBMN of sprake is van een onrechtmatigheid voor de jaarlast 2018 en de eventuele doorlopende verplichting, (zie hiervoor paragraaf 1.1.) In hoofdstuk 1 zullen wij hierbij nader ingaan op de volgende onderwerpen: Onrechtmatigheden aanbestedingen Druk op de organisatie en effect op controleproces Financiële rechtmatigheid Wet Normering Topinkomens Claims/procedures/fraude

Ernst & Young Accountants LLP is een limited liability partnership opgericht naar het recht van Engeland en Wales en geregistreerd bij Companies House onder registratienummer OC335594. In relatie tot Ernst 8 Young Accountants LLP wordt de term partner gebruikt voor een (vertegenwoordiger van een) vennoot van Ernst & Young Accountants LLP. Ernst 8 Young Accountants LLP is statutair gevestigd te 6 More London Place, London, SE1 2DA, Verenigd Koninkrijk, heelt haar hoofdvestiging aan Boompjes 258, 3011 XZ Rotterdam. Nederland en is geregistreerd bij de Kamer van Koophandel Rotterdam onder nummer 24432944. Op onze werkzaamheden zijn algemene voorwaarden van toepassing, waarin een beperking van de aansprakelijkheid is opgenomen.

ET

Pagina 2

Building a better working world

in hoofdstuk 2 gaan wij in op onze detailbevindingen naar aanleiding van de interim controle inclusief de impact hiervan op de controle 2018 en de aanbeveling voor 2019 en verder. Deze bevindingen zijn besproken met de directeur en de controller. Hierbij merken wij op dat onze bevindingen voortvloeien uit onze gebruikelijke werkzaamheden voor de jaarrekeningcontrole. Deze werkzaamheden zijn gericht op het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van RMN en omvatten daarom niet alle zaken die bij een specifiek op de organisatie gericht onderzoek naar voren zouden komen. Onze werkzaamheden zijn niet primair gericht op het opsporen van fraudes of onregelmatigheden in uw organisatie.

1.1

Onrechtmatigheden aanbestedingen

Zoals gerapporteerd in ons accountantsverslag hebben wij over 2017 een kwantitatieve rechtmatigheidsfout van € 168.000 geconstateerd met betrekking tot inkoop van doorlopende diensten (banden alsmede ondergrondse containers). Tevens hebben wij u geïnformeerd over kwalitatieve opmerkingen ten aanzien van kosten met betrekking tot onderhoud van materieel. De betreffende diensten heeft RMN in 2018 niet aanbesteed. De overweging niet aan te besteden voor banden en onderhoud van materieel is gelegen in het besluit de werkplaats uit te besteden. Voor de ondergrondse containers is een aanbesteding gestart. De uitgaven voor deze diensten bedragen volgens opgave van RMN halverwege november 2018 € 187.000. Dit bedrag inclusief de uitgaven tot einde boekjaar en de lopende financiële verplichting tot einde contract worden in het kader van de rechtmatigheidscontrole als fout worden meegenomen in ons oordeel. RMN onderzoekt en onderbouwt of de betreffende diensten over 2018 (on)rechtmatig zijn. Onze tolerantie bedraagt op basis van de begroting € 225.000 (1% van de lasten over 2018). De finale tolerantie bepalen wij op basis van de werkelijke lasten. De ruimte voor andere onrechtmatigheden is beperkt en daarmee leiden additionele fouten mogelijk tot een verklaring met beperking (1 tot 3%) dan wel een afkeurende verklaring (> 3%).

RMN heeft IBMN (Inkoopbureau Midden Nederland) opdracht gegeven advies uit te brengen hoe de inkoopfunctie vorm te geven. Dit rapport is naar verwachting medio december 2018 beschikbaar. Nadat IBMN het rapport heeft uitgebracht vindt bestuurlijke besluitvorming hierover plaats. Wij onderschrijven het belang een deskundige in te zetten op deze complexe aanbestedingsregelgeving. Een dialoog over risicobereidheid ten aanzien van de naleving van aanbestedingsregelgeving is van belang teneinde de adequate maatregelen en de daarmee gerelateerde beheerskosten te kunnen bepalen. Met de directie hebben wij de volgende acties afgestemd om tijdig vast te kunnen stellen of sprake is van overschrijding van de tolerantie voor rechtmatigheidsfouten. Deze acties starten na sluiten van de administratie half februari. Vaststellen uitgaven 2018 met betrekking tot banden en ondergrondse containers en de eventuele doorlopende financiële verplichting. Spendanalyse voor overig inkopen 2018 en aangegane verplichtingen, waarbij aandacht is voor de raming op het niveau van de cpv code. In onze aanbevelingen, zie hoofdstuk 2, hebben wij tevens het advies opgenomen de opvolging van de aanbevelingen van de accountant te borgen binnen de governance.

EY

Pagina 3

Building a better working world

1.2

Druk op de organisatie en effect op controleproces

De tijdigheid en kwaliteit van het controleproces is voor alle belanghebbenden cruciaal. RMN heeft aangegeven dat zij in het dagelijks bestuur van 27 maart 2019 de jaarrekening wenst vast te stellen. Met RMN bespreken wij of deze tijdslijn passend is gezien de timing van de balanscontrole en het moment van versturen van de finale stukken aan het dagelijks bestuur. Met uw organisatie hebben wij onze tussentijdse controle geevalueerd. Ten opzichte van voorgaand jaar is de verantwoordelijkheid voor de oplevering beter verdeeld binnen de organisatie. Tegelijkertijd benadrukt dit het belang van een adequate regiefunctie dat alle verantwoordelijken de informatie tijdig alsmede van voldoende niveau aanleveren. Bijvoorbeeld is het partieel opstellen van de jaarrekening voor het eerst belegd bij de medewerker F&C. Het is van belang te waarborgen dat voldoende kennisoverdracht en ondersteuning beschikbaar is, zodat de jaarrekening tijdig beschikbaar is en voldoet aan de vereisten van het BBV. Concrete afspraken zijn gemaakt over de kwaliteit en tijdigheid van de jaarrekening en de onderbouwende stukken. Tevens zijn werkafspraken gemaakt over onze communicatie over benodigde documenten en het afstemmen van de verwachtingen. Wederzijds is het belang onderkend van heldere afspraken vanwege het ontbreken van flexibiliteit in de planning aan beide kanten.

13

Financiële rechtmatigheid

In het kader van de financiële rechtmatigheid verwachten wij van uw organisatie: Actualisatie van het normenkader waaronder wetgeving op het gebied van privacy (avg). Een analyse van wet- en regelgeving met impact op de financiële rechtmatigheid. De werkzaamheden die uw organisatie uitvoert in het kader van de financiële rechtmatigheid inclusief een zichtbare aansluiting met de impact vanuit wet- en regelgeving. Rapportage met de uitkomsten van deze werkzaamheden. RMN voert bovenstaande uit met inachtneming van de tijdslijnen voor de jaarrekening.

1.4

Wet Normering Topinkomens

In 2018 is sprake van bestuurswisselingen en beëindiging van arbeidscontracten met medewerkers. Deze wisselingen en ontslagvergoedingen hebben naar verwachting geen relevante impact op de WNT verantwoording in de jaarrekening 2018. Wij benadrukken het belang de WNT verantwoording tijdig op te stellen.

1.5

Claims/procedures/fraude

De directeur en controller hebben ons geïnformeerd dat zij niet bekend zijn met lopende claims of procedures anders dan de claim richting de leverancier van zijladers. De directie bepaalt en onderbouwt haar standpunt in komende periode, zodat de verwerking in de jaarrekening bepaald kan worden. Tot op heden is er geen sprake van vermoedens van fraude of constateringen van fraude. Bsj de uitvoering van onze controle zijn wij altijd alert op het risico van management override (zoals het sturen van het beeld van de jaarrekening). Wij hebben op basis van onze inschatting van diverse elementen (eventuele politieke of financiële prikkels) geen verhoogd risico van management override onderkend.

ET

Pagina 4

Building a better worksng worid

2

Detailbevindingen

Bevindinq/Risico Crediteurstamgegevens F&C wijzigt crediteurstamgegevens wijzigt na ontvangst van een verzoek van de leverancier. Hierbij neemt F&C geen contact op met de leverancier om deze wijziging te verifiëren. Dit brengt het risico op onjuiste betalingen met zich mee Betalingsverkeer Wij constateren dat F&C het SEPA-bestand voor betalingen exporteert uit AFAS en opslaat op de lokale Z-schijf. Vanaf deze Z-schijf leest F&C het SEPA-bestand in de bankapplicatie in. Deze server is voor meerdere mensen toegankelijk met het risico dat ongeautoriseerde wijzigingen worden doorgevoerd in het betaalbestand.

Actie 2018 RMN ► Controleren van de logfile crediteurenstamgegevens waarbij de doorgevoerde wijzigingen zichtbaar op juistheid worden gecontroleerd. ► Afloopcontrole crediteuren.

Gevolgen accountantscontrole ► Reperformance van de beschreven werkzaamheden van RMN.

Aanbeveling 2019 en verder ► Wijzigingen in de crediteurenstamgegevens verifiëren bij desbetreffende leverancier en de wijze waarop deze wijzigingen zijn gecontroleerd documenteren.

► Geen.

► Geen.

►

In de betaaladvieslijsten HASH totalen toevoegen en vaststellen dat deze op moment van betalen ongewijzigd zijn ten opzichte van het moment van genereren van het SEPA -bestand. ► Toegang en rechten tot Z-schijf beperken. ► SEPA-bestand zo genereren dat deze niet gewijzigd kan worden dus alleen kan worden goedgekeurd of afgekeurd.

EY

Pagina 5

Building a better working world

Betalingsverkeer Bij afwezigheid van de bevoegde personen binnen het betaalproces, wisselen deze medewerkers inloggegevens van accounts uit met andere werknemers om deze functie over te nemen. Dit brengt het risico met zich mee dat handelingen niet te herleiden zijn naar degene die de handeling heeft uitgevoerd. Beheer materiële vaste activa Er vindt geen periodieke herijking plaats van de verwachte (resterende) levensduur van materiële vaste activa. Het risico, ziet met name toe op de categorie materieel en inzamelmiddelen, bestaat dat afschrijvingslast onjuist aan boekjaren wordt toegerekend. Beheer materiële vaste activa Er vindt geen structurele analyse plaats van de uitputting van investeringskredieten. Dit leidt tot het risico van overschrijdingen en daarmee kredietonrechtmatigheden.

► Geen

► Geen

► Aanvragen van pas voor medewerkers die ook betalingen moeten kunnen klaar zetten.

► Analyse van de gehanteerde afschrijvingstermijnen waarbij tenminste wordt betrokken de gebruiksduur van de huidige activa in relatie tot de gehanteerde afschrijvingstermijn en de investeringsplanning/begroting.

► Controleren en vaststellen dat de analyse van de gehanteerde afschrijvingstermijnen voldoende diepgang en onderbouwing heeft ten einde te kunnen concluderen dat de gehanteerde afschrijvingstermijnen juist zijn.

►

► Opstellen van overzicht van de toegekende investeringskredieten met daarbij de uitputting van de kredieten. ► Overzicht ten aanzien begrotingsrechtmatigheid waar kredietrechtmatigheid onderdeel van is dient onderdeel te zijn van de jaarrekening.

>

> De toegekende kredieten/begroting verwerking in het financiële systeem en binnen de P&C cyclus periodiek vaststellen dat de realisatie binnen de gestelde financiële kaders blijven.

In het kader van de controle van de begrotingsrechtmatigheid vaststellen dat de realisatie van de investeringen binnen de toegekende kredieten blijven.

In de P&C cyclus dan wel als onderdeel van nieuwe investeringen een analyse opstellen waarbij zichtbaar wordt vastgesteld dat de gehanteerde afschrijvingstermijnen juist zijn.

Pagina 6 BuiSdsng a better worktng world

Aanbestedingen

► Zie paragraaf 1.1

► Controleren van de spendanalyse. ► Op basis van notulen AB/DB vaststellen of er in 2018 verplichtingen zijn aangegaan die nog niet tot uitgaven hebben geleid en daarmee met in de spendanalyse zitten. ► Inwinnen van inlichtingen bij de medewerkers van RMN of er aanbestedingen zijn geweest.

► Opstellen van raming over periode van 4 jaar van inkopen per cpv code op basis van begroting. ► Bepalen van de benodigde aanbestedingsprocedure en opstellen aanbestedingskalender. ► Bewaken van de uitvoering van de aanbestedingskalender.

► Zie paragraaf 1.1

► Zie voorgaande.

► Documentatie van de uitkomsten van beoordeling welke procedure gevolgd dient te worden, waaronder de raming.

► Middels analyse achteraf, van de verschillende stromen, op basis van risico overwegingen de prestatie zichtbaar vaststellen.

► Evalueren en mogelijk bijstellen van risico-overwegingen wat van invloed kan zijn op de omvang van de gegevensgerichte werkzaamheden zoals de steekproeven.

► In de procesbeschrïjving factuurverwerking opnemen hoe voor de verschillende stromen de prestatie dient te worden vastgesteld en op welke wijze dit gedocumenteerd moet worden zodat dit achteraf ook is vast te stellen.

► Geen.

► Geen.

► Stand van zaken opvolging bevindingen accountantscontrole worden periodiek m het AB/DB besproken.

Er is geen overkoepelend overzicht van de inkoopbehoeften op cpv code en hierbij benodigde aanbestedingsprocedures. Dit brengt het risico met zich mee dat aanbestedingen te laat in gang worden gezet waardoor er een verhoogd risico ontstaat op onrechtmatigheden. Aanbestedingen

Er vindt geen controle en documentatie plaats op de uit te voeren aanbestedingsprocedure met het risico dat er onterecht niet Europees wordt aanbesteed wat leidt tot rechtmatiqheidsfouten Factuurverwerking

Er is momenteel geen beschrijving van de controle van de prestatielevering. Dit brengt het risico met zich mee dat de prestatielevering ontoereikend wordt vastgesteld. Governance

Wij hebben geen proces vastgesteld dat waarborgt dat aanbevelingen (van de accountant) worden opgevolgd door de organisatie, inclusief het toezicht daarop.

EY

Pagina 7

Buiiding a better working world

Het risico bestaat dat leemtes in de interne beheersing niet tijdig worden opgelost. Afsluitproces De prijzen van grondstoffen (met name PMD) en de vergoeding Nedvang zijn volatiel. Dit betekent dat de vordering op Nedvang een hoge mate van schattingsonzekerheid kent.

►

Beschrijven van de belangrijkste variabelen ter bepaling van de gehanteerde prijs en het onderbouwen van het ingenomen standpunt op basis van ervaringscijfers en marktinformatie. ► Toelichten van de schattingsonzekerheid in de jaarrekening indien bedrag voldoende betrouwbaar te schatten. Hiermee is van belang de vereisten van BBV voor moment van verantwoorden baten (vergoeding) in ogenschouw te nemen.

Tot het geven van een nadere toelichting zijn wij graag bereid. Met vriéndelijke groet, Ernst & Young Accountants LLP

drs. M. Bruggeman RA

► Controleren en vaststellen dat voldoende geschikte controle informatie beschikbaar is om de gemaakte inschattingen in de jaarrekening te controleren.

> Zie actie 2018.