G 210504 Voortgang Communicatienota 2019-2022 Evaluatie 2020 en vooruitblik 2021 (272434)

inlichtingen bij

Bonne Linthorst

doorkiesnummer

(035) 548 16 15

uw kenmerk ons kenmerk

datum portefeuillehouder(s) onderwerp

267188 / 272434

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

4 mei 2021 Wethouder Prakke Voortgang Communicatienota 2019-2022 Evaluatie 2020 en vooruitblik 2021

Geachte leden van de raad en steunfractieleden, In aansluiting op de Communicatienota 2019-2022, is dit het overzicht van de communicatie actiepunten in 2021. De actiepunten zijn ingedeeld volgens de strategische vertrekpunten in de nota. In het licht van de ingezette organisatie-ontwikkeling 'Samenwerken met lef' en de aflopende termijn van de Communicatienota, zullen wij de raad vanaf volgend jaar op een andere manier gaan informeren over de communicatie-activiteiten. Corona Uiteraard had in 2020 de coronacrisis een grote impact op de communicatie-activiteiten vanuit de gemeente. Veel inzet was nodig voor publieksvoorlichting. Van uitleg over de beperkende maatregelen tot oproepen om niet naar recreatiegebieden te komen, tot uitgebreide informatie geven over ondersteuningsmogelijkheden. Onze inzet is gericht op het tijdig, correct en toegankelijk aanbieden van de informatie. 1) Digitaal waar het kan, persoonlijk waar het moet

• Versterken social media De creatie van content voor onze social mediakanalen Facebook, Twitter, Instagram en LinkedIn is inmiddels stevig verankerd in de organisatie. Op basis van een contentkalender plaatsen we meerdere berichten per week over verschillende soorten onderwerpen, gericht op diverse doelgroepen. Daarnaast is er de flexibiliteit om in te spelen op actualiteit. In 2021 gaan wij meer werken met videocontent. • Een toegankelijke en toekomstbestendige website In 2020 zijn nationale en Europese regels voor toegankelijkheid van overheidswebsites aangescherpt. Wij hebben onderzocht wat nodig is om aan deze regels te voldoen, de benodigde aanpassingen vragen om een investering van tijd en expertise. Mede vanwege de urgentie door de toegankelijkheidswetgeving, gaan wij in 2021 een project opstarten voor vernieuwing van de gemeentelijke website. Dit ook gezien de leeftijd van de huidige

1

website, die gelanceerd is in 2016. Het project sluit aan bij het traject 'Verbetering online dienstverlening'. Als er vanuit dit project aanvullende structurele budgetten nodig zijn, dan zullen wij dit toelichten in de perspectiefnota. 2) Burgerparticipatie ondersteunen • Meer participatiemogelijkheden In 2021 staat participatie hoog op de agenda. De gemeente Baarn ontplooit vanuit verschillende disciplines en projecten participatie activiteiten. Daarbij willen we experimenteren met verschillende vormen van participatie, ook in het licht van de komende Omgevingswet. We zijn begonnen met het opzetten van een 'Omgevingspanel' waarin inwoners meedenken over verschillende zaken. Momenteel wordt in het Omgevingspanel gesproken over duurzaamheid en het grootschalig opwekken van energie. Communciatie is een belangrijk onderdeel van de participatie-activiteiten; met name in de voorbereiding en bij de terugkoppeling van de resultaten. · Voorbereiding op de Omgevingswet De invoering van de Omgevingswet is uitgesteld naar 1 januari 2022. De Omgevingswet heeft gevolgen voor systemen en werkprocessen, maar vraagt ook een nieuwe manier van denken. Vanuit een multidisciplinair projectteam wordt sinds begin 2020 gewerkt aan het klaarstomen van de organisatie voor deze verandering.

In 2021 gaan wij in aanvulling op de interne communicatieactiviteiten ook starten met externe communicatie in de vorm van publieksvoorlichting; er komt geen landelijke campagne dus wij gaan zelf onze inwoners, ondernemers en organisaties informeren over het doel van de nieuwe wet, wat dit betekent en wat er precies gaat veranderen. Dit doen we in samenwerking met gemeentes uit de regio. • Introductie van een discussieplatform In 2020 was het plan om een openbaar online discussieplatform te lanceren. Daarnaar is onderzoek gedaan en een plan van aanpak geschreven. Vanwege de prioriteit van de coronacrisis is dit plan tijdelijk 'on hold' gezet. In 2021 gaan we verder met dit onderwerp. Daarbij zoeken we ook aansluiting bij de eerder genoemde participatie-activiteiten en het traject 'verbetering online dienstverlening'. Het discussieplatform zal onderdeel zijn van de vernieuwde gemeentelijke website. 3) Beleid en besluitvorming transparant • Aandacht voor communicatie over beleid en besluitvorming Tijdens de coronacrisis is duidelijk naar voren gekomen hoe belangrijk het is om tijdig en duidelijk te communiceren over beleid en regelgeving. Het afgelopen jaar hebben wij ervaring opgedaan met nieuwe communicatiemiddelen, waaronder digitale bijeenkomsten en livestreams.

In 2021 gaan we deze opgedane kennis en ervaring verder uitwerken en toepassen bij communicatie over andere beleidsonderwerpen en besluitvorming vanuit de gehele organisatie.

2

4) Laagdrempelig gemeentebestuur • Betrokken en zichtbaar bestuur De fysieke aanwezigheid van burgemeester en wethouders bij activiteiten, vieringen en speciale gelegenheden is belangrijk en wordt gewaardeerd. Door de coronamaatregelen zijn veel evenementen geannuleerd en waren persoonlijke ontmoetingen beperkt of niet mogelijk. Er is gezocht naar mogelijkheden om toch het contact met de inwoners en ondernemers van Baarn te houden. Waar het kon hebben burgemeester en wethouders locaties bezocht en mensen ontmoet, op afstand en later ook met mondkapjes. Vanuit huis werd deelgenomen aan videooverleg en digitale bijeenkomsten. In de communicatie is veel gebruik gemaakt van video's, in de vorm van 'vlogs' of als presentatie bij bepaalde onderwerpen die in de gemeenteraad werden besproken. Eén van de hoogtepunten was de deelname van de burgemeester aan het landelijk uitgezonden Sinterklaasdefilé op Paleis Soestdijk. In 2021 gaan we video meer inzetten als communicatiemiddel. We gaan daarbij ook kijken naar mogelijkheden voor inwoners en ondernemers om actief deel te nemen. • Kennismaken met het werk van de gemeente (Gemeentedag) In 2020 is de Gemeentedag komen te vervallen. Het is nog niet duidelijk of we de Gemeentedag in 2021 gaan organiseren. Zoals ook eerder beschreven onderzoeken we andere, digitale mogelijkheden om de inwoners bij het werk van de gemeente te betrekken.

5) Onderdeel van de dienstverlening · Versterking samenwerking communicatie - klant contact centrum Communicatie en dienstverlening zijn onlosmakelijk verbonden. De afgelopen jaren is de samenwerking tussen team Communicatie en team Burgercontact sterk verbeterd. Er is afstemming over uitgaande communicatie en inkomende vragen/opmerkingen. Op sociale media worden issues gesignaleerd, waardoor we proactief kunnen reageren. De organisatie wordt gecoacht op tijdig informeren en contact houden met inwoners, ondernemers en organisaties en het gebruik van klare taal in brieven en e-mailverkeer. 6) Effecten monitoren Door de extra werkzaamheden in verband met de coronacrisis was er in 2020 weinig tijd voor reflectie, analyse en evaluatie. Dit is echter wel belangrijk om onze communicatie doeltreffend te maken en houden. In 2021 gaan wij bepalen wat er nodig is om structurele analyses, rapportages en evaluatiemethoden in te voeren, waarmee we concrete feedback kunnen krijgen over verbetermogelijkheden, zowel bij de inzet van middelen als voor de inhoud van de communicatie. 7) Eenvoudig, begrijpelijk en betrouwbaar • Klare Taal trainen en gebruik stimuleren Klare Taal-trainingen worden jaarlijks georganiseerd voor nieuwe en zittende medewerkers. In 2020 zijn, vanwege de coronamaatregelen, de trainingen voor het eerst digitaal georganiseerd.

3

In 2021 gaan we weer trainingen organiseren voor nieuwe medewerkers en medewerkers die hun kennis willen opfrissen of verdiepen. • Infographics, animatie en video meer inzetten In 2020 hebben we meer gebruik gemaakt van visualisatie in onze communicatie. De begroting en de nota Social Domein zijn verwerkt in infographics, Monumentendag is onder de aandacht gebracht met een brochure en wethouder Prakke heeft met video's een toelichting gegeven op het dossier Speeldoos/bibliotheek. De stagefilmpjes van de burgemeester waren een groot succes. In 2021 gaan we verder met het gebruik van infographics en video als middel om een boodschap over te brengen of een toelichting te geven. Voor de gemeenteraad is begin 2021 een apart Youtube-kanaal geopend waarmee zij, naast het archiveren van de filmpjes die gebruikt worden in de digitale raadsvergaderingen, ook zelf video's kunnen delen. 8) Interne netwerkcommunicatie •

Stimuleren gebruik van interne communicatiemiddelen zoals intranet en video-overleg via Teams Door de corona-uitbraak en het daaropvolgende verplichte thuiswerken, is het belang van digitale interne communicatie in 2020 snel gegroeid. Het gebruik van het intranet en video overleg via Teams is flink toegenomen. Niet alleen om informatie te delen, maar ook voor verbinding tussen collega's en het delen van zowel werkgerelateerde als persoonlijke ervaringen. In 2021en daarna zal digitaal samenwerken belangrijk blijven, ook als het weer mogelijk is om op kantoor te werken. Interne communicatie is van belang, niet alleen om uitleg te geven over het gebruik van de faciliteiten, maar ook om verbinding en betrokkenheid te stimuleren.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

4

M.A. Röell burgemeester

5