Bestuurlijke reactie college op onderzoeksrapport Rekenkamercommissie 2022

inlichtingen bij

Erik van Loon

doorkiesnummer

06-34138980

uw kenmerk ons kenmerk datum onderwerp

360721 10 maart 2022

Aan Rekenkamercommissie van Baarn t.a.v. dhr. K. Langerwerf p/a Griffie

Bestuurlijke reactie onderzoek Subsidiebeleid

Geachte heer Langerwerf, Op 14 februari jl. hebben wij uw onderzoeksrapport ontvangen van het onderzoek naar het subsidiebeleid in Baarn met het verzoek daarop op 8 maart te reageren. Bij deze ontvangt u onze reactie. Allereerst willen wij onze waardering uitspreken over dit rekenkameronderzoek. Het is een goed leesbaar rapport met heldere succesfactoren, conclusies en aanbevelingen. Zeker in de huidige tijd van Corona, waarbij de contacten minder vanzelfsprekend zijn, is dit een verdienste van de rekenkamercommissie. In z’n algemeenheid merken wij op dat het onderzoek van de rekenkamercommissie zich heeft toegespitst op de grote(re) organisaties/ instellingen, waarvoor uitgebreidere regels voor de verantwoording gelden. Hierdoor ontstaat wat ons betreft dan ook geen compleet beeld van de subsidiebeleid in Baarn. De handvatten voor subsidies aan onze klein(ere) subsidieontvangers wordt gemist. Onze reactie ten aanzien van de conclusies in het rapport Wat ons betreft zijn de conclusies die in het rapport staan veel scherper geformuleerd dan de onderliggende teksten. Een voorbeeld hiervan is de conclusie ten aanzien van de motie over De Trits. Om moverende redenen is een onderdeel van de motie (nog) niet uitgevoerd, hierbij is de raad betrokken. Meest pregnante conclusie is dat de gemeente Baarn onvoldoende stuurt op maatschappelijk effect. (conclusies 3 t/m 5).

Het college ervaart hierbij het ontbreken van goede handvatten om de gewenste maatschappelijke effecten te bepalen, of om daar op te sturen. Temeer ook omdat ‘kille’ cijfers vaak te weinig zeggen over bijvoorbeeld de kwaliteit. Het sturen op maatschappelijk effect zou er dan uit kunnen bestaan dat we exact datgene doen wat onze subsidieverordening benoemt (letter van de wet). De huidige vorm is veeleer dat we handelen conform de geest van de verordening. De vraag voor het college is echter of een beleidsnota (conclusie 1) het meest passende antwoord is.

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden

Wij hebben bij het eerdere experimenteren met de aanbevelingen van het rapport van Pröpper bemerkt dat het een behoorlijk intensief proces is om te komen tot goede doelen en sturing. Wij constateren dat dit met de huidige bezetting teveel gevraagd is van de ambtelijke organisatie. Als het subsidieproces stevig aangetrokken moet worden vraagt dit o.i. een investering in de organisatie. Het betekent waarschijnlijk ook iets voor subsidieontvangers die ons regelmatig aangeven dat zowel aanvraag als verantwoording steeds vaker gepaard gaan met administratieve lastendruk. Wij beschouwen de tweede conclusie van stapsgewijze voortgang, waarbij het einddoel nog niet is gehaald als een klassiek voorbeeld van ‘work in progress’. Niet verrassend, gezien het feit dat Corona de afgelopen 2 jaar heel veel aandacht heeft gevraagd. Wel fijn dat de Rekenkamercommissie helder schetst wat ons nog te doen staat. Het college herkent de conclusie dat er geen (gestructureerde) informatie van de (grote) subsidieontvangers naar de raad gaat slechts ten dele. Wij zijn van mening dat de raad op meerdere momenten en manieren hierover wordt geïnformeerd. Bijvoorbeeld met de halfjaarlijkse rapportage Sociaal Domein en met de P&C-documenten. Daar wordt teruggekoppeld juist op de maatschappelijke doelen en de inspanningen die worden gedaan.

Wat wel klopt is dat deze informatie veelal niet direct wordt gekoppeld aan de gesubsidieerde partij, waardoor het verband voor de raad wellicht niet direct scherp is. Het is aan de nieuwe raad en college om te bepalen welke verbeteringen wenslijk zijn. Als eerste willen we de algemene notie meegeven dat dit rapport op een bijzonder moment komt, namelijk kort vóór de gemeenteraadsverkiezingen. Het is voor dit college dan ook lastig om aan te geven wat en wanneer wenselijk is. Het is echt aan de nieuwe gemeenteraad en het nieuwe college om hierin een eigen afweging te maken.. Het college heeft wel beelden bij de verschillende aanbevelingen. Het college wil haar eigen beelden bij de aanbevelingen wel graag delen met de gemeenteraad en de rekenkamercommissie. 1. De eerste aanbeveling is het college te verzoeken om in het begin van de nieuwe raadsperiode de raad een visie op het subsidiebeleid voor te leggen. Reactie B&W Zoals hiervoor aangegeven ziet het college een (uitgebreide) beleidsnota niet direct als belangrijkste instrument om tot aanscherping van het gebruik van subsidies te komen. Veeleer een korte notitie met enkele belangrijkste noties om de uitvoering van de subsidies meer in control te brengen. Het is echter aan de nieuwe raad en het nieuwe college om te bepalen wat en op welke termijn hierbij wenselijk is.

Zoals bij de conclusies al vermeld, zijn wij van mening dat het (blijvend) aanscherpen van het subsidieproces alleen kan met een structurele investering in het ambtelijk apparaat.

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden

2. De tweede aanbeveling is om het college te verzoeken om gesystematiseerd en periodiek aan de raad te rapporteren over verloop, inhoud en resultaat van het subsidieproces, bijvoorbeeld naar analogie van de rapportage over verbonden partijen. Reactie B&W Er wordt al veel gedaan om de raad te informeren over onze belangrijkste subsidiepartijen. Zowel via de P&C-documenten als via de halfjaarlijkse rapportage sociaal domein. Daarin wordt gedeeld welke maatschappelijke resultaten worden behaald en wat de activiteiten zijn die gedaan worden. Daarnaast is vorig jaar het subsidieregister online gezet. Desondanks kan de informatie over de subsidiepartijen nog verbeterd worden. Voor een deel voorzien we verbetering als we beter gaan sturen op de maatschappelijke resultaten. Dan kan daar ook beter over gerapporteerd worden op de al bestaande momenten en met de bestaande instrumenten. Daarnaast zien we inderdaad de mogelijkheid, om net als bij een aantal andere gemeenten, onze belangrijkste subsidierelaties op te nemen in de paragraaf verbonden partijen. Daarin kan informatie opgenomen worden over het functioneren van de subsidiepartij. Vraag is of dit toevoegt wat de rekenkamercommissie beoogt. Want de paragraaf verbonden partijen geeft vooral informatie over de verbonden partijen zelf. Niet over wat zij bereiken.

Ook voor de andere verbonden partijen wordt juist dat vermeld in de programma’s en producten van de jaarrekening.

3. De derde aanbeveling is om het college te verzoeken om de raad binnen 6 maanden te informeren hoe en wanneer de verdere mogelijke verbeteringen in het subsidieproces die in dit rapport genoemd worden, zullen worden opgepakt. Reactie B&W Het is goed om de gemeenteraad te informeren over hoe en wanneer de (of welke) verbeteringen worden opgepakt. Het is echter aan de nieuwe raad en het nieuwe college om te bepalen welke verbeteringen en welke termijn hierbij wenselijk is.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden