Document · PDF

B 211207 Schriftelijke vragen CDA Ondersteuning vrijwilligersorganisaties (338888)

Besluit in de Raad 26 januari 2022, gemeente BaarnBij agendapunt: Beantwoording schriftelijke vragen1.640 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

inlichtingen bij

Corlijn Doedens

doorkiesnummer

(035) 548 16 11

uw kenmerk ons kenmerk

datum Portefeuillehouder(s) onderwerp

340136

De fractie van het CDA de heer H.J. van Hardeveld

12 januari 2022 Burgemeester Röell Beantwoording schriftelijke vragen CDA ondersteuning vrijwilligersorganisaties

Geachte heer Van Hardeveld, Hieronder treft u onze beantwoording op de door u gestelde vragen over meer regels voor vrijwilligers bij het aanvragen van vergunningen voor evenementen en andere zaken. 1. Herkent u de stelling dat het organiseren van evenementen aan steeds hogere eisen moet voldoen en dat dit op (potentiële) vrijwilligers een afschrikkende werking heeft? Antwoord vraag 1: In 2014 is er door leden van uw raad eenzelfde vraag gesteld. Het antwoord hierop was toen: ‘Belangrijk om hier aan te tekenen is dat de regelgeving niet strenger is geworden. In de afgelopen tijd hebben wij de regelgeving wel meer toegepast. Dat geldt voor elk evenement, maar is met name merkbaar geweest bij de organisatoren van de grote(re) evenementen. Er wordt bij de beoordeling van de planvorming geen verschil gemaakt tussen een professionele organisatie of een vrijwilligersorganisatie die het evenement organiseert. Meer dan in het verleden vragen wij onze partners (brandweer, politie, genees- en gezondheidszorg) advies met betrekking tot evenementenaanvragen. Op basis van die adviezen worden voorwaarden in de vergunning opgenomen. Ook wordt tijdens evenementen vaker gecontroleerd. Wij merken dat sommige organisaties aan die gewijzigde werkwijze moeten wennen.’ De beantwoording uit 2014 is nog steeds accuraat.

Er is sindsdien geen regelgeving bijgekomen waar evenementen aan moeten voldoen (behalve de coronamaatregelen). De uitvoering van die regels is misschien wel strikter geworden. Rondom de organisatie van evenementen zit een spanningsveld, waarbinnen de gemeente een grote rol heeft. Aan de ene kant willen we organisatoren ondersteunen en zo min mogelijk drempels opwerpen, aan de andere kant hebben we een verantwoordelijkheid voor de veiligheid op evenementen en bij het voorkomen van overlast. In 2018 is er een nieuw evenementenbeleid vastgesteld, waarin de werkwijze van de gemeente en de voorwaarden waar evenementen aan moeten voldoen beschreven staan. Bij het opstellen van dit beleid zijn de verschillende stichtingen die evenementen in Baarn organiseren actief betrokken. Daarnaast is er een digitaliseringsslag gemaakt, waardoor vergunningaanvragen digitaal aangevraagd kunnen worden. Hiermee is vooraf duidelijk welke kaders er gelden, met name in verband met de veiligheid, en wordt het proces van de evenementenvergunningaanvraag makkelijker.

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden

Jaarlijks vragen wij aan de organisatoren om feedback op het evenementenbeleid. Uit de reacties hierop blijkt tot nu toe niet dat organisaties moeite hebben met de door u beschreven hogere eisen die aan evenementenorganisatoren gesteld worden. In 2022 zal het college een bijeenkomst organiseren waarbij de organisatoren van evenementen uitgenodigd worden om nogmaals af te stemmen over het evenementenbeleid. Daarbij zal in elk geval specifiek het onderwerp besproken worden tegen welke barrières vrijwilligers aanlopen bij het organiseren van evenementen. Daarnaast is het goed hier te noemen dat de afgelopen twee jaar een bijzondere periode is geweest voor evenementen, aangezien er bijna maandelijks nieuwe maatregelen werden afgekondigd, in verband met het Corona Covid-19 virus. Wij hebben er vanuit het college alles aan gedaan om organisatoren tegemoet te komen. Onder andere door duidelijkheid te verschaffen, mee te denken met organisatoren over wat wel mogelijk was en door flexibel om te gaan met aanvragen en bijbehorende leges. Desondanks heeft de coronacrisis een groot effect (gehad) op de evenementen in Baarn en daarmee ook een groot effect op de vrijwilligers die de evenementen organiseren. 2.

Bent u het met ons eens dat het afhaken van evenementen organiserende vrijwilligersorganisaties de ambitie van Baarn om een levendige gemeente te zijn frustreert? Antwoord vraag 2: Wij herkennen de tendens die u beschrijft en betreuren het als bepaalde unieke Baarnse evenementen niet meer georganiseerd worden. In de praktijk blijkt echter dat ruimtes in de evenementenkalender snel worden opgevuld door andere initiatieven. 3. Bent u bereid om organisatoren van evenementen bij te staan door hen een begeleidend ambtenaar (‘casemanager’) toe te wijzen, die de organisatoren actief helpt met het regelen van vergunningen, het opstellen van draaiboeken en het beperken van juridische en financiële risico’s? Antwoord vraag 3: Wij zijn bereid om organisatoren van evenementen bij te staan. Echter niet door middel van een begeleidend ambtenaar zoals door u beschreven. De gemeente Baarn heeft zoals al benoemd bij vraag 1 verschillende verbeteringen in het vergunningenproces doorgevoerd, zoals het ontwikkelen van een standaardformat voor het behandelen van de vergunningaanvraag, een nieuw evenementenbeleid en het verbeteren van de leesbaarheid van de evenementenvergunning met risicogerichte maatwerkvoorschriften. Daarnaast zijn er vaste aanspreekpunten (medewerkers) waar organisatoren laagdrempelig voor informatie over vergunningen kunnen aankloppen.

Het overgrote deel van de evenementen in Baarn keert periodiek terug, zoals bijvoorbeeld Sinterklaas, het Cultureel Festival en Vorstelijk Proeven. Bij deze evenementen kunnen oude aanvragen, met kleine aanpassingen, opnieuw gebruikt worden. Een ‘casemanager’ is voor dergelijke evenementen overbodig (hierbij wel de kanttekening dat in verband met Corona veel ‘standaard’

evenementen aangepast moesten worden, waardoor ook de jaarlijks terugkerende evenementen de standaarddocumenten veelal hebben moeten aanpassen). Daar waar nieuwe organisaties of nieuwe mensen in organisaties het stokje over nemen is soms meer behoefte aan ondersteuning vanuit de gemeente. In die gevallen zorgt het college voor korte lijntjes, duidelijke informatie, stelt voorbeeldsjablonen beschikbaar en is er ruimte voor een vooroverleg en advies ruim voordat de aanvraag ingediend moet worden. 4. Heeft het college andere oplossingen om de tendens van afhakende vrijwilligersorganisaties te keren? Antwoord vraag 4: Het probleem om vrijwilligers te vinden en vast te houden, is geen specifiek probleem voor Baarnse organisaties. Dit speelt landelijk en heeft niet alleen te maken met de eisen die aan evenementen worden gesteld. Een oplossing voor dit probleem is dan ook niet kant en klaar te vinden. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat we als college niet ons best willen doen om naar oplossingen te zoeken. Het college wil de volgende mogelijkheden in overweging nemen, waarbij aan een aantal opties wel financiële consequenties zitten voor de gemeente. Op dit moment worden organisaties al geholpen bij het vinden van vrijwilligers door de inzet van gemeentelijke kanalen, zoals de website, social media en de gemeentepagina.

Het Vrijwilligerssteunpunt van Pit Baarn heeft een adviseur vrijwillige inzet beschikbaar die organisaties kan helpen en er kunnen vacatures geplaatst worden op de vacaturebank. Daarnaast kan de gemeente een evenementenproeverij verzorgen, waar organisatoren zich kunnen presenteren aan vrijwilligers. Ook kan worden gekeken naar het behoud van de huidige vrijwilligers door de mogelijkheden van het tonen van waardering voor de vrijwillige inzet te vergroten. De gemeente heeft jaarlijks een budget (Vrijwilligersfonds) beschikbaar waar organisaties een beroep op kunnen doen voor waardering en deskundigheidsbevordering van hun vrijwilligers. Dit budget is in 2020 verhoogd tot € 15.000,- en uitgebreid met het criterium jubilea. De gemeente zou meer subsidie beschikbaar kunnen stellen aan vrijwilligersorganisaties, voor bijvoorbeeld inhuur van professionals om te ondersteunen bij de organisatie, of voor inzet van meer veiligheidsmedewerkers of materiaal (bijvoorbeeld hekken) tijdens het evenement. Als laatste staan we als college open voor verdere aanpassingen in het proces rondom vergunningverlening. We zouden bijvoorbeeld de mogelijkheid van een meerjarenvergunning kunnen bekijken, indien blijkt dat daar behoefte aan bestaat bij de organisatoren. Dergelijke aanpassingen aan het proces zullen in de eerder genoemde bijeenkomst over het evenementenbeleid in 2022 besproken worden.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Kopie: – Leden van de raad van de gemeente Baarn en steunfractieleden – Griffier

Aan:

College van burgemeester en wethouders gemeente Baarn

Van:

Fractie CDA Baarn

Betreft:

Ondersteuning vrijwilligersorganisaties

Baarn, 7 december 2021

Geacht college, Verschillende vrijwilligersorganisaties, vooral organisaties die evenementen organiseren, hebben onlangs de handdoek in de ring gegooid of overwegen te stoppen. Zo zijn onlangs ‘Baarn & Oranje’ (organisatie Koningsdag) en de afdeling Veilig Verkeer Nederland (o.a. organisatie verkeersexamen basisscholieren) gestopt. De organisatie van de Avondvierdaagse lijkt te moeten stoppen en de Stichting Intocht St.Nicolaas Baarn hing onlangs aan een zijden draadje. Naast het moeilijk kunnen krijgen van nieuwe vrijwilligers, wordt ook het feit genoemd dat steeds hogere eisen worden gesteld aan de organisatie van evenementen, in het bijzonder met betrekking tot het voldoen aan wet- en regelgeving en het regelen van vergunningen. Ook het feit dat bestuursleden persoonlijk aansprakelijk kunnen worden gesteld als er iets fout gaat schrikt (potentiële) vrijwilligers af. Tegen deze achtergrond hebben wij de volgende vragen: 1. Herkent u de stelling dat het organiseren van evenementen aan steeds hogere eisen moet voldoen en dat dit op (potentiële) vrijwilligers een afschrikkende werking heeft? 2. Bent u het met ons eens dat het afhaken van evenementen organiserende vrijwilligersorganisaties de ambitie van Baarn om een levendige gemeente te zijn frustreert? 3.

Bent u bereid om organisatoren van evenementen bij te staan door hen een begeleidend ambtenaar (‘casemanager’) toe te wijzen, die de organisatoren actief helpt met het regelen van vergunningen, het opstellen van draaiboeken en het beperken van juridische en financiële risico’s? 4. Heeft het college andere oplossingen om de tendens van afhakende vrijwilligersorganisaties te keren? U bij voorbaat dankend voor de beantwoording, Met vriendelijke groet, namens de CDA-fractie, H.J. (Rik) van Hardeveld

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/11047031/1