B 201207 Aanpak inwonerparticipatie 2021 (195238)

inlichtingen bij

Erik van Loon

doorkiesnummer uw kenmerk ons kenmerk

185670 / 195238

datum

7 december 2020

portefeuillehouder(s)

Wethouder Prakke

onderwerp

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

Aanpak inwonerparticipatie 2021

Geachte leden van de raad en steunfractieleden, Inwonerparticipatie is niet nieuw. We doen al veel Dit blijkt ook wel uit de lange lijst van projecten die de rekenkamer op dit moment onderzoekt. Bij veel projecten wordt invulling gegeven aan participatie door inwoners en maatschappelijke partijen. Denk daarbij onder andere aan voorbeelden als het inrichten van speelplekken, de klankbordgroepen bij de herontwikkeling van paleis Soestdijk en de omgevingstafel t.b.v. de implementatie van de omgevingswet en duurzaamheid. Daarnaast is ook geëxperimenteerd met andere vormen. zoals met de inwonertop (2017) en 'de raad op pad' van de gemeenteraad zelf. We beschikken hierbij al jaren over een handreiking participatie, die dit voorjaar is geactualiseerd (zie bijlage). Deze biedt onze medewerkers daarbij ondersteuning. De bekende participatieladder maakt deel uit van de handreiking. We zien nu een moment om een volgende stap te zetten. Hierover informeren wij u in deze brief. Inwonerparticipatie is belangrijk Niet voor niets hebben we hierover een passage opgenomen in het coalitie-akkoord. In het collegeprogramma is opgenomen dat in 2021 participatie verder wordt uitgewerkt. Dit is ook benoemd in de perspectiefnota 2021. Met deze raadsinformatiebrief nemen wij u mee in onze ideeën hierbij. atuurlijk hoeven we bij al deze ideeën niet het wiel zelf uit te vinden.

De meeste andere gemeenten zijn ook bezig met verschillende vormen van inwonerparticipatie. Veel informatie en ervaring is dus voorhanden. Er is inmiddels op diverse onderwerpen al contact met andere gemeenten. Overigens laten wij ons nog graag verrijken in deze ideeën door de adviezen die zullen voortkomen uit het lopende rekenkameronderzoek. Inwonerparticipatie heeft twee doelen Wij zien twee belangrijke doelen bij inwonerparticipatie. Als eerste zien we de kennis en de kracht van de samenleving. Het gaat daarbij niet alleen om specifieke expertise, maar elke inwoner kent zijn eigen omgeving of situatie het beste. Wij zijn er dus van overtuigd dat de kwaliteit van ons werk in veel gevallen baat heeft bij de betrokkenheid van onze inwoners en andere partijen.

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden

Als tweede zien we in inwonerparticipatie een belangrijk instrument om de democratie te versterken. We geven de inwoner een stem. Hiermee hopen we de verbinding tussen samenleving en overheid verder te versterken. Daarnaast kan inwonerparticipatie ook andere effecten hebben, zoals vergroting van draagvlak voor beleid en maatregelen, het versterken van sociale cohesie (b.v. bij buurtbudget) of zelfs het genereren van ideeën, zoals is gebeurd bij de inwonertop in 2017. We gaan andere groepen in de samenleving betrekken In de praktijk is het bereik van participatie vaak beperkt. De direct betrokkenen en enkele actieve belangenorganisaties weten de weg meestal goed te vinden. Deze inbreng is waardevol, maar het geluid van veel inwoners horen we niet. Daarom zetten we erop in om het bereik van onze participatie te vergroten. Onder andere door de inzet van een (laagdrempelig) online discussieplatform en het betrekken van onze jeugd. Vraag hierbij is wel waar onze inwoners behoefte aan hebben als het gaat om participatie. Dit gaan we in het eerste kwartaal van 2021 onderzoeken. We gaan de scope van inwonerparticipatie verkennen Zoals gezegd is het van belang te weten welke behoefte aan participatie onze inwoners hebben. Maar dit geldt ook voor de behoefte van de gemeenteraad en van het college zelf. Hiervoor gaan we graag het gesprek aan in de samenleving en met u als raad.

Bij dit onderzoek kijken we niet alleen naar mate waarin inwoners betrokken worden, maar ook de wijze waarop. Is er behoefte aan of draagvlak voor diverse instrumenten zoals een burgerpanel, of buurtbudget? Daarna worden deze instrumenten verder onderzocht: wat zijn de mogelijkheden en wat is nodig om dit instrument toe te passen? Met u als raad willen we graag van gedachten wisselen over onder andere uw eigen rol bij inwonerparticipatie. Hoe is uw betrokkenheid bij participatietrajecten en welke instrumenten wilt u zelf inzetten (zoals 'de raad op pad')? Daarnaast horen wij graag welke instrumenten u aan de samenleving zou willen voorleggen om mee te experimenteren. Focus op de jeugd Zeker in relatie tot versterken van de democratie en burgerschap zijn er kansen om de jeugd nadrukkelijker te betrekken. Niet alleen als de volwassen inwoner van de toekomst, maar ook in het hier en nu als kind / jongere. Wat zijn hun behoeften? Hoe kijken zij tegen ontwikkelingen aan? Deze doelgroep is ook expliciet benoemd in het collegeprogramma. Op 24 september hebben we een eerste bijeenkomst gehouden met de leerlingenraad vanuit 6 basisscholen. Dit heeft geleid tot concrete ideeën voor aanpak van met name de schoolomgeving. Dit willen we jaarlijks herhalen.

Daarnaast werken we een voorstel uit om met ingang van het nieuwe schooljaar een kinderburgemeester te installeren (zie www.kinderburgemeesters.nl) . Ook gaan we in overleg met onze middelbare scholen om de scholieren meer te betrekken bij de gemeente. We hopen daarbij te komen tot een jongerenraad. We gaan met experimenten ervaring opdoen Hierboven zijn al enkele experimenten genoemd, die betrekking hebben op onze jeugd. Zeker in deze tijd zijn fysieke bijeenkomsten niet altijd mogelijk. Daarom onderzoeken we ook de mogelijkheden van een digitaal platform. Dit kan helpen om de drempel tot participeren voor de

2

inwoner te verlagen. Ook kan daarmee een grotere groep mensen bereikt worden dan met de reguliere vormen van participatie. Het hierboven genoemde online (discussie)platform is al eerder als instrument genoemd in de communicatienota. We willen dit platform onderdeel uit laten maken van de vernieuwing van de website in 2021. In 2021 gaan we de mogelijkheid van een buurtbudget verkennen. Kunnen we in de lopende begroting een bedrag vinden om toe te kennen aan buurtinitiatieven? Dit kunnen initiatieven zijn in de openbare ruimte of juist ook gericht op sociale cohesie. Dit kan vervolgens in de begroting 2022 geborgd worden. Hierbij moet ook onderzocht worden wat de voor- en nadelen zijn van wijkgericht werken, aangezien een mate van wijkgericht werken vereist is om buurtbudgetten toe te kennen. Is deze manier van werken ook haalbaar voor de gemeentelijke organisatie die al onder druk staat? Aanjaagfunctie We gaan volgend jaar experimenteren met een participatiecoach. Deze signaleert kansen voor participatie en adviseert en ondersteunt medewerkers bij het inrichten van participatieprocessen. Deze werkt nauw samen met een aanjaagteam participatie dat inmiddels is gestart. Dit aanjaagteam bestaat uit medewerkers van de verschillende teams.

Zij fungeren als ambassadeur binnen hun teams en het aanjaagteam als geheel fungeert als creatieve denktank voor het helpen vormgeven van participatie bij de diverse projecten. Op deze manier werken we aan de bewustwording van de medewerkers dat participatie een vanzelfsprekend onderdeel is van het werk. Evaluatie Experimenteren betekent ook kijken wat wel en niet haalbaar is en wat wel en niet werkt. Eind 2021 voeren hierop een evaluatie uit. Deze evaluatie zal leiden tot het implementeren van enkele instrumenten en waarschijnlijk ook tot het stopzetten van enkele hiervan. U wordt hier vanzelfsprekend over geïnformeerd en bij betrokken. Tot slot Met deze brief hopen wij u een beeld te geven van onze plannen voor het komende jaar. We gaan hierover ook graag het gesprek met u aan. Hiervoor reserveren wij tijd in de eerstvolgende college informatie avond op 2 februari 2021. Voor meer informatie kunt u contact opnemen met bestuursadviseur Erik van Loon (0634138980). Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

3

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: Handreiking participatie 2020

4

Handreiking participatie 2020

Inleiding Deze Handreiking Participatie is geschreven voor alle medewerkers van de gemeente Baarn en geeft handvatten om participatie toe te passen in projecten en beleidstrajecten. Gemeenten experimenteren volop met nieuwe vormen van democratie door inwoners actief bij beleidsontwikkeling en besluitvorming te betrekken. Ook in Baarn doen we dit. Zo sluiten we aan bij de maatschappelijke ontwikkeling waarbij de verhouding tussen overheid en samenleving verandert. Dat past binnen de visie van een dienstverlenende en taakgerichte gemeentelijke organisatie waarbij de inwoners, ondernemers en organisaties van Baarn centraal staan. De gemeente is niet langer een autoriteit, maar onderdeel van een netwerk- en participatiesamenleving. Dit vraagt om heldere communicatie met inwoners en een gemeentelijke organisatie die is uitgerust om participatie succesvol toe te passen.

Burgerparticipatie Participatie betekent dat we belanghebbenden vroeg betrekken bij de besluitvorming over een plan, project of beleidstraject. Hierdoor kunnen wij de inzichten, ideeën, verwachtingen en wensen van onze inwoners meenemen in het besluitvormingsproces. Waarom tijd en moeite steken in participatie? • De kwaliteit en acceptatie van ons beleid verbetert • Het geeft de inwoners een duidelijke stem waardoor hun standpunten mee kunnen wegen in de besluitvorming. • Het hoort bij een transparante overheid. • Het versterkt het publieke vertrouwen in de overheid. • Het vermindert bezwaren, protesten en juridische procedures.

Participatie in de organisatie Het thema participatie sluit aan bij diverse ontwikkelingen in onze organisatie. Wij willen een benaderbare overheid zijn waar ruimte is voor een veranderende verhouding tussen overheid en burger. Zo staat in het Coaltieakkoord Duurzaam en ondernemend vooruit (2018-2022) beschreven: “De samenleving is in ontwikkeling en kijkt niet automatisch meer naar de overheid. De samenleving neemt taken over, wil meedenken en meebeslissen met ontwikkelingen en plannen binnen de eigen gemeente – de zogenoemde ‘participatieve democratie’”. Dat vraagt om een ondersteunende en faciliterende gemeente. Participatie is een belangrijke pijler onder de Omgevingswet en is dan ook opgenomen in het Bestuurlijk plan voor de invoering Omgevingswet (2019). Deze wet bundelt de wetgeving en regels voor ruimte, wonen, infrastructuur, milieu, natuur en water. De wet beoogt betere participatie van initiatiefnemers (burgers en ondernemers), meer samenhang in de besluitvorming in de regio, snellere doorlooptijden, transparante procedures, een gelijkwaardige informatiepositie voor betrokkenen (van burger tot raadslid) en meer afwegingsruimte ten aanzien van de inrichting van de fysieke omgeving.

Participatie in de organisatie Ook in de Visie Dienstverlening (2019-2024) is participatie een wezenlijk onderdeel. De kern van deze visie is dat de inwoner centraal staat in alles wat gemeentelijke organisatie doet. Het uitvoeringsprogramma is verdeeld in zes thema’s: klantfocus en wendbaarheid, processen en data, samenwerking en participatie, integrale sturing, passende cultuur, houding en gedrag en interne dienstverlening. Daarnaast sluit het thema participatie aan bij de Communicatienota (2019-2022). In deze nota is opgenomen dat de gemeente een online discussieplatform introduceert om zo burgerparticipatie verder te stimuleren. Via dit online communicatiemiddel kunnen belanghebbenden waar en wanneer zij willen, aangeven wat hun voors en tegens zijn bij een vooraf vastgesteld onderwerp.

Tot slot is participatie onderdeel in een aantal documenten die ondersteunen in de uitvoering zoals het Baarns Receptenboek voor Participatie (2018) en de Communicatieleidraad Nieuwbouwplannen (2017).

Participatie en communicatie Participatie en communicatie gaan hand in hand.

Participatie zorgt ervoor dat inwoners hun stem kunnen laten horen in een beleidsvormend- of besluitvormingsproces.

Communicatie ondersteunt participatie met de inzet van verschillende middelen. Het is een belangrijke succesfactor voor geslaagde burgerparticipatie. In de gemeente Baarn adviseert, faciliteert en ondersteunt team communicatie bij participatietrajecten.

Aan de slag! Handreiking participatie

Aan de slag - stap 1: afwegen Leent jouw project zich voor burgerparticipatie? Op de volgende pagina’s kun je lezen hoe je in 5 stappen een goede methode kunt selecteren om participatie toe te passen in jouw plan of project. Niet ieder vraagstuk is geschikt om participatie bij toe te passen. Denk er daarom goed over na of jouw plan of project geschikt is voor participatie. Om mee te beginnen: • Is er iets te kiezen? • Hebben inwoners kennis over / ervaring met het onderwerp? • Is het college en/of de raad bereid om een actieve bijdrage te leveren? • Goede burgerparticipatie vraagt om een investering van geld en tijd. Houd hier rekening mee met het maken van je planning! Meer informatie: in de bijlage vind je het volledige afwegingskader. Je kunt ook een online test doen. Ook de Toelichting bij “Afwegingskader burgerparticipatie bij beleid” kan je verder op weg helpen.

Over het antwoord op ieder van deze vragen is discussie mogelijk. Of en hoe burgerparticipatie een plaats moet krijgen in een beleidsproces is altijd een kwestie van afwegen.

Aan de slag - stap 2: doel van participatie Wat is het doel van burgerparticipatie in jouw beleidstraject? Burgerparticipatie is een middel, geen doel op zich. Stel daarom voor jezelf vast waarom je burgerparticipatie wilt toepassen bij jouw traject. Denk daarbij aan: • • • • •

Draagvlak beleid vergroten Verhogen kwaliteit van beleid Zelfwerkzaamheid van inwoners bevorderen Sociale cohesie versterken Ideeën of informatie genereren

Deze doelen sluiten elkaar niet uit. Vaak worden meerdere doelen tegelijk nagestreefd. Toch is het nuttig om het onderscheid te maken. Dit kan je helpen om de juiste methode te vinden. Voorbeeld: Is het hoofddoel om draagvlak te vergroten? Mobiliseer dan zoveel personen uit je doelgroep. Gaat het om het verhogen van de kwaliteit? Dan ligt het meer voor de hand om een selectie te maken.

Aan de slag - stap 3: welke fase In welke fase van je beleidstraject wil je participatie toepassen? Participatie is maatwerk en krijgt per project en fase vorm. Bij iedere fase van een beleidstraject zijn diverse mogelijkheden om inwoners te betrekken. Hier kun je de methode op aanpassen. •

• • •

•

Agendavorming: Laat inwoners de agenda van de raad en het college bepalen. Ook een goed middel om te beoordelen of je bezig bent met thema’s die ook inwoners bezighouden. Beleidsvorming: Hierbij gaat het om onderzoek doen, partijen benaderen en het vormen van een visie. Besluitvorming: Samen een plan uitwerken dat haalbaar is en gedragen wordt. Uitvoering: Bij de uitvoering van beleid worden vaak nog allerlei schijnbaar kleine, maar voor betrokken inwoners belangrijke beslissingen genomen. Denk daarbij aan details in de uitvoering van herinrichting van de openbare ruimte. Deze details kunnen het verschil maken voor inwoners! Evaluatie: Inwoners kunnen zelf zeer goed beoordelen of het beleid dat voor hen werd gemaakt ook werkt zoals het is bedoeld.

Aan de slag - stap 4: niveau van participatie (ladder) Welke rol en verantwoordelijkheid krijgen de deelnemers? Bij de participatieladder staat de mate van invloed die deelnemers aan burgerparticipatie in een beleidsproces krijgen centraal. Kortom, hier leg je de rollen vast. Het is belangrijk dat je dit van te voren doet. De rol van de inwoners bepaalt in hoeverre raad of college zijn gehouden aan de uitkomst van het participatietraject. Het is belangrijk dat je hier duidelijk over communiceert zodat de deelnemers de juiste verwachtingen hebben. • • • •

•

Meebeslissen: besluitvorming aan betrokkenen laten, gemeente neemt resultaten over (inwoner = medebelisser) Coproduceren: in gelijkwaardigheid oplossingen zoeken, gemeente verbindt aan uitkomst (inwoner = partner) Adviseren: inwoners geven problemen/oplossingen, gemeente kan beargumenteerd afwijken (inwoner = adviseur) Raadplegen: inwoners geven reactie, gemeente is niet gebonden (inwoner = geconsulteerde) Informeren: gemeente bepaalt zelf agenda en informeert inwoners (inwoner = toehoorder)

In nieuwe versies van de participatieladder is ook een zesde niveau toegevoegd: Faciliteren: inwoners nemen zelf initiatieven, gemeente faciliteert en heeft fundamenteel andere rol (inwoner = initiatiefnemer)

Aan de slag - stap 5: methode kiezen Kies de methode die bij jouw project past Als je de voorgaande stappen hebt doorlopen kun je nu de methode kiezen die bij jouw traject, doelstelling, fase en gewenste rolverdeling past. • Databank van methoden: hier vind je een volledig overzicht. Door de participatiewijzer in te vullen kom je uit op methodes die aansluiten bij jouw opzet. • Methoden die we in Baarn regelmatig toepassen: - Adviesraad - (Online) enquête - Informatiebijeenkomst - Praatcafé/thematafels - Klankbordgroep

Aan de slag – tips voor geslaagde participatie 1. Wees transparant: gebruik begrijpelijke taal en communiceer open en eerlijk. 2. Wees volledig: betrek een mix van alle mogelijke betrokkenen uit de omgeving. 3. Geef zowel voor- als tegenstanders de ruimte: uit een gesprek met voor- en tegenstanders kunnen creatieve oplossingen ontstaan. 4. Laat duidelijk weten waarover belanghebbenden over kunnen meebeslissen, meepraten en adviseren. En wees ook duidelijk waarover dit niet kan. 5. Creëer samenspraak: plannen die op basis van een uitwisseling van argumenten ontstaan of aangescherpt worden, zijn vaak het breedst gedragen. 6. Heb vertrouwen: participatie werkt alleen op basis van vertrouwen in elkaars goede intenties.

Aan de slag - tips voor een participatiebijeenkomst Praktische tips voor een participatiebijeenkomst • Experimenteer met verschillende manieren van participatie en reserveer zo nodig budget voor participatie. • Maak de uitnodiging persoonlijk. • Kies voor een aantrekkelijke locatie voor een participatiebijeenkomst en zorg voor iets lekkers en voor leuke aankleding. • Doe iets actiefs: vermijd lange presentaties.

• Laat mensen met elkaar het gesprek voeren, elkaar overtuigen van hun belangen, en gezamenlijk belangen afwegen. • Houd voor, tijdens en na het project contact met belanghebbenden en informeer hen over eventuele wijzigingen.

Meer informatie Meer informatie over het thema participatie? •

ProDemos heeft de website Participatiewijzer gemaakt. Hier vind je informatie waarmee je kunt bepalen of burgerparticipatie nuttig is in jouw project en welke participatiemethode het beste past bij je vraagstuk. https://prodemos.nl/samenwerking/gemeenten/burgerparticipatie/participatiewijzer/

•

In de Participatie inspiratiegids Omgevingswet staan voorbeelden van andere overheden, gekoppeld aan de Omgevingswet. https://aandeslagmetdeomgevingswet.nl/participatieomgevingswet/

Bijlage 1: Afwegingskader Klik hier voor een grotere afbeelding