930012 Aanbesteding accountant 2025 en verder rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

930012

Onderwerp

Aanbesteding accountant 2025 en verder

Besluit in raad

3 juli 2024

Portefeuillehouder(s)

Auditcommissie

Naam steller

Cindy Heusingveld

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1.

2.

Ten behoeve van het uitvoeren van de aanbesteding ‘accountantsdiensten boekjaren 2025 tot en met 2028, met verlengingsopties voor twee keer met twee jaren’, de auditcommissie het mandaat geven voor: het goedkeuren van de aanbestedingsstrategie; het goedkeuren van de aanbestedingsstukken; het (mede-)beoordelen van de binnengekomen offertes; het goedkeuren van het gunningsadvies; het goedkeuren van de gunningsbeslissingen (gunning en afwijzing). Akkoord te gaan dat er in afwijking van de controleverordening een aanbesteding zal worden gedaan voor vier jaar i.p.v. drie jaar.

Samenvatting van het voorstel Om het accountantskantoor te selecteren dat vanaf het controlejaar 2025 de jaarrekening van de gemeente gaat controleren, dient er een Europese aanbesteding gestart te worden. Omdat de gemeenteraad formeel opdrachtgever is, vraagt de auditcommissie aan de gemeenteraad om (ten behoeve van een efficiënt en effectief inkoopproces) de auditcommissie te mandateren om beslissingen aangaande dit inkooptraject uit naam van de gemeenteraad te mogen nemen. De uiteindelijke benoeming van de accountant en daarmee het sluiten van de overeenkomst valt niet binnen het mandaat van de auditcommissie. Hiervoor zal de auditcommissie te zijner tijd een raadsvoorstel aanbieden aan de raad. Aanleiding De aanleiding voor dit inkooptraject is het aflopen van de overeenkomst met de huidige accountant Flynth, voorheen Astrium. Flynth voert nog de interim- en jaarrekeningcontrole uit over 2024. Omdat de gemeente uiteraard ook na 2024 de jaarrekening dient te laten controleren én omdat het bedrag dat wordt uitgegeven aan deze controlewerkzaamheden boven de Europese drempel ligt m.b.t. aanbesteden zoals door de gemeente in haar eigen inkoopbeleid gesteld uitkomt, dient ten behoeve van een nieuwe overeenkomst een Europese aanbesteding te worden uitgevoerd.

De auditcommissie stelt voor dat de gemeenteraad de auditcommissie mandateert voor het uitvoeren van de volgende processtappen:

1

• • • • •

Accorderen aanbestedingsstrategie, Accorderen van de offerteaanvraag inclusief bijlagen (o.a. het programma van eisen), Onderdeel uit te maken van de beoordelingscommissie en de beoordeling uit te voeren, Het accorderen van het gunningsadvies, en Het accorderen van de gunningsbeslissingen (gunning en afwijzingen).

Beoogd effect Het efficiënt en effectief uitvoeren van het inkoopproces m.b.t. een accountant voor de interim- en jaarrekeningcontrole. Argumenten 1.1 Het verlichten van de werkdruk bij de gemeenteraad door het mandateren van de auditcommissie. Volgens de controleverordening zou de raad het PvE moeten vaststellen. In dit voorstel wordt gevraagd hiervoor de auditcommissie te mandateren. Dit zorgt zowel voor lastenverlichting van de raad als voor een efficienter verloop van de aanbestedingsprocedure. Bij de vorige aanbesteding in 2019 is dit op gelijke wijze gedaan. 1.2 Het verlichten van de werkdruk bij het inkoopteam doordat zij niet op onderliggende (beslis)momenten (akkoord op de inkoopdocumenten, bij het (mede-)beoordelen van de ingediende offertes en het accorderen van het gunningsadvies en het verzenden van de gunningsbeslissingen) om een akkoord van de gemeenteraad hoeven te vragen. 1.3 Het versnellen van het voorbereidingsproces en de inkoop- en gunningsprocedure. 1.4 Het geven van een stem in het beoordelingsproces aan de functionarissen die in de praktijk met de accountant zullen moeten gaan werken 2.1 Aan te sluiten bij de handreiking opdrachtgeversschap accountantscontrole van de VNG om daarmee het risico op geen/weinig inschrijvers op de aanbesteding te verkleinen.

In de VNG handreiking opdrachtgeversschap accountantscontrole wordt de keuze voor drie jaar aangegeven als minimum en vier jaar met extra verleningsopties als redelijk. Geheime bijlage De auditcommissie heeft conform artikel 87 Gemeentewet geheimhouding opgelegd op de bijlage concept aanbestedingsstrategie accountantsdiensten. Op grond van artikel 5.1 lid 2 van de Woo en 2.57 Lid 2 van de Aanbestedingswet is de aanbestedingsstrategie geheim/niet openbaar. Dit vanwege mogelijke afbreuk aan de eerlijke mededinging tussen ondernemers. Risico’s n.v.t. Kosten, baten en dekking In de begroting 2025 wordt voor controle jaarrekening een bedrag opgenomen op basis van de kosten in de afgelopen jaren, inflatie en marktconform. Er wordt op dit moment ook een benchmarkonderzoek uitgevoerd, zodra de resultaten hiervan bekend zijn wordt dit toegevoegd.

2

Aanpak / Uitvoering Het inkoopteam onder procesbegeleiding van inkoopadviseur de heer Bruijn van de gemeente Baarn het vervolg van de procedure te laten doorlopen waarbij de auditcommissie nauw wordt betrokken. Het inkoopteam is verder samengesteld uit de heer P. Hut (financieel adviseur) en D. Oey (adviseur interne controle en verbijzonderde interne controle), de heer M. Dahmane (concerncontroller) en mevrouw C. Heusingveld (griffier). De beoordeling vindt plaats door het inkoopteam, aangevuld met raadsleden en steunfractieleden vanuit de auditcommissie. De uiteindelijke benoeming van de gekozen accountant vindt plaats door de gemeenteraad. Tot deze benoeming komt er geen overeenkomst tot stand. Duurzaamheid Het inkoopteam en de auditcommissie houden bij het opstellen van de aanbestedingsstrategie rekening met de gemeentelijke doelstellingen op het gebied van duurzaamheid. Communicatie Communicatie met de marktpartijen vindt plaats via TenderNed en wordt gecoördineerd door inkoopadviseur de heer Bruijn van de gemeente. Evaluatie n.v.t.

De Auditcommissie van Baarn,

A.R. Stolk voorzitter

Bijlagen: Geheim: Concept aanbestedingsstrategie accountantsdiensten

3