927634 Jaarstukken 2023 gemeente Baarn Beantwoording technische vragen VVD subsidies deel 2

Memo Aan Onderwerp Portefeuillehouder Datum

: Gemeenteraad Baarn : Beantwoording technische vragen VVD over aanvullende vragen subsidies 2023 : Hugo Prakke : 27 juni 2024

Geachte raadsleden en steunfractieleden,

De fractie van VVD heeft technische vragen gesteld over subsidies. Hieronder de vraag en het antwoord. Vraag 1: In 2023 is een totaal van ruim € 5.600.000,00 aan subsidies verstrekt door de gemeente Baarn, dit is ruim 1 miljoen meer dan in 2021. In een tijdsbestek van twee jaar is het bedrag van de verstrekte subsidie aldus gegroeid met ruim € 1.000.000,00. Gelet op het feit dat we als gemeente Baarn afstevenen op een financieel ravijnjaar is deze sterke groei zeker zorgelijk te noemen. a. Graag vragen wij het college om de raad een overzicht te doen toekomen van de subsidiegroei vanaf 2013 (u kunt volstaan met het totaalbedrag aan verstrekte subsidie voor het betreffende boekjaar) en aanvullend een prognose te geven voor 2024. b. Welke maatregelen heeft het college, al of niet conform het coalitieakkoord, inmiddels genomen om deze sterke subsidiegroei tegen te gaan? c. Welke nadere maatregelen gaat het college (nog) nemen tegen deze sterke subsidiegroei? Antwoord: a. Onderstaand ziet u de ontwikkeling van het totaal bedrag toegekend aan subsidies vanaf 2020. De bedragen voor de jaren 2013-2019 zijn geen onderdeel van dit overzicht, omdat subsidies op verschillende kostendragers zijn geboekt. Dit vraagt onevenredig veel tijd om uit te zoeken. Jaar 2020 2021 2022 2023

b. c.

Bedrag toegekend aan subsidie € 4.331.707 € 4.742.405 € 5.051.847 € 5.608.340

In deze vraag zit een politiek-bestuurlijke aanname, namelijk dat een toename van het verstrekte subsidiebedrag een zorgelijke ontwikkeling zou zijn. Graag benadrukken wij nogmaals dat de bovenstaande cijfers niet op zichzelf beoordeeld kunnen worden, maar moeten worden geïnterpreteerd met aanvullende informatie over bijvoorbeeld inflatie, extra taken die de gemeente in de tussentijd heeft gekregen en de keuzes in zelf doen of uitbesteden. Overigens is het volgens de Algemene Subsidieverordening mogelijk, en is het ook feitelijk het geval, dat er voor subsidies plafonds ingesteld worden. Het is dus niet zo dat het ‘openeinde’ regelingen zijn. Geen technische vraag Geen technische vraag

Vraag 2: De startnotitie verbetering subsidieproces hebben wij ontvangen bij de raadstukken van juni (niet mei) 2023, van deze startnotitie hebben wij goede nota genomen. Dit beantwoord echter niet de vraag a) welke adviezen inmiddels zijn opgevolgd. Graag ontvangen wij alsnog een antwoord op de gestelde vraag welke adviezen er inmiddels zijn opgevolgd en of geïmplementeerd. b) Ook vernemen we graag wat de wijzigingen inmiddels zijn geweest. Zo staat er bijvoorbeeld, in de door u aangehaalde startnotitie, dat het college verplicht is om 1 x per 5 jaar de doeltreffendheid en effecten van de subsidies in de praktijk te evalueren. Dit bleek in juni 2023 nog niet gebeurd te zijn. Dit zal inmiddels ongetwijfeld voortvarend zijn opgepakt. c) is deze veronderstelling juist ? Zo worden er nog tal van andere aanbevelingen benoemd in deze notie. Graag vernemen wij d) aanvullend welke adviezen uit deze startnotitie inmiddels zijn opgevolgd en of geïmplementeerd. Antwoord: In de bijlage is een overzicht opgenomen van de adviezen van de rekenkamer en welke hiervan zijn opgepakt/geïmplementeerd en welke niet. Vraag 3: a. Kunt u een overzicht, of zo u wilt een antwoord geven op onze vraag WELKE criteria u op dit moment hanteert? Desgewenst per beleidsterrein. b. Waarom zijn de criteria, om het transparant en duidelijk te maken, niet vastgelegd in de ASV? c.

U stelt dat het maatschappelijk rendement wordt bepaald door het vaststellen van beleid waarop subsidieregelingen worden gebaseerd, kunt u, in klare taal, toelichten wat hier precies mee wordt bedoeld? De Nederlandse overheid hanteert de navolgende definitie van Maatschappelijk Rendement: Maatschappelijk rendement is de toegevoegde waarde van een project voor de gehele maatschappij [ic de gemeente Baarn]. Het geeft antwoord op de vraag hoe de kosten van een project zich verhouden tot de maatschappelijke baten, waarbij de baten datgene zijn waar je het als organisatie allemaal voor doet. d. Bent u bereid deze (algemene) definitie over te nemen voor de gemeente Baarn ? e. Kunt u aangeven wat er precies gebeurt en of wat de consequentie is als een subsidie niet tijdig wordt aangevraagd? f. Kunt u antwoord geven op de gestelde vraag; op welke wijze moeten deze objectieve criteria door de aanvragers (bij de aanvraag) worden gemotiveerd en of onderbouwd ? g. en wat zijn de consequenties indien een aanvraag niet met deze objectieve criteria is onderbouwd? h. U geeft in uw antwoorden te kennen dat een aanvrager van subsidie, conform de ASV [en de AwB] een rechtspersoon moet zijn. Waarom zijn er dan toch subsidies verstrekt door de gemeente Baarn aan natuurlijke personen? Antwoord: a.

De verschillende criteria zijn voor de verschillende doelen en beleidsterreinen vastgelegd in de subsidieregelingen. Deze subsidieregelingen zijn gepubliceerd en voor iedereen te raadplegen. Op de volgende internetpagina van de gemeente staan de links naar de verschillende regelingen: Subsidie aanvragen | Gemeente Baarn. b. De Algemene Subsidie Verordening is bedoeld voor het algemene kader van de subsidieverlening. De ASV is de "paraplu" waaronder de subsidieregelingen horen te vallen. c. De gemeente Baarn verstrekt subsidies aan activiteiten die bijdragen aan het behalen van doelen die zijn gesteld op basis van beleid dat is vastgesteld door het gemeentebestuur. De toegevoegde waarde van die activiteiten wordt per regeling bepaald en getoetst in het proces van aanvragen, beoordelen, toekennen en verantwoorden. d. Geen technische vraag

e.

f.

g.

h.

Dat verschilt per situatie, waarbij vooral uitgegaan wordt van het principe redelijkheid en billijkheid. Om te illustreren met voorbeelden: • Als het gaat om een regeling waar sprake is van redelijk 'vaste', te verwachten aanvragers, dan kan het zijn dat de accounthouder van de gemeente hen kort na het verstrijken van de termijn herinnert als hun aanvraag niet binnen is. Denk bijvoorbeeld aan subsidies voor sportclubs. • Soms is in overleg een verlenging van de termijn mogelijk. • In andere gevallen betekent het niet halen van de deadline dat de subsidieaanvraag wordt afgewezen. In de subsidieregeling op basis waarvan de subsidie wordt aangevraagd staat uitgelegd waar de aanvraag aan moet voldoen en, indien van toepassing, welke aanvullende documenten onderdeel moeten zijn van de aanvraag. Zie hiervoor de links naar de subsidieregelingen. Er kunnen twee situaties zich voordoen: 1. Een aanvraag is incompleet, bijvoorbeeld omdat extra documentatie niet is aangeleverd. In dat geval herinneren we de desbetreffende aanvrager eenmalig. Blijven de gevraagde documenten ontbreken, dan wordt de aanvraag afgekeurd (want de aanvraag voldoet niet aan de gestelde criteria). 2. Een aanvraag is kwalitatief ondermaats. Het voldoet bijvoorbeeld niet aan de beschreven mogelijke activiteiten waarvoor subsidie verstrekt wordt. In dat geval wordt de subsidie afgewezen.

Er kunnen twee redenen zijn waarom een natuurlijk persoon onder de aanvragen staat: 1. Een natuurlijk persoon heeft namens een organisatie aangevraagd. Door omstandigheden kan de naam van de aanvrager dan geregistreerd worden in plaats van de organisatie waarvoor wordt aangevraagd. Zo wordt onder andere gevraagd of de aanvraag voor een persoon of een organisatie wordt gedaan, soms vinken indieners daarbij per abuis ‘persoon’ aan. Ook moeten indieners zich identificeren met een e-herkenning, als men die niet heeft kan het ook met Digid maar dan komt de naam van diegene in de lijst als indiener. De lijst in de Jaarstukken is gecorrigeerd op deze punten. We zullen bij de behandelaars aandacht vragen voor het feit dat de indieners op de juiste manier in het systeem geregistreerd staan. 2. De ASV maakt een uitzondering in artikel 3.1 lid 2: In afwijking van lid 1 kan bij nadere regeling worden bepaald dat een natuurlijke persoon subsidie ontvangt. Met de nadere regeling wordt de subsidieregeling bedoeld, daarin kan geregeld zijn dat een natuurlijk persoon de aanvrager en ontvanger kan zijn van een subsidie.

Vraag 4: (betreft uw Antwoord 3A) a. U geeft aan dat de verantwoording over de verrichte activiteiten pas begin 2025 wordt afgelegd. Kunt u aangeven welke activiteiten er zouden moeten worden verricht conform de aanvraag / welke activiteiten precies zijn benoemd in de aanvraag ? b. U stelt dat een gemeentelijke subsidie is overgedragen en dat de gemeente daar pas nadien over is geïnformeerd, waarom heeft u de subsidie toen niet direct teruggevorderd en uitgelegd dat dit niet mogelijk / niet is toegestaan? c. Kunt u ons, al of niet vertrouwelijk, een kopie van het genoemde schrijven van 23 april 2024 doen toekomen ? d. Wilt u ons / deze raad, al of niet vertrouwelijk, eveneens een kopie van de bijbehorende subsidieaanvraag doen toekomen alsmede e) een kopie van de afgegeven beschikking ?

We begrepen dat het college de subsidie voor 2023 (€ 17.750) alsmede de subsidie voor 2024 (€ 17.750) ten gunste van SH Innovatie & Organisatie pas half december 2023 door het college is toegekend. e. Deelt u de mening dat deze subsidies beiden (veel) te laat zijn aangevraagd ? f. Waarom is bij verstrekking van deze subsidies afgeweken van de aanvraagtermijn conform ASV en AwB ? g. Kunt u aangeven welke activiteiten er door SH Innovatie & Organisatie nog zijn of konden worden verricht, in de korte periode van maximaal twee weken, zijnde de laatste twee weken van december 2023 (waar overigens sprake was van de nodige feestdagen (kerst, oud en nieuw) en een vakantieperiode) Antwoord: a. De volgende activiteiten zijn in de aanvragen van: • BaarnDuurzaam opgenomen: de inzet van EnergieCoaches voor inwoners met bezoek aan huis (administratie, technische ondersteuning, communicatie en trainingen), het aanbieden van energiescans bij bedrijven (projectleiding en specialistische kennis), advies bij collectieve inkoop, bewustwording (informatieavonden en communicatie uitingen (sociale media en gedrukt)) en het inspireren tot en begeleiden van wijkinitiatieven (projectleiding, communicatie, specialistische inhuur). • Sluis-Hoogerwerf Innovatie en Organisatie, nu overgenomen door de stichting Ideële Wereld, opgenomen: t.b.v.

het Huis voor Duurzame Ontwikkeling 5 bijeenkomsten met gastsprekers, huur ruimten, uren voor projectleiding, de basis van voor een actieprogramma met winkeliers (werksessies) en communicatieve ondersteuning. b.

c. d. e.

f. g.

De gemeente is bij aanvraag van de subsidies al op de hoogte gesteld dat de activiteiten, verplichtingen en verantwoordelijkheden zouden worden overgedragen. In geval van de Baarnse Klimaat Alliantie (BKA), EnergiekBaarn en Platform Ondernemend Baarn Duurzaam (POB-D) naar de stichting BaarnDuurzaam. In geval van eenmanszaak Sluis-Hoogerwerf Innovatie en Organisatie zou de subsidie worden overgedragen aan een nader te bepalen of op te richten stichting. De overdrachten zijn in overleg met de gemeente en met toetsing van het gemeentelijk juridische team gebeurd. Dit schrijven wordt als bijlage vertrouwelijk bijgevoegd bij de vergaderstukken van 3 juli. Zowel de aanvraag als de beschikking worden bijgevoegd bij de vergderstukken van 3 juli. De beschikking is openbaar. De subsidieaanvraag wordt vanwege het detailniveau vertrouwelijk gedeeld. Het betreft een meerjarige subsidie, dus één toegekend bedrag van € 17.715 voor de jaren 2023 én 2024. In 2023 is het bedrag van euro 13.607,50 overgemaakt aan eenmanszaak Sluis-Hoogerwerf Innovatie & Organisatie, in 2024 volgt nog € 4.107,50, te betalen in 4 termijnen. De bepalingen wat betreft de aanvraag uit de subsidieregeling Duurzame Initiatieven Baarn 2020 zijn aangehouden en de aanvraag is tijdig gedaan.

Het college heeft op 22 augustus 2023 besloten om de subsidieregeling voor 2023-2024 een tweede keer open te stellen toen bleek dat er nog subsidiegelden over waren na eerdere toekenningen. Deze aanvraagtermijn verliep op 22 september 2023. Na sluiting van de aanvraagtermijn is in overleg met aanvragers de besluittermijn van 8 weken verlengd tot en met 19 december, zodat de aanvragen nauwkeurig beoordeeld konden worden zowel op inhoud als op juridische juistheid. Dat is gebeurd. Zie ook antwoord e. Er is niet afgeweken van de aanvraagtermijn. De meerjarige subsidie Duurzame Initiatieven wordt toegekend voor 2 jaar. Partijen die subsidie hebben ontvangen, hebben tot en met 2024 om de activiteiten uit hun aanvraag uit te voeren. Zie hiervoor artikel 9 lid 1 sub b van de subsidieregeling Duurzame Initiatieven Baarn 2020.

Vraag 5: Kunt u, voor de Uitkijck, een specificatie / overzicht geven van de genoemde ‘optelsom van meerdere subsidies’ met de betreffende bedragen?

Antwoord: In de bijlage van de jaarrekening zijn drie bedragen te vinden onder de noemer Uitkijck of STEV. Hieronder een overzicht van de bedragen en waar zij voor beschikbaar gesteld zijn. 1. € 168.500: beschikbaar gesteld aan STEV als penvoerder van de taalklas van Baarn. De locatie van de taalklas is de Uitkijck, waar voorheen ook de Tijdelijke Onderwijs Voorziening stond. Onderwijsbesturen krijgen van het rijk middelen om onderwijs voor nieuwkomers vorm te geven, maar moeten dit voorfinancieren. De gemeente Baarn wil graag bijdragen aan het mogelijk maken van de taalklas en goed onderwijs voor nieuwkomers in heel Baarn en heeft dus € 168.500 beschikbaar gesteld als voorfinanciering. 2. €10.763: subsidie voor de taalplusklas op de Uitkijck. De taalplusklas is bestemd voor kinderen met een Nederlandse taalachterstand uit Baarn om hen een extra taal impuls te geven. Schoolbestuur Gaspard de Colingy ontvangt deze subsidie eveneens voor de taalplusklas op de Noorderbreedte. 3. € 10.619: subsidie Nationaal Programma Onderwijs (NPO). Ik ga er van uit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Hugo Prakke Wethouder

Bijlage: stand van zaken Rekenkameronderzoeken Besluit raad n.a.v. aanbevelingen RK onderzoek 1 Het college te verzoeken om de raad uiterlijk in december 2022 een visie op het subsidiebeleid voor te leggen in de vorm van een beleidsnota, waarin ten minste uiteen wordt gezet hoe de verhouding tussen de gemeente en de gesubsidieerde instellingen eruit zou moeten zien en wat dat betekent voor de informatie- en verantwoordingsprocessen tussen de instellingen en de gemeente, zodat systemen en werkwijzen in 2023 waar nodig kunnen worden aangepast en het subsidieproces in 2024 in lijn met de vastgestelde visie zal plaatsvinden.

Stand van zaken Op advies van een externe jurist is een subsidiebeleid niet nodig, omdat het subsidiebeleid in Baarn vrij compleet is en het niet noodzakelijk is een apart ‘subsidiebeleid’ vast te stellen. De raad is hier in de RIB van 25 mei 2023 over geïnformeerd.

Het college te verzoeken om gesystematiseerd en jaarlijks gelijktijdig met de jaarrekening aan de raad te rapporteren over verloop, inhoud en resultaat van het subsidieproces, bijvoorbeeld naar analogie van de rapportage over verbonden partijen.

Een overzicht van subsidies is bij de jaarrekening gevoegd. Vanaf de jaarrekening 2024 wordt ook een rapportage van het toepassen van de hardheidsclausule toegevoegd aan de jaarrekening. Ook de afwijkingen van de verlening worden toegevoegd. Zie ook RIB van 25 mei 2023.

Het college te verzoeken om de raad, gelijktijdig met het aanbieden van de onder 2.1 genoemde beleidsnota, te informeren hoe en wanneer de verdere mogelijke verbeteringen in het subsidieproces die in dit rapport worden genoemd, zullen worden opgepakt.

In december 2022 heeft de rekenkamer een vervolgonderzoek aan de raad gepresenteerd. De raad heeft toen besloten het college te verzoeken de aan het college gerichte aanbevelingen te betrekken bij de verbetering van het subsidieproces en hierover in juni 2023 te rapporteren aan de raad. In juni is de raad door middel van de RIB 25 mei 2023 geïnformeerd.

Aanbevelingen RK onderzoek 2 Maak voor elke instelling (of groep van instellingen) duidelijk waaraan een activiteitenplan moet voldoen, waar nodig na overleg met de instelling(en). Stuur in de toekomst onvoldoende activiteitenplannen retour naar de betreffende instelling. Vraag minder aan kleine subsidieontvangers en vraag elk jaar sowieso niet meer dan nodig is (bijvoorbeeld als sprake is van een repeterende activiteit

Stuur jaarverslagen die onvoldoende inzicht geven in de realisatie van het activiteitenplan eveneens retour. Belast binnen de organisatie een functionaris (tijdelijk) met de inhoudelijke coördinatie van dit verbeterproces.

Het college neemt deze aanbeveling over door de differentiatie uit te werken in de nog op te stellen subsidieregelingen. Hierdoor kan per beleidsterrein beter maatwerk worden geleverd. De subsidieverordening biedt de mogelijkheid om dit in een nadere regeling uit te werken. Op de website zijn teksten aangepast, zodat duidelijk is dat aangeboden formats niet strikt gevolgd hoeven te worden maar ter ondersteuning van de aanvragers zijn bedoeld. Als er informatie mist of niet volledig is gaan we daarover in gesprek met de subsidieontvangers. De juridisch controller houdt zich bezig met de juridische aspecten van het subsidieproces (actualiseren ASV). Een interne werkgroep van subsidiebehandelaars komt 3 keer per jaar bijeen om het subsidieproces te bespreken. Dan worden

Bijlage: stand van zaken Rekenkameronderzoeken ook de verbeterstappen van de rekenkamercommissie en de externe adviseur Vijverberg doorgenomen. PvA verbetering subsidieproces (RIB 25 mei 2023) Vaststellen beleidsnota’s Vaststellen subsidieregelingen Opstellen evaluatieverslag Keuze subsidie/inkoop Actualisatie ASV Procedureel kader begrotingspostsubsidies Periodiek een verslag over het toepassen van de hardheidsclausule Jaarlijks overzicht vastgestelde subsidies inclusief afwijkingen van verlening

Dit is opgenomen in de planning die onderdeel is van het raadsvoorstel actualisatie subsidieverordening in september Dit is opgenomen in de planning die onderdeel is van het raadsvoorstel actualisatie subsidieverordening in september Volgens planning RIB 25-5-2023, vanaf 2025 Wordt nog opgepakt September 2024 in de raad Meegenomen bij actualisatie subsidieverordening (in raad van september 2024). Bij begroting 2025 worden begrotingspostsubsidies in begroting opgenomen. Volgens planning RIB 25-5-2023, jaarlijks bij jaarrekening, met ingang van de jaarrekening 2024. Volgens planning RIB 25-5-2023, jaarlijks bij jaarrekening, met ingang van de jaarrekening 2024.

Bijlage: stand van zaken Rekenkameronderzoeken Overige aanbevelingen/conclusies van rekenkamer die met name uitvoering betreffen en waarvan het college deze aanbevelingen opvolgt of al heeft gedaan: meer resultaatgericht/prestatiegericht subsidiëren, het toetsen van het subsidieveld aan de bijdrage aan de Baarnse beleidsdoelen; besteden van aandacht aan de activiteitenplannen en jaarverslagen: voldoen de stukken aan de gestelde eisen, motiveren waarom verschillen tussen de aanvraag om verlening en de stukken die de subsidieontvanger in het kader van de vaststelling overlegt geen of juist wel gevolgen heeft voor de vaststelling; controleer op het naleven van de eisen die aan de algemene reserve (omvang) en bestemmingsreserves (goedkeuring) worden gesteld en besteed aan deze onderwerpen zo nodig aandacht in collegeadviezen en beschikkingen; wees consequent ten aanzien van de gegevens die worden opgevraagd in het ene of andere jaar en bij de ene of andere instelling;

Dit pakken we op bij de verdere verbetering van het subsidieproces.