903149 Bijlage 5 Overzicht punten aan de hand van motieven ter achtergrondinformatie

VERBETERINGEN VERGADERWIJZE Hoofdoel van de vergaderwijze: Komen tot een goede en zorgvuldige besluitvorming

MOTIEF

A. Inbreng van inwoners vergroten

B.

C.

Debatfase verbeteren en stimuleren

Beeldvorming verbeteren

PUNTEN

1) Mogelijkheid om (in) te spreken door inwoners over punten die niet op de agenda staan. Dit wordt mogelijk gemaakt tijdens de formele beeldvormende vergadering Informatie in de raadscommissie. 2) De raad (agendacommissie) betrekken bij de vraag welke inwoners en organisaties geïnformeerd en evt. uitgenodigd zouden moeten worden over onderwerpen op de raadsagenda Dit is alleen handig/praktisch goed toe te passen bij een strategische termijnagenda. Die is er nu nog niet. Mogelijkheid hiertoe wel kenbaar maken, raadsleden/steunfractieleden kunnen altijd een voorstel hiervoor doen aan de agendacommissie 3) Mogelijkheid, indien uitvoerbaar, om digitaal in te spreken bij Informatie in de Raad. Het mag en het zou ook praktisch uitvoerbaar moeten zijn. We gaan het proberen als er een verzoek komt. 1) Meer ruimte voor dialoog creëren. 2) Ook kunnen reageren op de ‘twee minuten’ en elkaar hier op te bevragen 3) Niet alle debatpunten van één fractie achter elkaar behandelen 4) Portefeuillehouder tijdens debat mogelijkheid geven om verduidelijkende vragen te beantwoorden 1 t/m 4: Experimenteren met verschillende behandelwijzen, trainen van vaardigheden deelnemers en voorzitters 5) Een interruptie is een korte vraag of opmerking, Altijd snel en niet direct (via de voorzitter), dit moet in de verordening opgenomen worden. Dit is opgenomen in het RvO en is meegenomen op de lijst met tips.

1) Informatie in de Raad zou ook gebruikt kunnen worden voor onderwerpen die pas op een later moment terugkomen op de agenda. Dit is mogelijk gemaakt in de verordening, (het zou mooi zijn als de raad zelf zou aangeven over welke onderwerpen, dat kan bij een termijnagenda) 1

2) Meer tijd tussen Besluit in de Raad en de Informatie in de Raad inplannen, zodat er voldoende tijd is om de Informatie in de Raad goed voor te bereiden, en technische vragen voorafgaand aan de Informatie in de Raad te kunnen stellen De tussenweek is in de verordening verplaatst. Er is een nieuw schema gemaakt om vast te stellen om vanaf september 2024 met bijpassende spelregels en deadlines te starten. 3) Vragen stellen juist voorafgaand aan Informatie in de Raad en daarna de aanvullende vragen tijdens Informatie in de Raad. Na Debat in de Raad krijg je bij technische vragen pas antwoord na Besluit in de Raad. Vanwege het goed doorlopen van de verschillende fases, wordt de tussenweek verschoven en worden de deadlines aangepast. 4) Meer mogelijkheden bekijken om Informatie in de Raad anders vorm te geven/beter te benutten (voorbeelden uit de stukken: luisterzitting, rondetafelgesprekken, voorbesprekingsronde, open podium enz.) Vooralsnog is dit punt geparkeerd wegens ontbreken van een strategische termijnagenda en vanwege tijdintensiviteit 5) Aandacht voor de vraag hoe stel je het beste vragen en op welk moment Dit wordt opgenomen in een extra document en aandacht aan besteedt bij de vaardighedentraining

D. Raad meer regie geven over de raadsagenda

1) (Strategische) Agendering van onderwerpen (agendapunt/discussienota) door raadsleden zelf Deze mogelijkheid is ingevoerd in de nieuwe verordening, format is ontwikkeld door de werkgroep, starten met alleen debat 2) Als raad een actievere rol nemen door bij een aantal specifieke onderwerpen zelf externen en deskundigen uit te nodigen. Met daarbij dan ook de vraag: van wie willen we wat weten? Dit wordt geparkeerd en opgepakt door de griffie wanneer er een strategische termijnagenda is. 3) De voorzitter bij Informatie en/of Debat in de Raad vraagt of het raadsvoorstel/onderwerp rijp is voor Debat respectievelijk voor Besluit Dit is opgenomen in de verordening op de commissies 4) Strategische Termijnagenda van de raad, zodat de raad beter kan anticiperen op onderwerpen waar later een besluit over moet worden genomen. Dit onderwerp wordt met een advies voor een vervolg door de griffier teruggeven aan het presidium

2

E.

F.

Meer op hoofdlijnen vergaderen

Meer ruimte voor flexibiliteit

1) Hoe zorgen we voor goede condities in de vergaderwijze voor een debat op hoofdlijnen? We gaan experimenteren met verschillende debat behandelingen en vaardigheden trainen. Het doel is ook om meer vanuit standpunten dan vanuit gedetailleerde voorstellen te spreken. Hierbij is ook een link met kwaliteit van de stukken. 2) Hoe zorgen we voor vaardigheden bij deelnemers om op hoofdlijnen te vergaderen? We zullen een vaardighedentraining met de raad en met voorzitters organiseren en vervolgens ook een manier van feedback en evaluatie invoeren. 3) Betere raadsvoorstellen en startnotities/kaderstellende notities Gezamenlijke verantwoordelijkheid. Actie nodig van college/organisatie en het is aan raad om mee te geven wat je ervan verwacht. 4) Raadsinformatiebrieven niet meer standaard op de agenda van Informatie in de Raad Er is een procedure en format gemaakt om het wel te kunnen agenderen. 5) Beantwoording schriftelijke vragen zouden ook niet standaard op de agenda hoeven te staan Dit is opgenomen in het RvO 6) Stemprocedure ook met handopsteken mogelijk maken in verband met tijd Dit is mogelijk gemaakt in het RvO en wordt meegenomen in de adviezen. 7) Deadline voor de moties Vreemd op de agenda Er is een deadline opgenomen in de toelichting van de RvO.

8) Gezamenlijke afspraak/commitment over het doen van stemverklaringen (minimaliseren) Er is een definitie hiervan opgenomen in het RvO.

1) Mogelijkheid van bespreekpunten, startnotities of kaderstellende notities bij Debat in de Raad Dit is mogelijk gemaakt in de verordening op de commissies en er zijn formats voor gemaakt. Deze zijn uiteraard in ontwikkeling. 2) De cyclus van info, debat, besluit in 1 cyclus is voor sommige grotere onderwerpen soms te kort en andere onderwerpen kunnen sneller. Niet alles hoeft dus in 1 cyclus door de raad. Dit is mogelijk conform de verordening op de commissies, dit wordt via de lijst met wijzigingen en adviezen helder gemaakt voor raad en college. Met

3

een termijnagenda kan je dat wel beter/makkelijker doen en afspraken over maken. 3) Mogelijkheid voor B&W om ook zaken wat laagdrempeliger te delen, RIB is niet altijd nodig. Het college zal gaan beginnen met een nieuwsbrief vanuit het college die meegestuurd/geïntegreerd kan worden in het griffienieuws. 4) Informatie in de Raad en Debat in de Raad anders noemen Hier is meermalen over gesproken en er zijn werktermen in de verordening opgenomen, maar er zijn nog geen mooie goede namen uitgekomen. We vragen graag aan de raad of zij mooiere benamingen hebben dan Informatie in de raadscommissie en Oordeelsvorming in de raadscommissie.

1. 2. 3. G. komen tot een eenduidig, actueel en juridisch kloppende verordening en RvO

4. 5.

Een aan de werkwijze van de raad toegesneden RvO en verordening Onjuistheden uit het huidige reglement van orde/verordening vervangen Onduidelijkheden van het huidige RvO en verordening verhelderen. Verwerking van eerdere afspraken uit het presidium in de verordening/RvO Vernieuwingen uit de laatste concept verordeningen van de VNG verwerken in de eigen verordening/RvO

Deze 5 punten zijn allemaal meegenomen en verwerkt in het nieuwe concept RvO en de concept verordening op de commissies.

4