903149 Bijlage 4 Memo overzicht wijzigingen vergaderstructuur en adviezen april ter achtergrondinformatie

Memo Aan Onderwerp

: Gemeenteraad : Overzicht wijzigingen vergaderstructuur en adviezen

Van Datum

: Werkgroep vergaderwijze : April 2024

De werkgroep werkwijze heeft in 2023 en 2024 toegewerkt naar aanpassingsvoorstellen voor in de verordeningen en het reglement van orde. Daarnaast stelt de werkgroep voor om een aantal gewenste aanpassingen en vernieuwingen door te voeren in de vergaderwijze. In dit memo wordt dit verder toegelicht. Hieronder volgt eerst een korte algemene toelichting op de voorgestelde wijzingen. Daarna volgt een overzicht van wijzigingen van de vergaderstructuur die een plek hebben gekregen in het gewijzigde Reglement van Orde van de raad of in de nieuwe verordening op de commissies. Tot slot volgen nog enkele praktische tips en adviezen. Algemene toelichting: BOB-model Alle wijzigingen die worden voorgesteld zijn in het belang van het beter doorlopen van de verschillende fases van besluitvorming. Deze fases bestaan uit beeldvorming – oordeelsvorming - besluitvorming, het zogenaamde BOB-model. De gedachte hierachter is dat als men met elkaar een ordentelijk politiek proces wil beleven, het verstandig is een vraagstuk eerst grondig te verkennen alvorens te oordelen en vervolgens te besluiten. In dit proces heeft het debat niet alleen als doel om tot besluitvorming te komen, maar juist ook om publiekelijk te verantwoorden op basis van welke argumenten de raad tot besluitvorming komt.

Na de beeldvormende fase moet het voorliggende stuk voor jou als raadslid duidelijk zijn; het moet helder zijn waar het over gaat, wat het probleem is en welke belangen hierbij allemaal aan bod komen. Pas als de beeldvorming op orde is kan je (in de fractie) tot een voorlopig oordeel/mening komen/ vormen waarover je vervolgens met andere raadsleden in debat/discussie gaat of met elkaar de dialoog aangaat. Wanneer je alle belangen en argumenten in kaart hebt gebracht en hebt afgewogen kun je tot een besluit komen. Dat houdt in dat wanneer er na de beeldvormende fase nog veel onduidelijkheden zijn, de beeldvormende fase onvoldoende is afgerond en je nog niet aan de oordeelsvormende fase kunt beginnen. Indien er nog veel vragen open staan dan is er de optie om het niet door te sturen naar de oordeelvormende fase maar om het te agenderen in de volgende cyclus, waarbij helder gemaakt moet worden aan het college wat er dan benodigd is om wél tot een oordeel te kunnen komen. Evaluatie na 1 jaar Er wordt voorgesteld om na 1 jaar de wijzigingen te evalueren en om deze daarna eventueel bij te stellen / aan te passen.

1

Overzicht van de wijzigingen m.b.t. de vergaderstructuur Definitie en uitleg stemverklaringen Waar: RvO artikel 17, met name in de toelichting Er is meer uitleg opgenomen over de term stemverklaringen. Stemverklaringen zijn kort, duren in principe niet langer dan 30 seconden en mogen niet het karakter krijgen van een spreektermijn of herhaling van zetten. Een stemverklaring is een korte toelichting van een fractie of een raadslid op het stemgedrag. De fractiewoordvoerder of een individueel raadslid kan zo duidelijk maken welke (doorslaggevende) overweging een voor- of tegenstem het best uitlegt. Stemprocedure Waar: RvO artikel 19 De huidige stemgewoonte om fractiegewijs te stemmen is verwijderd uit de verordening. Voorgesteld wordt om voortaan te stemmen via handopsteking en wanneer het straks mogelijk is om elektronisch te gaan stemmen. Deadline motie over een niet geagendeerd onderwerp Waar: RvO artikel 31, met name in de toelichting Voor moties over een niet geagendeerd onderwerp is het voorstel om af te spreken dat er een deadline komt: deze moeten op de dag voorafgaand van de raadsvergadering vóór 10:00 uur ingediend worden bij de griffier. Uitzonderingen zijn moties over een niet geagendeerd onderwerp naar aanleiding van het vragenhalfuur en moties van wantrouwen, afkeuring of treurnis.

De achterliggende gedachte van deze deadline is dat iedereen voldoende tijd krijgt om over de motie te kunnen nadenken en te bespreken in de fracties. Daarnaast geeft het gelegenheid aan het college om een gedegen preadvies te kunnen voorbereiden m.b.t. uitvoerbaarheid. De deadline wordt voorgesteld omdat moties over een niet geagendeerd onderwerp in de praktijk veel impact kunnen hebben. Indien moties over een niet geagendeerd onderwerp later worden ingediend dan de voornoemde deadline en niet vallen onder de benoemde uitzonderingen, zal de voorzitter in lijn met het reglement een voorstel doen voor behandeling hiervan. Dat zal meestal agendering in de eerstvolgende raadsvergadering zijn. Behandeling van schriftelijke vragen Waar: RvO artikel 35 Het voorstel is om beantwoording van schriftelijke vragen voortaan alleen op verzoek en niet meer standaard op de agenda van de raadsvergadering te plaatsen. Raadsleden die tijdens de raadsvergadering nadere vragen willen stellen over de schriftelijke beantwoording van hun vragen melden dit uiterlijk 24 uur voor aanvang van de raadsvergadering bij de griffier. In de toelichting is opgenomen dat raadsleden formele indieners zijn en dat steunfractieleden opstellers van de schriftelijke vragen kunnen zijn. Presentaties

2

Waar: verordening op de commissies artikel 8 lid 3 en 4 Nieuw is dat er nu ook de mogelijkheid wordt geboden aan het college om presentaties te geven over onderwerpen die (nog) niet ter besluitvorming voorliggen. Voor raadsvoorstellen wordt de mogelijkheid voor presentaties strenger doordat het alleen in uitzonderlijke gevallen wordt toegestaan. Deze zijn kort en bondig en dienen iets toe te voegen aan hetgeen al in een raadsvoorstel staat. Het is ter beoordeling aan de agendacommissie of een presentatie wordt toegestaan. Een mondelinge toelichting door een portefeuillehouder op een raadsvoorstel blijft (in afstemming met de voorzitter en griffier) wel mogelijk. Behandeling RIB’s op de agenda Waar: Verordening op de commissies artikel 8. Lid 8 en artikel 9 lid 6 RvO artikel 3 lid 6. Het voorstel is om raadsinformatiebrieven (RIB) niet meer standaard op de agenda te plaatsen, de agendering hiervan loopt via de agendacommissie en aanlevering bij de griffie. Raadsinformatiebrieven zijn schriftelijke mededelingen vanuit het college aan de raad in het kader van de actieve informatieplicht. Het zijn brieven die ter kennisname aan de raad worden verzonden. De raad hoeft hier geen besluit over te nemen. Een raads- of steunfractielid kan een RIB agenderen voor Informatie in de raadscommissie en/of voor Oordeelsvorming in de raadscommissie.

Hiervoor zijn door de griffie formats gemaakt, deze kunnen worden ingevuld en aan de griffie worden aangedragen voor bespreking in de agendacommissie. De procedure is dat deze op maandagochtend voor 10 uur worden aangeleverd bij de griffie voor de agendacommissie van dinsdag. Voor Informatie in de raadscommissie hoeven niet alle vragen van te voren worden aangekondigd (mag wel), maar het is wél van belang dat er wordt aangegeven waar de vragen over zullen gaan. Voor Oordeelsvorming in de raadscommissie gaat het er met name om de peilpunten goed te benoemen. De achterliggende gedachte is dat RIB’s ter kennisname zijn en daarom ook niet standaard geagendeerd dienen te worden voor vergaderingen. Zo blijft er meer vergadertijd over voor zaken waar de raad wél over gaat. Via een agenderingsmogelijkheid blijft het wel mogelijk om een RIB op de agenda te zetten. Voor de inwoners blijft de mogelijkheid bestaan om over een RIB te kunnen inspreken, omdat het mogelijk wordt gemaakt om in te spreken over niet geagendeerde onderwerpen. Agendering van onderwerpen (agendapunt/discussienota) door raads- en steunfractieleden Waar: Verordening op de commissies artikel 8. Lid 8 en artikel 9 lid 3 en 6 en RvO artikel 3 lid 6. De agendering van onderwerpen door raadsleden en steunfractieleden loopt via de agendacommissie en aanlevering bij de griffie. Hiervoor zijn formats gemaakt door de griffie.

Deze kunnen worden ingevuld en aan de griffie worden aangedragen voor de agendacommissie. De procedure is dat deze op de maandagochtend voor 10:00 uur bij de griffie worden aangeleverd voor de agendacommissie van dinsdag. Bij Oordeelsvorming in de raadscommissie kunnen raads- en steunfractieleden bespreekpunten aanleveren. Het moet gaan over onderwerpen waarover men de mening van andere fracties, even eventueel ook van het college, zou willen weten. Hiervoor is het van belang om de peilpunten goed te benoemen.

3

Agendering van bespreekpunten, startnotities of kaderstellende notities door het college Waar: Verordening op de commissies artikel 9 lid 3 Het college kan ook agendapunten voordragen ten behoeve van een bespreking in Oordeelsvorming in de raadscommissie. Dit is mogelijk gemaakt in de verordening op de commissies en er is een apart format voor een bespreekpunt/peiling gemaakt voor het college. Een verschil met een peiling vanuit een raadslid is dat de peiling/nota van het college ook geagendeerd zal worden voor Informatie in de raadscommissie. In de aparte memo peilnota van het college ziet u de procedure hiervoor. Deze peilingen vanuit het college kunnen in de Oordeelsvorming in de raadscommissie in twee termijnen worden behandeld. De eerste termijn is bedoeld om antwoord te geven op de gestelde vragen. In de tweede termijn kunnen fracties, indien gewenst, reageren op elkaars inbreng. Het is niet de bedoeling is dat fracties bij een peilnota eigen debatpunten inbrengen. Vragen over de peilnota dienen tijdens de Informatie in de raadscommissie worden gesteld. Experimenteren met verschillende vormen van het voeren van een debat/discussie/dialoog. Waar: verordening op de commissies artikel 9 lid 7 Er is vooralsnog geen standaard behandelwijze van een agendapunt.

Bij de behandeling van raadsvoorstellen en mogelijk ook andere agendapunten zal er geëxperimenteerd worden met verschillende behandelwijzen teneinde met elkaar te kunnen bepalen wat tot de beste behandeling leidt. De griffie zal daarom vooralsnog telkens voorafgaand aan de fractievergaderingen aangeven wat de behandelwijze zal zijn van de verschillende geagendeerde onderwerpen. De tussenweek wordt verschoven Waar: verordening op de commissies artikel 10 De tussenweek met een training, werkbezoek of iets anders wordt verplaatst en zit dan tussen de raadsvergadering en Informatie in de raadscommissie. Dat biedt de gelegenheid om voorafgaand aan Informatie in de raadscommissie de stukken te lezen, technische vragen te stellen en deze voorafgaand aan de vergadering beantwoord te krijgen. De deadlines voor het stellen van technische vragen en beantwoording hiervan worden daarmee ook aangepast. Het doel is met name het goed doorlopen van de verschillende fases van besluitvorming, het ontlasten van Informatie in de raadscommissie met detaillistische/ technische vragen. Bovendien komt dit de beeldvormende fase ten goede doordat raadsleden de antwoorden al hebben voorafgaand aan Informatie in de raadscommissie en hier in de vergadering indien nodig een (meer politieke) vervolgvraag over kunnen stellen.

4

Aangepaste deadlines technische vragen en beantwoording waar: procedure m.b.t. technische vragen in het handboek Schematisch weergegeven

Weken

Maandag beantwoording en fractie

Woensdag vergadering

Week 4

Raadsvergadering

Week 1

Training/workshop

Week 2

17:00

Week 3

17:00

Week 4

Informatie in de raadscommissie Oordeelsvorming in de raadscommissie Raadsvergadering

Donderdag vragen 10:00 griffie

Technische vragen voor Informatie in de raadscommissie Evt. enkele aanvullende technische vragen voor Oordeelsvorming in de raadscommissie Geen meer: indien wel dan volgt beantwoording daarvan na de raadsvergadering

Dit schema levert drie momenten op waarop er technische vragen kunnen worden gesteld: - Voorafgaand aan Informatie in de raadscommissie - Vervolgvragen en verdiepende vragen tijdens Informatie in de raadscommissie - Na Informatie in de raadscommissie indien beantwoording niet tijdens vergadering kon worden gegeven of toch nog een vraag die opkomt na de beantwoording. De deadline blijft m.b.t. tijdspad hetzelfde, technische vragen op donderdag voor 10:00 uur indienen en beantwoording dan maandag uiterlijk 17:00/18:00 uur. De aanpassing heeft tot doel ervoor te zorgen dat de technische vragen voorafgaand aan Informatie in de raadscommissie gesteld worden. Zodat er verhelderende, vervolg, verdiepende en eventueel al politieke vragen worden gesteld tijdens Informatie in de raadscommissie en dat er daarna dan geen of slechts nog een enkele aanvullende technische vraag zal worden gesteld. Wanneer er na Oordeelsvorming in de raadscommissie nog technische vragen worden gesteld zal de beantwoording hiervan na de raadsvergadering plaatsvinden.

Niet alles hoeft in 1 Cyclus door de Raad Waar: verordening op de commissies artikel 8 lid 10 en artikel 9 lid 8 Dit is altijd al mogelijk, maar wordt nu explicieter mogelijk gemaakt in de verordening op de commissies door een conclusie van de voorzitter aan het eind van de behandeling van het agendapunt of het door kan naar de volgende fase/vergadering. Toegevoegd is tevens de mogelijkheid dat de voorzitter vraagt bij de Informatie in de raadscommissie of het direct als hamerstuk door kan naar de raadsvergadering. In de toelichting is verduidelijkt er een meederheid van de commissieleden die aan tafel zitten benodigd is om hier een besluit over te nemen. Daarnaast kan de agendacommissie een onderwerp alleen voor de raadsvergadering agenderen of indelen in twee of meerdere vergadercyli. Met een eigen strategische lange termijnagenda van de raad, zou je daar makkelijker van te voren afspraken met elkaar en met het college over kunnen maken.

5

Inspreken over onderwerpen die niet op de agenda staan Waar: verordening op de commissies artikel 21 Het wordt mogelijk gemaakt voor inwoners, bedrijven, stichtingen, bedrijven enz. over onderwerpen die niet op de agenda van Informatie in de raadscommissie staan in te spreken. Hiervoor wordt een apart standaard agendapunt op de commissievergadering opgevoerd aan het begin van de agenda: spreekrecht over niet geagendeerde onderwerpen. Hiervoor geldt een maximum van drie insprekers per vergadering. Bij meer aanmeldingen krijgen insprekers die de laatste drie maanden het minste hebben ingesproken voorrang en bij nog meer animo, gaat het op volgorde van aanmelding. Er zijn ook zaken opgenomen waarover niet kan worden ingesproken, deze zijn: • een besluit van het gemeentebestuur waar bezwaar of beroep tegen is of is geweest; • benoemingen, keuzes, voordrachten of aanbevelingen van personen; • gedrag waar een klacht over kan of kon worden ingediend op grond van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht • notulen van een commissie of raadsvergadering; • onderwerpen waarbij sprake is van een juridisch geschil tussen een inwoner en de gemeente Adviezen Tot slot volgen nog enkele praktische tips en adviezen van punten die in de werkgroep vergaderwijze naar voren zijn gekomen.

➢ Interruptie (artikel 14 RvO) Interrupties zijn korte onderbrekingen die in ieder geval een korte vraag bevatten. Drie aanbevelingen voor een effectieve interruptie in de oordeelsvorming: met een vraag dwing je een spreker tot een antwoord, lange interrupties maken het debat onoverzichtelijk en bewaar je eigen standpunten voor je eigen termijn. ➢ Uitnodigen inwoners/externen (artikel 3 lid 9 RvO) Als raadslid/steunfractielid kan je aan de hand van de jaarplanning altijd van te voren suggesties doen aan de agendacommissie over het informeren en uitnodigen van inwoners en organisaties over onderwerpen op de raadsagenda. Dit is nu ook explicieter opgenomen in het RvO bij de taken van de agendacommissie (art 3 lid 9) ➢ Informatie in de raadscommissie (artikel 8 verordening op de commissies) Informatie in de raadscommissie kan vanaf ingang van de verordening ook gebruikt worden voor onderwerpen en presentaties die pas op een later moment terugkomen ter besluitvorming op de agenda of die überhaupt niet ter besluitvorming terugkomen.

6

Wanneer de raad mogelijk in de toekomst zelf een lange strategische termijnagenda heeft gemaakt kan hij ook zelf aangeven wat er over welke onderwerpen van wie wordt verwacht. Bij het stellen van technische vragen in de voorbereidingen van de commissievergadering is het advies om de afweging te maken of je het antwoord nodig hebt voor de besluitvorming of dat je het gewoon graag wilt weten. Tijdens Informatie in de raadscommissie kan je ook al politieke vragen aan de portefeuillehouder stellen, daarmee hoeft niet gewacht te worden tot Oordeelsvorming in de raadscommissie. ➢ Debat op hoofdlijnen Dit punt moet meegenomen worden in vaardighedentrainingen met deelnemers en voorzitters en evaluatiemomenten. Daarbij de tip om te pogen om meer vanuit standpunten dan vanuit gedetailleerde voorstellen te spreken. Dit heeft ook een link met kwaliteit van stukken.

7