903149 Aanpassingen van de werkwijze nieuwe RvO en verordening op de commissies rvs

gemeente Baarn

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

903149

Onderwerp

Aanpassingen van de werkwijze, nieuwe RvO en verordening op de commissies

Besluit in raad

29 mei 2024

Portefeuillehouder(s)

Werkgroep vergaderwijze

Naam steller

Cindy Heusingveld

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten:

1.

ge

2. 4.

het “Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Gemeente Baarn 2024” vast te stellen. de “Verordening op de raadscommissies gemeente Baarn 2024” vast te stellen. de gewijzigde jaarkalender tweede helft 2024 vast te stellen. om na één jaar de vergaderwijze te evalueren.

Samenvatting van het voorstel Het presidium heeft in 2023 de werkgroep werkwijze ingesteld bestaande uit een aantal raadsleden en steunfractieleden die een tweeledige opdracht had meegekregen. De opdracht was om het “Reglement van Orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad gemeente Baarn” (RvO) en de “verordening op Informatie en Debat in de Raad gemeente Baarn 2018” te actualiseren. In deze actualisatie tevens een aantal wijzigingen door te voeren m.b.t. de vergaderwijze die in overeenstemming zijn met de wensen die in eerdere bijeenkomsten met raadsleden en steunfractieleden naar boven waren gekomen. Het doel hiervan is dat er een vernieuwd en breed gedragen herziening van de spelregels van de vergadering van de raad plaatsvindt die past bij de gewenste werkwijze. De ingangsdatum voor alle wijzigingen betreft 1 september 2024. De leden van deze werkgroep zijn mw. Martens (vz.), dhr. Van Hardeveld, mw.Sluijs, mw. Koenders en mw. Patrick. Aanleiding

De huidige verordeningen van de raad met de spelregels voor de vergaderingen kloppen op een aantal punten niet meer met de huidige praktijk en zijn bovendien op sommige punten verouderd, onduidelijk en moeten aangepast worden n.a.v. relevante wetswijzigingen. Een aantal zaken die zijn afgesproken in het presidium of in andere gremia zijn niet in het Reglement van Orde terug te vinden maar worden wel gehanteerd. Deze zouden een plek moeten krijgen in de spelregels zelf. Daarnaast is het zinvol om de laatste update van de modelreglementen vanuit de VNG mee te nemen bij de benodigde aanpassingen om up-to-date en kloppend te zijn.

Het is een logisch moment om wanneer de verordeningen gewijzigd worden, gelijk ook een aantal gewenste aanpassingen en vernieuwingen door te voeren in de vergaderwijze. De raad heeft inmiddels ook een aantal wensen om vernieuwingen door te voeren. Deze wensen zijn reeds eerder naar voren gekomen in allerlei bijeenkomsten. Uit al deze bijeenkomsten zijn een aantal zaken naar voren gekomen die meegenomen kunnen

gemeente Baarn

worden in de wijzigingen van de verordening en het RvO. Hier is wel uit gebleken dat het niet om een wijziging in een totaal ander vergadermodel zal gaan, maar om verbeteringen/wijzigingen van het huidige model. Beoogd effect Vernieuwd en gedragen herziening van de spelregels die past bij de gewenste werkwijze.

vvvvxyvvv

Doel van de wijzigingen van de vergaderwijze De werkgroep heeft alle wensen en opmerkingen die reeds in eerdere bijeenkomsten van, met en voor raadsleden en steunfractieleden zijn georganiseerd verzameld en gecategoriseerd in een aantal doelstellingen/motieven voor wijzigingen van de vergaderwijze. De doelstellingen die hebben geleid tot een aantal voorgestelde wijzigingen zijn: Komen tot een eenduidig, actueel en juridisch kloppende verordening en RvO Beeldvorming verbeteren Inbreng van inwoners vergroten

Debatfase verbeteren en stimuleren Raad meer regie geven over eigen agenda Meer op hoofdlijnen vergaderen Meer ruimte voor flexibiliteit

Argumenten

2.1 Onjuistheden uit het huidige reglement van orde en de verordening op Informatie en Debat in de Raad vervangen Het huidige reglement en de verordening is enigszins verouderd en klopt niet helemaal meer met de huidige werkwijze. Het is niet aangepast aan de hand van de nieuwe modelreglementen van de VNG en aan de laatste wetswijzigingen o.a. m.b.t. de geheimhouding. Daarnaast zijn een aantal onderlinge afspraken, die bijvoorbeeld

zijn gemaakt in het presidium, er niet in terug te vinden. Met de invoering van de benaming van de commissies zoals wordt voorgesteld wordt bovendien weer aangesloten bij de Gemeentewet. 2.2 Aanpassingen van de vergaderwijze te maken die breed worden gedeeld en gedragen in de raad. Alle aanpassingen die vanuit de werkgroep worden voorgesteld m.b.t. de vergaderwijze komen vanuit allerlei wensen, suggesties en ideeën die reeds eerder zijn gedaan door raadsleden, steunfractieleden en collegeleden in verschillende bijeenkomsten van, voor en met de raad. Omdat deze aanpassingen breed gedeeld worden (wat niet betekent dat iedereen achter iedere afzonderlijke aanpassing zal staan), is er draagvlak om ook echt op onderdelen een omslag te maken in de daadwerkelijke vergaderpraktijk om de eerder genoemde doelstellingen te bereiken. 2.3 Aanpassen van de werkwijze om te komen tot een goede en zorgvuldige besluitvorming Alle wijzigingen die worden voorgesteld zijn in het belang van het beter doorlopen van de verschillende fases van besluitvorming. Deze fases bestaan uit beeldvorming — oordeelsvorming - besluitvorming, het zogenaamde BOBmodel. De gedachte hierachter is dat als men met elkaar een ordentelijk politiek proces wil beleven, het verstandig is een vraagstuk eerst grondig te verkennen alvorens te oordelen en vervolgens te besluiten.

gemeente Baarn

Risico’s/kanttekeningen De voorgestelde wijzigingen bieden handvaten, voorwaarden en instrumenten om te komen tot een verbetering van de werkwijze. De daadwerkelijke praktijk, is afhankelijk van het gebruik hiervan. Een verandering van de vergaderpraktijk ontstaat niet door het goed op te schrijven. De werkgroep adviseert daarom ook om vaardigheden te trainen en evaluatie en feedbackmomenten met elkaar als raad in te plannen en ook tijd te nemen voor experimenteren en leren. Wanneer er geen ruimte is voor leren of men zich niet in wil zetten voor aanpassingen van cultuur en vaardigheden zal er in de praktijk weinig veranderen. Daarnaast is er altijd een kanttekening te maken dat alle genoemde wijzigingen nooit door iedereen altijd positief beoordeeld zullen worden. Kosten, baten en dekking

Voor de aanpassingen in de verordeningen zelf zijn geen kosten gemoeid. Maar zoals eerder al aangegeven vergt het veranderen van de vergadercultuur veel meer dan alleen aanpassingen in de verordeningen. Om dus niet alleen een papieren wijziging van de vergaderwijze te verkrijgen maar echt een verbetering van de vergadercultuur te realiseren, is het van belang om vaardigheden te trainen en evaluatie- en feedbackmomenten metelkaar als raad in te plannen. Voor opleidingen/trainingen van raadsleden is er budget beschikbaar wat hiervoor ingezet kan worden. Aanpak / Uitvoering

Het is aan zowel raadsleden, steunfractieleden, college, als griffie om samen goed uitvoering te geven aan de veranderingen van de vergaderwijze van de raad. De griffie zal een traject voorstellen aan de raad met aandacht voor training van vaardigheden en zal evaluatie- en feedbackmomenten metelkaar organiseren. Duurzaamheid

nvt. Communicatie Na het vaststellen van de verordeningen wordt deze in het Gemeenteblad van Baarn en op overheid.nl gepubliceerd. De griffie zal zorgen voor externe communicatie over de veranderingen van de vergaderwijze van de raad.

Evaluatie Het voorstel is om met elkaar na één jaar te evalueren om vervolgens de vergaderwijze eventueel aan te passen en indien nodig ook de vernieuwde verordeningen aan te passen. Daarnaast zal de griffie ook kleinere tussentijdse evaluaties organiseren. De griffie zal dit opnemen in de jaarplanning van de griffie voor 2025. Gemeenteraad van Baarn, namens de werkgroep vergaderwijze

Voorzitter mw. Martens

gemeente Baarn

Bijlagen

Bij dit voorstel behoren de volgende stukken om vast te stellen door de raad: Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad Gemeente Baarn 2024 (een versie met wijzigingen en opmerkingen en een kale versie) Verordening op de raadscommissies gemeente Baarn 2024 (een versie met wijzigingen en opmerkingen en een kale versie) Gewijzigde jaarkalender tweede helft 2024 Bij dit voorstel behoren de volgende bijlagen ter achtergrondinformatie Memo Overzicht wijzigingen vergaderstructuur en adviezen, april 2024 Overzicht punten aan de hand van motieven Agenderingsformat Informatie in de Raadscommissie Agenderingsformat Oordeelsvorming in de Raadscommissie Concept format peiling door het college