881564 Vervanging en uitbreiding griffie rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer Onderwerp

881564 Vervanging en uitbreiding griffie

Besluit in raad

28 februari 2024

Portefeuillehouder(s)

Werkgeverscommissie griffier

Naam steller

Cindy Heusingveld

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. De griffieformatie met ingang van 1 mei 2024 uit te breiden van 2,72 fte naar 3,39 fte. 2. De griffieformatie uit te breiden met een nieuwe functie van griffiemedewerker/junior raadsadviseur. 3. De hogere personeelslasten voor 2024 incidenteel te dekken uit het positieve begrotingssaldo. 4. De structurele hogere personeelslasten van de formatie-uitbreiding van de griffie (€ 61.000) op te nemen in de perspectiefnota en in de begroting voor 2025 en verder.

Samenvatting van het voorstel Aan de raad wordt gevraagd om budget beschikbaar te stellen voor een structurele uitbreiding op de griffie met een griffiemedewerker/junior raadsadviseur van 20 uur en een verhoging van 4 uur van de plaatsvervangend griffier/raadsadviseur (van 28 naar 32 uur). Hierdoor kan de griffie invulling geven aan de ambities van de raad zoals verwoord is in het vastgestelde griffieplan 2023-2026 en in het vastgestelde communicatieplan 2023-2024. Conform artikel 107e lid 1 van gemeentewet is het de raad die besluiten neemt over de inrichting van de griffie. De werkgeverscommissie doet de raad hiertoe voorstellen. Aanleiding De huidige griffiemedewerker zal vanaf 1 september 2024 minder uren (20 i.p.v. 36) werkzaam zijn in haar functie en op afstand gaan werken. Hierdoor is er sowieso op de griffie vervanging benodigd die ook op kantoor werkzaam kan zijn voor de benodigde logistieke en organisatorische voorbereidingen van de diverse vergaderingen. Het moment van vervanging wordt door de werkgeverscommissie aangegrepen om de griffie formatie te verhogen om daadwerkelijk uitvoering te kunnen geven aan de vastgestelde ambities van de raad zoals verwoord in het griffieplan en in het communicatieplan. Met name op het gebied van raadscommunicatie en participatie is er meer capaciteit benodigd.

De huidige plaatsvervangend griffier/raadsadviseur kan met vier uur extra (iets) meer werkzaamheden verrichten en de extra medewerker op de griffie die dan voltijds gaat werken kan hierin ondersteuning verrichten. Beoogd effect Zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve zin een adequate ondersteuning voor de gemeenteraad ten behoeve van een zo optimaal mogelijk functioneren van de raad en om de ambities die zijn verwoord in het vastgestelde griffieplan 2023-2026 en in het raadscommunicatieplan 2023-2024 goed uit te kunnen voeren.

1

Argumenten 1.1 Met de huidige capaciteit kunnen niet alle ambities worden verwezenlijkt die zijn vastgesteld in het griffieplan 2023-2026 en raadscommunicatieplan 2023-2024. Zonder de formatie-uitbreiding op de griffie kunnen niet alle ambities zoals verwoord in het vastgestelde griffieplan en in het vastgestelde communicatieplan worden gerealiseerd en kan de griffie niet de ondersteuning bieden die nodig is voor een gemeenteraad die zijn taken en rol serieus wil uitvoeren en invullen. Mocht de raad de formatie-uitbreiding niet ondersteunen dan is het vervolgens aan de raad om keuzes te maken welke taken de griffie dan niet zal uitvoeren.

1.2 Formatie-uitbreiding vanwege de taakverzwaring bij de raad en de griffie De taken en verantwoordelijkheden van raadsleden en steunfractieleden zijn de afgelopen jaren flink toegenomen en zullen dat in de toekomst ook blijven doen. Denk aan decentralisaties in het sociaal domein, maar ook aan vraagstukken van klimaat, stikstof of energietransitie. Taken zijn complexer geworden en de samenwerking ingewikkelder, omdat er meerdere partijen aan tafel zitten. Ook zijn er trends en ontwikkelingen waar de gemeenteraad op moet inspelen en waar ondersteuning vanuit de griffie wordt verwacht. Denk aan bijvoorbeeld de Omgevingswet en overheidsparticipatie met de daarbij veranderende rol van de raad. De uitdaging doet zich ook voor op het gebied van de voortgaande regionaliseringen. Kwaliteit en kwantiteit van de ondersteuning van de raad moeten tred houden met de verzwaring en toenemende complexiteit van het takenpakket van het lokale bestuur. Daarbij vervult de griffie een verbindingsrol in het politiek-bestuurlijk krachtenveld.

1.3 Functiesplitsing om kwetsbaarheid te verminderen en om doorgroeimogelijkheden te creëren. Een extra medewerker op de griffie zal de griffie iets minder kwetsbaar maken. Bij vier personen op de griffie is er net iets meer ruimte om elkaar te vervangen en is er ruimte om koppels te maken van twee om elkaar onderling te kunnen vervangen, zodat minder snel externe inhuur benodigd zal zijn. Daarnaast maakt een nieuwe functie van griffiemedewerker/junior raadsadviseur ook meer doorgroeimogelijkheden mogelijk binnen de griffie en kunnen de raadsadviseur en griffier zich meer richten op het advieswerk dan op het administratieve logistieke werk. 1.4 Onderzoeken van de afgelopen jaren over het griffiers vak geven telkens aan dat er meer en betere ondersteuning benodigd is voor gemeenteraden. Sinds het ROB onderzoek van 2020 “goede ondersteuning, sterke democratie” is er meer aandacht gekomen voor en is er ook meer onderzoek gedaan naar de ondersteuning van raden waarbij telkens weer in de afzonderlijke onderzoeken de conclusie is getrokken dat er meer en betere (capaciteit en kwaliteit) ondersteuning nodig is voor gemeenteraden. Hierbij kort een beperkt aantal van deze onderzoeken en hun conclusies die relevant zijn voor Baarn. ➢

➢

In het onderzoek “de toekomstbestendige lijn! Benchmarkrapport” van bureau MB is één van de conclusies dat griffies van kleine gemeenten (onder de 25.000 inwoners) een omvang nodig hebben van 4 fte om voldoende slagkracht te realiseren om de gemeenteraad sturend en extern gericht te laten functioneren. In het onderzoek is ook de conclusie getrokken dat de omvang van de huidige griffies in nagenoeg alle gemeenten niet toereikend is. Dit onderzoeksbureau is ervan overtuigd dat meer aandacht voor de organisatie van gemeenteraden en raadsgriffies zal leiden tot betere politieke prestaties. Die op hun beurt weer zullen leiden tot een beter en dualer functionerende lokale democratie met gemeenteraden die duidelijker zichtbaar zijn en daarmee gemakkelijker het vertrouwen van hun burgers weten te (her)winnen. De griffie kan niet los gezien worden van de gemeenteraad, de samenwerking tussen deze twee gremia is een symbiose. Samen zijn ze sterk of zijn ze dat niet.

2

➢

➢

➢

➢

Uit de griffiemonitor van 2023 van Necker blijkt dat griffies door een gebrek aan tijd onvoldoende toekomen aan het pakken van een meer strategische rol en om te werken aan de ontwikkeling van de gemeenteraad. Griffies zijn vooral veel tijd kwijt aan de ondersteuning en met name kleine griffies hebben het drukker dan ooit. Kleine griffies zijn volgens Necker griffies tot ongeveer 3fte. Ergens tussen 3 fte en 5 fte hebben griffies meer tijd en ruimte om hun adviserende en hun ondersteunende rol goed in te kunnen vullen. Ongeacht de grootte van de griffies, geven griffiers vaak aan dat prioriteit één “de basis op orde” is. De basis op orde betekent alles m.b.t. de organisatie en voorbereidingen van de raads- en/of commissievergaderingen en andere gremia met de stukkenstroom en alle benodigde ondersteuning daaromheen. Indien de basis op orde is, is er voor griffies pas tijd voor de meer strategische advisering en voor de ontwikkeling van raad en griffie. Necker geeft aan dat hiervoor nodig is: meer formatie die strategische advisering mogelijk maakt en een inschaling die passend is. Uit beide genoemde bovenstaande onderzoeken is één van de conclusies dat er te weinig tijd is om echt werk te maken van raadscommunicatie en participatie.

Necker concludeert dat kleine gemeenten (tot aan 40.000 inwoners) nauwelijks ruimte in hun formatie hebben om daarmee aan de slag te gaan, terwijl het wel een wens is van vrijwel elke raad (en griffie) om zichtbaar te zijn en het contact met de samenleving actief op te zoeken. Waar andere (grotere) griffies een voltijds medewerker in dienst hebben om dit uit te voeren, moeten kleinere griffies het er zelf ‘bij’ doen, wat relatief gezien meer tijd en energie kost. Het trendrapport “de griffier kijkt in de spiegel ”van de Vereniging van Griffiers van 2022 laat zien dat de formatie op de griffie onder druk staat. Bijna de helft van de griffiers is van mening dat er onvoldoende formatie is op de griffie. De bevindingen van het onderzoek laten niet zien dat de formatie onder vuur ligt en dat er taakstellingen aan de orde zijn, maar wijzen er wel op dat er kennelijk met hetzelfde aantal mensen meer werk moet worden verzet. De onderzoekers geven daarom aan dat de volksvertegenwoordiging er daarom goed aan zou doen om scherp op de eigen volwaardige ondersteuning te letten.

Uit de genoemde onderzoeken blijkt dat er in ieder geval meer benodigd is dan 3 fte op een griffie om ruimte en tijd te hebben voor de strategische rol en om minder werkdruk te ervaren op de griffie. Ook voor Baarn betekent dit dat er meer formatie nodig is op de griffie om de strategische advisering mogelijk te maken en ook om betere (of daadwerkelijke) invulling te kunnen geven aan raadscommunicatie en participatie. 1.5 Formatie-uitbreiding om bezetting van de griffie op vrijdag te realiseren Bij een ronde langs de fracties door de griffie is er door een aantal raadsleden/steunfractieleden de wens geuit dat wanneer de capaciteit op de griffie groter wordt er ook een vorm van bezetting op vrijdag gerealiseerd wordt. Dit kan worden gerealiseerd indien er voldoende uren beschikbaar zijn voor de nieuwe medewerker op de griffie. De meeste ondersteuning is namelijk altijd benodigd voor of tijdens raadsbijeenkomsten, die niet op vrijdag georganiseerd worden. Met het voorstel wat nu bij u voorligt worden er voldoende uren gecreëerd zodat er ook een vorm van bezetting op vrijdag georganiseerd kan worden. 1.6 Formatie-uitbreiding om de werkdruk van de griffie te verlichten Op de griffie wordt er door alle medewerkers veel werkdruk ervaren en met name op bepaalde momenten in het jaar extra veel werkdruk ervaren.

Op sommige momenten is dit zodanig veel dat er dreiging is van overbelasting en uitval van medewerkers. Tot nu toe is dit nog altijd voorkomen en hebben wij ook het geluk dat er de afgelopen jaren weinig tot geen sprake was van ziekte of uitval. Daarnaast ervaren de griffiemedewerkers ook altijd een druk om bereikbaar te blijven, ook bij vakanties. Een extra medewerker kan de ervaren werkdruk verlichten.

3

1.7 Formatie-uitbreiding om bij te blijven bij relevante ontwikkelingen en wetswijzigingen In de afgelopen tijd is bij meerdere griffies in het land de formatie uitgebreid. Dit om daadwerkelijk meer invulling te kunnen geven aan de strategische rol van de griffie. Enkele voorbeelden zijn hierbij Velsen, de Bilt en Zeist. Dit zijn grotere gemeenten waarbij er soms ook wordt gesproken over informatie functionarissen en aparte medewerkers voor raadscommunicatie en soms ook aparte regio adviseurs op de griffie. In Baarn wordt er geen dermate grote uitbreiding voorgesteld zoals genoemd in deze gemeenten, maar door de voorgestelde formatie-uitbreiding in Baarn komt er wel meer ruimte voor de griffier en raadsadviseur om de nieuwe ontwikkelingen te volgen en ervaringen en kennis op te halen die ook in Baarn bruikbaar is. Dit geldt tevens voor het volgen van relevante wetswijzigingen, het tijdig informeren van de raad hierover en het maken van procedures of voorstellen om deze wetswijzigingen goed te implementeren. Risico’s De nieuwe formatie blijft kwetsbaar Ook in de nieuwe formatie blijft de griffie kwetsbaar, maar wel minder kwetsbaar dan met drie personen. Er is arbeidsmarktkrapte Het is daardoor onzeker of we de juiste kandidaten vinden voor de nieuwe vacature. Kosten, baten en dekking Het voorstel om de griffie uit te breiden komt vanuit de raad.

De werkgeverscommissie griffier dient het voorstel in. De kosten voor de maximale formatie-uitbreiding van 0,67 fte worden geraamd op jaarlijks € 61.000. Dit budget is niet vrij te maken uit de budgetten van de griffie. Voor 2024 is er voor de verhoging van de griffieformatie (max € 50.000) incidenteel ruimte in het positieve begrotingssaldo, daarom wordt voorgesteld om het voorstel financieel te dekken door het ten laste te brengen van het begrotingssaldo voor 2024. Voor 2025 en daarna zal de structurele uitbreiding van de griffieformatie worden meegenomen in de perspectiefnota en in de begroting voor 2025 en verder. Personeelslasten De definitieve personeelslasten zijn onder meer afhankelijk van de uitkomsten van de formele functieweging die nog zal volgen. Een functieweging om de definitieve inschaling te bepalen is een standaardprocedure bij een nieuwe functie. Aanpak / uitvoering/ communicatie De werkgeverscommissie geeft samen met de griffier en afdeling Personeelszaken uitvoering aan dit besluit, met als doel om in juni de nieuwe functie van griffiemedewerker/junior raadsadviseur definitief te kunnen invullen en om per 1 mei de uren van de plaatsvervangend griffier/raadsadviseur te verhogen met 4 uur (van 28 naar 32 uur). Duurzaamheid n.v.t Namens de werkgeverscommissie van de gemeente Baarn,

Mw. A. Martens Voorzitter werkgeverscommissie griffier

4

Bijlagen: Als achtergrondinformatie: Raadsgriffies anno 2022, de toekomstbestendige lijn! Benchmarkrapport, bureau MB Enkele relevante links: Goede Ondersteuning sterke democratie, rapport ROB, 2020 Necker griffiemonitor 2023 Trendrapport 2022, de griffier kijkt in de spiegel, 2022 https://www.raadsleden.nl/actueel/nieuws/alle-raadsgriffies-zijn-te-klein https://www.binnenlandsbestuur.nl/bestuur-en-organisatie/gemeenteraad-laat-zich-onvoldoende-bijstaan https://www.raadsleden.nl/actueel/nieuws/hoge-werkdruk-griffie-heeft-invloed-op-niveau-gemeenteraad/ https://www.binnenlandsbestuur.nl/bestuur-en-organisatie/pensioengolf-overspoelt-griffierswereld https://www.binnenlandsbestuur.nl/carriere/griffier-stap-uit-die-bescheiden-rol https://www.binnenlandsbestuur.nl/bestuur-en-organisatie/drukke-griffies-komen-te-weinig-aan-adviestaak-toe

5