872718 Kredietaanvraag projecten beheer openbare ruimte 2024 Beantwoording technische vragen PvdA

Memo Aan Onderwerp Portefeuillehouder Datum

: Gemeenteraad Baarn : Beantwoording technische vragen PvdA Kredietaanvraag projecten beheer openbare ruimte 2024 : Mark Eijbaard : 11 maart 2023

Geachte raadsleden en steunfractieleden,

De fractie van de PvdA heeft technische vragen gesteld over de Kredietaanvraag projecten beheer openbare ruimte 2024. Hieronder de vragen en de antwoorden. Vraag 1: Hoe worden de uitkomsten van de participatieactiviteiten geëvalueerd? Worden de verzamelde inzichten en feedback van bewoners meegenomen in de besluitvorming en uitvoering van de projecten? Antwoord: Per project wordt, overeenkomstig de gemeentelijke Visie op Burgerparticipatie en de Participatieverordening gemeente Baarn, bepaald voor welke wijze participatie wordt gekozen. Dit is afhankelijk van de beoogde werkzaamheden en aanpassingen binnen de projecten. Als sprake is van Raadplegen of Adviseren worden de verzamelde inzichten en feedback van bewoners meegenomen in het ontwerp van het project. Daarmee maakt het onderdeel uit van de besluitvorming van het project. Hierbij geldt dat niet alle ontvangen inzichten en feedback overgenomen (kunnen) worden. Wel worden alle ontvangen inzichten en feedback meegenomen en afgewogen binnen het ontwerp. Vraag 2: Wat zijn de maatregelen om ervoor te zorgen dat de projecten op schema blijven en binnen het vastgestelde budget worden uitgevoerd? Hoe wordt er omgegaan met eventuele vertragingen of overschrijdingen? Antwoord: Er wordt op verschillende manieren gezorgd dat projecten binnen planning en budget worden uitgevoerd.

(1) Allereerst wordt een (nieuw) meerjaren onderhoudsprogramma (MJOP) opgesteld, waarin een programmering van de projecten wordt opgenomen. Hierbij wordt ook een inschatting gemaakt van de benodigde budgetten. Het MJOP wordt jaarlijks geëvalueerd en bijgesteld en om de twee jaar geactualiseerd. Hiermee kan tijdig op (markt)ontwikkelingen worden ingespeeld. Zo kunnen deze ontwikkelingen worden meegenomen in de planning en begroting van de projecten. Daarnaast worden de ervaringen uit de reeds uitgevoerde projecten meegenomen bij de bijstelling en actualisatie van het MJOP. (2) Daarnaast worden de projecten gedegen voorbereid. Hierbij wordt gekeken naar de omvang en aard van de werkzaamheden en vanuit welke disciplines werkzaamheden in de projecten moeten worden uitgevoerd. Hiermee wordt vooraf duidelijk wat de benodigde tijd voor uitvoering wordt en hoe hoog het benodigde budget is. Door een gedegen voorbereiding worden problemen in de uitvoering zoveel mogelijk voorkomen. Deze problemen hebben veel gevolgen voor de planning en de kosten.

1

Binnen de voorbereiding neemt ook participatie een belangrijke rol in. Zodat bewoners tijdig betrokken worden bij de projecten en input kunnen leveren op het ontwerp. In de voorbereiding wordt daarom in de planning ook rekening gehouden met de benodigde tijd voor participatie. (3) De projecten worden continue gemanaged. Hierbij wordt onder andere gestuurd op kwaliteit, planning en budget. Ook worden de projecten (tussentijds en) na afronding geëvalueerd. De uitkomsten van de evaluaties worden gebruikt om de planningen en begrotingen te verbeteren. We plannen en begroten zo reëel mogelijk om vertragingen en overschrijdingen te voorkomen. Als de situatie zich voordoet dat een project buiten planning of budget dreigt te geraken, informeren wij uw raad. Daarbij wordt dan ook aangegeven waardoor de vertraging en/of overschrijding is ontstaan en welke maatregelen worden getroffen om de vertraging en/of overschrijding zoveel mogelijk te beperken.

Ik ga er van uit u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Met vriendelijke groet, Mark Eijbaard Wethouder

2