864246 Budgetoverschrijding IBOR-project Altalaan, Wittelaan, Sophialaan rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

864246

Onderwerp

Budgetoverschrijding IBOR-project Altalaan, Wittelaan, Sophialaan

Besluit in raad

20 december 2023

Portefeuillehouder(s)

Wethouder Eijbaard

Naam steller

Torsten Kooistra

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. Het investeringskrediet voor het project Altalaan, Wittelaan, Sophialaan te verhogen met € 207.000. 2. Uit de voorziening Riolering € 185.000 extra te onttrekken ten behoeve van het investeringskrediet. Samenvatting van het voorstel De kosten voor het IBOR-project Altalaan, Wittelaan, Sophialaan zijn hoger geworden dan oorspronkelijk begroot. Het beschikbaar gestelde budget is met € 206.980 overschreden. Van dit bedrag wordt € 22.266 gedekt uit ontvangen subsidie. Voor het overige deel van de overschrijding, € 184.714 dient dekking te worden gevraagd aan de raad. De budgetoverschrijding heeft te maken met de kosten voor het afkoppelen van particulier dakoppervlak. Daarom wordt voorgesteld om deze budgetoverschrijding te dekken uit de voorziening Riolering. Uit interne controle is gebleken dat deze overschrijding op het project niet (zoals beoogd) gemeld is in de tussenrapportage. Hierdoor is een onrechtmatigheid ontstaan die bij de jaarrekening tot problemen kan leiden. Naar aanleiding van de situatie is advies ingewonnen bij de accountant. Deze heeft aangegeven dat er een raadsbesluit noodzakelijk is om de onrechtmatigheid te voorkomen. Aanleiding De kosten voor het IBOR-project Altalaan, Wittelaan, Sophialaan zijn hoger geworden dan oorspronkelijk begroot. Het beschikbaar gestelde budget is met bijna € 207.000 overschreden.

Dit komt doordat de kosten voor het particulier afkoppelen van de dakoppervlakken van de aanliggende woningen, zoals in de scope beschreven, niet begroot was binnen het project. Uit interne controle is gebleken dat deze overschrijding op het project niet (zoals beoogd) in de tussenrapportage gemeld is. Hierdoor is een onrechtmatigheid ontstaan die bij de jaarrekening tot problemen gaat leiden. Naar aanleiding van de situatie is advies ingewonnen bij de accountant. Deze heeft aangegeven dat er een raadsbesluit noodzakelijk is voor de dekking van de kosten om de onrechtmatigheid te voorkomen. Beoogd effect Zorgen dat de financiën voor het project Altalaan, Wittelaan, Sophialaan op orde, transparant en rechtmatig zijn. Argumenten

1

1.1 Er is een raadsbesluit nodig om financiële onrechtmatigheid te voorkomen De gemeenteraad heeft budgetrecht. Dit houdt in dat de raad de bevoegdheid heeft om financiële middelen beschikbaar te stellen. Met het vaststellen van de begroting heeft de gemeenteraad het college toestemming gegeven om geld uit te geven aan de afgesproken activiteiten. De ontstane overschrijding is niet door de raad goedgekeurd. Waardoor sprake is van een onrechtmatigheid. Naar aanleiding van de situatie is advies ingewonnen bij de accountant. Deze heeft aangegeven dat er een raadsbesluit noodzakelijk is voor de dekking van de kosten om de onrechtmatigheid te voorkomen. 1.2 De budgetoverschrijding is het gevolg van onvoldoende samenhang tussen scope en budget In april 2021 is het Integraal Beheerplan Openbare Ruimte (IBOR) door de raad vastgesteld. In dit plan zijn de wijkvervangingsplannen benoemd en zijn per project de scope en de daarbij benodigde budgetten bepaald. Echter, gebleken is dat de beschikbare budgetten en de scope van de projecten niet op elkaar aansluiten. Dit is ook in de raadsinformatiebrief Toekomstbestendig beheer nadrukkelijk benoemd. Voor het IBOR-project Altalaan, Wittelaan, Sophialaan is gebleken dat de kosten voor het particulier afkoppelen van de dakoppervlakken van de aanliggende woningen, zoals in de scope beschreven, niet begroot zijn binnen het project.

1.3 Door alle wisselingen binnen de organisatie en het projectteam is de overschrijding niet tijdig geconstateerd De afgelopen jaren zijn er veel personele wisselingen geweest binnen team Beheer Ruimte en Omgeving, zoals ook nadrukkelijk benoemd in de raadsinformatiebrief Toekomstbestendig beheer. Voor dit project heeft dit als gevolg gehad dat in de afgelopen drie jaar zes verschillende projectleiders verantwoordelijk waren voor het project. Hierdoor is veel kennis niet goed geborgd en verloren gegaan en is ook de overschrijding niet tijdig geconstateerd. 2.1 In het Gemeentelijk Water- en Rioleringsplan zijn de kosten voor afkoppeling van particuliere dakoppervlakken opgenomen De kosten voor het particulier afkoppelen van de dakoppervlakken van de aanliggende woningen zijn een maatregel in het kader van het stedelijk waterbeheer en klimaatadaptatie. Met de maatregelen wordt invulling gegeven aan de ambities uit het Gemeentelijk Water- en Rioleringsplan (GWRP). In het GWRP, dat in december 2022 met twee jaar is verlengd, is opgenomen dat bij integrale projecten de aanliggende woningen worden afgekoppeld. Hiervoor is jaarlijks een budget van € 420.000 beschikbaar. Financiële risico's Het is risico is dat de accountant een afkeurende verklaring afgeeft.

Kosten, baten en dekking De budgetoverschrijding (€ 206.980) is het gevolg van de kosten voor het afkoppelen van particuliere dakoppervlakken. Deze kosten bedragen ongeveer € 210.000. Voor het afkoppelen van verhard oppervlak (het particulier dakoppervlak) heeft de gemeente subsidie van € 6 per m² ontvangen op grond van de Tijdelijke regeling stimuleren maatregelen tweede fase Deltaprogramma zoetwater. Voor het project Altalaan, Wittelaan, Sophialaan gaat het om een bedrag van € 22.266. Dit leidt tot een overschrijding van het beschikbaar gestelde budget met een bedrag van € 184.714. Deze kosten kunnen gedekt worden uit de voorziening Riolering, waarin jaarlijks € 420.000 beschikbaar is voor het afkoppelen van aanliggende woningen bij integrale projecten, zoals het IBOR-project Altalaan, Wittelaan, Sophialaan. De stand van de voorziening Riolering bedroeg op 1 januari 2023 € 4.435.006.

2

Door het dekken van de budgetoverschrijding op het project Altalaan, Wittelaan, Sophialaan uit de voorziening Riolering heeft de voorziening mogelijk onvoldoende middelen voor dekking van toekomstige vervangingsinvesteringen. Dit risico wordt ondervangen doordat momenteel gewerkt wordt aan een nieuw kostendekkingsplan voor de riolering, waarbij deze onttrekking aan de voorziening wordt meegenomen. Hierdoor wordt bij de actualisatie van het kostendekkingsplan met de juiste omvang van de voorziening gerekend en worden de gevolgen van de onttrekking tijdig in het nieuwe kostendekkingsplan meegenomen. De investering wordt in lijn met de "Nota Investeren, activeren en afschrijven 2021" geactiveerd en over een periode van 60 jaar afgeschreven. De jaarlijkse afschrijving van € 3.078,57 en rentelasten € 230,89 worden gedekt uit de exploitatie. Aanpak / Uitvoering Niet van toepassing. Duurzaamheid Niet van toepassing. Communicatie Niet van toepassing. Evaluatie Niet van toepassing

Burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

3