864140 Vervanging Audiovisuele middelen raadszaal rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

864140

Onderwerp

Vervanging Audiovisuele middelen raadszaal

Besluit in raad

31 januari 2024

Portefeuillehouder(s)

Wethouder Prakke

Naam steller

Eric Hartog

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. Een krediet beschikbaar stellen om de huidige audiovisuele apparatuur in de raadzaal te vervangen. De kapitaallasten zullen worden opgenomen in de begroting 2025. De hoogte van het betreffende budget is opgenomen in bijlage 'Toelichting kosten baten en dekking (geheim)'. 2. Een structureel budget beschikbaar te stellen voor de structurele abonnementskosten, onderhoud, licenties. De hoogte van het betreffende budget is opgenomen in bijlage 'Toelichting kosten baten en dekking (geheim)'. 3. Eenmalig budget beschikbaar te stellen voor koppeling met Notubiz. De hoogte van het betreffende budget is opgenomen in bijlage 'Toelichting kosten baten en dekking (geheim)'. Samenvatting van het voorstel Voorgesteld wordt om krediet vrij te maken voor de aanschaf van een stabiel en toekomstbestendig AV-systeem, waardoor de gemeente Baarn inwoners in staat kan stellen om raadsvergaderingen digitaal toegankelijk te volgen. Daarnaast moet het systeem de raadsvergadering optimaal ondersteunen. Een belangrijk element hierbij is het voorkomen van storingen en eenvoudiger beheer. Het nieuw op te leveren systeem is toekomstgericht (houdt rekening met uitbreiding raad naar 21 raadsleden) en is redundant uitgevoerd in de cloud bij de leverancier. Dit houdt in dat onderhoud op locatie beperkt is tot de aanwezige hardware (AV- apparatuur).

Aanleiding De huidige apparatuur is storingsgevoelig en gemiddeld 10 jaar oud, waardoor deze aan vervanging toe is. Het onderhoud en regelmatige reparaties aan het huidige systeem garandeert niet dat het goed blijft werken, waardoor het risico bestaat dat vergaderingen niet meer uitgezonden kunnen worden of alleen door uit te wijken naar een andere locatie tegen hoge kosten. Daarnaast zorgt de verouderde apparatuur ervoor dat vervangende onderdelen niet meer leverbaar zijn. De programmering is achterhaald door de tijd en vraagt veel kennis en kunde van de medewerkers van de gemeente. Deze kennis en kunde is vanwege de complexiteit nagenoeg niet aanwezig bij de medewerkers van de gemeente Baarn. Beoogd effect Vervangen van de huidige audiovisuele apparatuur in de raadzaal en de trouwzaal, teneinde een goed functionerend systeem te hebben waarmee raadsvergaderingen en andere vergaderingen op een juiste manier gehouden en uitgezonden kunnen worden zonder storingen.

1

Hiermee wordt voldaan aan het lokale RVO (Reglement Van Orde) van de gemeenteraad en griffie van de gemeente Baarn waarin vermeld staat dat raadsvergaderingen worden uitgezonden en te volgen zijn door de inwoners van Baarn. Het nieuwe AV systeem levert daarnaast minder inspanningen op van de facilitaire dienst en ICT-ondersteuning, omdat het minder storingsgevoelig is. Bovendien wordt verdere frustratie over de storingsgevoeligheid van het systeem en de uitzendingen voorkomen. Ten slotte wordt voorkomen dat de gemeenteraad tegen hoge kosten moet uitwijken naar een externe locatie wanneer het huidige systeem niet werkt (vanwege ouderdom). Argumenten De huidige apparatuur is gemiddeld 10 jaar oud en aan vervanging toe. Het is nagenoeg niet mogelijk om vervangende apparatuur te krijgen indien er echt iets kapot is. Dit kan tot gevolg hebben dat er in de raadszaal van Baarn geen raadsvergaderingen gehouden kunnen worden omdat opname en streamen dan niet lukt. Vanuit de gemeentewet is openbaarheid van de raadsvergadering een wettelijke verplichting. In de huidige digitale tijd, willen we de raadsvergadering ook digitaal beschikbaar stellen. Het opnemen en uitzenden van de raadsvergadering is dan ook opgenomen in het Reglement van Orde van de gemeenteraad en griffie van de gemeente Baarn.

Wanneer dit in de raadszaal niet mogelijk is, zal tegen hoge kosten uitgeweken moeten worden naar buitenlocaties. (ongeveer €3000,- per vergadering). Daarnaast kan het zijn dat de buiten-locatie niet beschikbaar is. De huidige inrichting en programmering van het huidige systeem is dermate complex dat er nagenoeg niets aan gewijzigd kan worden. Dit levert in geval van problemen veel extra inspanning op van het personeel van de gemeente Baarn en de onderhoudsfirma, met als reëel gevolg dat het uiteindelijk niet opgelost kan worden. Het nieuw aan te schaffen systeem zal als voordeel opleveren dat het stabiel is en makkelijker te beheren door zowel de medewerkers als de toekomstige leverancier. Daarnaast zal het voordelen opleveren voor de gemeenteraad. Denk daarbij bijvoorbeeld aan stemmen via de nieuwe discussie apparatuur door middel van knoppen op de nieuw te plaatsen microfoons en automatische herkenning van wie er bij welk discussiepunt aan tafel zit. Geheime bijlage De bedragen die gemoeid zijn met dit besluit zijn opgenomen in een geheime bijlage, om te borgen dat leveranciers een marktconform aanbod doen en niet toeschrijven naar het begrootte bedrag.

Algemene risico's Tijd In het geval er bouwkundige zaken in de oudbouw aangepakt moeten worden dan geeft dat problemen omdat het een rijksmonument betreft en er dan vergunningen aangevraagd moeten worden bij de rijksgebouwen dienst. Doorlooptijd is niet bekend, naar schatting betreft dit maanden Tegenmaatregel: onderzoek is al uitgevoerd met 1 leverancier, die aangeeft dat vervanging mogelijk is met de huidige infrastructuur. In het pakket van eisen wordt opgenomen dat aanpassingen aan de huidige infrastructuur geen optie is. Levertijd als gevolg van het wereldwijde tekort aan AV- en ICT apparatuur. Navraag bij diverse leveranciers laat zien dat dit inderdaad het geval is.

2

Tegenmaatregel is zo spoedig mogelijk bestellen van apparatuur teneinde de voorgenomen implementatiedatum te halen. Capaciteit: Leveranciers hebben tekort aan personeel met als gevolg dat planning ver in de toekomst kan liggen. Tegenmaatregel is zo spoedig mogelijk bestellen en inplannen. Gebrek aan capaciteit binnen de eigen organisatie wegens krappe bezetting facilitair i.c.m. het zomerseizoen (moment van implementatie). Tegenmaatregel: nauwe afstemming over de planning van het project en de inzet van facilitair. Krediet: er is geen krediet voor het vervangen van het AV systeem. Tegenmaatregel: Budget vrijmaken via het raadsvoorstel. Kosten, baten en dekking zie bijlage: 864140 vervanging Audio Visuele middelen raadszaal Toelichting kosten baten & dekking (geheim) Aanpak / Uitvoering Fase 1: • Voorbereiden uitvraag inclusief finaliseren pakket van eisen • onderhandse aanbesteding Fase 2: • • • •

Levering in zomerreces 2024 Installatie inclusief testen tijdens zomerreces Eerste gebruik in raadsvergaderingen september 2024, onder begeleiding Oplevering, instructie en afronding in oktober 2024

Betrokkenen zijn: • Een brede vertegenwoordiging vanuit de organisatie aangevuld met een extern deskundige en een klankbord groep bestaande uit een vertegenwoordiging vanuit de raad en gebruikers. Duurzaamheid Waar mogelijk wordt de oude apparatuur hergebruikt. De apparatuur die niet hergebruikt kan worden wordt op een milieuvriendelijke manier afgevoerd en materialen die vrijkomen zullen hergebruikt worden (terugwinning grondstoffen). De nieuwe apparatuur is energie zuiniger door nieuwe technieken, zoals het gebruik van bijvoorbeeld een beamer met LED lamp. Communicatie Ruim voor de installatiewerkzaamheden zal de organisatie, de raad en de gebruikers van de Raadzaal en de trouwzaal geïnformeerd worden over het feit dat de ruimtes tijdelijk niet beschikbaar zijn. De griffie, 2 raadsleden de beleidsmedewerker algemeen bestuurlijke zaken zullen plaatsnemen in de klankbordgroep om op die manier ook nauw betrokken te zijn. Evaluatie

3

Na oplevering van het nieuwe AV systeem zal het project geëvalueerd worden. De evaluatie zal plaats vinden met het hele team inclusief de opdrachtgever. Hierbij worden onder andere de volgende vragen besproken en beantwoord. • Hoe verliep het proces? Is voor de juiste aanpak gekozen? • Hoe verliep de communicatie, waren de betrokken goed en voldoende geïnformeerd? • Wat kan er een volgende keer beter en wat is daarvoor nodig? • Welke verbeterpunten kunnen meegenomen worden naar andere projecten?

Burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: 864140 vervanging Audio Visuele middelen raadszaal Toelichting kosten baten & dekking (geheim)

4