855078 Verordening adviescommissie bezwaarschriften gemeente Baarn rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

855078

Onderwerp

Verordening adviescommissie bezwaarschriften gemeente Baarn 2024

Besluit in raad

27 maart 2024

Portefeuillehouder(s)

Burgemeester Röell

Naam steller

Anouk Mostert

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. De Verordening adviescommissie bezwaarschriften gemeente Baarn 2024 vast te stellen. Samenvatting van het voorstel De bestuursorganen van de gemeente Baarn maken voor de afhandeling van bezwaarschriften gebruik van een externe adviescommissie (de Adviescommissie bezwaarschriften). De werkwijze met betrekking tot bezwaarschriften is opgenomen in een verordening. De huidige verordening is vastgesteld in 2013 en is toe aan vernieuwing. Om slagvaardiger te werken met betrekking tot bezwaarschriften, is in de nieuwe verordening een aantal nieuwe zaken opgenomen. Het gaat om: • Een uitbreiding van de externe Adviescommissie van vijf naar zes leden; • Versterken informele afhandeling door Adviescommissie; • Het maken van een geluidsopname van een hoorzitting voor verslaglegging. Aanleiding Bestuursorganen van de gemeente Baarn maken voor de afhandeling van bezwaarschriften gebruik van de externe Adviescommissie bezwaarschriften gemeente Baarn (verder: de Adviescommissie). De manier waarop bezwaarschriften worden behandeld en de werkwijzen van de Adviescommissie zijn beschreven in een verordening. De huidige verordening is vastgesteld in 2013 en is toe aan vernieuwing.

De actualisatie van de verordening biedt de gelegenheid om ervaringen die sinds 2013 zijn opgedaan met de afhandeling van bezwaarschriften, in het bijzonder de digitale werkwijze in de Coronaperiode, te verankeren. Beoogd effect • Een actuele verordening waarin de werkwijze is beschreven. Argumenten 1) Vaststellen verordening Actualisatie De huidige verordening is vastgesteld in 2013 en daarna niet meer aangepast. Gelet op de verstreken periode van meer dan tien jaar, ontwikkelingen in regelgeving en opgedane ervaringen sinds 2013, in het bijzonder tijdens de Coronaperiode, is een vernieuwing van de verordening nodig. Vernieuwing biedt de gelegenheid om veranderde methoden van werken te verankeren in de nieuwe verordening.

1

Veranderingen ten opzichte van de huidige verordening De verordening bevat een aantal wijzigingen in de werkwijze van de Adviescommissie. a) Uitbreiding van de Adviescommissie naar maximaal zes leden In de afgelopen jaren is het om diverse redenen (ziekte, afwezigheid commissieleden) soms niet gelukt om een geplande hoorzitting door te laten gaan, omdat een voltallige commissie (3 leden) niet kon worden geformeerd. Het niet doorgaan van hoorzittingen is niet in het belang van bezwaarmakers, belanghebbenden en de bestuursorganen. Om uitval van hoorzittingen te voorkomen, wordt voorgesteld om de Adviescommissie te laten bestaan uit maximaal zes leden. Omdat de huidige Adviescommissie bestaat uit vier leden, moet de Adviescommissie worden uitgebreid met in elk geval twee leden. b) Versterken informele afhandeling bezwaarschrift door de Adviescommissie Sinds een aantal jaren proberen bestuursorganen van de gemeente Baarn om bezwaarschriften informeel af te handelen. Dit betekent dat na ontvangst van een bezwaarschrift het bestuursorgaan en bezwaarmaker(s) beoordelen of er draagvlak en inhoudelijke ruimte is om te kijken naar een informele oplossing. Als het draagvlak er niet is, of als partijen er onderling niet uitkomen, wordt het bezwaarschrift alsnog voorgelegd aan de Adviescommissie. De Adviescommissie beoordeelt het bezwaarschrift vervolgens formeel.

Tijdens een hoorzitting komt de Adviescommissie soms tot het oordeel komen dat er toch nog ruimte is voor een informele afhandeling van een bezwaarschrift. Om de Adviescommissie hiervoor een (bemiddelings)basis te bieden, wordt voorgesteld om een extra artikel in te voegen in de verordening (artikel 9). c) Geluidsopnamen hoorzitting voor verslaglegging De Adviescommissie biedt bezwaarmakers de gelegenheid om bezwaren naar voren te brengen tijdens een hoorzitting. Op basis van de hoorzitting en het bezwaardossier adviseert de Adviescommissie het bestuursorgaan over het bezwaarschrift. Het verslag van de hoorzitting wordt op dit moment aan de hand van notulen uitgeschreven. In de Coronaperiode is geëxperimenteerd met digitale hoorzittingen en het opnemen ervan. Op basis van deze experimenten wordt voorgesteld om met de inwerkingtreding van de nieuwe verordening geluidsopnamen te maken van de hoorzitting in plaats van notulen. Risico's Niet van toepassing Kosten, baten en dekking De commissieleden ontvangen een vergoeding op basis van presentie. Er zijn daarom geen extra kosten gemoeid met het uitbreiden van de commissie. De opnameapparatuur waarnaar in de verordening verwezen wordt is de dictafoonfunctie op de reeds beschikbaar gestelde mobiele telefoon. Er zijn daarom ook met de opnamen geen extra kosten gemoeid.

Aanpak / Uitvoering • Na vaststelling wordt een wervingstraject gestart om de Adviescommissie voltallig te maken. Duurzaamheid N.v.t. Communicatie • Na vaststelling wordt de verordening gepubliceerd via www.overheid.nl. Evaluatie Niet van toepassing

2

Burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: 855078 Verordening adviescommissie bezwaarschriften gemeente Baarn 2024 bijlage 1 Verordening

3