771107 Griffieplan 2023 2026 Raadsgriffie Baarn rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer Onderwerp

771107 Griffieplan 2023 – 2026

Besluit in raad

5 juli 2023

Portefeuillehouder(s)

Werkgevercommissie griffier

Naam steller

Cindy Heusingveld

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. Het griffieplan 2023 – 2026 vast te stellen. Samenvatting van het voorstel Aan de raad wordt gevraagd om het griffieplan 2023 – 2026 vast te stellen. Het doel van dit werkplan is om enerzijds te beschrijven wat de reguliere taken zijn van de griffie en anderzijds het beschrijven van de ambities van de raad en de griffie voor 2023 en verder en hoe de griffie denkt deze te vertalen naar acties. Deze ambities zijn voortgekomen uit de heidagen in de zomer van 2022, gesprekken met de werkgeverscommissie griffier en met alle fractievoorzitters en volgen tevens uit de hoofdtaak van de griffie om de gemeenteraad zo goed mogelijk in staat te stellen zijn hoofdfuncties, volksvertegenwoordiging, kaderstelling en controle, uit te oefenen. Aanleiding Het vorige griffieplan was opgesteld voor de jaren 2020-2022. De griffier heeft met de werkgeverscommissie afgesproken om met de nieuwe raad een griffieplan op te stellen waarin de ambities van de raad en de griffie zijn vastgelegd en waarin inzicht wordt gegeven in de ambities en in activiteiten van de griffie voor de periode 2023 t/m 2026. Het griffieplan is voor de werkgeverscommissie een sturingsmiddel en geeft een beeld van de doelstellingen en prestaties die de griffie voor de gemeenteraad van Baarn tot en met 2026 levert.

Daarnaast is het griffieplan een sturingsmiddel voor de griffier en een leidraad voor griffiemedewerkers. Beoogd effect Inzicht geven in de werkzaamheden van de griffie en het realiseren van ambities van de raad en de griffie in 2023 t/m 2026. Argumenten 1. Inzicht geven in de werkzaamheden van de griffie In de eerste drie hoofdstukken van het griffieplan staan de reguliere en tijdelijke werkzaamheden van de griffie beschreven evenals de missie en de belangrijkste waarden voor de griffie. In hoofdstuk 4 worden ambities benoemd en een aantal actiepunten benoemd naar aanleiding van de ambities van de raad en griffie. Dit geeft voor zowel raadsleden, steunfractieleden, collegeleden, ambtenaren als inwoners meer duidelijkheid m.b.t. de werkzaamheden van de griffie. 2.

Werkzaamheden van de griffie zijn gebaseerd op de ambities en wensen van de raad

1

De basis van de werkzaamheden van de griffie is het adviseren en ondersteunen van de raad in zijn drie hoofdtaken: kaderstellen, controleren en volksvertegenwoordiging. Doordat de raad zelf wensen en ambities met betrekking tot deze drie rollen heeft benoemd en de griffier dit heeft verwerkt in het griffieplan, kan de griffie als geheel gerichter aan het werk om de raad zo goed mogelijk te adviseren en te ondersteunen. 3. Sturingsmiddel voor de werkgeverscommissie Het griffieplan is een sturingsmiddel voor de werkgeverscommissie. Het griffieplan kan als kapstok worden gebruikt voor de evaluatiegesprekken van de werkgeverscommissie met de griffier. 4. Sturingsmiddel voor de griffier. Voor de griffier is het griffieplan een sturingsinstrument in haar eigen werk en in het werk dat verricht wordt door de griffiemedewerkers.

Risico’s/kanttekeningen 1. Ambities en wensen van de raad kunnen veranderen Uiteraard kunnen wensen en ambities van de raad veranderen en er kunnen zich actualiteiten voordoen die om directe werkzaamheden van de griffie vragen. Dit is tevens een reden waarom het griffieplan een dynamisch document is en de duur van drie jaar heeft. Het plan zal ook jaarlijks geëvalueerd worden met de griffie en de werkgeverscommissie. Dit betekent uiteraard niet dat er altijd een evaluatie zal worden afgewacht. Wanneer het nodig is zal de griffie inspelen op de (politieke) actualiteit. De werkgeverscommissie en de griffier zorgen samen voor voldoende momenten in het jaar om elkaar te spreken. Dit houdt tevens in dat wanneer actualiteiten erom zouden vragen dat er andere prioriteiten gesteld moeten worden, dit ook met elkaar besproken zal worden. Daarnaast zal de griffier de suggestie doen aan het presidium om ook ieder jaar het griffieplan te evalueren. De griffier kan hiervoor jaarlijks een memo voorbereiden met wat de acties en resultaten van de griffie van het afgelopen jaar. 2. Werkdruk op de griffie Hoewel er door de uitbreiding van de griffie in 2022 meer mogelijk is dan voorheen, zullen er altijd keuzes gemaakt moeten worden.

De griffie heeft uiteraard niet dezelfde capaciteit als de griffie van een 100.000 plus gemeente, maar ook niet de capaciteit die zij volgens de beslisboom van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden met betrekking tot de ideale omvang van de raadsgriffie zou moeten hebben of volgens het benchmarkrapport raadsgriffies anno 2022. De griffie probeert meer los te komen van de waan van de dag, maar realiseert zich ook dat zij juist een functie hebben in de (politieke) waan van de dag. Dat houdt ook in dat niet alles goed te plannen is m.b.t. de agenda en werkzaamheden van de griffie. Bovendien zal het altijd zo zijn dat in bepaalde vergadercycli extra veel werk op de griffie terechtkomt in verband met alle benodigde voorbereidingen en in andere vergadercycli minder. Kosten, baten en dekking Aan het vaststellen van het griffieplan op zichzelf zijn geen kosten verbonden. Om mogelijk uitvoering te kunnen geven aan een aantal actiepunten die zijn benoemd in het griffieplan is er wel budget nodig, maar vooralsnog is er geen nadere uitbreiding benodigd op het totale budget van de raad en de griffie. Het budget voor raadscommunicatie wordt meegenomen in de tweede tussenrapportage 2023 en voor 2024 en verder zal er een budget worden opgenomen voor raadscommunicatie in de perspectiefnota.

Aanpak / Uitvoering In het griffieplan is in hoofdstuk 5 een globale planning opgenomen met betrekking tot de actiepunten, deze kunnen worden opgepakt wanneer het griffieplan zal worden vastgesteld. Met een aantal actiepunten kan de griffie zelf aan de slag. Voor sommige punten is er ook een actieve inbreng nodig van raadsleden en steunfractieleden, en voor andere actiepunten is er ook samenwerking nodig met de

2

ambtelijke organisatie en het college. Voor de actiepunten waarvoor meer actoren nodig zijn dan alleen griffie of gemeenteraad geldt dat de driehoek van burgemeester, griffier en gemeentesecretaris hier een belangrijke rol in heeft. Duurzaamheid Niet van toepassing. Evaluatie Jaarlijks door de griffie en de werkgeverscommissie.

Namens de werkgeverscommissie van de gemeente Baarn,

Mw. A. Martens Voorzitter werkgeverscommissie griffier

Bijlage: Griffieplan 2023 – 2026 Raadsgriffie Baarn

3