771107 Bijlage Griffieplan 2023 - 2026

Griffieplan 2023 – 2026 Raadsgriffie Baarn 1

1.

Inleiding en doel griffieplan

Eind 2021 is de griffie van Baarn uitgebreid met een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier. Na een mooi maar ook druk jaar in 2022 met onder meer de gemeenteraadsverkiezingen, de start van een nieuwe gemeenteraad, nieuwe (en meer) steunfractieleden en een uitgebreid startprogramma voor de nieuwe raad, kan er in aankomende jaren door deze uitbreiding van de griffie meer worden gedaan aan het verwezenlijken van ambities van de raad. Het doel van dit werkplan is om enerzijds te beschrijven wat de reguliere taken zijn van de griffie en anderzijds het beschrijven van de ambities van de raad en de griffie voor 2023 en verder en hoe de griffie denkt deze te vertalen naar concrete acties. Deze ambities zijn voortgekomen uit de heidagen in de zomer van 2022, gesprekken met de werkgeverscommissie griffier, met alle fractievoorzitters en volgen tevens uit de hoofdtaak van de griffie om de gemeenteraad zo goed mogelijk in staat te stellen zijn hoofdfuncties; volksvertegenwoordiging, kaderstelling en controle, uit te oefenen. Het is de intentie dat de actie- en aandachtspunten jaarlijks geëvalueerd en geactualiseerd worden. Na de volgende gemeenteraadsverkiezingen wordt er, op basis van de wensen en ambities van de nieuwe gemeenteraad, een nieuw plan opgesteld voor 2026 en verder.

Het griffieplan is voor de werkgeverscommissie een sturingsmiddel en geeft een helder beeld van de doelstellingen en prestaties die de griffie voor de gemeenteraad van Baarn tot en met 2026 levert. Daarnaast is het griffieplan ook een sturingsmiddel voor de griffier en een leidraad voor griffiemedewerker(s). 2.

Missie griffie

De missie van de griffie is niet gewijzigd ten opzichte van voorgaande jaren. De missie is om de randvoorwaarden te creëren en te bevorderen waarbinnen de raadsleden afzonderlijk en de raad als geheel hun taken optimaal kunnen uitoefenen, zodat de raad zijn duaal functioneren en zijn ambities waar kan maken. Dit zal de griffie proberen te doen door het professioneel uitvoeren van haar adviserende, administratieve, logistieke, organisatorische, communicatieve en informerende werkzaamheden. Kortom, de griffie moet de raad zo ondersteunen en adviseren dat de raad optimaal zijn werk kan doen. Samengevat luidt de missie van de griffie van Baarn: “De griffie adviseert en ondersteunt de raad, de commissies en de individuele raadsleden en steunfractieleden bij het invullen van hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak. Daarbij schept en bevordert de griffie de voorwaarden voor het duaal functioneren en het waarmaken van de ambities van de raad. Het is de ambitie van de griffie om structureel kwaliteit te leveren en mee te ontwikkelen in een veranderende maatschappij.” De griffie hecht bij het uitvoeren van haar taken aan de volgende waarden: Onafhankelijk en integer De griffie werkt voor de hele raad zonder onderscheid naar politieke groepering.

Griffiemedewerkers behandelen de informatie van de fracties en raadsleden vertrouwelijk naar andere raadsleden toe en weten hoe te handelen in het geval van mogelijke integriteitsvraagstukken. Flexibel en proactief De griffiemedewerkers zijn flexibel waar het gaat om werkuren en het anticiperen op veranderingen van 2

werkzaamheden als dit wordt verlangd. Daarnaast mag er van de griffiemedewerkers worden verwacht een proactieve houding te hebben als het gaat om nieuwe ontwikkelingen en advisering naar de raadsleden en andere belanghebbenden zoals ambtelijke organisatie en het college. Toegankelijk De griffie is snel en makkelijk bereikbaar voor raadsleden, steunfractieleden, ambtenaren, burgemeester, wethouders, inwoners en maatschappelijke organisaties. Dienstverlenend en gericht op samenwerking Dienstverlening naar de raadsleden en inwoners staat voorop. De medewerkers van de griffie zijn gericht op samenwerking met de ambtelijke organisatie en delen hun kennis over procedures en regelgeving met de ambtelijke organisatie, raad, college en andere belanghebbenden zoals inwoners. Deze waarden en ambities hebben ten doel de gemeenteraad van Baarn in een zo optimaal mogelijke positie te brengen, zodat de gemeenteraad zijn werk goed kan doen. 3

Structurele werkzaamheden griffie voor de raad 2023-2026

Er is onderscheid te maken in de structurele gangbare werkzaamheden, tijdelijke werkzaamheden en de concrete actiepunten die samenhangen met de ambities van de raad en de griffie. Een groot deel van de werkzaamheden van de griffie vindt achter de schermen plaats. De raadsleden zien niet alles van de werkzaamheden van de griffie. Om hier wat meer inzicht over te geven volgt hieronder een korte opsomming van de reguliere structurele werkzaamheden van de griffie. Reguliere structurele werkzaamheden van de griffie ➢

➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Adviseren en verzorgen van het secretariaat van de raad, raadscommissies, presidium, agendacommissie, auditcommissie, werkgeverscommissie, rekenkamercommissie, commissie klankbordgesprekken burgemeester, commissie integriteit, klankbordgroepen en ad hoc ingestelde commissies en werkgroepen van de raad. Advisering (gevraagd en ongevraagd) van individuele raadsleden, steunfractieleden en fracties. Advisering voorzitters. Advisering raadsrapporteurs. Advisering, overleg en afstemming met de burgemeester als raadsvoorzitter. Verzorgen van de logistiek t.b.v. raad, informatie- en debatraad en commissies. Verzorgen en mede voorbereiden van raadsbijeenkomsten zoals de raad op pad, werkbezoeken, trainingen, workshops en informatiebijeenkomsten. Verzorgen van de dagelijkse raadsinformatie richting raads- en steunfractieleden en het bijhouden van het raadsinformatiesysteem. Bewaking budgetten van de raad en afhandeling financiën. Informatie, advies en bijstand aan de raad regisseren en verlenen. Bewaking van de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces. Driehoeksoverleg (overleg griffier met burgemeester en gemeentesecretaris). Adviseren over de vergaderwijze van de raad en voorstellen doen voor verbetering van procedures, zorgdragen voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. Overleg intern, met o.a.

burgemeester, gemeentesecretaris, bestuursadviseurs, MT, financiën en accountant. Advisering van de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de 3

➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

➢ ➢

raad. De griffier bewaakt en geeft sturing aan interne en externe raadscommunicatie. Het bijwonen van regionale raadsledenbijeenkomsten en advisering m.b.t. gemeenschappelijke regelingen. Advisering aan ambtenaren ten behoeve van de raad. Verzorgen van de wekelijkse nieuwsbrief. Ondersteuning, overleg en advisering van en met de rekenkamercommissie. Bevorderen van goede politiek-bestuurlijk-ambtelijke verhoudingen. Actief bijwonen van griffierskringen met name in regioverband en het goed contact onderhouden met de buurgemeenten. Aanspreekpunt voor inwoners van de gemeente ten aanzien van de gemeenteraad. Verordeningen en reglementen van de raad herzien en up-to-date houden. Organiseren heidag(en) met raad, college en MT. Advisering m.b.t. integriteit en geheimhouding. De raad vertegenwoordigen in interne en externe overlegsituaties, initiëren en bevorderen van de samenwerking met (externe) organisaties en partijen en ontwikkelen en onderhouden van een relatienetwerk. Het functioneel leiding geven aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren. Advisering en initiatieven ontplooien die passen in (nieuwe) ontwikkelingen op gebied van democratisering en inspraak.

Tijdelijke (reguliere) werkzaamheden van de griffie zoals: ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Werkzaamheden rondom herbenoeming burgemeester. Advisering en ondersteuning raadscommissie omgevingswet. Advisering en ondersteuning klankbordgroep raadscommunicatie. Advisering en ondersteuning raadswerkgroep participatie. Acties m.b.t. (technische) ondersteuning van de raadsvergaderingen. Acties rondom verkiezingen en campagne. Opleidingstraject voor kandidaat-raadsleden en steunfractieleden.

4

4.

Actiepunten en ambities van de raad en griffie

De ambities voor de raad en de griffie zijn onder te verdelen in een aantal hoofdonderwerpen. Deze zijn vergelijkbaar en bouwen voort op de genoemde onderwerpen in het griffieplan 2021-2022, maar zijn nu iets anders geformuleerd. De onderwerpen zijn: I. II. III. IV. V. VI.

Informatievoorziening Strategische ontwikkeling gemeenteraad Strategische ontwikkeling van de griffie Raadscommunicatie en participatie Vergaderwijze raad Opleidingstraject gemeenteraad

Op basis van de hoofdonderwerpen zijn er aan aantal concrete actiepunten te benoemen. De actiepunten zijn ingedeeld op basis van de genoemde onderwerpen, maar sommige hangen ook samen met andere hoofdonderwerpen en actiepunten. De actiepunten staan op het eind van dit hoofdstuk per onderwerp ingedeeld in een tijdschema. Voor een aantal actiepunten geldt dat de griffie hier geheel zelf mee aan de slag kan. Voor de meeste actiepunten geldt dat er ook een actieve inbreng nodig is vanuit raadsleden/steunfractieleden. Voor een aantal specifieke actiepunten is er ook samenwerking en inbreng nodig met en van de ambtelijke organisatie en het college. Daarnaast geldt dat er in specifieke gevallen ook een raadsbesluit (en mogelijk soms budget) nodig is om uitvoering te kunnen geven aan het betreffende actiepunt. Dit is onder andere het geval bij het updaten en aanpassen van de verordening op Informatie en Debat in de Raad en het Reglement van Orde van de raad. Voor de actiepunten waarvoor meer actoren benodigd zijn dan alleen griffie of gemeenteraad geldt dat de driehoek van burgemeester, griffier en gemeentesecretaris hier vaak een belangrijke rol in speelt.

Het is voor de griffier mede daarom belangrijk om een goede strategische samenwerking te hebben met zowel de burgemeester als de gemeentesecretaris en in de driehoek de onderwerpen te agenderen en te bespreken die zowel raad, college, ambtelijke organisatie, griffie als samenleving betreffen. Gewenste cultuur, omgangsvormen en gedrag gemeenteraad Voordat we ingaan op de hoofdonderwerpen en actiepunten, volgt eerst deze paragraaf over cultuur, omgangsvormen en gedrag binnen de gemeenteraad. Dit gedeelte is opgenomen, omdat er in de heidagen met de nieuwe raad in juni 2022 hier uitspraken over zijn gedaan. Deze uitspraken en het streven wat hieruit blijkt biedt een mooie basis voor de verwezenlijking van de ambities van de raad. Op de heidagen is er door de raadsleden en steunfractieleden het volgende aangegeven met betrekking tot hun eigen gewenste gedrag en omgangsvormen met elkaar en naar buiten toe: ➢ ➢ ➢ ➢

Open vizier: openstaan voor afwijkende meningen Openheid en transparantie (ook tussen college en raad) Op inhoud i.p.v. op de persoon Zorgen voor een “veilige’ omgeving: elkaar op een goede manier durven aan te spreken op zaken zoals bijvoorbeeld integriteit. ➢ Meer naar buiten gericht en ook meer in gesprek met de samenleving (o.a. raad op pad) 5

➢ Actief luisteren naar inwoners ➢ Investeren in relaties wordt belangrijk gevonden Dan gaan we nu over naar de hoofdonderwerpen en de concrete actiepunten: 4.1 Informatievoorziening In de afgelopen jaren heeft de griffie al een aantal zaken verbeterd met betrekking tot de (overzichtelijkheid van de) informatievoorziening door onder andere de invoering van een nieuwsbrief voor de raad op donderdag. Toch is het een blijvend aandachtspunt dat de informatievoorziening voor de raad (en inwoners) nog meer gestructureerd kan worden zodat het overzichtelijker wordt. Dit geldt voor zowel het emailverkeer als voor het raadsinformatiesysteem. De griffie werkt aan doorontwikkeling van de ontsluiting van informatie. Concrete actiepunten: ➢ De toegankelijkheid en vindbaarheid van stukken in het raadsinformatiesysteem kan verbeterd worden, voor zowel raadsleden als inwoners. o Voor de komende jaren hebben we daarom extra modules bij NotuBiz afgenomen. Dat moet ertoe leiden dat schriftelijke vragen, moties en amendementen makkelijker vindbaar worden. Daarnaast kan iedereen door het aanzetten van attenderingen in het raadsinformatiesysteem iedere dag een update ontvangen van alle wijzigingen die zijn aangebracht. Dit geldt zowel voor raadsleden, als inwoners, als pers.

Daarnaast wordt het door de aanschaf van politiek portret mogelijk om de samenstelling van de raad te bekijken en naar sprekersmomenten te navigeren. o Er wordt gewerkt aan een verbetering van de “dossiers” door NotuBiz, waarbij de bestuurlijke besluitvorming in een tijdlijn inzichtelijk kan worden gemaakt. De griffie houdt dit nauw in de gaten en hoopt dat dit een verbetering zal bieden op de grote wens dat alle stukken van een belangrijk project/dossier snel en makkelijk terug zijn te vinden. ➢ Informatievoorziening van en over de gemeenschappelijke regelingen verbeteren. Dit actiepunt wordt door de griffie opgepakt gezamenlijk met de contactambtenaren en de coördinator gemeenschappelijke regelingen vanuit de ambtelijke organisatie. ➢ Archivering van de vergaderingen; in de toekomst moeten vergaderingen van 10 jaar en ouder in het archief opgenomen worden. ➢ Het verbeteren van de (strategische) kwaliteit en leesbaarheid van raadsvoorstellen is een voortdurend actiepunt dat samen met ambtelijke organisatie en college wordt opgepakt. Concrete punten die raadsleden op eerdere momenten hebben genoemd zijn meegenomen in wijzigingen van afgelopen jaar. Bovendien heeft dit ook geleid tot opname in het document toetsingscriteria voor college- en raadsvoorstellen voor de ambtenaren en de toetsingscommissie en zal een aandachtspunt blijven.

Concrete punten die eerder genoemd waren zijn: o Historie en procesbeschrijving toegankelijker maken. Het gaat om het duidelijk maken welke eerdere besluiten al zijn genomen en waar we nu precies in het besluitvormingstraject zitten. Dit geldt uiteraard met name voor (grote) langdurige projecten. o Het besluitvormingstraject/proces schematisch weergeven, welke besluiten zijn al geweest, wat ligt nu voor en wat besluiten we later. o Altijd een link naar de eerdere stukken van het dossier toevoegen of als het een beperkt aantal bijlagen betreft, deze bijvoegen bij het raadsvoorstel.

6

Vaker meerdere opties en scenario’s voorleggen, waarbij alle opties even goed zijn o uitgewerkt. o Filmpjes en infographics kunnen helpen voor de inzichtelijkheid. o Beknoptheid van een raadsvoorstel door duidelijk aan te geven waar dit raadsvoorstel een oplossing voor is. 4.2 Strategische ontwikkeling gemeenteraad De raad wil zelf meer aan het roer staan en dat betekent dat de raad de kaderstellende rol beter zou willen invullen. Dat gaat dan over het kaderstellen bij (nieuw) beleid en de begroting, maar ook o.a. over het meer grip krijgen op gemeenschappelijke regelingen. De raad wil naast het debat in de raad verbeteren ook het debat in de raad op hoofdlijnen voeren. Bij de heidagen in juni 2022 heeft de raad uitgesproken “focus op hoofdlijnen” erg belangrijk te vinden, dit is ook bevestigd in het presidium eind 2022. Meer focus op hoofdlijnen en een strategische ontwikkeling van de gemeenteraad betekent ook iets voor de voorbereiding en strategische positionering van college en ambtelijke organisatie. Het gaat om de raad in die positie te zetten om ook de hoofdlijnen en kaders goed met elkaar te kunnen bepalen. Dit onderwerp omvat dus o.a. ook de kwaliteit en kwantiteit van stukken en het moment waarop de raad betrokken wordt in het proces. Concrete punten: ➢ De raad wil meer zelf aan het roer staan en sturing geven aan het beleid.

Hierbij gaat het om het sturen van de raad op hoofdlijnen. De raad wil beter invulling geven aan de kaderstellende rol ten aanzien van o.a. beleidsontwikkelingen, majeure projecten, GR-en en de P&C-cyclus. ➢ De raad zou graag een strategische termijnagenda van de raad willen hebben, waarbij de collegeplanning wordt gecombineerd met de prioritering en agendering zoals de raad die wenst. De termijnagenda is dan niet meer puur een collegeplanning, maar een planning- en sturingsinstrument van de raad voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen. Met een strategische termijnagenda kan de raad ook anticiperen op onderwerpen waar je op een later moment een besluit over moet nemen. Dit actiepunt wordt meegenomen naar de werkgroep vergaderwijze. Met deze werkgroep zal naast een strategische termijnagenda van de raad, ook gekeken worden naar andere mogelijkheden om de raad meer op hoofdlijnen te laten sturen die verband houden met de vergaderwijze. ➢ Rol van de raad bij gemeenschappelijke regelingen versterken: o Dit kan o.a. door het raadsrapporteurschap goed in te vullen. De raad heeft op basis van een advies van een werkgroep van de vorige gemeenteraad in september 2022 voor alle gemeenschappelijk regelingen raadsrapporteurs ingesteld. o Timing van informatievoorziening en besluitvorming van gemeenschappelijke regelingen verbeteren.

Hier zouden raadsrapporteurs een goede invloed op kunnen hebben. Daarnaast is dit ook een aandachtspunt voor de griffierskringen om gezamenlijk werk van te maken, zeker nu de wijzigingen van de Wgr op dit gebied niet perse positief zijn. o Inzichtelijkheid van de informatie verbeteren: waar kan je makkelijk en overzichtelijk de informatie vinden m.b.t. de gemeenschappelijke regelingen? Bij iedere gemeenschappelijke regeling is in het dossier (in het raadsinformatiesysteem) in ieder geval altijd de basisinformatie te vinden met de regeling zelf en waarom deze ooit is ingesteld. 7

o

Raad aan zet bij de invulling van de wijzigingen Wgr. De raad zal uiteindelijk besluiten moeten nemen i.v.m. de wijzigingen van de Wgr, het is goed om daarin al van te voren aan te geven wat je wensen hierin zijn. ➢ Een voorwaarde voor strategische ontwikkeling van de raad is dat ook de ondersteuning van de raad op orde moet zijn. Dan gaat het o.a. over de griffie die zowel kwantitatief als kwalitatief goed op orde moet zijn, maar kan het ook gaan over voldoende middelen en mogelijkheden m.b.t. scholing, training, opleiding, cursussen en fractievergoedingen. Hier zijn afgelopen jaren al stappen in gemaakt: de griffie is uitgebreid en het opleidingsbudget voor de raad is verhoogd. Voor de volgende perspectiefnota zal ook het budget voor advieskosten weer worden opgehoogd. Waar de raad aankomende jaren nog aan kan denken is om weer fractievergoedingen toe te kennen. De fractievergoeding is jaren geleden geschrapt. Baarn heeft ook geen verordening op de fractievergoeding, terwijl deze wel verplicht is. Daarnaast zijn er meerdere signalen afgegeven bij de griffie of er meer budget voor steunfractieleden zou kunnen worden vrijgemaakt. De griffie zal de wettelijke mogelijkheden hiervan in kaart brengen en dit in eerste instantie meenemen naar de werkgroep vergaderwijze, omdat deze in de brainstorm daar ook aan de orde zijn gekomen.

De werkgroep werkwijze heeft het inmiddels geparkeerd omdat het niet binnen hun opdracht valt. De griffie zal daarom voor juni een memo over verschillende mogelijkheden voor het presidium voorbereiden 4.3 Strategische ontwikkeling griffie In 2021 heeft de raad een grote stap gemaakt met het kwantitatief en kwalitatief op orde brengen van de griffie door het raadsbesluit tot uitbreiding van de griffie en later in november 2021 de daadwerkelijke invulling daarvan met een raadsadviseur / plaatsvervangend griffier. De griffieformatie van Baarn is in juli 2021 vastgesteld op 2,72 fte. De griffie is de afgelopen jaren dus gegroeid in slagkracht en menskracht en heeft zich mede daardoor verder professioneler ontwikkeld. De griffie wil zich graag nog verder ontwikkelen in enerzijds strategische advisering en anderzijds in het realiseren van de ambities van de raad en de griffie. Hoewel er door de extra fte op de griffie meer mogelijk is dan daarvoor, zullen er altijd keuzes gemaakt moeten worden. De griffie heeft uiteraard niet dezelfde capaciteit als de griffie van een 100.000 plus gemeente, maar ook niet de capaciteit die zij volgens de beslisboom van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden met betrekking tot de ideale omvang van de raadsgriffie zou moeten hebben of volgens het benchmarkrapport raadsgriffies anno 2022.

De griffie probeert meer los te komen van de waan van de dag, maar realiseert zich ook dat zij juist een functie hebben in de (politieke) waan van de dag. Dat houdt ook in dat niet alles goed te plannen is m.b.t. de agenda en werkzaamheden van de griffie. Concrete punten: ➢ De griffie ontwikkelt zich verder in strategische advisering. ➢ De griffie geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies op het gebied van alle raadsinstrumenten, waaronder moties en amendementen. ➢ De griffie fungeert als eerste vraagbaak voor raadsleden en steunfractieleden. ➢ De griffie attendeert de raad op belangrijke wetswijzigingen en landelijke of provinciale ontwikkelingen die gevolgen hebben voor het raadswerk. ➢ De griffie heeft een informatierol richting inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners op het gebied van verwachtingsmanagement van de daadwerkelijke invloed die men kan hebben.

8

➢ De griffie heeft een proactieve rol ten aanzien van advisering voor een meer kaderstellende rol van de raad o.a. op het gebied van beleidsontwikkelingen, majeure projecten, GR-en en om de P&C cyclus te versterken. ➢ Op het gebied van burger- en overheidsparticipatie wordt van de griffie(r) verwacht dat deze de raad in positie brengt door ideeën en best-practices aan te reiken en door vroegtijdig acties en initiatieven van college en organisatie af te stemmen in de driehoek en daarbij het belang van raadsparticipatie te benadrukken. ➢ De griffie draagt in samenwerking met alle actoren mede zorg voor een goed samenspel van de gemeenteraad met college, ambtelijke organisatie en inwoners. ➢ De griffie legt indien mogelijk ook helder terug wat er niet mogelijk is qua capaciteit, kwaliteit en rol. Dit kan niet altijd, juist ook gezien de functie en rol die de griffie heeft.

4.4. Raadscommunicatie en participatie Raadscommunicatie en participatie zijn beide brede onderwerpen. Bij raadscommunicatie gaat het om alle communicatie van de raad als geheel met de inwoners. Raadscommunicatie gaat o.a. over het publiceren van de vergaderingen en de besluitenlijsten op het raadsinformatiesysteem, het publiceren van de raadsagenda in de Baarnsche Courant, over de organisatie van de “Raad op Pad” en laagdrempelige themabijeenkomsten van de raad voor inwoners. Hierbij valt te denken aan informatiemarkten, debatavonden, politieke avonden, rondetafelgesprekken, werkbezoeken enz. Raadscommunicatie gaat over het gebruik van sociale media van de raad als geheel, het hebben van een eigen raadspagina waarbij raadsleden mogelijk met elkaar in discussie gaan over een onderwerp dat binnenkort op de agenda van de raad staat, een jongerenraad, een cursus politieke participatie voor inwoners, enz. enz. Raadscommunicatie kan dus veel omvatten, maar kan ook klein en beperkt zijn tot alleen de wettelijke verplichting van het publiceren van de raadsagenda. De website en het raadsinformatiesysteem moeten in ieder geval zorgen voor een goede basis voor alle raadscommunicatie. Het doel van raadscommunicatie is het vergroten van de bekendheid van het werk van de gemeenteraad in zijn geheel, en het vergroten van betrokkenheid van inwoners bij politieke besluitvorming.

Inmiddels is er in samenspraak met een klankbordgroep uit de raad een concept communicatieplan voor de raad opgesteld. Dit plan is in april 2023 door de raad vastgesteld. De acties die hierin zijn opgenomen worden opgepakt en uitgevoerd door de griffie en waar nodig met inbreng vanuit raads- en steunfractieleden. Participatie is ook een breed onderwerp. Er is een onderscheid tussen inwonerparticipatie en overheidsparticipatie. Bij inwonerparticipatie neemt de overheid het initiatief en mag de burger in dit initiatief mee participeren. Bij overheidsparticipatie neemt de samenleving zelf het initiatief en mag de gemeente in het initiatief mee participeren/faciliteren. Bij overheidsparticipatie is het vooral de vraag in hoeverre de raad zelf ruimte wil geven en creëren, maar ook de vraag in hoeverre de raad dat überhaupt nog zelf kan bepalen. Het lokale bestuur in een complexe netwerksamenleving vraagt om een andere rol van een gemeenteraad dan tien jaar geleden. De vraag hierbij is hoe de raad omgaat met zijn rol en positie en hoe de griffie de raad hierbij kan ondersteunen. Het is belangrijk dat de raad zelf een heldere visie heeft op burgerparticipatie en overheidsparticipatie en op de eigen raadsrol hierin. De griffie ziet het als haar taak om dit in goed samenspel met het college en de ambtelijke organisatie op te pakken. 9

Inmiddels is er een raadswerkgroep participatie van de raad, die heeft meegedacht met de visie burgerparticipatie die in januari 2023 is vastgesteld in de gemeenteraad. Deze werkgroep zal ook worden betrokken in het vervolg, in het plan van aanpak buurtbudgetten, een standaard handleiding en een participatie- en inspraakverordening. Concrete punten: ➢ De rol van de raad versterken op het gebied van burger- en overheidsparticipatie. o Van de griffie(r) wordt verwacht dat deze de raad in positie brengt door ideeën en bestpractices aan te reiken en door vroegtijdig acties en initiatieven van college en organisatie af te stemmen in de driehoek en daarbij het belang van raadsparticipatie te benadrukken ➢ Zorgen dat de gemeenteraad een heldere visie heeft m.b.t. burger en overheidsparticipatie. o Dit is een gezamenlijke opgave van raad, college en ambtelijke organisatie. Dan gaat het om de vraag hoe willen we als gemeente en als gemeenteraad de interactie met inwoners, ondernemers, verenigingen, stichtingen goed vormgeven. Inmiddels is de visie burgerparticipatie, waarbij ook een werkgroep van de raad was betrokken, vastgesteld in de raad. o De griffie onderhoudt goed contact met de adviseur bewonersparticipatie en sluit aan bij initiatieven die worden genomen met o.a. scholen en andere acties op het gebied van participatie.

o Een concreet middel dat eerder was ingezet om inzicht te verschaffen was de Quick Scan lokale democratie in actie, daarin zijn de volgende drie conclusies uit voortgekomen: dat er een visie op participatie moest worden vastgesteld, dat er een verschil is in perceptie tussen inwoners en organisatie en dat het interne samenspel en samenwerking van raadsleden en ambtelijke organisatie kon worden verbeterd. Hier zijn een aantal acties uit voortgekomen en deels ook opgepakt in het startprogramma van de raad. De griffie zal het voortouw nemen met de stuurgroep samen te komen om te kijken of hier nog verdere acties in te nemen zijn. ➢ Doorontwikkelen en optimaliseren van “de Raad op pad”. o Jaarlijks ongeveer drie keer een bijeenkomst te organiseren waarbij de Raad op Pad gaat. Suggesties voor verbeteringen die eerder waren meegegeven zijn onder andere evaluaties en betere terugkoppeling naar de genodigden/aanwezigen en naar de inwoners. Op locatie in gesprek gaan met inwoners/organisaties. Locatie is afhankelijk van de doelgroep/ thema van de Raad op Pad (hangplek, speeltuin, brandweer). ➢ Als raad meer werk maken van raadscommunicatie om meer zichtbaar te worden voor inwoners. o Opstellen en vaststellen van een raadscommunicatieplan. o De griffie zal vervolgens het raadscommunicatieplan uitvoeren.

4.5 Vergaderwijze raad Bij de start van de nieuwe raad heeft de griffie aangegeven graag aan de slag te gaan met een werkgroep vanuit de raad om het Reglement van Orde van de Raad en de verordening op de Informatie en Debat in de Raad te vernieuwen/ updaten en om dan ook (kleine) aanpassingen te maken in het vergaderstelsel. De huidige verordeningen kloppen op een aantal punten niet meer met de praktijk en zijn bovendien op sommige punten (juridisch) verouderd en onduidelijk. Een aantal afspraken vanuit het presidium zouden ook in de verordeningen zelf verwerkt moeten worden. Daarnaast is het goed de 10

laatste update van de modelreglementen vanuit de VNG mee te nemen bij de aanpassingen. Het moment van de update van de verordeningen is een goed moment om een aantal aanpassingen en vernieuwingen door te voeren in de vergaderwijze. In 2022 heeft er een heisessie met de raad, een voorzitterstraining, een debattraining en ook een brainstormsessie met raadsleden en steunfractieleden plaatsgevonden over de vergaderwijze en het reglement van Orde. Hier zijn een aantal zaken naar voren gekomen die ook goed meegenomen kunnen worden in de wijzigingen van de vergaderwijze en de verordening en het RvO. Begin 2023 is er een werkgroep vergaderwijze vanuit de raad opgesteld die gezamenlijk met de griffie en met bestuursadvisering de wijzigingen zal voorbereiden. Concrete actiepunten: ➢ Met een werkgroep vergaderwijze vanuit de raad met ondersteuning vanuit de griffier en raadsadviseur/plaatsvervangend griffier en met bestuursadvisering een voorstel voor te bereiden voor aanpassingen van de vergaderwijze onder andere middels een nieuwe RvO en een nieuwe verordening op Informatie en Debat in de Raad. ➢ Deze voorstellen gaan vervolgens via het presidium of de fracties naar de gemeenteraad die de wijzigingen zal moeten vaststellen. ➢ Vervolgens is het aan alle actoren: griffie, raad, college en ambtenaren om de wijzigingen te implementeren en uit te voeren.

➢ Waarschijnlijk volgen hier dan nog verdere vervolgacties uit. Denk aan een kort overzicht van de wijzigingen, een training voor de raad en/of een training voor de commissievoorzitters. ➢ De ideeën voor de wijzigingen gaan voornamelijk over het verbeteren van de Informatie en van de Debatfase en alles eromheen. 4.6 Opleidingstraject gemeenteraad In 2022 is er door de griffie veel aandacht uitgegaan naar de organisatie van een goed inwerkprogramma, waarbij ook veel en goed is samengewerkt met de ambtelijke organisatie. Dit is ook gedaan in verband met één van de conclusies van de QuickScan lokale democratie in actie dat het interne samenspel en de samenwerking tussen raadsleden en ambtenaren verbeterd kon worden. Scholing houdt echter bij een goed inwerkprogramma niet op. De griffie ontwerpt daarom in overleg met het presidium een meerjarig scholingsprogramma en houdt daarbij rekening met actualiteiten. Speciale aandacht in het opleidingsprogramma wordt geschonken aan het thema integriteit en het voeren van het onderlinge gesprek daarover. Indien vanuit raadsleden of steunfractieleden een individuele opleidingsbehoefte bestaat, adviseert de griffier hierover en stelt daar budget voor beschikbaar. De griffier heeft voor de aankomende jaren meer opleidingsbudget aangevraagd voor in de begroting wat inmiddels is vastgesteld.

Concrete punten: ➢ Een opleidingstraject voor de raad voor vier jaar, waarbij je in de jaarkalender een aantal vaste momenten hiervoor opneemt. Deze zijn in principe al jaarlijks opgenomen door het moment van een workshop/training voor de raad op een woensdagavond. ➢ Bij actualiteiten zal er een voorstel worden gedaan door de griffie aan het presidium voor bepaalde trainingen/workshops en waarbij ook mogelijke data worden aangegeven.

11

5. Actiepunten per onderwerp ingedeeld in een tijdschema

Informatievoorziening Actiepunten

Wie

Planning

Toegankelijkheid en vindbaarheid van stukken in het raadsinformatiesysteem verbeteren.

Griffiemedewerker en raadsadviseur

Doorlopend

Informatievoorziening gemeenschappelijke regelingen verbeteren.

Griffiemedewerker, griffier, contactambtenaren, coördinator gemeenschappelijke regelingen

Doorlopend

Het verbeteren van de kwaliteit en leesbaarheid van raadsvoorstellen.

Griffier, raadsleden, ambtelijke organisatie en college

Doorlopend

Archivering vergaderingen.

Griffiemedewerker en griffier

Q4 2023

Strategische ontwikkeling gemeenteraad Actiepunten

Wie

Planning

Beter invulling geven aan de kaderstellende rol.

Raad en griffie

Doorlopend

Strategische termijnagenda van de raad.

Werkgroep vergaderwijze

Start Q2 2023 daarna doorlopend

Rol van de raad bij gemeenschappelijke regelingen versterken.

Raadsrapporteurs, griffier, ambtelijke organisatie, college, GR-en, griffierskring enz.

Doorlopend

Eigen ondersteuning van de raad is op orde: eventueel voorstel fractieondersteuning en voor steunfractieleden.

Raad, werkgroep vergaderwijze, presidium en griffier

Q2/3 2023

12

Strategische ontwikkeling griffie Actiepunten

Wie

Planning

De griffie ontwikkelt zich verder in strategische advisering (trainingen, cursus, opleiding).

Griffier en raadsadviseur

Doorlopend

De griffie geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies op het gebied van alle raadsinstrumenten.

Griffier en raadsadviseur

Doorlopend

De griffie is eerste vraagbaak voor de raad.

Gehele griffie

Doorlopend

De griffie attendeert de raad op belangrijke wetswijzigingen en landelijke of provinciale ontwikkelingen.

Griffier en raadsadviseur

Doorlopend

De griffie heeft een informatierol richting inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners op het gebied van verwachtingsmanagement van de daadwerkelijke invloed die men kan hebben.

Griffier en raadsadviseur

De griffie heeft een proactieve rol ten aanzien van advisering voor een meer kaderstellende rol van de raad.

Griffier en raadsadviseur

Doorlopend

Ideeën en best-practices aanreiken m.b.t. participatie.

Griffier en raadsadviseur

Doorlopend

Vroegtijdig acties en initiatieven van college en organisatie afstemmen in de driehoek en daarbij het belang van raadsparticipatie benadrukken.

Griffier

Doorlopend

De griffie draagt in samenwerking met alle actoren mede zorg voor een goed samenspel van de gemeenteraad met college, ambtelijke organisatie en inwoners.

Gehele griffie

Doorlopend

De griffie legt indien mogelijk ook helder terug wat er niet mogelijk is qua capaciteit, kwaliteit en rol. Dit kan niet altijd, juist ook gezien de functie en rol die de griffie heeft.

Gehele griffie

Doorlopend

Doorlopend

13

Raadsparticipatie en communicatie Actiepunten

Wie

Planning

De rol van de raad versterken op het gebied van burger- en overheidsparticipatie.

Raadsadviseur, raadswerkgroep participatie, griffier en raad

Doorlopend

Zorgen dat de gemeenteraad een heldere visie heeft m.b.t. burger- en overheidsparticipatie.

Raadsadviseur, griffier en raad

Q1 2023 en Doorlopend

De griffie onderhoudt goed contact met de adviseur bewonersparticipatie en sluit aan bij initiatieven die worden genomen met o.a. scholen en andere acties op het gebied van participatie.

Raadsadviseur en griffier

Doorlopend

Doorontwikkelen en optimaliseren van “de Raad op pad”.

Raadsadviseur, raad en griffier.

Doorlopend

Raadscommunicatieplan opstellen en raadscommunicatie vormgeven.

Raadsadviseur, klankbordgroep raadscommunicatie en raad

Q1 2023 start en daarna doorlopend

Gast van de Raad

Raadsadviseur, griffier en griffiemedewerker

Q3 2023 start

Oprichten eigen social media accountants

Raadsadviseur

Q3 2023

Cursus Politiek Actief

Raadsadviseur, griffier en raad

Q1 2024

Democracity

Raadsadviseur

Q1 2024

Uitvoering actiepunten uit Quick Scan Lokale Democratie in Actie.

Griffier, ambtelijke organisatie, college

Q2 2023

Actiepunten

Wie

Planning

Vernieuwingen aanbrengen in de vergaderwijze en het updaten van het RvO en de verordening op Informatie en Debat in de Raad.

Griffier, werkgroep vergaderwijze, raadsadviseur, raad, ambtelijke organisatie, college

Q1 2023 start Q2/3 resultaat

Vergaderwijze Raad

14

De ideeën voor de wijzigingen gaan voornamelijk over het verbeteren van de Informatie en van de Debatfase en alles eromheen.

Raad, griffier, raadsadviseur, college, ambtelijke organisatie

Q2 2023 en doorlopend

Toetsen nieuwe vergaderstelsel aan wensen/eisen raad en aan de tijd.

Griffier, raadsadviseur, raad

Doorlopend

Trainen voorzitters.

Voorzitters, griffier en raadsadviseur

Doorlopend

Evt. debattraining raad, scholing, terugkijken en ook evalueren met de raad.

Raad, griffier, plaatsvervangend griffier, presidium en burgemeester

Doorlopend

Actiepunten

Wie

Planning

Een opleidingstraject voor de raad voor vier jaar, waarbij je in de jaarkalender een aantal vaste momenten hiervoor opneemt. Deze zijn in principe al jaarlijks opgenomen door het moment van een workshop/training voor de raad op een woensdagavond.

Griffier, raadsadviseur, presidium, burgemeester.

Doorlopend

Bij actualiteiten zal er een voorstel worden gedaan door de griffie aan het presidium voor bepaalde trainingen/workshops en waarbij ook mogelijke data worden aangegeven.

Griffier, raadsadviseur, presidium, burgemeester.

Doorlopend

Opleidings/scholingstraject

15