749463 Uitvoering motie theater-bibliotheek rvs OUD

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer

749463

Onderwerp

Uitvoering motie theater-bibliotheek

Besluit in raad

27 september 2023

Portefeuillehouder(s)

Wethouder Veldhuizen

Naam steller

Dirk Eekma

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. Een krediet van € 40.000 beschikbaar te stellen voor het opstellen van een Kunst- en Cultuurvisie. 2. Een krediet van € 50.000 beschikbaar te stellen voor de actualisatie van het Plan Maatschappelijk Vastgoed en daarbij verschillende mogelijke locaties voor de bibliotheek en andere culturele en maatschappelijke organisaties in het centrum van Baarn te onderzoeken. 3. Een krediet van € 190.000 beschikbaar te stellen voor het onderzoek naar de benodigde investeringen voor een gezonde exploitatie van Theater De Speeldoos op de huidige locatie aan de Rembrandtlaan. Samenvatting van het voorstel In februari 2023 heeft uw raad unaniem de motie ‘theater-bibliotheek’ aangenomen. Het college wil uitvoering geven aan deze motie. In dit voorstel worden onderdelen van de motie nader geduid. Voor het opstellen van een Kunst- en Cultuurvisie wordt een krediet van € 40.000 gevraagd. Voor de actualisatie van het Plan Maatschappelijk Vastgoed een krediet van € 50.000. Tot slot wordt voor het onderzoek naar de kosten voor een gezonde exploitatie van het theater een krediet van € 190.000 gevraagd. Aanleiding In december 2020 heeft uw gemeenteraad besloten dat de bibliotheek en het theater (en destijds nog de Volksuniversiteit) in Baarn gezamenlijke huisvesting krijgen op de Rembrandtlaan.

In 2021 heeft de gemeente, samen met de toekomstige gebruikers van het pand, het plan uitgewerkt in een programma van eisen en een Voorlopig Ontwerp. In december 2021 heeft de raad onder meer de middelen voor de uitvoering van het vernieuwbouwplan beschikbaar gesteld. In 2022 is het Definitief Ontwerp opgesteld. Een bouwkostenbureau heeft de stichtingskostenraming geactualiseerd op basis van de toen actuele marktomstandigheden en de verwachte ontwikkelingen. Hieruit bleek dat het beschikbare krediet te laag is voor de realisatie van het plan. In februari heeft het college uw raad extra krediet gevraagd om uitvoering te kunnen geven aan het raadsbesluit van december 2021. Een meerderheid van uw raad heeft dit voorstel verworpen. Wel heeft uw de raad unaniem de motie ‘theater-bibliotheek’ aangenomen waarin hij het college verzoekt: 1.

2.

“De planvorming voor het gezamenlijk huisvesten van Theater De Speeldoos en de Bibliotheek te staken en uit te gaan van separate huisvesting aan respectievelijk de Rembrandtlaan (Theater De Speeldoos) en de Hoofdstraat (Bibliotheek). De reeds beschikbare middelen in de reserve groot onderhoud (€ 431.000) per direct in te zetten voor het zo snel mogelijk wegwerken van achterstallig onderhoud in / aan het pand aan de Rembrandtlaan. Hiertoe het bedrag van €431.000 voor onderhoud uit 2022 over te hevelen naar 2023, zodat het direct aangewend kan worden om achterstallig onderhoud weg te werken. Tevens wordt gedurende de looptijd

1

3.

4.

5.

6.

van de uitwerking van deze motie het begrote bedrag voor onderhoud ook daadwerkelijk daarvoor aangewend. A. Ondersteund door een onafhankelijke partij te onderzoeken of een krediet van € 4 miljoen euro kan leiden tot een gezonde exploitatie voor het theater gedurende tien jaar; B. Door een onafhankelijke partij te laten onderzoeken wat de benodigde kosten zijn voor een gezonde exploitatie voor het theater voor een termijn van respectievelijk twintig jaar en veertig jaar. Het Plan Maatschappelijk Vastgoed te actualiseren en het reeds in de meerjarenbegroting onder de noemer 'Brinkhuis' opgenomen budget van € 3,7 miljoen in te zetten voor het opknappen van de locatie Hoofdstraat 1 en het herhuisvesten van de culturele en maatschappelijke organisaties. Om zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval voor het einde van deze raadsperiode, een kunst- en cultuurvisie op te stellen en aan de raad voor te leggen, waarmee voor langere tijd richting gegeven wordt aan de culturele ambities voor de gemeente en de inzet van de daarbij behorende faciliteiten. Voor een aantal van de hiervoor genoemde punten zullen mogelijk aanvullende raadsbesluiten nodig zijn. Wij verzoeken daarom het college, indien dit aan de orde is, deze voor te bereiden.”

De planvorming voor het gezamenlijk huisvesten van Theater De Speeldoos en de Bibliotheek is inmiddels gestaakt. Met het voorliggende raadsvoorstel geeft het college invulling aan de motie ‘theater-bibliotheek’ van 22 februari 2023. Het is belangrijk dat uw raad een besluit neemt over de voorgestelde beslispunten, zodat de verschillende onderdelen van de motie uitgevoerd kunnen worden. Beoogd effect Het beoogd effect is meerledig: 1. Een gedragen visie op kunst en cultuur in relatie tot het bestaande beleid. Deze dient als basis voor onder meer het Plan Maatschappelijk Vastgoed en het onderzoek naar de kosten van een gezonde exploitatie van het theater. 2. Een, binnen heldere kaders, geactualiseerd Plan Maatschappelijk Vastgoed dat onder meer richting geeft aan de toekomstige huisvesting van de bibliotheek en andere culturele en maatschappelijke organisaties in het centrum van Baarn, alsmede het theater aan de Rembrandtlaan. 3. Een onderbouwd besluit over de toekomstige huisvesting van Theater de Speeldoos, door inzicht te verkrijgen in de huisvestingseisen en -mogelijkheden, de daarmee gemoeide investeringskosten en de exploitatieconsequenties voor drie scenario’s met een looptijd van respectievelijk tien, twintig en veertig jaar. Argumenten 1. Een krediet van € 40.000 beschikbaar te stellen voor het opstellen van een Kunst- en Cultuurvisie.

In de periode 2023/2024 zal de gemeente een Kunst- en Cultuurvisie opstellen, in overleg met het culturele en maatschappelijke veld en de inwoners van Baarn. Hiermee bouwen wij voort op de nota Baarn Vitaal, het concept stappenplan voor het levendig centrum Vorstelijk Baarn en de beleidsnota Kunst en Cultuur van 2017. In de Kunsten Cultuurvisie leggen wij een relatie met thema’s als welzijn, jeugd, positieve gezondheid, economie, recreatie en citymarketing. Een belangrijk onderdeel van de Kunst- en Cultuurvisie is een visie op de functie en rol van Theater De Speeldoos, de Bibliotheek en andere culturele organisaties in de samenleving van Baarn. De visie levert daarmee essentiële input voor het Plan Maatschappelijk Vastgoed. De ontwikkeling van de Kunst- en Cultuurvisie gebeurt gelijktijdig en in samenhang met het scenario-onderzoek naar een gezonde exploitatie van Theater De Speeldoos. Op die manier wordt de relatie tussen de ambities, de mogelijke ontwikkelingsrichtingen van het theater en de financiële consequenties meteen gelegd. Daardoor kunnen keuzemogelijkheden worden voorgelegd die in de Kunst- en Cultuurvisie zijn onderbouwd. Via deze werkwijze krijgen De Speeldoos en de gemeente bovendien zo snel mogelijk duidelijkheid over de toekomstige huisvesting.

2

De kosten voor het opstellen van de Kunst- en Cultuurvisie door een extern bureau worden geschat op €40.000. 2. Een krediet van € 50.000 beschikbaar te stellen voor de actualisatie van het Plan Maatschappelijk Vastgoed en daarbij verschillende mogelijke locaties voor de bibliotheek en andere culturele en maatschappelijke organisaties in het centrum van Baarn te onderzoeken. Het Plan Maatschappelijk Vastgoed (PMV 2021) is in november 2021 door uw raad vastgesteld. Uitgangspunt voor dat plan was onder andere de gezamenlijke huisvesting van De Speeldoos en de bibliotheek aan de Rembrandtlaan. Dat is veranderd door het raadsbesluit van 22 februari 2023 en de motie ‘theater-bibliotheek’ van 22 februari 2023, waarin de raad het college verzoekt de bibliotheek in het pand aan de Hoofdstraat 1 te blijven huisvesten. Tevens heeft de raad heeft in de motie ‘theater-bibliotheek’ het college verzocht € 3,7 miljoen in te zetten voor het opknappen van Hoofdstraat 1 en het herhuisvesten van culturele en maatschappelijke organisaties. In het PMV 2021 wordt een bedrag van € 3,5 miljoen genoemd voor renovatie van de begane grond en de kelder van Hoofdstraat 1, met als doel daar maatschappelijke organisaties met een ontmoetingsfunctie te huisvesten.

Het is van belang aan te tekenen dat dit bedrag is gebaseerd op een globale schatting en dat de bouwkosten de afgelopen anderhalf jaar sterk zijn gestegen. In het verzoek om Hoofdstraat 1 op te knappen is geen rekenschap gegeven van het verzoek in dezelfde motie om de bibliotheek in dit pand te blijven huisvesten. Het is daardoor niet vrij voor het herhuisvesten van de culturele en maatschappelijke organisaties. Bureau De Plekkenmakers heeft, als vervolg op het PMV, in 2022 in opdracht van de gemeente een concept ontwikkeld voor een ontmoetingsfunctie met meerdere maatschappelijke organisaties (‘Brinkhuis’) in het pand Hoofdstraat 1. Naar aanleiding van raadsbesluit van 22 februari 2023, hebben de betrokken organisaties aangegeven dit concept nog steeds op een centrale plek in Baarn te willen realiseren. De uitkomsten van het onderzoek naar het Brinkhuis zijn nog niet aan de raad gepresenteerd, mede doordat de besluitvorming rondom de gezamenlijke huisvesting van het theater en de bibliotheek nog niet was afgerond. Tijdens de raadsvergaderingen in februari is ook gebleken dat een meerderheid van de raad het belangrijk vindt dat de bibliotheek in het centrum van Baarn blijft. Het college wil, als onderdeel van de actualisatie van het PMV, de huisvestingsmogelijkheden voor de bibliotheek en de andere culturele en maatschappelijke organisaties goed in beeld brengen.

Daarbij wordt, binnen het centrum van Baarn, breder gekeken dan alleen Hoofdstraat 1. Ook wordt gebruik gemaakt van de resultaten van eerder onderzoek. Door het veranderde energielandschap zal extra aandacht worden besteed aan de verduurzaming van het maatschappelijk vastgoed mede gezien de kortere terugverdientijd van de investering. Zie ook de unaniem aangenomen motie Versnelde verduurzaming gemeentelijk vastgoed van 19 oktober 2022. Ook zal in het geactualiseerde plan inzichtelijk gemaakt worden wat de kosten/baten per pand zijn. Binnen de gemeente is onvoldoende capaciteit aanwezig voor de actualisatie van het Plan Maatschappelijk Vastgoed. De kosten voor inhuur van een extern bureau worden geraamd op € 50.000. 3. Een krediet van € 190.000 beschikbaar te stellen voor het onderzoek naar de benodigde investeringen voor een gezonde exploitatie van Theater De Speeldoos op de huidige locatie aan de Rembrandtlaan. In de motie theater-bibliotheek verzoekt uw raad het college: “A. Ondersteund door een onafhankelijke partij te onderzoeken of een krediet van € 4 miljoen euro kan leiden tot een gezonde exploitatie voor het theater gedurende tien jaar; B.

Door een onafhankelijke partij te laten onderzoeken wat de benodigde kosten zijn voor een gezonde exploitatie voor het theater voor een termijn van respectievelijk twintig jaar en veertig jaar.” Met ‘benodigde kosten’ worden de benodigde investeringen in verbouw en/of nieuwbouw van het gebouw en de inrichting bedoeld. Met ‘gezonde exploitatie’ wordt bedoeld dat het theater op een verantwoorde manier, zo effectief en efficiënt mogelijk, zijn gemeentelijke opdracht kan uitvoeren binnen verantwoorde financiële kaders (subsidie). Het college zal drie scenario’s uitwerken waarin een scope van respectievelijk tien, twintig en veertig jaar wordt gehanteerd. Per scenario worden de volgende stappen uitgevoerd: Op basis van de, binnen de Kunst- en

3

Cultuurvisie op te stellen, visie op het theater worden functie- en ruimte-eisen voor het gebouw gedefinieerd. Aan de hand daarvan wordt een huisvestingsmodel (schetsontwerp) ontwikkeld. Dit vormt de basis voor een bouw- en stichtingskostenraming. Tot slot wordt een exploitatieraming opgesteld en worden de consequenties voor de gemeentebegroting in beeld gebracht. Externe adviesbureaus zullen het onderzoek uitvoeren. Voor de exploitatieraming van het theater zal een bureau worden geselecteerd dat niet recentelijk is betrokken bij de plannen voor De Kroon. Voor de andere onderdelen zal waar mogelijk gebruik worden gemaakt van reeds bestaande (geactualiseerde) kennis van het gebouw van De Speeldoos. Onderhoud Theater de Speeldoos De gemeente beschikt over een voorziening (geen reserve, zoals in de motie wordt aangegeven) groot onderhoud voor De Speeldoos. In 2023 is in totaal ca. € 444.000 beschikbaar ( 2022: € 431.000 en 2023: € 13.000). Op basis van een recente inventarisatie is de conclusie dat dit bedrag naar verwachting toereikend is voor de volgende ingrepen: • Verbeteringen van de veiligheid en hygiëne in het pand. • Realisatie van airco-units. Het binnenklimaat in het gebouw is matig tot slecht. In de zomer wordt het erg warm. Het aanbrengen van airco-units in de foyer en de kantoren verhelpt dit probleem.

• Vervanging van een deel van de bestaande conventionele theaterverlichting door ledverlichting. De zaalbrug in de grote zaal is ARBO-technisch afgekeurd en mag volgens de richtlijnen niet meer worden betreden voor het verstellen van de verlichtingsspots. Dit probleem kan worden opgelost door bestaande vaste, conventionele theaterverlichting op de brug te vervangen door zogenoemd ‘bewegend licht’. Deze ledverlichting kan worden hergebruikt in een eventueel toekomstig nieuw of vernieuwd gebouw. Er zal nog worden nagegaan welke vervangingen uit de beschikbare voorziening kunnen worden bekostigd. Bijkomend voordeel van vervanging is dat ledverlichting energiezuiniger is en minder warmte afgeeft dan conventionele verlichting. Exploitatie Theater de Speeldoos De Speeldoos heeft het college laten weten de exploitatie van 2023 met het huidige gebouw niet sluitend te krijgen. Dit probleem speelde een aantal jaar geleden ook al en was toen één van de aanleidingen voor het plan van gezamenlijke huisvesting voor theater en bibliotheek. Uitgangspunt was destijds dat de gemeente een (eventueel) negatief eigen vermogen van de Speeldoos zou aanzuiveren. Door de coronapandemie en de landelijke steunpakketten is het eigen vermogen van de Speeldoos op 1-1-2023 positief. Gezien de negatieve exploitatieprognose is de verwachting dat de Speeldoos de komende jaren hierop zal moeten interen.

De gemeente heeft de Speeldoos gevraagd een prognose te geven van het exploitatiesaldo en het eigen vermogen tot het verwachte moment van in gebruik name van de vernieuwde huisvesting (zie beslispunt en argument 4 van dit raadsvoorstel). Op basis daarvan kan worden nagegaan of aanvullende gemeentelijke steun of garantstellingen voor verplichtingen nodig zijn. Mocht dat het geval zijn, dan zal het college te zijner tijd een voorstel aan uw raad voorleggen. Onderhoud en functionele verbeteringen Bibliotheek Baarn Bibliotheek Eemland heeft zich vanaf 2016 gericht op gezamenlijke huisvesting met De Speeldoos aan de Rembrandtlaan. Daarom is er de afgelopen zeven jaar beperkt onderhoud gepleegd aan het pand Hoofdstraat 1. De bibliotheek heeft de gemeente verzocht om, vooruitlopend op een grotere renovatie, op korte termijn verbeteringen in de hygiëne en de functionaliteit van het pand te realiseren. Concreet gaat het om renovatie van de publiekstoiletten en het creëren van een aantal nieuwe (activiteiten)ruimten. Dit laatste stelt de bibliotheek beter in staat om activiteiten te organiseren die passen bij de huidige dienstverlening. Financiële risico's De genoemde kosten zijn gebaseerd op inschattingen. Voor de inhuur van externe bureaus moeten nog offertes worden aangevraagd. In de genoemde kredieten is rekening gehouden met een post onvoorzien. Desondanks

4

bestaat de kans dat de genoemde kredieten ontoereikend zijn. Mocht dat het geval zijn, dan zal worden nagegaan of de vraagstelling kan worden ingeperkt. Mogelijk loopt de uitvoering hierdoor vertraging op. Algemene risico's De onderdelen van de motie hangen met elkaar samen. Hierdoor kan het lastig zijn om afgewogen besluiten te nemen. Dit risico kan worden beperkt door goede tussentijdse afstemming tussen de projectleiders en binnen het college en door de raad tussentijds te informeren over de voortgang en (tussen)resultaten. Kosten, baten en dekking De kosten voor het opstellen van de Kunst- en Cultuurvisie door een extern bureau worden geraamd op € 40.000. De kosten van de actualisatie van het PMV door een extern bureau worden geraamd op € 50.000. De kosten voor het onderzoek naar een gezonde exploitatie voor De Speeldoos inclusief projectleiding en begeleiding bestuurlijke besluitvormingsprocessen worden geschat op € 190.000. Het restant voorbereidingskrediet van € 293.000 voor het vernieuwbouwplan blijft onbenut door recente raadsbesluit om de vernieuwbouw niet uit te voeren. Het voorstel is om dit bedrag nu in te zetten als dekking voor de bovenstaande incidentele kosten. Aanpak / Uitvoering Kunst- en Cultuurvisie Naar verwachting zal het college de Kunst- en Cultuurvisie voor de zomervakantie van 2024 ter besluitvorming aan uw raad voorleggen.

Actualisatie Plan Maatschappelijk Vastgoed Naar verwachting zal het college het geactualiseerde PMV, met daarin de beste optie(s) voor huisvesting van de genoemde organisaties, voor de zomervakantie van 2024 aan uw raad voorleggen. Onderzoek benodigde investeringen gezonde exploitatie theater Het onderzoek naar de benodigde investeringen voor een gezonde exploitatie van het theater start in september 2023 en is naar verwachting in het voorjaar van 2024 gereed. Het streven is de resultaten voor de zomervakantie van 2024 ter besluitvorming aan uw raad voor te leggen. Duurzaamheid In het PMV zal aandacht worden besteed aan verduurzaming van het maatschappelijk vastgoed. In het onderzoek naar de benodigde investeringen voor een gezonde exploitatie van het theater zullen voor elk van de scenario’s passende ambitieniveaus voor duurzaamheid worden gedefinieerd. Het vervangen van de conventionele theaterverlichting door zuinigere ledverlichting draagt bij aan de reductie van het energieverbruik van De Speeldoos. Communicatie Voor de ontwikkeling van de Kunst- en Cultuurvisie is inbreng van de culturele en maatschappelijke instellingen en inwoners van Baarn van groot belang. In de periode waarin de Kunst- en Cultuurvisie wordt opgesteld, zullen enkele bijeenkomsten worden georganiseerd waarin zij hun ervaringen en ideeën kunnen inbrengen.

De culturele en maatschappelijke organisaties die betrokken zijn bij de visieontwikkeling voor het ‘Brinkhuis’ zullen worden geïnformeerd over het proces van actualisatie van het PMV.

5

Theater de Speeldoos en Bibliotheek Eemland zullen in een bestuurlijk overleg worden geïnformeerd over het raadsbesluit. Theater de Speeldoos zal worden betrokken bij het onderzoek naar de benodigde investeringen voor een gezonde exploitatie en de planning en uitvoering van de onderhoudswerkzaamheden. Evaluatie Niet van toepassing

Burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: 749463 Uitvoering motie theater-bibliotheek bijlage 1 Specificatie kredieten

6