749463 BIJLAGE Jaarrekening Speeldoos 2019

1. Bestuursverslag

Begroting 2019 Op pagina 6 van deze jaarrekening treft u de begroting voor 2019 aan, met ter vergelijking de gerealiseerde cijfers over 2019 en 2018. Toelichting jaarrekening 2019 Theater de Speeldoos heeft 2019 afgesloten met een positief exploitatieresultaat van €29.119. Uit het exploitatieresultaat wordt een bedrag ad €50.242 toegevoegd aan de bestemmingsreserve – renovatie. Het restant ad negatief €21.123 wordt verrekend met de algemene reserve, de stand van de algemene reserve komt daardoor per 31-12-2019 uit op €43.829 negatief. Uit de vergelijking met de begroting 2019 en de gerealiseerde cijfers 2019, blijkt dat het resultaat € €42.952 meer is dan begroot. Ten opzichte van het exploitatieresultaat 2018 is dat € 7.198 minder. De personele kosten en het gepresenteerde resultaat van 2018 geven een vertekend beeld door het vrijvallen van de voorziening WW a € 60.225 en het opnemen van een te betalen transitievergoeding a € 25.000. Het resultaat in 2019 wordt met name positief beïnvloed door de vrijval van de voorziening voor renovatie. Daarnaast zijn er hogere lasten door gemaakte overuren, projectkosten Vernieuwbouw Theater-Bibliotheek-Gemeente en een onverwachte verhoging van de accountantskosten.

De kasstroom is in 2019 positief: € 3.708 (2018: €35.707 positief) In de begroting behorende bij de subsidieaanvraag en in de maandelijks managementrapportages worden de opbrengsten, kosten en subsidies verdeeld over 3 clusters; 1. Podiumkunsten en film 2. Cultuur, educatie & maatschappelijk 3. Lokaal ondernemen De exploitatiesubsidie van de gemeente Baarn wordt voor 75% besteed aan cluster 1 Podiumkunsten en film en voor 25% aan cluster 2 Cultuur, educatie & maatschappelijk. Cluster 3. Lokaal ondernemen ondersteunt cluster 1 en 2 door het genereren van zakelijke en particuliere inkomsten om de kosten te dekken. De bijdrages van sponsoren, vrienden en zakelijke gebruikers van Theater de Speeldoos Baarn zijn daarvoor noodzakelijk. Reserves Omdat er geen afdwingbare verplichting inzake de voorziening renovaties is, is op verzoek van de controlerend accountant de voorziening geherclassificeerd en is er een bestemmingsreserve aangemaakt voor het renoveren van de kleine zaal a € 50.242. Met deze reserve is rekening gehouden in de meerjarenbegrotingen behorende bij de haalbaarheidsonderzoeken rondom huisvesting van de gemeente Baarn.

Voorzieningen In 2019 is geen gebruik gemaakt van de voorziening renovaties. De gewenste renovaties aan de kleine zaal zijn uitgesteld tot de gemeenteraad een besluit heeft genomen over de gezamenlijke huisvesting van theater en bibliotheek. Dit besluit staat nu voor december 2020 gepland. Met het her classificeren van de voorziening renovaties naar een bestemmingsreserve, is de voorziening renovaties vrijgevallen en heeft de stichting geen voorzieningen meer opgenomen.

Exploitatie De exploitatiebaten zijn over het algemeen toegenomen. Vooral de omzet horeca en gebruik zalen laat door extra activiteiten in cluster 3 een positief beeld zien. In de omzet van het gebruik van de zalen, zijn ook de culturele activiteiten opgenomen, zoals de Theater4daagse, Royal Disco Party en de Avond van de Baarnse geschiedenis. De omzet van livestream is gedaald doordat er minder livestream ballet vertoond is. De overige omzet is gedaald doordat er geen online administratiekosten meer in rekening worden gebracht en er steeds meer online kaartverkoop is. De marge voor theatervoorstellingen is ondanks de positieve ontwikkeling voor kaartverkoop negatief. Om een gevarieerd professioneel programma te kunnen bieden, worden er ook ‘duurdere’ voorstellingen geboekt zoals een grote familieproductie of een toneelklassieker. In 2019 zijn een aantal financieel aantrekkelijke voorstellingen geannuleerd, waardoor de totale marge uiteindelijk lager was. Bij de kosten Theatervoorstellingen worden naast de kosten voor de productie ook de inleidingen en pianostemmer opgenomen.

Personele kosten De salariskosten zijn in 2019 substantieel hoger door wisselingen binnen het team. De theatertechniek is nu op sterkte en maakt enkel nog bij grote producties gebruik van flexibele inhuur. Ook binnen het kantoor- en horecateam is gekozen voor een vast team in dienst bij de stichting. De flexibele personele schoonmaakkosten worden per 2019 gepresenteerd onder de huisvestingskosten. De overige personeelskosten zijn door deze verschuiving in presentatie en minder inzet van flexibel personeel aanzienlijk lager. Door de wisselingen binnen het team en extra projecten als de gezamenlijke huisvesting theaterbibliotheek zijn er extra kosten opgenomen voor de overuren. Huisvesting Om in lijn te blijven met de gebruikte huisvestingslasten bij de meerjarenbegrotingen voor de huisvesting, worden de personele schoonmaakkosten vanaf 2019 geboekt onder de huisvestingskosten. De energiekosten zijn ten opzichte van 2018 gestegen door een onjuiste boeking in 2018. Deze boeking is in 2019 gecorrigeerd.

Algemene kosten Naast de onverwachte verhoging van de accountantskosten, zijn er ook in 2019 niet begrote advieskosten in rekening gebracht. Het betreft juridische ondersteuning bij het afscheid van een medewerker en extra projectkosten voor de vernieuwbouw van het theater. De extra administratiekosten zijn veroorzaakt door een boekenonderzoek vanuit de Belastingdienst. Om tot een mooie samenwerking te komen, is er eenmalig aan Unicef geschonken. In 2019 was Theater de Speeldoos daarmee ‘Unicef Business Buddie’.

Subsidies, giften en sponsoring Naast de geïndexeerde structurele subsidie van de Gemeente Baarn a € 434.397 heeft de stichting in 2019 een incidentele subsidie ontvangen als loonkostencompensatie voor borging van de continuïteit van theatertechniek a € 16.793. Voor de organisatie van de Theater4daagse met Theaterhuis Marc van Driel, Balletschool Marut, de MuziekGarage en Marmelijn heeft de gemeente een extra incidentele subsidie beschikbaar gesteld van € 1.367. In 2019 was er weer meer interesse om te sponseren. De Generaal is ons zakelijk blijven ondersteunen met een financiële bijdrage, Majoor Makelaars en Juwelier Van Doorm zijn er in 2019 bijgekomen. Seytec Webdevelopment, AVTel, Electroworld Van der Meulen en Nijhof hebben hun diensten kosteloos aangeboden. Daarnaast zijn wij blij met onze filmdoeksponsoren en de adverteerders in ons programmaboekje. De Vriendencampagne blijft zeer succesvol. In de zomer van 2019 heeft het theater 602 Vrienden.

Continuïteit Begin 2020 kreeg ook de stichting te maken met de effecten van de coronamaatregelen. Het theater is vanaf 12 maart t/m 31 mei 2020 gesloten geweest voor het publiek en heeft alle activiteiten moeten annuleren. Niet alleen theater-, film- en Podium Xtra voorstellingen, maar ook grote zakelijke evenementen. De inkomsten zijn daardoor volledig weggevallen. Om de continuïteit te waarborgen wordt ingezet op voldoende financiële middelen (liquiditeit). Daarvoor is er nauw overleg met de Gemeente, Provincie en betrokken partners over de financiële consequenties en wordt er gebruik gemaakt van de tijdelijke Noodmaatregel Overbrugging voor Werkgelegenheid, beperken van uitgaven, uitstel van betalingen bij overheden en heeft het theater de kaartkopers om hulp gevraagd. Er is ruim € 9.000 gedoneerd en voor € 13.000 aan vouchers ontvangen. Het risico van de geannuleerde voorstellingen met garantie afspraken in voorjaar 2020 is teruggebracht naar € 10.000 en vanaf juni 2020 vinden er weer activiteiten plaats die passen binnen de gestelde noodprotocollen. Vanzelfsprekend doen medewerkers en bestuur er alles aan om ondanks de noodmaatregelen in 2020 tot een positief resultaat te komen.

Baarn, 8 juli 2020 Roel Burgman Voorzitter

Bert Sieben Penningmeester

AnneMarie Geneugelijk Secretaris