706461 Raadscommunicatieplan gemeenteraad Baarn 2023-2024 rvs

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

706461

Onderwerp

Raadscommunicatieplan gemeenteraad Baarn 2023-2024

Besluit in raad

19 april 2023

Portefeuillehouder(s)

Namens het Presidium en de klankbordgroep raadscommunicatie: mevrouw J.A.M. Sluijs

Naam steller

Daniël Bulthuis

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. Het raadscommunicatieplan 2023-2024 vast te stellen. Samenvatting van het voorstel Aan de raad wordt gevraagd om het raadscommunicatieplan 2023-2024 vast te stellen. In het raadscommunicatieplan staat beschreven wat onder raadscommunicatie wordt verstaan, waarom het belangrijk is om hier mee aan de slag te gaan en wat onze uitgangspunten zijn. Vervolgens worden de voorgestelde middelen en acties voor de komende twee jaar op het gebied van raadscommunicatie uiteengezet. In de raadscommunicatie zal de nadruk komen te liggen op het bereiken en betrekken van kinderen en jongeren bij de gemeentepolitiek. Het coördineren en uitvoeren van deze acties volgt uit de taak van de raadsadviseur om zorg te dragen voor de communicatie voor- en over de gemeenteraad. Het raadscommunicatieplan is in nauwe samenwerking met de klankbordgroep raadscommunicatie tot stand gekomen. Deze klankbordgroep bestaat uit mevrouw Bruijstens (PvdA), mevrouw Jacobson (50PLUS), mevrouw Martens (VVD), mevrouw Sluijs (GroenLinks) en mevrouw Struijk (D66). Eind 2024 wordt het raadscommunicatieplan door de ‘klankbordgroep raadscommunicatie’ en de griffie geëvalueerd. Dat is ook het moment om te beoordelen of het wenselijk is en of er capaciteit is om meer initiatieven op het gebied van raadscommunicatie te ontplooien.

Aanleiding In de huidige raadsperiode is op verschillende momenten door de raad de wens geuit om meer met raadscommunicatie te doen. De gemeenteraad van Baarn wil in zijn geheel als bestuursorgaan de communicatie vanuit de raad verbeteren om de inwoners beter te betrekken bij en te informeren over de lokale gemeentepolitiek. Door de uitbreiding van de griffie in november 2021 is het mogelijk geworden om meer capaciteit aan raadscommunicatie te besteden, wat het mogelijk maakt om bepaalde ambities op het gebied van raadscommunicatie ook daadwerkelijk te realiseren. Beoogd effecten ➢ Vergroten van de zichtbaarheid van de gemeenteraad door inwoners op verschillende manieren te informeren over zijn taken, bevoegdheden en werkwijze. ➢ Aan inwoners beter bekendmaken waar de raad (activiteiten en onderwerpen) mee bezig is. ➢ Inwoners informeren over wat een raad kan betekenen voor een inwoner en op welke manieren zij met de raad(sleden) in contact kunnen komen. ➢ De raad als bestuursorgaan en de individuele raadsleden meer zichtbaar maken.

1

Argumenten Verbeteren van de zichtbaarheid en toegankelijkheid van het raadswerk Raadscommunicatie kan voorzien in een behoefte van inwoners om objectieve informatie te ontvangen over de gemeenteraad, waardoor meer Baarnaars de rol van de raad beter gaan begrijpen en dus ook sneller de weg naar de raad weten te vinden wanneer dat nodig is. Verkleinen van de afstand tussen gemeenteraad en inwoners Het werk van de gemeenteraad is complex en soms wat abstract. Door uit te leggen wat de rol van de gemeenteraad is en waar deze over spreekt, kan raadscommunicatie eraan bijdragen om de (gevoelde) afstand tussen de gemeentepolitiek en inwoners te overbruggen. Het meer zichtbaar maken van de raad(sleden) Door inzet van raadscommunicatie maakt de raad zich als geheel meer zichtbaar. Dit staat los van de politieke communicatie door de verschillende fracties over partijstandpunten. Risico's/kanttekeningen Net als bij participatie, moet bij raadscommunicatie worden gezocht naar de ‘juiste toon’ en moet er voor worden gewaakt dat de juiste verwachtingen worden geschept bij de ontvangers. Verder kunnen wensen en ambities van de raad veranderen en kunnen zich actualiteiten voordoen die om andere directe werkzaamheden van de griffie vragen. Dit is tevens een reden waarom het raadscommunicatieplan de duur heeft van twee jaar heeft en vervolgens geëvalueerd zal worden.

Voorts vereist raadscommunicatie een commitment vanuit de gehele raad, zowel voor het onderschrijven van de doelstellingen als inzet voor de uitvoering. Dit betekent dat er actieve inzet en betrokkenheid nodig is vanuit de fracties om van raadscommunicatie een succes te maken. Instemming met het raadscommunicatieplan betekent dus ook het onderschrijven van doelstellingen en inzet voor de uitvoering. In het raadscommunicatieplan is het voorstel opgenomen om eigen social media-accounts voor de raad op te richten. Omdat de social media-accounts op de vrijdagen en in gedeelten van het zomerreces niet kunnen worden beheerd door de griffie, is het voorstel dat het team van communicatie hier als eerste achtervang voor gaat fungeren. Kosten, baten en dekking Aan het vaststellen van het raadscommunicatieplan op zichzelf zijn geen kosten verbonden. Om echter uitvoering te kunnen geven aan een aantal concrete actiepunten die zijn benoemd in het raadscommunicatieplan is er wel budget nodig, zoals het maken een filmpje en het organiseren van de ‘gast van de raad’. Voor 2023 wordt dat meegenomen in de tweede tussenrapportage en voor 2024 en verder zal er een budget worden opgenomen voor raadscommunicatie in de perspectiefnota.

Aanpak / Uitvoering In het raadscommunicatieplan is een tijdschema opgenomen wanneer de nieuwe initiatieven worden opgepakt wanneer het raadscommunicatieplan zal worden vastgesteld. De uitvoering ligt voor het grootste gedeelte bij de griffie. Voor een aantal acties geldt dat een actieve inzet en betrokkenheid vanuit de raadsleden een vereiste is. Duurzaamheid N.v.t. Communicatie Dit raadsbesluit wordt op de gebruikelijke manier in- en extern bekend gemaakt.

2

Evaluatie Eind 2024 wordt geëvalueerd of de uitgevoerde activiteiten het gewenste effect hebben gehad en een bijdrage hebben geleverd aan de doelen uit het beleidsplan.

Bijlagen: raadscommunicatieplan gemeenteraad Baarn 2023-2024

Gemeenteraad van Baarn, namens het Presidium,

Griffier

Voorzitter

3