607658 Verhoging krediet gezamenlijke huisvesting bibliotheek en theater rvs

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer

607658

Onderwerp

Verhoging krediet gezamenlijke huisvesting bibliotheek en theater

Besluit in raad

22 februari 2023

Portefeuillehouder(s)

Wethouder Veldhuizen

Naam steller

Dirk Eekma

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. Een aanvullend krediet van €1.984.382 beschikbaar te stellen voor de realisatie van de gezamenlijke huisvesting van theater en bibliotheek aan de Rembrandtlaan 35. Samenvatting van het voorstel In december 2020 heeft uw gemeenteraad besloten dat de bibliotheek en het theater (en destijds nog de Volksuniversiteit) in Baarn gezamenlijke huisvesting krijgen op de Rembrandtlaan. In 2021 heeft de gemeente, samen met de toekomstige gebruikers van het pand, het plan uitgewerkt in een programma van eisen en een Voorlopig Ontwerp. In december 2021 heeft de raad de middelen voor de uitvoering van het vernieuwbouwplan en tijdelijke huisvesting van het theater tijdens de bouwperiode (waarvoor separaat €300.000 is gereserveerd) beschikbaar gesteld. In 2022 is het Definitief Ontwerp opgesteld. Recent onderzoek heeft uitgewezen dat dit ontwerp volledig en realistisch is en past binnen de kaders van het raadsbesluit. Een extern bouwkostenbureau heeft de kostenraming voor het Definitief Ontwerp geactualiseerd op basis van de actuele marktomstandigheden en de verwachte ontwikkelingen. Hieruit blijkt dat het beschikbare krediet te laag is voor de realisatie van het plan. In dit voorstel wordt extra krediet gevraagd om uitvoering te kunnen geven aan het raadsbesluit van december 2021.

Aanleiding Theater de Speeldoos en Bibliotheek Eemland (vestiging Baarn) nemen een belangrijke plek in binnen de Baarnse gemeenschap. Ze bepalen mede de identiteit en eigenheid van de gemeente en dragen bij aan de leefbaarheid en saamhorigheid. In 2016 zijn de eerste plannen voor gezamenlijke huisvesting van het theater en de bibliotheek ontstaan. Beide gebruikers, alsmede Volksuniversiteit Baarn, hebben in dat jaar bij de gemeente aangegeven dat zij voordeel zien van een intensieve samenwerking. Het effect van samenwerking zal groter zijn, dan het effect wanneer beide organisaties afzonderlijk van elkaar zouden blijven opereren. Gezamenlijke huisvesting wordt gezien als een belangrijke randvoorwaarde voor o.a. het bereiken van nieuwe doelgroepen, een gezamenlijke programmering die elkaar versterkt en het realiseren van een gezonde exploitatie. In december 2021 heeft uw raad een krediet van in totaal €9,8 miljoen beschikbaar gesteld voor de bouw van een gezamenlijke huisvesting van de bibliotheek en het theater aan de Rembrandtlaan 35 (zie raadsvoorstel 22 december 2021). Van januari tot en met juli 2022 heeft de gemeente in samenwerking met de partijen het Definitief Ontwerp ontwikkeld. De eerste fase van de Europese aanbestedingen voor de bouwkundig aannemer en installateur heeft van juli tot oktober 2022 plaatsgevonden.

Het college heeft in juli 2022 opdracht gegeven voor twee onderzoeken. Het eerste onderzoek moest duidelijk maken of het definitief ontwerp voor de vernieuwbouw volledig en realistisch is en of meerwerk achteraf kan worden uitgesloten. Het tweede onderzoek betreft een raming voor de onderdelen die nu geen deel uitmaken van de huidige aanbesteding voor vernieuwbouw van de Speeldoos.

1

De onderzoeken zijn in de periode juli tot en met november 2022 uitgevoerd. De resultaten zijn in de raadsinformatiebrief van 17 november met uw raad gedeeld. Met het voorliggende raadsvoorstel geeft het college uitvoering aan het raadsbesluit van 22 december 2021. Het is belangrijk dat uw raad nu een besluit neemt over het beschikbaar stellen van extra krediet, zodat er duidelijkheid komt over de toekomstige huisvesting van de bibliotheek en Theater de Speeldoos. Beoogd effect Beoogd effect van dit voorstel is de realisatie van toekomstbestendige huisvesting voor bibliotheek en theater, waarmee beide organisaties de komende jaren kunnen bijdragen aan een verbeterd leefklimaat in de gemeente Baarn. Met het toekennen van het verhoogde krediet kan de gemeente overgaan tot uitvoering van het project. Achtereenvolgens doorloopt het project de fasen Technisch Ontwerp, de omgevingsvergunningsprocedure, de inschrijffase van de aanbesteding voor de bouwkundig aannemer en installateur, de uitvoering van het werk, de inrichting, verhuizing en ingebruikname van het nieuwe gebouw. Argumenten Het programma van eisen voor gezamenlijke huisvesting Het nieuwe gebouw zal naar verwachting zorgen voor een groei in het aanbod aan cultureel maatschappelijke activiteiten en zal ook het cultureel ondernemen meer mogelijk maken.

De bibliotheek kan met het nieuwe gebouw eveneens een groei in cultureel maatschappelijke activiteiten op de bibliotheekvloer realiseren. De boogde groei vindt met name plaats door een gelijkmatigere bezetting van ruimten gedurende de dag en de week. De combinatie van functies vergroot de exploitatiemogelijkheden van beide hoofdgebruikers. Het ontwerp Als kader voor het ontwerp zijn meegegeven het Programma van eisen en het op 8 juni 2020 door het college vastgestelde stedenbouwkundig kader en het beeldkwaliteitsplan. Het voorstel van de architect is om een overzichtelijk gebouw met een transparante gevel aan de Rembrandtlaan te maken, waarin veel aandacht is voor sfeer, comfort en een groene uitstraling. Een plek waarin bezoekers zich overdag en ’s avonds thuis voelen. Het theatercafé dient als foyer bij voorstellingen en transformeert overdag naar een laagdrempelig (lees-)café. De bibliotheek komt op de eerste verdieping en is met de begane grond verbonden via een brede trap, die tevens dienst doet als tribune voor kleine presentaties of optredens, en een lift, zodat het gehele pand voor iedereen toegankelijk is. Verder komen er verschillende multifunctionele ruimten voor diverse cursussen, vergaderingen en bijeenkomsten. De onderzoeken tonen aan dat het Definitief Ontwerp voor de vernieuwbouw volledig en realistisch is.

Financiën Op basis van de onderzoeksresultaten, de behaalde tussenresultaten en de planning voor het vervolg is de projectbegroting geactualiseerd. Zoals in de RIB van 17 november 2022 gemeld, blijkt het door uw raad beschikbaar gestelde krediet van in totaal €9,8 miljoen onvoldoende voor realisatie van het Definitief Ontwerp. Een realistische raming van het Definitief Ontwerp leidt tot een benodigd krediet van €11,8 miljoen, exclusief een bijdrage uit de reserve groot onderhoud. In dit bedrag is rekening gehouden met reserveringen voor onvoorzien en geprognosticeerde prijsstijgingen tot en met de oplevering. De hogere raming is met name te verklaren door hogere actuele en geprognosticeerde prijsstijgingen en het ophogen van risico-voorzieningen vanwege de huidige marktsituatie. De onderzoeken en de besluitvormingsprocedure hebben tijd gekost. De langere doorlooptijd zorgt voor extra (proces-)kosten. Bovengenoemd krediet is exclusief reeds beschikbare middelen uit de reserve groot onderhoud. Daarin is per eind 2022 een bedrag van ruim €431.000 beschikbaar. Een deel hiervan is in het Definitief Ontwerp bestemd voor onderhoud aan de grote zaal en andere te handhaven bouwdelen, dat gelijktijdig met de vernieuwbouw zal worden

2

uitgevoerd. Uit het onderzoek naar het Definitief Ontwerp is naar voren gekomen dat ook de metselwerkgevel van de grote zaal en het dak van de backstageruimte moeten worden gerenoveerd. De daarmee gemoeide kosten worden eveneens gedekt uit de reserve groot onderhoud. De gemeente hanteert verschillende afschrijftermijnen voor de kostenposten binnen de projectbegroting: • Terreininrichtingskosten: 20 jaar. • Bouwkosten, vaste inrichting, theater-technische installaties, honoraria architect, adviseurs en projectmanagement tijdens de bouw en leges: 40 jaar. • Voorbereidingskosten, zoals onderzoekskosten, honoraria architect, adviseurs en projectmanagement en communicatiekosten voorafgaand aan de bouw: 5 jaar. • Sloopkosten en kosten losse inrichting (eenmalige bijdrage aan inrichting gebruikers De Kroon): incidenteel. Voor de gemeentebegroting betekent dit dat vanaf jaar 1 tot en met 5 sprake is van een structurele stijging van de jaarlijkse gemeentelijke kapitaallasten met €92.908 ten opzichte van de huidige begroting 2023. In de eerste vijf jaar worden de voorbereidingskosten volledig afgeschreven. Vanaf jaar 6 zijn de jaarlijkse kapitaallasten €56.997 hoger ten opzichte van de huidige begroting 2023. Buitenruimte Het vernieuwbouwproject gaat alleen over de realisatie van nieuwe huisvesting voor bibliotheek en theater.

Een opwaardering van de buitenruimte om het pand (waaronder de herinrichting van het parkeerterrein) valt buiten de scope van het project, conform besluitvorming in december 2020. Het onderzoek naar het Definitief Ontwerp (zie RIB van 17 november 2022) heeft uitgewezen dat er voldoende parkeercapaciteit bij het gebouw en in de directe omgeving beschikbaar is. Er hoeven dus geen extra parkeerplaatsen te worden gerealiseerd. Voor de inrichting van de buitenruimte zal een voorstel worden gedaan in de Perspectiefnota 2024 en maakt derhalve geen onderdeel uit van dit voorstel. Onderhoudsstaat huidige gebouwen De Speeldoos heeft in een brief aan uw raad en bij de inspraak tijdens de raadsvergadering van 7 december 2022 de noodzaak van onder andere de verduurzaming en verbetering van het binnenklimaat van het theatergebouw onder de aandacht gebracht. Adviesbureau STEAD Advisory heeft in opdracht van De Speeldoos recentelijk een quickscan uitgevoerd naar de staat van het gebouw. Er zijn onder andere gebreken geconstateerd met consequenties voor de veiligheid en gezondheid. Dat geldt zowel voor de buiten- als voor de binnenzijde van het pand. De algehele indruk van het bureau is dat het huidige pand op diverse punten tegen de grenzen van de gebruiksmogelijkheden en staat van onderhoud aan loopt.

Dit is een logische conclusie, aangezien vooruitlopend op de vernieuwbouw, de afgelopen jaren geen planmatig onderhoud is uitgevoerd. Voortzetting van het gebruik van het pand in de huidige vorm vergt investeringen. Ook het bibliotheekgebouw is de afgelopen jaren niet planmatig onderhouden en vertoont gebreken. Het gebouw met de bovengelegen appartementen is toe aan een grondige renovatie. Die kan plaatsvinden als het leeg staat. De kosten hiervan zijn in het Plan Maatschappelijk Vastgoed indicatief geschat op €3,5 miljoen. Het is aannemelijk dat ook deze investering zal toenemen ten gevolge van gestegen (bouw)prijzen. Geen alternatieve locatie beschikbaar Er is geen geschikte alternatieve locatie voor gezamenlijke huisvesting van de bibliotheek en het theater in het centrum in beeld. De scenario’s Arcade aan de Brink en Hoofdstraat 1 zijn in het raadsvoorstel van 2020 vergeleken met de andere locaties. De raad heeft toen voor de Rembrandtlaan gekozen. Daarnaast heeft uw raad in november 2021 ingestemd met het Plan Maatschappelijk Vastgoed en scenario 2 'huisvesten van de maatschappelijke opgave' als voorkeursscenario benoemd. Realisatie van gebouw ‘De Kroon’ aan de Rembrandtlaan is hierin het uitgangspunt. Het huidige bibliotheekgebouw aan de Hoofdstraat 1 komt dan vrij voor een ‘ontmoetingsfunctie’ met andere maatschappelijke organisaties.

Hiervoor is het afgelopen jaar een visie ontwikkeld.

3

Alternatief handhaven huidige gebouwen bibliotheek en theater Indien uw raad het gevraagde krediet niet beschikbaar stelt en de bibliotheek en het theater (voorlopig) in hun huidige gebouwen blijven gehuisvest, zal het Plan Maatschappelijk Vastgoed ook moeten worden aangepast. Financiële risico's Met de voorgestelde kredietverhoging wordt, conform het onderzoek naar het DO, rekening gehouden met: - Extreme prijsstijgingen voor grondstoffen en energie en daarmee bouwmaterialen die in het afgelopen jaar hebben plaatsgevonden. - Verwachte verdere prijsstijgingen (onder andere indexering Cao-lonen voor de bouwsector in 2023) en bouwmaterialen in de periode tot en met de oplevering van het gebouw. - Een reservering in verband met mogelijk hogere aannemersprijzen ten gevolge van krapte op de aannemersmarkt (conjuncturele prijsstijging).

In het krediet is echter geen rekening gehouden met verdere extreme prijsstijgingen van onder andere grondstoffen en materialen ten gevolge van onverhoopte geopolitieke ontwikkelingen zoals (handels)oorlogen en pandemieën. Mocht er sprake zijn van dergelijke omstandigheden, dan zal het college tussentijds eventuele consequenties voor het project en de kosten aan de raad rapporteren.

Het project betreft de vernieuwbouw van een bestaand pand. Daarmee is er een groter risico op onvoorziene werkzaamheden. Hiervoor is een post onvoorzien opgenomen in de projectbegroting. Het ontwerpteam heeft bijvoorbeeld specifiek aandacht besteed aan de aansluiting van de nieuwbouw op de bestaande grote zaal. In het Technisch Ontwerp zullen de details worden uitgewerkt. Ook zal een onderzoek naar de geluidsuitstraling van de grote zaal worden afgerond. Het totaal benodigde bouwbudget voor dit project is pas definitief na oplevering van het werk. Tegenvallers in de bouw kunnen in principe worden gedekt uit de post onvoorzien die in de stichtingskostenbegroting is opgenomen. De gevraagde extra middelen leiden tot het inzetten van de maximale structurele ruimte van de gemeentelijke meerjarenbegroting tot 2027. Vanaf 2027 is de gemeente afhankelijk van de ontwikkelingen van het gemeentefonds en de rente.

Bij de Perspectiefnota 2024 zal er gekeken moeten worden naar de diverse mogelijkheden om meer structurele financiële ruimte voor de gehele gemeentebegroting te creëren, waarbij te denken valt aan: - Het versneld afschrijven van (oude) activa, - Een grondige herziening van het meerjareninvesteringplan - Het vormen van een bestemmingsreserve kapitaallasten - Het genereren van extra inkomsten van uit belasting (OZB), - Tot slot kan er ook structurele ruimte worden ook gecreëerd door ‘dingen niet meer te doen’. Algemene risico's Kwaliteit Voor de uitwerking naar het Technisch Ontwerp en de realisatie is in de projectbegroting rekening gehouden met reserveringen voor onvoorziene kosten en toekomstige prijsstijgingen. Desondanks blijft het risico op onvoorziene tegenvallers bestaan. Eventuele ingrijpende bezuinigingen zullen negatieve gevolgen hebben voor de exploitatie van de gezamenlijke huisvesting. De opdracht aan de bouwprojectmanager en het ontwerpteam is om hiervoor te waken en met de beschikbare middelen een goed functionerend en aantrekkelijk pand te ontwerpen.

4

Planning De voorgenomen afwijking van het bestemmingsplan voor de omloop van de grote zaal houdt een beperkt planningsrisico in. Ook als een aanvraag past binnen een bestemmingsplan, hebben belanghebbenden het recht om bezwaar, beroep en hoger beroep tegen de omgevingsvergunning aan te tekenen. Het verschil zit vooral in de verplichte belangenafweging die het bevoegd gezag (het college) moet maken bij een afwijking van het bestemmingsplan – dus ook belangen van de belanghebbenden zoals privacy, (zon)lichtinval, waardedaling woning, geluid, verkeer e.d. – en de motivering ervan. Naast het feit dat het bevoegd gezag moet motiveren waarom wel of geen gebruik wordt gemaakt van de bevoegdheid om af te wijken van het bestemmingsplan, moet het ook de belangenafweging motiveren en aangeven waarom er wel of geen sprake is van een goede ruimtelijke ordening. Het bevoegd gezag moet met andere woorden meer onderzoeken en keuzes/afwegingen meer motiveren. Als belanghebbenden kiezen om in beroep te gaan, wordt vooral deze motivering beoordeeld. De voorgenomen afwijking van het bestemmingsplan levert geen extra rechten op voor belanghebbenden en vormt daarom geen extra planningsrisico.

Aanbesteding De geselecteerde partijen (gegadigden) zijn op de hoogte gebracht van het feit dat de gemeente meer tijd nodig heeft om een besluit te nemen over extra krediet voor de voortzetting van het project. Indien uw raad geen besluit neemt, is er sprake van verder uitstel. Risico hiervan is dat gegadigden hun deelname aan de inschrijffase kunnen heroverwegen. Dat zou de kans op een goed aanbestedingsresultaat verkleinen. Kosten, baten en dekking Het totaal benodigde krediet voor de voorbereiding, gedeeltelijke sloop, bouw en inrichting is €11,8 miljoen, exclusief een bijdrage uit de reserve groot onderhoud. Hiervan heeft uw raad reeds €9,8 miljoen beschikbaar gesteld. In verband met de verschillende afschrijftermijnen worden de volgende extra benodigde kredieten aangevraagd: • Voor de uitvoering van de bouw is een extra krediet nodig ter hoogte van €1.726.642. • Voor de uitvoering van terreininrichting (niet zijnde de herinrichting van het parkeerterrein) is een extra krediet nodig ter hoogte van €78.185 • Voor de voorbereiding van de bouw is €179.555 nodig. De gevolgen voor de kapitaallasten staan in de bijlage ‘Financiële toelichting gezamenlijke huisvesting bibliotheek en theater'. Aanpak / Uitvoering Indien uw raad positief besluit start de projectorganisatie in maart met het vervolg van dit project.

De opdracht is om het project door de volgende fasen te leiden: • Technisch Ontwerp (t/m juni 2023) • Aanvraag Omgevingsvergunning (t/m oktober 2023) • Inschrijffase aanbestedingen werk (t/m december 2023) • Voorbereiding bouw en gedeeltelijke sloop (t/m maart 2024) • Realisatie (t/m april 2025) • Inrichting, verhuizing en proefdraaien gebruikers (t/m augustus 2025) De selectiefase van de Europese aanbestedingen voor de bouwkundig aannemer en installateur zijn inmiddels afgerond. Het resultaat is de selectie van een aantal gegadigden voor de bouwkundige respectievelijk installatietechnische werken. Na afronding van het Technisch Ontwerp zullen deze gegadigden worden uitgenodigd voor deelname aan de inschrijffase. Dan zullen de aanbiedingen met de beste prijs-kwaliteitverhoudingen worden geselecteerd. Deze planning biedt voldoende ruimte voor het zorgvuldig doorlopen van het bouwproces en de in gebruik name.

5

Duurzaamheid De vernieuwbouw voldoet aan het Bouwbesluit dat per 1 januari 2021 in werking is getreden. In aansluiting op het Baarns Klimaat Akkoord wordt het gebouw, met uitzondering van de grote zaal, ‘gasloos’. Hiermee wordt de bij het raadsbesluit van december 2021 ingezette lijn voortgezet. Opties voor verdere verduurzaming Verdere verduurzaming van het gebouw is mogelijk. Bijvoorbeeld door toepassing van één van de volgende opties: • Optie 1: Het gebouw volledig gasloos maken. Hiervoor moet de huidige gasgestookte klimaatinstallatie van de grote zaal worden vervangen door een systeem met warmtepomp. Deze investering verbetert het comfort in de grote zaal en verdient zich naar verwachting op middellange termijn terug. Bovendien hoeven er minder PV-panelen te worden geplaatst om aan de BENG-eis (Bijna Energie Neutraal Gebouw) te voldoen. De resterende ruimte op het dak kan mogelijk in de toekomst worden benut voor extra PV-panelen, bijvoorbeeld voor de wijk. De extra investeringskosten ten opzichte van het voorstel zijn geraamd op €600.000. Het betreft een globale raming, waarin rekening is gehouden met een post onvoorzien en een prognose voor toekomstige prijsstijgingen. Op basis van een uitgewerkt ontwerp kunnen de kosten nauwkeuriger worden bepaald. De consequenties voor de kapitaallasten zijn in de bijlage aangegeven bij de Optie: extra krediet cf.

dit raadsvoorstel + volledig gasloos. De hogere structurele lasten van de optie ‘volledig gasloos’ kunnen structureel worden gedekt uit het huidige positieve saldo van de meerjarenbegroting 2023. • Optie 2: Het gebouw energie neutraal (ENG) maken. Hiervoor is onder andere een systeem met warmtekoude-opslag (WKO) noodzakelijk. Voor deze systemen is geen ontwerp uitgewerkt en het is onzeker of het voor dit type gebouw en gebruik een geschikte oplossing is. Daarvoor is aanvullend onderzoek nodig. Daarenboven moeten extra PV-panelen op het dak en (mogelijk) op een deel van de gevel worden geplaatst, het totale jaarlijkse energieverbruik te compenseren. Complicatie is dat er (vooral in de zomermaanden) sprake zal zijn van een opwekkingsoverschot; er wordt meer energie opgewerkt dan verbruikt. Op dit moment geeft de netbeheerder geen toestemming voor terug levering van deze energie aan het net. In de toekomst is dit wellicht wel weer mogelijk, maar naar verwachting zal er niet of nauwelijks een financiële vergoeding tegenover staan. De extra investeringskosten ten opzichte van het voorstel zijn geraamd op €1.800.000. Het betreft een globale raming, waarin rekening is gehouden met een post onvoorzien en een prognose voor toekomstige prijsstijgingen. Op basis van een uitgewerkt ontwerp kunnen de kosten nauwkeuriger worden bepaald.

De consequenties voor de kapitaallasten zijn in de bijlage aangegeven bij de Optie: extra krediet cf. dit raadsvoorstel + Energie Neutraal (ENG). Zonder aanvullende financiële maatregelen (zoals beschreven bij de financiële risico's) kan de gemeente de hogere structurele lasten van deze optie niet dragen, gezien het beperkte, structurele geprognosticeerde overschot in 2026. Communicatie Het raadsbesluit zal door middel van een persbericht bekend worden gemaakt. De direct betrokkenen worden persoonlijk op de hoogte gesteld. Evaluatie Niet van toepassing

Burgemeester en wethouders van Baarn,

6

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: Bijlage 1: Financiële toelichting gezamenlijke huisvesting bibliotheek en theater

7