607658 Verhoging krediet gezamenlijke huisvesting bibliotheek en theater Beantwoording technische vragen VoorBaarn en CU

Memo Aan Onderwerp Portefeuillehouder Datum

: Gemeenteraad Baarn : Technische vragen van de fracties van VoorBaarn en ChristenUnie verhoging krediet gezamenlijke huisvesting bibliotheek en theater : Mark Veldhuizen : 20-02-2023

Geachte raadsleden en steunfractieleden, De fracties van VoorBaarn en de ChristenUnie hebben technische vragen gesteld bij het raadsvoorstel voor verhoging van het krediet voor de gezamenlijke huisvesting voor bibliotheek en theater. Hieronder vindt u de vragen en de antwoorden. Vraag 1 (VoorBaarn): In de jaarrekening van de Speeldoos staat het volgende te lezen “Huurovereenkomsten: Stichting de Speeldoos huurt van de gemeente Baarn het onroerend goed onder de verplichting om zelf voor het onderhoud van het gebouw zorg te dragen. De jaarhuur bedraagt afgerond € 68.060 en wordt jaarlijks geïndexeerd mits de subsidie ook geïndexeerd wordt.” Volgens ons is er later een afspraak gemaakt dat het onderhoud terug is gegaan naar de gemeente, daar hebben wij de volgende vragen over: a. Klopt het dat er een afspraak is gemaakt dat het onderhoud van het gebouw terug is “gegeven” aan de gemeente? b. Wat lag hieraan ten grondslag? c. Is dit vastgelegd in een overeenkomst, of enig ander document? d. Zo ja, kunt u deze aan de raad ter beschikking stellen? e. “Onderhoud van het gebouw” betreft dit zowel in- als ook exterieur? Antwoord: a. De gemeente heeft in een brief van 8 februari 2018 aan De Speeldoos bevestigd dat gemeente Baarn verantwoordelijk is voor het groot onderhoud van het theater (zie bijlage 1). b.

Het raadsvoorstel Samenwerking De Speeldoos, Bibliotheek en Volksuniversiteit dat op 28 juni 2017 is aangenomen door de gemeenteraad. c. Nee, voor zover ons bekend heeft overleg plaatsgevonden over de verdeling van de onderhoudsplichten, maar zijn deze niet vastgelegd in een overeenkomst. In 2018 en de jaren daarna ging de aandacht van betrokkenen voor wat betreft de huisvesting voornamelijk uit naar de planvorming voor het verbouw- en later het vernieuwbouwproces. Voornemen is om voor de nieuwe situatie passende afspraken vast te leggen. d. Niet van toepassing. e. Dat is niet duidelijk (zie het antwoord op vraag 1c). Vraag 2 (VoorBaarn): Daarnaast nog een vraag over afschrijvingstermijnen. a. Klopt het dat er een verschil is in afschrijvingstermijnen?

1

b.

Dus dat alleen de investeringen van bouwtechnische aard in 40 jaar mogen afgeschreven worden? c. Dat investeringen in technische zaken een afschrijvingstermijn van 15 jaar hebben? Dit volgens ons de richtlijn van BBV. Kunt u dit toelichten? Antwoord: a. Dat klopt. Zoals in het raadsvoorstel vermeld, worden er verschillende afschrijvingstermijnen toegepast voor voorbereidingskosten, terreininrichtingskosten en bouw-/bijkomende kosten. b. Een gemeente heeft keuzevrijheid in het vaststellen van het afschrijvingsbeleid. In het BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) staat: “De gemeente kan in haar afschrijvingsbeleid vastleggen wat gelijksoortige activa inhoudt, door deze activa onder te verdelen in (sub)categorieën. De gemeente kan voor de vastgestelde (sub)categorieën slechts voor één afschrijvingsmethode kiezen. Van een subcategorie is sprake wanneer binnen een categorie (bijvoorbeeld: gebouwen) een onderscheid wenselijk is in soorten gebouwen (bijvoorbeeld: schoolgebouwen, bedrijfsgebouwen, sportaccommodaties)”. Gemeente Baarn heeft haar afschrijvingsbeleid vastgelegd in de Nota investeren, activeren en afschrijven (door de raad vastgesteld op 2-6-2021). Hierin staat dat de componentenbenadering (waarin verschillende bestanddelen afzonderlijk worden afgeschreven) niet wordt toegepast. Voor nieuwbouw (d.w.z.

de bouw- en bijkomende kosten van project De Kroon) wordt een afschrijvingstermijn van 40 jaar toegepast. c. Nee, dat klopt niet. Het hele gebouw wordt in 40 jaar afgeschreven (zie hierboven genoemde nota). Vraag 3 (VoorBaarn): Er is destijds een overzicht gemaakt (in Excel) waarin diverse scenario’s werden vergeleken. O.a. Arcade, Hoofdstraat, maar ook 3 varianten Rembrandtlaan, waar uit mijn hoofd gezegd, optie C complete nieuwbouw was en daar hing in mijn herinnering een bedrag van 21 miljoen aan vast. Helaas kan ik na veel zoekwerk dit staat niet meer vinden. Is dit nog beschikbaar? Antwoord: In het raadsvoorstel Locatiekeuze huisvesting theater en bibliotheek van 16 december 2020 verschillende scenario’s en modellen vergeleken. Model C betreft volledige nieuwbouw inclusief nieuwe grote zaal aan de Rembrandtlaan. Dit model is destijds op basis van de toen geldende, globale inzichten en prijsniveaus geraamd op € 11,1 miljoen (bijlage 4 Kostenberekeningen). Vraag 4 (ChristenUnie): Is de Speeldoos op te knappen voor 4 miljoen realistisch? Antwoord: De Speeldoos kampt met achterstallig onderhoud en knelpunten ten aanzien van o.a. ARBO-veiligheid, binnenklimaat en functionaliteit. Om deze vraag goed te kunnen beantwoorden moet een verbouw-/renovatieplan met een investeringskostenraming worden opgesteld.

Daarbij is één van de vragen voor welke periode de levensduur van het gebouw dient te worden verlengd. Het is ook belangrijk om na te gaan of De Speeldoos bij een dergelijk plan een duurzaam gezonde exploitatie kan draaien. Vraag 5 (ChristenUnie): Wat zijn de kapitaallasten als we 4 miljoen in 10 jaar beschikbaar stellen?

2

Antwoord: Een investering bestaat uit voorbereidingskosten, bouw- en bijkomende kosten, terreininrichtingskosten en sloop- en inrichtingskosten. Daarvoor worden verschillende afschrijvingstermijnen gehanteerd (zie beantwoording vraag 3). Onderstaande tabel geeft een beeld van de kapitaallasten in het eerste jaar bij een aangenomen onderverdeling van de kosten en een rekenrente van 0,5%. Aangenomen

Investering

onderverdeling

Afschrijvings-

Kapitaal-

Kapitaal-

Kapitaal-

termijn

last jaar 1

last jaar 2-5

last jaar 6 e.v.

Voorbereidingskosten

10%

€ 0,4 miljoen

5 jaar

€ 82.000

€ 82.000

-

Bouw- en bijkomende

80%

€ 3,2 miljoen

40 jaar

€ 336.000

€ 336.000

€ 336.000

10%

€ 0,4 miljoen

eenmalig

€ 400.000

-

-

€ 818.000

€ 418.000

€ 336.000

kosten Inrichtingskosten Totaal

€ 4,0 miljoen

NB: In de Nota investeren activeren en afschrijven 2021 heeft Baarn voor renovatie en restauratie levensduurverlenging een afschrijvingstermijn van “20 jaar opgenomen, tenzij…” Daarover wordt vervolgens vermeld: ”Afhankelijk van de situatie kan voor renovatie, restauratie en/of levensduurverlenging bij besluit gekozen worden voor een andere afschrijvingstermijn, levensduurverwachting van het actief die het beste aansluit in plaats van de reguliere 20 jaar.” In deze situatie zal op basis van het plan dus moeten worden bepaald of er een afwijkende afschrijvingstermijn dient te worden gehanteerd. Vraag 6 (ChristenUnie): Hoeveel vertraging lopen we op als we de plannen splitsen? Antwoord: In het voorliggende raadsvoorstel is voorzien dat, indien de raad daarmee in februari 2023 instemt, De Kroon in september 2025 in gebruik wordt genomen. Dat is een jaar later dan in december 2021 gepland, doordat het ontwerpproces is gepauzeerd gedurende de onderzoeken en de besluitvorming daarover. Splitsen van de plannen leidt tot twee nieuwe processen: De Speeldoos: opknappen, ingrijpend verbouwen/renoveren of het vernieuwbouwplan zonder de bibliotheek? In alle gevallen zullen plannen/ontwerpen moeten worden gemaakt en er zal opnieuw naar de exploitatie moeten worden gekeken. Mogelijk moet er ook tussentijds besluitvorming in de raad over het investeringskrediet plaatsvinden.

Bibliotheek: eerste vraag is of deze in het pand aan Hoofdstraat 1 blijft gehuisvest? Zo ja, waar worden de partijen gehuisvest die afgelopen jaar een visie (nog niet bestuurlijk besproken) hebben ontwikkeld voor het Brinkhuis? Ook hiervoor zullen nieuwe plannen moeten worden ontwikkeld want als de bibliotheek blijft is er een nieuwe situatie. Daarbij dient er dan opnieuw bestuurlijke besluitvorming plaats te vinden. Het is dus lastig om iets zinnigs over vertraging ten opzichte van de planning van De Kroon te zeggen, omdat er meerdere scenario’s denkbaar zijn. Vraag 7 (ChristenUnie): Wat is het bedrag als we realistisch willen opknappen (zonder bibliotheek)?

3

Antwoord: Daarover kunnen we op dit moment geen uitspraak doen. Om een betrouwbare inschatting te maken, is een plan met ontwerp nodig (zie het antwoord op vraag 4). Vraag 8 (ChristenUnie): Hoeveel extra jaarlijks kosten hebben we als we: a. De bibliotheek aan de Hoofdstraat laten? b. De Speeldoos op knappen aan de Rembrandtlaan? c. De overige organisaties niet laten verhuizen? Antwoord: De financiële consequenties kunnen we op dit moment niet goed inschatten (zie het antwoord op vraag 7). Wel kunnen de huisvestingsconsequenties worden beschreven: a.

b.

c.

De bibliotheek aan de Hoofdstraat laten, betekent dat de voor dat gebouw geplande renovatie (zie Plan Maatschappelijk Vastgoed) aangepast moet worden uitgevoerd. Het is immers nog de vraag welke organisaties naast de bibliotheek hier gehuisvest kunnen worden. De investeringskosten moeten daarmee opnieuw bekeken worden. De Speeldoos opknappen betekent een lagere investering dan nu in het RVS wordt gevraagd. De jaarlijkse kosten hangen samen met de hoogte van de investering en de afschrijvingstermijn die gehanteerd mag worden, zoals hierboven uitgelegd. Als de overige organisaties in het Poorthuis en het Nutsgebouw gehuisvest blijven, zal de gemeente deze (normaliter) niet verkopen. De verkoopopbrengst die in het Plan Maatschappelijk Vastgoed zijn geraamd (voor beide panden samen geschat op € 2,1 mln.) wordt dan niet gegenereerd. Bovendien moet vooral in het Poorthuis achterstallig onderhoud worden uitgevoerd en moeten mogelijk ook verduurzamingsmaatregen worden uitgevoerd.

Voor alle bovengenoemde ontwikkelingen dient te worden nagegaan of de gebruikers gezonde exploitaties kunnen draaien en welk effect de investering langjarig heeft op de gemeentebegroting. Om een compleet plaatje te kunnen maken is onderzoek en nadere planvorming nodig. De voorbereidingskosten (additioneel aan reeds gereserveerde budgetten) voor het ontwikkelen van een alternatief plan voor De Speeldoos en een nieuw Plan Maatschappelijk Vastgoed worden grofweg geschat op € 100.000-200.000. Met vriendelijke groet, Mark Veldhuizen Wethouder

Bijlage: 1. Brief gemeente Baarn m.b.t. Groot Onderhoud Theater De Speeldoos d.d. 8-2-2018

4

inlichtingen bij Team doorkiesnummer

ons kenmerk datum onderwerp

mevrouw J.M. Thijs Ontwikkeling samenleving (035) 548 1814

Ter attentie van: Peter Joziasse: Directie

thijsjo/// 8 februari 2018 Groot Onderhoud Theater De Speeldoos

Geachte Directie, Hierbij bevestigen wij dat de gemeente Baarn per 28 juni 2017 verantwoordelijk is voor het groot onderhoud van Theater De Speeldoos. De benodigde reservering voor het groot onderhoud is opgenomen in het gemeentelijk meerjaren onderhoudsplan (mjop). De verantwoordelijkheid over de uitvoering van het onderhoud moet nog nader worden vastgelegd. Dit besluit is onderdeel van het raadsvoorstel Samenwerking De Speeldoos, Bibliotheek en Volksuniversiteit dat op 28 juni 2017 is aangenomen door de gemeenteraad. Voor de volledigheid is het raadsvoorstel als bijlage bijgevoegd. Met vriendelijke groet, Joanna Thijs Beleidsmedewerker Ontwikkeling Samenleving

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 f (035) 548 17 94 e gemeente@baarn.nl I www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden.