601190 Plan van Aanpak Buurtbudgetten bijlage 1 Plan van aanpak

PvA Buurtbudgetten 2023

Plan van Aanpak – Buurtbudgetten Inwoners hebben vaak goede ideeën over hoe zij hun leefomgeving kunnen verbeteren en willen zich daar ook voor inzetten. Dit blijkt onder andere uit de Burgerpeiling 2021 en het Participatietraject op de College-Agenda van september-oktober 2022. Het college van Burgemeester en Wethouders wil deze initiatieven graag faciliteren (door middel van netwerk inzetten en het beschikbaar stellen van ruimtes, gereedschap, etc) en stimuleren door middel van Buurtbudgetten (financiële middelen). In de begroting die in oktober 2022 is vastgesteld door de Raad is de ambitie én financiële ruimte opgenomen om aan de slag te gaan met Buurtbudgetten. Op pagina 6 van desbetreffende begroting wordt gezegd: ‘Het deelnemen van inwoners, ondernemers en instellingen (participatie) is heel belangrijk bij veel van de plannen van het College. De incidentele financiële ruimte die beschikbaar is tot en met 2025 zetten wij hier voor in. Het College wil namelijk nog beter gebruik maken van de ideeën en deskundigheid in de Baarnse samenleving. Zo worden Baarnaars betrokken bij de herinrichting van de Brink en gaan we experimenteren met Buurtbudgetten.

Om meer inbreng van jongeren uit Baarn te krijgen, gaan we ze actief opzoeken.’ Met Buurtbudgetten wordt het voor inwoners mogelijk gemaakt om eigen initiatieven voor hun directe leefomgeving uit te kunnen voeren met behulp van financiële middelen die door de gemeente beschikbaar zijn gesteld. Het is daarbij de bedoeling dat de inwoners het initiatief zélf gaan uitvoeren, alleen waar nodig met ondersteuning vanuit de gemeente. Buurtbudgetten kunnen op verschillende manieren worden vormgegeven. Na meerdere methodes te hebben onderzocht, hebben we gekozen om te experimenteren met buurtcheques. In dit plan van aanpak staat beschreven hoe deze methode wordt vorm gegeven. Benadrukt moet worden dat het hier om een experiment gaat dat gedurende 2023 loopt. Verderop in het document wordt uitgebreid stil gestaan bij het tijdspad en de evaluatie. In de Visie op Burgerparticipatie die in januari 2023 in de Raad is behandeld, staat beschreven dat we als gemeente meer ruimte willen bieden aan initiatieven die vanuit de samenleving komen. Dit Plan van Aanpak is een praktische uitwerking van dit deel van de Visie en een vervolg op de reeds vastgestelde begroting. Inhoud ▪ Doel en beoogde effecten ▪ Methode ▪ Spelregels en Voorwaarden ▪ Organisatie en communicatie ▪ Kosten ▪ Planning ▪ Evaluatie

Doel en beoogde effecten Doel Het doel van de Buurtbudgetten is om initiatieven vanuit de samenleving die bijdragen aan de fysieke en/of sociale leefbaarheid zodanig te stimuleren dat inwoners deze initiatieven zelf kunnen uitvoeren. Beoogde effecten ▪ Meer directe zeggenschap voor inwoners over hun directe leefomgeving. Vanuit de Quickscan Lokale Democratie blijkt hier behoefte aan te zijn onder de inwoners van Baarn.

1

PvA Buurtbudgetten 2023

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

De daadkracht van inwoners vergroten. Zij gaan de initiatieven zélf uitvoeren, alleen waar nodig met ondersteuning vanuit de gemeente. De leefbaarheid op lokaal niveau vergroten, zowel op fysiek als sociaal vlak. De sociale cohesie versterken. Het gebiedsgericht en vraaggericht werken stimuleren. Het sociaal kapitaal benutten; onder de inwoners is veel kennis, ervaring en creativiteit aanwezig, maar ook sociale netwerken en specifieke expertise. Dit samen vormt het sociaal kapitaal. Wanneer dit de ruimte krijgt om te groeien, dan wordt de samenleving veerkrachtiger.

Methode Er zijn verschillende methoden om een financiële impuls te geven aan bewonersinitiatieven, met elk hun vooren nadelen. Om ervoor te zorgen dat de initiatieven van de inwoners blijven en te vertrouwen op hun daadkracht, is gekozen om dit jaar te experimenteren met buurtcheques. ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Inwoners kunnen hun initiatief indienen bij de gemeente. Een daarvoor aangestelde Coördinator beoordeelt de initiatieven op haalbaarheid en op de vooraf gecommuniceerde voorwaarden. De initiatieven komen op een speciale website/platform te staan. Per ronde krijgt elk huishouden in Baarn krijgt een cheque ter waarde van €5,-. We beginnen in 2023 met 1 ronde. Zodra de initiatieven op de website te staan, kunnen inwoners hun cheques gaan doneren aan het initiatief van hun keuze. Initiatiefnemers mogen natuurlijk cheques werven door mensen te overtuigen van hun idee. Wanneer er voldoende geld is ingezameld, wordt het geld overgemaakt naar de initiatiefnemer. De initiatiefnemer voert het initiatief uit en levert hier een verslag(je) van in, welke weer op de website komt te staan. Het geld van de initiatieven die geen doorgang konden vinden en de niet verzilverde cheques blijft van de gemeente Baarn.

Extra’s ▪ De website biedt de mogelijkheid om extra donaties over te maken via iDeal. ▪ Op de website kunnen initiatiefnemers aangeven wat zij nodig hebben om hun initiatief te ontplooien, denk aan mankracht, gereedschap, partytent, etc. Inwoners kunnen hierop reageren en zaken beschikbaar stellen. Website De website is ontworpen en wordt beheerd door Bruis Advies. Zij zijn gespecialiseerd in burgerparticipatie en verhuren dit platform aan diverse gemeenten. Zij zorgen voor de financiële afhandeling, denken mee over een communicatiestrategie en beheren de helpdesk. Verderop in dit plan van aanpak wordt nader ingegaan op de rol van de website. Coördinator De Coördinator beoordeelt de ingekomen initiatieven op haalbaarheid. Ook denkt de Coördinator mee met de initiatieven op het gebied van faciliteren (inzetten van het netwerk van de gemeente, beschikbaar stellen van gereedschap, locatie, etc). Verderop in dit plan van aanpak wordt nader ingegaan op de taken van de Coördinator.

2

PvA Buurtbudgetten 2023

Voordelen ▪ Het initiatief ligt daadwerkelijk bij de inwoners. ▪ De initiatieven die bij de gemeente binnenkomen hebben waarschijnlijk een groot draagvlak. ▪ Stimuleert de sociale cohesie, het sociaal kapitaal en de daadkracht van de inwoners. ▪ Weinig arbeidsintensief voor gemeente. ▪ Zeer democratisch. Nadelen ▪ Vooral geschikt voor kleinere initiatieven. ▪ Deze methode is vooral geschikt voor bepaalde doelgroepen (jongeren, jonge gezinnen en actieve senioren), maar is wellicht minder geschikt voor mensen die minder actief zijn in hun buurt. ▪ De gemeente heeft minder grip op hoe het geld wordt besteed. Dit hoeft geen nadeel te zijn, maar vraagt om durven loslaten. ▪ Kan zeer arbeidsintensief zijn voor inwoners. ▪ Mensen de digitaal minder vaardig zijn, zijn afhankelijk van hulp uit hun sociale kring, maar kunnen ook gebruik maken van de helpdesk, de Coördinator om hulp vragen en kunnen worden geholpen in bijvoorbeeld de bibliotheek.

Spelregels en Voorwaarden Spelregels Niets moet, veel mag, maar niet alles kan. We willen zoveel mogelijk ruimte laten voor de initiatieven. Echter, onderstaande spelregels en voorwaarden zijn nodig om de Buurtbudgetten op de juiste manier in te kunnen zetten. De Coördinator van de gemeente Baarn beoordeelt of een initiatief past binnen de voorwaarden en spelregels. ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

▪ ▪ ▪ ▪

Het initiatief draagt bij aan een sterke en leefbare buurt; Het initiatief komt ten goede aan inwoners van de gemeente Baarn; Het initiatief heeft geen politieke, religieuze of commerciële doeleinden; Het initiatief is algemeen toegankelijk voor inwoners van de gemeente Baarn. Initiatiefnemers voeren het initiatief zelf uit; Minimaal drie inwoners van verschillende adressen zijn betrokken bij de organisatie en de uitvoering; Er is sprake van vrijwillige inzet en/of een bijdrage in goederen en/of een financiële bijdrage door inwoners; Als het initiatief invloed heeft op anderen, betrekken initiatiefnemers hen erbij; Het initiatief valt binnen de geldende wet- en regelgeving; Initiatiefnemers mogen niet factureren voor hun eigen ingezette uren; Het initiatief houdt rekening met eventueel geldende maatregelen tegen het coronavirus; Initiatiefnemers zorgen zelf voor eventuele benodigde vergunningen; Bij het plaatsen van een fysiek object in algemene ruimten zijn initiatiefnemers zelf verantwoordelijk voor beheer en onderhoud. De gemeente Baarn is niet aansprakelijk voor schade door derden; Bij een initiatief in de openbare ruimte maken initiatiefnemers met de gemeente Baarn afspraken over beheer en onderhoud. De gemeente Baarn houdt zich het recht voor om een object te verwijderen (bijv.

vanwege onveiligheid); Initiatiefnemers gaan zorgvuldig om met gemeenschapsgeld; Er is een duidelijke en realistische begroting voor de uitvoering van het initiatief; Eventuele inkomsten worden gebruikt voor het initiatief zelf of een volgend initiatief; Er is geen bijdrage voor kosten die al zijn gemaakt. Initiatiefnemers kunnen alleen geld inzamelen voorafgaand aan een initiatief; 3

PvA Buurtbudgetten 2023

▪ ▪ ▪ ▪ ▪

▪

Bij het aanschaffen van materialen blijven deze beschikbaar voor andere initiatieven; Bij het inhuren van professionals moet een factuur overlegd worden waarop onder andere een Kamer van Koophandel nummer is opgenomen; Na afloop van het initiatief leveren initiatiefnemers een prestatieverklaring in, oftewel: een overzicht in van de uitgaven inclusief bonnen en facturen. Dit kan digitaal via de website/platform; Indien er na uitvoering van het initiatief geld over is, dan vloeit dit geld terug naar de gemeente Baarn; Donateurs en andere geïnteresseerden worden op de hoogte gehouden. initiatiefnemers bepalen samen met de Coördinator hoe zij dat doen. Doe dit op de website voor initiatieven in ieder geval: o met een update als er iets verandert in de uitvoering; o met een verslag en/of foto(‘s) na afloop. Dit ter inspiratie voor anderen en ter verantwoording aan de donateurs en alle inwoners van de gemeente Baarn. De gemeente Baarn beslist over de maximale bijdrage en houdt zich het recht voor om initiatieven geen financiële ondersteuning te bieden.

Na dit experiment gaan we de spelregels en voorwaarden evalueren en bij een eventueel vervolg aanpassen waar nodig is.

Organisatie en communicatie Het inzetten van Buurtbudgetten vraagt een en ander van onze organisatie. Door te kiezen voor de diensten van Bruis Advies wordt ons als gemeente veel uit handen genomen. De website is ontworpen en wordt beheerd door Bruis Advies. Zij zijn gespecialiseerd in burgerparticipatie en verhuren dit platform aan diverse gemeenten. Zij zorgen onder andere voor de financiële afhandeling, de digitale helpdesk, ontwerpen van flyers en posters en denken mee over de communicatiestrategie. Website In de website zijn functies gebouwd om stappen binnen de procedures van de methodiek te automatiseren. Het systeem achter de website stelt de Coördinator in staat om eenvoudig aanvragen te behandelen en geldstromen te beheren. Daarnaast is veel communicatie geautomatiseerd, doordat de website automatisch emails verstuurt naar betrokkenen. Zo blijft iedereen op de hoogte van de voortgang van initiatieven. Ook is de website een belangrijk middel om te communiceren met inwoners. Er kunnen eenvoudig nieuwsberichten geplaatst worden. Bovenstaande automatisering scheelt niet alleen veel tijd (en dus kosten), het is ook belangrijk voor het tempo en de beheersbaarheid van de methodiek. De website heeft tal van functies, maar de belangrijkste zijn: ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪ ▪

Een aanmeldsysteem voor bewonersinitiatieven; Geautomatiseerd en online behandelen van bewonersinitiatieven; Een systeem met activatiecodes waarbij er cheques met een vooraf bepaalde waarde uitgegeven kunnen worden die gedoneerd kunnen worden aan initiatieven; iDeal integratie voor het doneren van geld aan bewonersinitiatieven; Een inschrijfsysteem voor vrijwilligers; Een systeem om materiaal beschikbaar te stellen, zoals bijvoorbeeld een partytent of gereedschap; Een eenvoudig aanmeldsysteem waarmee inschrijvers per e-mail op de hoogte gehouden wordt van nieuwe initiatieven; Een systeem voor de financiële verantwoording van een initiatief waarmee gebruikers bonnen en facturen kunnen uploaden; Een functie om mogelijke donateurs (gepersonaliseerde) notificaties te sturen over nieuw aangemelde initiatieven; Mogelijkheid voor initiatiefnemers om “updates” te sturen over de voortgang van een initiatief; 4

PvA Buurtbudgetten 2023

▪ ▪ ▪ ▪

Mogelijkheid voor bezoekers om initiatieven te volgen (updates) via de e-mail; Functionaliteit voor ondernemers/ bedrijven om een profiel aan te maken waardoor zij extra aandacht krijgen wanneer zij een initiatief steunen; Een online tekstverwerker en foto-uploadfunctie om nieuwsberichten en verslagen te plaatsen; Een online monitoringsysteem van behaalde resultaten van het platform met exporteermogelijkheden.

Coördinator Een belangrijke succesfactor is de inzet van een Coördinator. De Coördinator is verantwoordelijk voor een goed verloop van de methodiek en is het aanspreekpunt voor initiatiefnemers en professionals. De Coördinator beoordeelt initiatieven op basis van vooraf gestelde spelregels en voorwaarden en adviseert initiatiefnemers over onder andere kostenraming, communicatie, samenwerking met anderen en eventueel benodigde vergunningen. Daarnaast is hij/zij verantwoordelijk voor het wegnemen van drempels voor initiatiefnemers die aanlopen tegen interne werkprocessen binnen de gemeente. De Coördinator heeft daarmee een ‘loketfunctie’, zodat initiatiefnemers bij één iemand terecht kunnen met vragen over de organisatie en uitvoering van hun initiatief. Uit ervaring bij andere gemeenten blijkt dat inwoners naast duidelijke informatie op de website behoefte hebben aan een persoonlijke benadering. Communicatie Om bekendheid en helderheid te geven over de Buurtbudgetten is het essentieel om hierover (pro-actief) te communiceren. Samen met medewerkers van Team Communicatie bepalen we tijdens een werksessie met Bruis Advies de communicatiestrategie en bijpassende communicatiemiddelen. Het is raadzaam om posters en flyers te ontwerpen en te verspreiden op strategische locaties om bekendheid te geven aan de Buurtbudgetten.

Daarnaast wordt er aandacht aan besteed in de pers en online op de gemeentewebsite en de social media kanalen. Bruis Advies vat de gemaakte afspraken van de werksessie samen in een eenvoudig communicatiewerkplan.

Kosten In onderstaande tabel is een kostenraming opgenomen, waarbij is uitgegaan van 1 ronde cheques. Hoewel we natuurlijk graag zien dat de cheques volledig benut worden voor initiatieven vanuit de samenleving, leert de ervaring dat niet alle cheques zullen worden verzilverd. bij positieve evaluatie van de inzet van Buurtbudgetten in het najaar van 2023, kan het overgebleven bedrag worden ingezet bij een volgende ronde. Kostenraming 1 Ronde Cheques à € 5,- per huishouden 1 jaar website/platfform 1 jaar Projectbegeleiding Communicatiemiddelen (flyers, posters, etc.) Totaal

€ 55.795,€ 20.000,€ 15.000,€ 7.000,€ 97.795,-

Planning Zodra dit Plan van Aanpak is vastgesteld door de Raad, gaat Bruis Advies aan de slag met de website en een aantal voorbereidende sessies met de gemeente en eventueel bewonersorganisaties. Vanuit de gemeente gaan wij actief werven (intern of extern) op een Coördinator. De rest van de planning is afhankelijk van hoe snel we een Coördinator hebben kunnen werven.

5

PvA Buurtbudgetten 2023

Om bekendheid te geven aan de Buurtbudgetten hebben we een pakkende naam nodig. Voorbeelden van andere gemeenten zijn Ede Doet, Ik buurt mee (gemeente Rheden), etc. Hiervoor willen we een zeer laagdrempelige online enquête uitzetten. Voordeel hiervan is dat we meteen de aandacht vestigen op dat de Buurtbudgetten eraan gaan komen en dat het gaat leven onder inwoners. Bovendien worden de Buurtbudgetten met een zelf gekozen naam ook echt iets van de inwoners. De verwachting is dat de website in april gelanceerd kan worden. Tegelijkertijd wordt een communicatiecampagne opgestart om bekendheid te geven aan de Buurtbudgetten. In mei vallen de cheques bij de inwoners op de mat en kunnen zij aan de slag met de initiatieven. De cheques zijn 4-6 weken te verzilveren. Ondanks dat mensen nog tot en met november de tijd hebben om uitvoering te geven aan hun initiatieven, beginnen we in augustus al met de evaluatie, zodat we tijdig een voorstel kunnen doen naar de Raad om al dan niet dit experiment te verlengen dan wel structureel op te nemen in de begroting.

Pva in Raad (feb 2023)

Website online + vooraankondiging

Verspreiding cheques

Uitvoering initiatieven

(april 2023)

(mei 2023)

(mei-nov 2023)

Evaluatie (aug-sep 2023)

Evaluatie

Evalueren is van essentieel belang om te kunnen leren en verbeteren. Bij experimenten als deze is het daarom van belang dat er voldoende tijd wordt ingepland voor de evaluatie. Hieronder volgt een overzicht van de punten waarop we intern en extern gaan evalueren. In de evaluatie wordt ook de inwoners gevraagd hoe zij het inzetten van Buurtbudgetten via deze methode hebben ervaren. Daarnaast wordt een aparte evaluatie ingepland met Bruis Advies (website). Proces ▪ Communicatie ▪ Spelregels ▪ Inclusiviteit ▪ Coördinatie ▪ Website ▪ Betalingen ▪ Helpdesk Inhoud ▪ Initiatieven ▪ Draagvlak Resultaten ▪ Samenwerking (zowel intern als extern) ▪ Daadkracht ▪ Initiatieven in de fysieke leefomgeving ▪ Initiatieven van sociale aard ▪ Kosten

6