558389 Rekenkameronderzoek Vervolgonderzoek subsidieverlening in Baarn RVS

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

558389

Onderwerp

Rekenkameronderzoek Vervolgonderzoek subsidieverlening in Baarn

Besluit in raad

21 december 2022

Portefeuillehouder(s)

n.v.t.

Naam steller

Kees Langerwerf, rekenkamercommissie Baarn

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. In te stemmen met de conclusies en de aanbevelingen uit dit rapport. 2. Het college te verzoeken de aan het college gerichte aanbevelingen te betrekken bij de verbetering van het subsidieproces en hierover in juni 2023 te rapporteren aan de raad. Deze aanbevelingen aan het college luiden als volgt: I.

II. III.

Maak voor elke instelling (of groep van instellingen) duidelijk waaraan een activiteitenplan moet voldoen, waar nodig na overleg met de instelling(en). Vraag minder aan kleine subsidieontvangers en vraag elk jaar sowieso niet meer dan nodig is. (bijvoorbeeld als sprake is van een repeterende activiteit) Stuur activiteitenplannen en jaarverslagen die niet voldoen aan wat gevraagd is retour. Belast binnen de organisatie een functionaris (tijdelijk) met de inhoudelijke coördinatie van dit verbeterproces.

Samenvatting van het voorstel Hierbij bieden wij u het ‘vervolgonderzoek subsidieverlening’ aan. Op basis van een analyse van het subsidieproces zoals dat verloopt voor vier kleine en één middelgrote subsidieontvanger heeft de rekenkamercommissie onderzocht of de praktijk aansluit bij de door de raad vastgestelde algemene subsidieverordening (ASV). Kort samengevat constateert de rekenkamercommissie dat er sprake is van onvoldoende consistentie in de subsidieverlening.

Aanleiding Op 22 april 2022 heeft de raad ingestemd met de conclusies en aanbevelingen uit ons onderzoek naar subsidieverlening in Baarn. In die vergadering werd duidelijk dat er prijs gesteld werd op een vervolgonderzoek waarbij met name de subsidieverlening aan kleinere instellingen onder de loep zou

1

worden genomen. Het eerste onderzoek had namelijk betrekking op de grootste vier subsidieontvangers. Beoogd resultaat De commissie wil met dit onderzoek een antwoord vinden op de volgende vraag: Handelen de instellingen maar ook de gemeente zelf overeenkomstig hetgeen de ASV ( Algemene Subsidieverordening) voorschrijft? De subvragen zijn dan: *Voldoet het activiteitenplan van de instelling aan het voorgeschreven format? *Voldoet het jaarverslag aan hetgeen in de beschikkingen is opgenomen? *Zo nee, hoe gaat de gemeente daar mee om?

Conclusies en aanbevelingen Het onderzoek geeft ons aanleiding tot de volgende conclusie: Het subsidieverleningsproces van de gemeente Baarn verloopt onvoldoende consistent, sluit onvoldoende aan bij de eigen regelgeving en is daarmee niet altijd rechtmatig. Activiteitenplannen van instellingen voldoen niet altijd aan het voorgeschreven format. Jaarverslagen bevatten niet altijd de in de beschikking gevraagde informatie. De gemeente is hier niet altijd even kritisch op en verleent dan toch gewoon subsidie c.q. stelt de subsidie vast. Voor de instelling van bestemmingsreserves en de omvang van het eigen vermogen is niet altijd voldoende aandacht. Op basis van ons onderzoek en de hier geformuleerde conclusies komen wij tot de volgende aanbevelingen: Aanbeveling aan de raad: Stem in met de conclusies uit dit rapport en verzoek het college de aan het college gerichte aanbevelingen te betrekken bij de verbetering van het subsidieproces en hierover in juni 2023 te rapporteren aan de raad. Aanbevelingen aan het college: 1. Maak voor elke instelling (of groep van instellingen) duidelijk waaraan een activiteitenplan moet voldoen, waar nodig na overleg met de instelling(en). Vraag minder aan kleine subsidieontvangers en vraag elk jaar sowieso niet meer dan nodig is. (bijvoorbeeld als sprake is van een repeterende activiteit) 2.

Stuur activiteitenplannen en jaarverslagen die niet voldoen aan wat gevraagd is retour. 3. Belast binnen de organisatie een functionaris (tijdelijk) met de inhoudelijke coördinatie van dit verbeterproces. De reactie van het college Het college vindt ons rapport een waardevolle aanvulling op het eerdere rapport over subsidieverlening. Het college onderschrijft onze conclusies maar tekent daar wel bij aan dat kleinere organisaties vaak werken met vrijwilligers voor wie het proces van aanvragen en verantwoorden een belasting kan

2

betekenen. Het contact vanuit de gemeente is daarom vaak meer gericht op het mogelijk maken dan op het bureaucratische proces dat daar ook bij hoort. Verder geeft het college aan de aanbevelingen te willen combineren met de aanbevelingen uit het eerste rapport met als gevolg dat niet kan worden voldaan aan het eerdere raadsbesluit om in december 2022 een verbetervoorstel voor te leggen. De nieuwe planning is dat gelijktijdig met de volgende perspectiefnota (juni/juli 2023) een startnotitie zal worden voorgelegd. Het nawoord van de rekenkamercommissie Uiteraard zijn wij blij met de reactie van het college. Met betrekking tot de opmerking dat kleinere instellingen vaak werken met vrijwilligers voor wie het proces van aanvragen en verantwoorden een belasting kan betekenen, merken wij op dat ons voorstel er juist op gericht is om het met name voor de kleinere instellingen eenvoudiger te maken door minder informatie aan hen te vragen maar dit wel gerichter te doen en er dan ook beter op te sturen. Verder hebben wij er wel begrip voor dat een herziening (en hopelijk vereenvoudiging) de nodige voorbereiding vraagt en dat het personeelstekort daar ook niet bij helpt, maar als in de zomer van 2023 een startnotitie wordt opgeleverd verwachten wij dat de feitelijke veranderingen het subsidiejaar 2024 niet zullen ‘halen’ en dat het dus 2025 wordt.

Wij denken dat een eerste vereenvoudiging (aan kleinere instellingen minder maar meer gerichte informatie vragen) voor het subsidiejaar 2024 zeker tot de mogelijkheden behoort. Overigens hebben wij in de aanbeveling aan de raad de oorspronkelijk opgenomen termijn van ‘binnen 4 maanden’ veranderd in ‘in juni 2023’ Risico's Voor dit voorstel niet van toepassing. Kosten, baten en dekking Voor dit voorstel niet van toepassing. Aanpak / Uitvoering Deze ligt in handen van het college. Duurzaamheid Niet van toepassing. Communicatie De rekenkamercommissie zal zorgdragen voor een persbericht. Evaluatie Het college rapporteert in het jaarverslag over de uitvoering van de door de raad overgenomen aanbevelingen uit rekenkamerrapporten.

3

Namens de rekenkamercommissie van de gemeente Baarn,

ir. C.A.J.M. Langerwerf

Bijlagen: Onderzoeksrapport ‘vervolgonderzoek subsidieverstrekking d.d. 15-09-2022 De reactie van het college van B&W d.d. 15-11-2022 Het nawoord van de rekenkamercommissie d.d. 16-11-2022

4