558389 Rekenkameronderzoek Vervolgonderzoek subsidieverlening in Baarn Bijlage rapport vervolgonderzoek

Vervolgonderzoek subsidieverstrekking

‘Het kan beter èn eenvoudiger’

Een onderzoek van de rekenkamercommissie Baarn 15 september 2022

1

1.Inleiding In april 2022 is het onderzoeksrapport van de rekenkamercommissie over subsidieverlening in Baarn in de raadsvergadering behandeld. Daarbij is vanuit de raad de wens geuit om ook de subsidieverlening aan kleinere instellingen nader te onderzoeken. De rekenkamercommissie heeft vervolgens besloten een dergelijk vervolgonderzoek uit te voeren. Het eerste onderzoek is in grote lijnen herhaald voor de volgende instellingen: Naam Instelling De Kinderboerderij Crescendo Cultureel Festiv Baarn De Groene Inval Ondernemersver. CCOB

Subsidie 22 van de gemeente Baarn € 32.313 € 17.000 € 6.600 € 94.300 € 36.000

Totale inkomsten € 51.376 € 63.200 € 37.000 € 105.000 € 101.000

Subsidie als % van de inkomsten 63% 26% 18% 89% 35%

Door ook ‘de Groene Inval’ in dit onderzoek mee te nemen is er ook een ‘medium sized’ instelling in het onderzoek opgenomen. De hoofdvraag voor dit onderzoek is ook gelijk aan die van het eerdere onderzoek: Handelen de instellingen maar ook de gemeente zelf overeenkomstig hetgeen de ASV ( Algemene Subsidieverordening) voorschrijft? De subvragen zijn dan: *Voldoet het activiteitenplan van de instelling aan het voorgeschreven format? *Voldoet het jaarverslag aan hetgeen in de beschikkingen is opgenomen? *Zo nee hoe gaat de gemeente daar mee om? Dit onderzoek richt zich dus op het proces van subsidieverlening en niet op de twee volgende vragen: *Leidt het verstrekken van een subsidie ook daadwerkelijk tot het bereiken of verbeteren van een maatschappelijk effect? *Is er bij de subsidieontvangende instelling sprake van efficiënt (doelmatig) functioneren? Wij hebben voor elke instelling de documenten geanalyseerd die relevant zijn in het subsidieproces: de subsidieaanvraag (inclusief activiteitenplan plus begroting), de beschikking, het verzoek tot vaststelling (inclusief jaarverslag plus jaarrekening) en de definitieve vaststelling van de subsidie.

Indien van toepassing hebben wij in de jaarrekening ook gekeken naar de bestemmingsreserves (zijn zij goedgekeurd door B&W?) en de algemene reserve (is deze niet groter dan 20% van de jaarlijkse exploitatie) Waar wij op basis van de documentanalyse nadere vragen hadden, hebben wij de gemeentelijke accounthouders voor deze instellingen geraadpleegd. Wij zijn goed te spreken over de adequate beantwoording van onze nadere vragen en spreken daar op deze plaats graag onze dank over uit. Met de instellingen zelf is geen contact geweest. 2

Tegen de achtergrond van onze analyse van het verloop van het subsidieproces hebben wij ook de ASV, het format voor het activiteitenplan en het format van de beschikkingsbrief nader beschouwd. Gelet op de beperkte omvang van deze rapportage heeft de rekenkamercommissie niet gekozen voor een aparte bestuurlijke nota. De bevindingen, onze conclusies en onze aanbevelingen komen in de volgende hoofdstukken aan de orde.

2. Bevindingen per instelling: 2.1. De Kinderboerderij: Er is sprake van een adequate begroting en jaarrekening; Het activiteitenplan volgt maar gedeeltelijk het format, is summier en in algemene termen beschreven: er zijn geen concrete te bereiken resultaten opgenomen (bv hoeveel leerwerktrajecten BSB of hoeveel maatschappelijke stageplekken). Het jaarverslag is identiek aan het activiteitenplan. De rekenkamercommissie vindt dit dus ook summier en mist hier prestatiegegeven zoals bijvoorbeeld bezoekersaantallen bij bepaalde activiteiten, aantal gerealiseerde stageplekken, aantal vrijwilligers, aantal gerealiseerde leerwerkplekken BBS. Conclusie: Het activiteitenplan en het jaarverslag van de Kinderboerderij voldoen ten dele aan het format voor het activiteitenplan, de ASV en de voorwaarden uit de beschikking. 2.2. Muziekvereniging Crescendo: Er is sprake van een adequate begroting en jaarrekening. In het activiteitenplan is aangegeven voor welke activiteiten subsidie gevraagd wordt. Een onderbouwing met kwantitatieve gegevens wordt echter niet gegeven. Het jaarverslag memoreert wel de externe optredens van Crescendo maar bevat (behalve voor de Singalong) geen informatie over de activiteiten waarvoor subsidie is aangevraagd. Daarmee voldoet dit jaarverslag niet aan hetgeen gevraagd is.

Crescendo beschikt over twee aanzienlijke bestemmingsreserves waarvan de gemeente niet kan bevestigen dat deze formeel door het college zijn goedgekeurd. Door Crescendo zelf wordt desgevraagd aangegeven dat deze reserves gevormd zijn uit eigen inkomsten en niet uit de ontvangen subsidies. Conclusie: Het activiteitenplan voldoet ten dele aan het format voor het activiteitenplan en aan de ASV. Het jaarverslag voldoet niet aan de voorwaarden uit de beschikking. De rekenkamercommissie heeft niet vast kunnen stellen of de bestemmingsreserves door het college van B&W zijn vastgesteld. (Opmerking: Bij de vaststelling van de subsidie 2020 is ook het bedrag meegenomen dat Crescendo oorspronkelijk gevraagd had voor de Singalong. Deze is niet doorgegaan en Crescendo heeft ook aangegeven daar geen kosten voor gemaakt te hebben. Ook in 2021 is zo gehandeld. De gemeente geeft desgevraagd aan dat hier vermoedelijk toegepast is dat er vanwege Corona coulant omgegaan is met de verstrekte subsidies en er zodoende geen geld is teruggevraagd. De rekenkamercommissie laat het aan het college of hier gelet op de omstandigheden destijds nu wel of niet nog op teruggekomen moet worden.)

2.3. Cultureel Festival Baarn 3

Er is sprake van een adequate begroting en jaarrekening. Activiteitenplan: de gemeentesubsidie is niet gekoppeld aan een bepaalde (deel)activiteit maar is een van de inkomstenbronnen die samen de totale uitgaven dekken. Naar de aard van een activiteit als het CFB kan dit eigenlijk ook niet anders. Het is een erg uitgebreid activiteitenplan waarin de gegevens die de gemeente op basis van het format vraagt niet gemakkelijk terug te vinden zijn. Jaarverslag: Er is sprake van een uitgebreid en goed verzorgd jaarverslag maar sommige expliciet door de gemeente gevraagde gegevens ontbreken (geschatte bezoekersaantallen, beoordeling/feedback van bezoekers). Ook de relatie naar het activiteitenplan is moeilijk te leggen. Er zijn beperkte bestemmingsreserves. Daarvan is niet duidelijk of deze door het college zijn goedgekeurd. Het eigen vermogen van de stichting is hoger dan hetgeen de ASV toestaat. Daar is door de gemeente bij de vaststelling van de subsidie niet op gereageerd. In de beschikkingen van de laatste jaren is nu eens wel en dan weer niet gevraagd om bepaalde prestatiegegevens op te nemen in het jaarverslag. Conclusie: Het ‘Cultureel Festival Baarn’ voldoet in redelijke mate aan het format, aan de ASV en de beschikking. Er is geen duidelijkheid over de (beperkte) bestemmingsreserves; Er is naar onze mening behoefte aan een besluit over de te hoge algemene reserve. 2.4.

Natuur-en Milieu Centrum “De groene inval” Er is een subsidieovereenkomst die loopt van 1-1-2020 tot 31-12-2023. Het soort te verrichten activiteiten is daarin benoemd. Er zijn in deze overeenkomst geen kwantitatieve prestaties opgenomen. Het activiteitenplan en het jaarverslag zijn uitvoerig en voldoen aan het format voor het activiteitenplan, aan de subsidieovereenkomst, de ASV en de beschikking. Opvallend is dat de te leveren prestaties in de beschikking voor 2021 zeer concreet zijn benoemd en dat dit in de beschikking 2022 niet is gebeurd. De gemeente geeft aan dit vanaf 2023 weer wel te gaan doen. Doordat de concreet genoemde prestaties in 2021 niet allemaal gehaald zijn, is de subsidie over dat jaar lager vastgesteld dan het bedrag dat in de beschikking is opgenomen. Dit is een scherpere beoordeling dan we bij de andere subsidieprocessen aangetroffen hebben. Conclusie: NMC ‘De groene inval’ voldoet aan format, ASV en subsidiebeschikking. Wel is het opvallend dat de gemeente in het ene jaar de te leveren prestaties concreet benoemt en het andere jaar niet. 2.5. Coöperatie centrum ondernemers Baarn CCOB dient jaarlijks alleen een begroting en een jaarrekening in. Er is geen activiteitenplan en geen daarop gebaseerd jaarverslag. De subsidie voor 2021 werd pas in maart 2021 aangevraagd en in mei 2021 verleend.

Ook voor 2022 was sprake van een veel te late aanvraag (maart 2022). Opvallend is dat hier in de beschikking geen opmerking over gemaakt wordt. In de beschikking stelt de gemeente: U krijgt de subsidie verleend voor de volgende activiteiten: feestversiering en aankleding winkelstraat; deelname aan diverse overleggen; organisatie evenementen (Baarnse zaterdagen) en bijdragen aan evenementen van derden.

4

Er is een raadsbesluit uit januari 2017. Daarin is de volgende passage opgenomen: De gemeente stelt aan de coöperatie een bedrag van C 36.000 beschikbaar. De coöperatie dient dit te gebruiken voor de ontwikkeling en 'levendigheid’ van het centrum. Het college zal jaarlijks prestatieafspraken maken rondom de besteding van dit bedrag . De gemeentelijke accounthouder heeft ons medegedeeld dat de eenregelige toelichting bij de begroting gezien moet worden als de verwoording van de jaarlijkse prestatieafspraken. Het eigen vermogen van de stichting is hoger dan de ASV toestaat. Conclusie: CCOB voldoet niet aan het format voor het activiteitenplan en ook niet aan de voorwaarden uit de ASV Wegens het ontbreken van een op de activiteiten gericht jaarverslag wordt ook niet voldaan aan hetgeen in de beschikking gevraagd is. Opmerking: De subsidiepositie van CCOB wijkt af van alle andere subsidieontvangers omdat de gemeenteraad in 2017 besloten heeft om jaarlijks € 36.000 beschikbaar te stellen. Daarmee heeft het college niet de vrijheid om zoals in andere gevallen af te wijken van de aanvraag (behoudens dan op basis van een nieuw raadsbesluit). Ook is anders dan bij andere subsidies blijkbaar geen sprake van indexering.

Maar omdat ook bepaald is dat er jaarlijks prestatieafspraken gemaakt moeten worden, is het toch wel reëel om het jaarlijks ter beschikking te stellen bedrag te zien als een subsidie waarop dan de ASV van toepassing is. 2.6 Bevindingen ASV, format activiteitenplan, beschikkingsbrieven Naast de bevindingen per instellingen, vindt de rekenkamercommissie vanuit het oogpunt van mogelijke verbeteringen nog het volgende vermeldenswaard. *Met betrekking tot de ASV: De rekenkamercommissie is van mening dat de bepaling omtrent het al dan niet goedkeuren van een bestemmingsreserve in de ASV van 2015 duidelijker was dan die in de ASV van 2020. Hieronder volgen beide formuleringen: In 2020: Het college kan bepalen dat een ontvanger een bestemmingsreserve vormt of de bestemming van een bestemmingsreserve wijzigt. (Art 1.8) In 2015: Een instelling behoeft toestemming van het college voor de vorming van een bestemmingsreserve en voor de wijziging van de bestemming van een bestemmingsreserve. (art 1.9)

De gemeente heeft, zo is ons verteld, in 2020 voor een zogenaamde “kan”-bepaling gekozen zodat een instelling zelf kan/mag bepalen of een bestemmingsreserve gevormd wordt. Het college kan namelijk altijd ingrijpen als het vindt dat een bestemmingsreserve niet onderbouwd is. De gemeentelijke praktijk laat beide benaderingswijzen zien, zo blijkt uit een kort vergelijkingsrondje. Als rekenkamercommissie vinden wij duidelijkheid vooraf beter dan discussie achteraf. *Met betrekking tot het format voor het activiteitenplan: De rekenkamercommissie vindt het (voorgeschreven) format inhoudelijk wel juist maar ook wel erg omvattend. Naar onze mening vraagt dit format te veel van kleinere instellingen. Bij de aan het eind van dit rapport genoemde suggesties tot verbetering komen wij hier nader op terug. *Met betrekking tot de beschikkingsbrieven. In deze brieven wordt aangegeven hoe en waarover er gerapporteerd moet worden in het jaarverslag. Ook hier geldt dat de

5

bepalingen gelijk zijn voor grote en kleine instellingen. Bij onze suggesties voor verbetering komen wij ook hier op terug.

3. Conclusies op basis van de bevindingen. Het subsidieverleningsproces van de gemeente Baarn verloopt onvoldoende consistent, sluit onvoldoende aan bij de eigen regelgeving en is daarmee niet altijd rechtmatig. De resultaten van dit vervolgonderzoek bij kleinere instellingen sluiten hiermee aan bij de resultaten van het eerdere onderzoek naar de subsidieverlening aan de vier grote instellingen en versterken daarmee de conclusies en aanbevelingen uit dat onderzoek. Dit blijkt uit het volgende: •

•

•

• •

•

Activiteitenplannen voldoen in enkele gevallen niet of maar ten dele aan het voorgeschreven format. Daarmee zijn zij dan onduidelijker dan op grond van de ASV verwacht mag worden. De gemeente is hier meestal niet kritisch op en verleent toch de subsidie. De jaarverslagen sluiten meestal niet goed aan op het activiteitenplan en/of voldoen niet aan hetgeen in de beschikking gevraagd wordt. De gemeente is hier (meestal) niet kritisch op en stelt toch de subsidie vast. Van bestemmingsreserves kan de rekenkamercommissie in enkele gevallen niet vaststellen of deze in het verleden door het college zijn goedgekeurd omdat de gemeente onze vraag hierover niet kon beantwoorden. Bij de vaststelling van de subsidie blijft het onderwerp bestemmingsreserves onbesproken in het collegeadvies en in de brief aan de instelling. De algemene reserves zijn in enkele gevallen groter dan wat de ASV toestaat. Bij de vaststelling van de subsidies blijft dit punt onbesproken. Aan sommige instellingen worden concretere resultaat- cq productiegegevens gevraagd dan aan andere. Ook wordt soms in het ene jaar aan een instelling meer informatie gevraagd dan in het andere jaar. Aan deze verschillen liggen geen rationele overwegingen ten grondslag. De gemeentelijke accountmanagers acteren in hoofdzaak individueel.

Over inhoudelijke zaken zoals de kwaliteit van een activiteitenplan of van een jaarverslag (en wat te doen als dit niet aan de maat is) vindt geen gezamenlijk overleg plaats. Op dit punt vinden wij dat adequate coördinatie ontbreekt.

4. Aanbevelingen van de rekenkamercommissie Onze bevindingen en de daarop gebaseerde conclusie sluiten aan bij het eerdere onderzoek. Daarom hebben wij ook daarbij aansluitende aanbevelingen: Aanbeveling aan de raad: Stem in met de conclusies uit dit rapport en verzoek het college de aan het college gerichte aanbevelingen te betrekken bij de verbetering van het subsidieproces en hierover binnen 4 maanden te rapporteren aan de raad.

6

Aanbeveling aan het college: 4.1. Maak voor elke instelling (of groep van instellingen) duidelijk waaraan een activiteitenplan moet voldoen, waar nodig na overleg met de instelling(en). Stuur in de toekomst onvoldoende activiteitenplannen retour naar de betreffende instelling. Vraag minder aan kleine subsidieontvangers en vraag elk jaar sowieso niet meer dan nodig is. (bijvoorbeeld als sprake is van een repeterende activiteit; zie ook de toelichting hieronder) 4.2. Stuur jaarverslagen die onvoldoende inzicht geven in de realisatie van het activiteitenplan eveneens retour. 4.3. Belast binnen de organisatie een functionaris (tijdelijk) met de inhoudelijke coördinatie van dit verbeterproces. Toelichting: De sleutel voor verbetering zit naar de mening van de rekenkamercommissie in de kwaliteit van het activiteitenplan. Immers, zonder goed activiteitenplan ook geen goed jaarverslag. De gemeente Baarn heeft op haar website een ‘format activiteitenplan bij subsidieaanvraag’ opgenomen. Uit de gebruikte formulering (“Beschrijf in ieder geval…”) mag afgeleid worden dat dit een voorschrift is. De rekenkamercommissie vindt het voorschrift veelomvattend. Dit is terecht waar het om grote instellingen gaat die veel subsidie ontvangen maar de rekenkamercommissie vindt het te omvattend voor kleine instellingen.

Bovendien lijkt het de rekenkamercommissie niet nodig om bij structurele subsidies voor jaarlijks terugkerende activiteiten elk jaar dezelfde informatie te vragen. De ASV biedt ruimte om aan instellingen meer of minder informatie te vragen in het subsidieverleningsproces. In de praktijk wordt formeel van deze mogelijkheid geen gebruik gemaakt: het format is het format en de eisen aan het jaarverslag zoals opgenomen in de verstuurde beschikkingen zijn nagenoeg identiek voor groot en klein. De rekenkamercommissie denkt dat het goed is om te differentiëren in de vraag om informatie en wel op twee manieren: In de tijd en naar omvang (van de organisatie c.q. de subsidie). Differentiatie is met betrekking tot de accountantscontrole over de jaarrekening al eerder ingevoerd: 4 categorieën afhankelijk van de grootte van de subsidie. Een dergelijke categorisering (of een die daarop lijkt) zou ook kunnen gelden voor de hoeveelheid en soort informatie die in het activiteitenplan moet worden opgenomen. Dit leidt dan tot bijvoorbeeld 4 formats met als essentie: minder vragen aan kleine instellingen en meer vragen aan grote instellingen die veel subsidie krijgen. Maar in elke geval wel steeds duidelijk aangeven welke informatie je als gemeente vraagt. Maar ook met betrekking tot de tijd kan differentiatie toegepast worden.

Bij structurele subsidies (voor elk jaar nagenoeg dezelfde activiteiten) zou niet elk jaar gevraagd hoeven worden naar zaken die op de lange termijn niet veranderen zoals de bijdrage aan maatschappelijke effecten. Dit zou kunnen leiden tot eens in de vier jaar een wat uitgebreider activiteitenplan met wat meer beleidsmatige toelichting en korte concrete activiteitenplannen in de tussenliggende jaren. Door deze twee vormen van differentiatie uit te werken kan een proces ontstaan dat zowel voor de kleinere instellingen als voor de gemeente minder arbeidsintensief zal zijn terwijl de aansluiting op de ASV zal verbeteren en daarmee dus ook de rechtmatigheid.

7

Wij hebben als rekenkamercommissie aan de ambtelijke organisatie aangeboden om in een of twee werksessies met hen samen deze uitwerking al zoveel mogelijk vorm te geven.

8