551327 Bekrachtiging geheimhouding onderzoeken De Kroon bijlage 2 Onderzoek 1 De Kroon ex bedragen anoniem

De Kroon Onderzoek 1 Gemeente Baarn 16 november 2022

221116/Baar-01/2.2.3

1

16-11-2022

Opdrachtgever: Project: Datum: Status: Auteur(s): Autorisatie inhoud:

Gemeente Baarn De Kroon 16 november 2022 Definitief VKZ

VKZ BV Rembrandtlaan 31 3723 BG BILTHOVEN T I E

+31 30 251 74 76 www.vkzbv.nl info@vkzbv.nl

221116/Baar-01/2.2.3

2

16-11-2022

Inhoudsopgave

1. 1.1 1.2 2. 2.1 2.2 2.3 3. 3.1 3.2 3.3 4. 4.1 4.2 5. 5.1 5.2 5.3

Achtergrond ................................................................................................. 5 Voorgeschiedenis ........................................................................................ 5 Leeswijzer .................................................................................................. 5 Conclusies .................................................................................................... 6 Deelvraag 1a: kwaliteit van het DO ............................................................... 6 Deelvraag 1b: uitsluiten van meerwerk9 ......................................................... 6 Totale kosten project ................................................................................... 6 Kwaliteit....................................................................................................... 7 Ontwerp ..................................................................................................... 7 Aandachtspunten op de kwaliteit van het ontwerp ........................................... 7 Stichtingskostenraming ................................................................................ 8 Risico’s .........................................................................................................

9 Interne en externe risico’s ............................................................................ 9 Kansen ...................................................................................................... 9 Geld............................................................................................................ 11 Stichtingskostenraming ...............................................................................11 Risico’s .....................................................................................................11 Vergelijking VO – Huidige DO.......................................................................12

221116/Baar-01/2.2.3

3

16-11-2022

BIJLAGEN (LOSSE BESTANDEN EN FOLDERS) Bijlage 1: Definitief Ontwerp ontwerpteam Bijlage 2: Beoordeling Stichtingskosten 4Building Bijlage 3: Memo financieel onderzoek 4Building Bijlage 4: Definitie lijst Bijlage 5: Vergelijking ramingen Overige bronnen • Keuze locatie gemeente Baarn: https://baarn.raadsinformatie.nl/document/9688642/1 • Kredietbesluit gemeente Baarn: https://baarn.raadsinformatie.nl/vergadering/811991/Informatie%20in%20de%20 Raad%2001-12-2021 • DUMUVA: https://www.rvo.nl/subsidies-financiering/dumava

221116/Baar-01/2.2.3

4

16-11-2022

1.

Achtergrond Voorliggend rapport dient als afrondend document voor het eerste onderzoek naar het project De Kroon in Baarn zoals geformuleerd in de brief van aan het college d.d. 7 juli 2022. Doel van dit eerste onderzoek is duidelijk maken of het definitief ontwerp voor de vernieuwbouw volledig en realistisch is én of meerwerk9 achteraf kan worden uitgesloten. De vraagstelling is hierbij als volgt: • Deelvraag 1a: is het Definitief Ontwerp (DO) voor de vernieuwbouw volledig en realistisch? • Deelvraag 1b: kan meerwerk9 achteraf worden uitgesloten? Ten behoeve van deze deelvragen is het externe en onafhankelijk bouwkostenmanagementbureau 4Building aangesteld. Alle DefinitiefOntwerpdocumenten, benodigd voor deze deelvragen, zijn in volledige transparantie gedeeld met de bouwkostendeskundige van 4Building. Zijn beoordeling van de stichtingskosten van het DO met onderbouwende memo zijn te vinden in Bijlagen 2 en 3.

1.1

Voorgeschiedenis In Baarn wordt een multifunctioneel gebouw ontwikkeld waarin de hoofdhuurders Theater de Speeldoos en de Bibliotheek Eemland (vestiging Baarn) gehuisvest zullen worden. Hiertoe wordt op de huidige locatie van Theater de Speeldoos een vervangende nieuwbouw met een uitbreiding gerealiseerd. De grote theaterzaal en een deel van het backstagegedeelte blijft gehandhaafd. In december 2021 heeft de gemeenteraad op basis van het Programma van Eisen en het Voorlopig Ontwerp een krediet van € 9.858.707,-- beschikbaar gesteld voor de ontwikkeling en realisatie van het plan. Daarenboven is in het raadsvoorstel van december 2020 aangegeven dat een bedrag van ongeveer € 180.000 benodigd zal zijn voor groot onderhoud aan de te handhaven bouwdelen (zoals de grote zaal), te reserveren in de Meerjaren Onderhoudsplanning van De Speeldoos. Tijdens de afgelopen verkiezingen is de samenstelling van de raad en ook het college veranderd waarbij het volgende geconcludeerd is: “We hebben te maken met een duidelijk signaal dat de kiezer bij de gemeenteraadsverkiezingen heeft afgegeven. Er is nog steeds veel draagvlak voor het verplaatsen van het theater en de bibliotheek naar de Brink. Maar er ligt ook een democratisch genomen besluit. Zorgvuldigheid van bestuur vereist dat een genomen besluit niet zomaar wordt gewijzigd.

Daarom willen we dat het nieuwe college zo snel mogelijk gelijktijdig twee onderzoeken laat uitvoeren.” In dit document is de uitwerking van het eerste onderzoek te vinden.

1.2

Leeswijzer De conclusies worden in hoofdstuk 2 beschreven. In de opvolgende hoofdstukken worden deze conclusies onderbouwd met een uitgebreidere toelichting. In hoofdstuk 3 wordt de kwaliteit van het plan getoetst aan het raadsvoorstel en het programma van eisen. De risico’s en kansen van het plan die kunnen leiden tot mogelijk meerwerk9 worden behandeld in hoofdstuk 4. In hoofdstuk 5 volgt de controle op de bouwkundige raming en een financiële vertaling van de risico’s en het mogelijke meerwerk9.

221116/Baar-01/2.2.3

5

16-11-2022

2.

Conclusies

2.1

Deelvraag 1a: kwaliteit van het DO De eerste deelvraag betreft de volledigheid en het realisme van het Definitief Ontwerp voor de vernieuwbouw. Hiervoor zijn het ontwerp en de stichtingskostenraming onderzocht: • Het ontwerp is als volledig en realistisch beoordeeld. Een verdere uitwerking hiervan is te vinden in hoofdstuk 3. • Het externe bouwkostenbureau 4Building heeft aangegeven dat de raming kwalitatief in orde is maar dat er ook een toevoeging van circa €xxx xx plaats moet vinden. In hoofdstuk 5 wordt hier nog verder op ingegaan.

2.2

Deelvraag 1b: uitsluiten van meerwerk9 De tweede vraag van dit onderzoek luidde: kan meerwerk9 achteraf worden uitgesloten? Het korte antwoord hierop is nee. Meerwerk 9 kan nooit volledig worden uitgesloten. Elk ontwerp- en bouwtraject is onderhevig aan risico’s en onzekerheden welke verder worden toegelicht in hoofdstuk 4. De kostendeskundige van Bureau 4Building adviseert om circa €xxx miljoen op te nemen aan reserveringen voor risico’s in het ontwerp, prijsstijgingen, conjuncturele marktwerking en meer- en minderwerk tijdens de bouw.

2.3

Totale kosten project Wanneer het advies van 4Building volledig opgevolgd wordt, betekent dit dat de totale kosten van het project circa €11,9 miljoen bedragen. Een aanzienlijk deel hiervan (€xxx miljoen, bijna xx% van het totaal) betreft een reservering voor mogelijke onzekerheden in de markt of in het ontwerp. Door de verdere uitwerking van het ontwerp, het afronden van de lopende onderzoeken en het doorlopen van de aanbesteding kan een groot deel van deze onzekerheden weggenomen worden.

Figuur 1. Opbouw van de DO stichtingskosten door 4Building.

221116/Baar-01/2.2.3

6

16-11-2022

3.

Kwaliteit Het eerste onderzoek moet uitwijzen of het ontwerp volledig en realistisch is. Dit betekent een controle op de kwaliteit van het Definitief Ontwerp en op compleetheid, juistheid en plausibiliteit van de daarop gebaseerde stichtingskostenraming. De kwaliteit kan worden getoetst aan het raadsvoorstel van december 2021 en het programma van eisen dat de gemeente in samenspraak met de beide hoofdgebruikers heeft opgesteld.

3.1

Ontwerp De verschillende adviseurs hebben allen binnen hun discipline de opdracht gekregen om te ontwerpen binnen de kaders van het raadsvoorstel en het programma van eisen (PvE). Gedurende het proces zijn er, in overleg met de hoofdgebruikers en de gemeente, aanpassingen doorgevoerd ten opzichte van het initiële PvE. Hier zijn meerdere redenen voor aan te wijzen. Allereerst hebben andere inzichten van de gebruikers ervoor gezorgd dat wensen van de gebruikers of technische mogelijkheden verander(d)en. Daarnaast is er vanuit de Gemeente Baarn bij de start van het Definitief Ontwerp de eis gesteld om te kosten efficiënt te ontwerpen, hetgeen ervoor heeft gezorgd dat er punten uit het raadsvoorstel of het PvE geschrapt moesten worden. Concluderend zijn de primaire aanpassingen als volgt: • Wijzigingen tijdens het Voorlopig Ontwerp (VO) t.g.v. uitwerking en/of voortschrijdend inzicht. • Optimalisaties die aan eind VO-fase zijn geïdentificeerd en bij aanvang DO geïmplementeerd: o Vervallen dakterras o Vervallen bliksembeveiliging; o Vervallen CO2-regeling per ruimte10; o Vervallen ovenruimte; o Vervallen grijswatercircuit11; o Vervallen sedumdaken12; o Vervallen elektrisch laden van voertuigen; o Behouden laad- en losruimte (backstagegedeelte). • Andere wijzigingen tijdens DO t.g.v. uitwerking en/of voortschrijdend inzicht.

3.2

Aandachtspunten op de kwaliteit van het ontwerp De onderstaande lijst bevat aandachtspunten vanuit alle betrokken disciplines (architectuur, constructie, installaties, interieur en theatertechniek) ten aanzien van de kwaliteit van het huidige Definitief Ontwerp. Deze lijst geeft weer waar de verschillende disciplines kwalitatieve verbeterpunten in het ontwerp zien, die mogelijk uitgewerkt kunnen worden in volgende ontwerp fasen (Technisch Ontwerp en Uitvoeringsgereed Ontwerp). 1. Handhaven backstage gebied vergt de nodige aanpassingen aan o.a. constructie, luchttracés, vrije hoogte en theatertechniek. Het bouwen van een nieuw backstagegebied leidt tot een hogere verblijfskwaliteit en verbeterde toegankelijkheid. 2. De houten gevelbekleding (is gewijzigd in een gezette metaalplaatgevel) 3. De vindbaarheid van de lift op de begane grond. 4. De Kleine Zaal staat erg dicht op de bestaande bouw.

221116/Baar-01/2.2.3

7

16-11-2022

5. De foyerinrichting, met name de zichtlijnen naar het foyerpodium, is een aandachtspunt. De belemmering van de zichtlijnen wordt met name veroorzaakt door de grote en uitstekende bar. 6. De zaallichtinstallatie van de Grote Zaal wordt in het DO gehandhaafd. 7. Geen budget vervanging theatergordijnen podium Grote Zaal. 8. Het aansluiten van bestaande installaties op nieuwe dan wel hergebruikte/bestaande installatiecomponenten vergt afstemming en uitwerking. Het vervangen van de gasen luchtbehandelingsinstallatie van de Grote zaal zou een kans kunnen zijn m.b.t. verduurzaming en het verlagen van onderhoudskosten. 9. Het weglaten van het dakterras uit het ontwerp zorgt voor een beperking van de verblijfskwaliteit en exploitatiemogelijkheden. Mogelijkheden onderzoeken of deze kwaliteit kan worden teruggebracht, mits dit niet kostenverhogend werkt. 10. Een integrale uitstraling van het interieur van de Grote Zaal en de kleine zalen zorgt voor een uniforme sfeer en beleving binnen het theater. Conclusie Het belangrijkste aandachtspunt is de keuze voor het behouden van bestaande delen, vooral het behoud van de laad en losruimte/het backstagegebied. De keuze om dit te behouden is voortgekomen uit de wens om te bezuinigen zonder al te veel in te leveren op kwaliteit.

Gezien de onzekerheden over dit bestaande gedeelte zullen aannemers tijdens de aanbesteding worden verzocht of zij mogelijkheden zien om dit gedeelte kostenneutraal als nieuwbouw te realiseren. Dit is ook het geval bij andere zaken zoals de materialisatie van de gevel. Door verdere uitwerking van het ontwerp, het bekend worden van de resultaten van lopende onderzoeken én door aannemers tijdens de aanbesteding optimalisaties voor te laten stellen, kunnen bovenstaande kwalitatieve aandachtspunten op een kosteneffectieve methode worden verwerkt naar een kwalitatief hoogwaardig gebouw. 3.3

Stichtingskostenraming De compleetheid, juistheid en plausibiliteit van de stichtingskostenraming zal verder worden behandeld in hoofdstuk 5.

221116/Baar-01/2.2.3

8

16-11-2022

4.

Risico’s De tweede vraag van dit onderzoek betreft het uitsluiten van meerwerk 9. Allereerst dient hier opgemerkt te worden dat meerwerk9 nooit uit te sluiten is. Wel kan er gekeken worden naar de onzekerheden/risico’s die op dit moment nog in het plan zitten en de financiële reserveringen die zijn opgenomen om meerwerk 9/tegenvallers op te vangen.

4.1

Interne en externe risico’s Onderstaand worden de nu bekende risico’s voor het project benoemd. Deze risico’s zijn geformuleerd als situaties die zich voor zouden kunnen doen, maar waarvan op dit moment onbekend is of deze daadwerkelijk – of in welke mate - zullen plaatsvinden. Hieronder zijn de huidig bekende risico’s gedefinieerd en onderverdeeld in externe en interne risico’s. Aan elk risico is het voorstel voor een mitigerende maatregel gekoppeld. Externe risico’s De stijging van bouwkosten (eenheidsprijzen) Drukte op de markt, aannemers tonen geen interesse in projecten met hoge risico’s Lange levertijden De goedkeuring van het Definitief Ontwerp door welstand

Mitigerende maatregel Reservering voor prijsstijgingen in bouwbudget/stichtingskostenraming Vroegtijdig aanbesteden

Vroegtijdig aanbesteden Vooroverleg met welstand

Figuur 2. Externe risico’s van het project met mitigerende maatregelen.

Interne risico’s Aansluiting nieuwe fundering op bestaande fundering

Mitigerende maatregel Uitvoeren funderingsonderzoek, uitwerking daarvan in de volgende ontwerpfasen + opnemen van een post onvoorzien Resultaten akoestisch onderzoek (reeds uitgevoerd) in vervolgfase opnemen + post onvoorzien Uitwerking in volgende ontwerpfase

Externe geluidsemissie bestaande bouw op de omgeving Inpassing installaties in het backstagegedeelte Hergebruik bestaande installatie Uitwerking van de buitenruimte

NEN3140 onderzoek loopt Ontwerp door landschapsarchitect en onderzoek parkeerdruk (loopt)

Figuur 3. Interne risico’s van het project met mitigerende maatregelen.

Conclusie Een risico dat door veel adviseurs wordt benoemd is de onzekerheid in de markt (prijsstijgingen). Een tweede risico dat door veel partijen wordt gezien is de omgang met het bestaande gebouw. Dit is een intern risico en zal ook in de Technische Ontwerpfase worden geadresseerd, onder andere door middel van gerichte ontgravingen om de fundering inzichtelijk te maken. Daarnaast is het raadzaam om hiervoor budget te reserveren binnen de post onvoorzien. 4.2

Kansen Naast risico’s zijn er ook kansen voor het project, die er bijvoorbeeld voor kunnen zorgen dat de kosten lager uitvallen dan geraamd:

221116/Baar-01/2.2.3

9

16-11-2022

•

•

•

Tijdens de aanbesteding wordt aan de aannemer en installateur gevraagd kansrijke en kosteneffectieve optimalisaties voor materialen en bouwmethodieken, inclusief afprijzing, aan te dragen. Daarnaast kunnen de optimalisaties gericht zijn op een snellere bouwtijd; Hogere hypotheekrente kan mogelijk een verlichting brengen in een overspannen bouwmarkt, waardoor de beschikbaarheid van aannemers en installateurs minder onder druk komt te staan; Vervanging van de klimaatinstallatie op de grote zaal en LED en podiumverlichting komt mogelijk in aanmerking voor de DUMAVA-subsidie t.b.v. verduurzaming van maatschappelijk vastgoed. Deze regeling loopt tot eind 2023.

221116/Baar-01/2.2.3

10

16-11-2022

5.

Geld Bureau 4building heeft onderzoek gedaan naar de stichtingskostenraming (Stiko) en de kosten van mogelijk meerwerk9. Hun volledige analyse is te vinden in bijlage 2 met een toelichting in bijlage 3. Hieronder worden kort de belangrijkste conclusies beschreven. Bureau 4Building heeft de controle gedaan op de DO-raming. Deze is gestaafd op het prijspeil van juni 2022. Op dat moment was al voorzien dat de bouwkosten zouden stijgen ten opzicht van de VO raming met prijspeil november 2021 en is ook het ontwerp nog eens geraamd waarbij de Stiko sloot op € 10,6 miljoen.

5.1

Stichtingskostenraming Bureau 4Building is over het algemeen positief over de verschillende ramingen en concludeert dat deze herkenbaar en marktconform zijn. De DO-raming past bij het detailniveau van een DO-fase. Er zijn echter twee kritische kanttekeningen: • Te lage bouwplaats-kosten8 door te weinig werkuren voor de uitvoerder en de werkvoorbereider te hebben opgenomen. Bureau 4Building verwacht dat dit uiteindelijk, inclusief hogere coördinatiekosten, €xx x xx meer kost dan begroot. • De installatiekosten zijn aan de lage kant geraamd. Hiervoor heeft 4Building een opwaardering van 5% toegepast. Voor de E-installaties betekent dit een stijging van €xxx xx en voor de W-installaties een stijging van €xxx xx In totaal verwacht Bureau 4Building dat de bouwkosten ongeveer €xxx xx hoger zijn dan in de meest recente DO-raming. Een derde aandachtspunt is de omgang met prijsstijgingen en onzekerheden, deze behandelen we in de volgende paragraaf.

5.2

Risico’s Zoals in hoofdstuk 4 beschreven zijn de onzekerheid in de markt en de onzekerheid met betrekking tot het behouden van bepaalde gebouwdelen de twee voornaamste risico’s. Wat betreft het eerste risico verwacht 4Building dat de reservering van €xxx xx niet voldoende is en stelt voor om nog eens €xxx xx te reserveren voor structurele prijsstijgingen. Het tweede belangrijke risico benoemd door de adviseurs is het behouden van bepaalde gebouwdelen. Bureau 4Building heeft dit risico samengevoegd met de andere uitwerkingsrisico’s zoals de fundering, benodigde akoestische maatregelen enzovoorts. Het advies is om de post onvoorzien te verhogen met €xxx xx. Naast deze extra reservering 4Building ook voor om circa €xxx xx te reserveren voor de conjuncturele marktwerking14 oftewel aanbestedingsrisico’s. De post onvoorzien stijgt dus met €xxx xx bestaande uit: • €xxx xx aan bestekwijzigingen/nadere uitwerking • €xxx xx aan aanbestedingsrisico’s In totaal stelt bureau 4Building dus voor om €xxx xx extra toe te voegen aan het totaal van reserveringen. Hierdoor komt het totaal bedrag van het project op circa €11,9 miljoen.

221116/Baar-01/2.2.3

11

16-11-2022

5.3

Vergelijking VO – Huidige DO Om deze cijfers in perspectief te kunnen plaatsen, vergelijken we in deze paragraaf de huidige kosten, zoals geraamd door 4Building, op hoofdlijnen met de kosten zoals die bij afronding van het VO geraamd zijn. Deze stichtingskostenoverzichten hebben een verschillende opbouw waarbij in de ene Stiko verschillende posten zijn samengevoegd waarbij in de andere Stiko deze posten zijn uitgesplitst. De gegevens uit de verschillende Stiko’s zijn gebruikt om onderstaande vergelijking op te stellen. Een preciezere uitwerking van de verschillende ramingen is te vinden in Bijlage 5. In onderstaande vergelijking laten we de verschillen zien tussen het VO en DO. De hoofdonderdelen zijn: • Terreinkosten1: kosten voor de aanleg van het omliggende terrein inclusief de vernieuwing van de parkeergelegenheid; • Bouwkosten2: kosten van de aannemer en installateur; • Inrichtingskosten3: kosten voor theatertechniek, interieur en de keuken; • Bijkomende kosten4: advieskosten, leges, vergunningen etc.; • Subtotaal zonder opslagen; • Onvoorzien5: reservering/prognose voor risico’s die nog in het project zitten; • Prijsstijgingen6: prognose voor nadere stijgingen van marktprijzen voor bouwmaterialen; • Totaal. Zoals in onderstaand tabel zichtbaar is, zijn de totale kosten bij afronding van het VO in november 2021 geraamd op circa €10 miljoen.

De prognose van het huidige DO is geraamd in juni op circa €11,9 miljoen. Hoofdlijn VO incl. optimalisaties DO incl. optimalisaties (Prijspeil: november 2021) (Prijspeil: juni 2022) Terrein €000.000 €000.000 Bouw €0.000.000* €0.000.000* Inrichting €0.000.000 €0.000.000 Bijkomend €0.000.000 €0.000.000 Subtotaal €0.000.000 €0.000.000 Onvoorzien €000.000 €0.000.000 Prijsstijgingen €000.000 €0.000.000 Totaal stiko €9.858.707** €11.709.907 Onderhoud €180.000 €180.000 TOTAAL €10.038.707 €11.889.907 + Opstartkosten €00.000*** Figuur 4. Vergelijking kosten VO en DO in tabel

*Minus onderhoudsbudget **Afrondingsverschillen **Uitloop DO, herstart TO en indexering adviseurs De redenen voor kostenverschillen is in hoofdlijnen als volgt: • Terreinkosten: prijsstijging en uitwerking ontwerp; • Bouwkosten: 000K aanvulling 4Building, 000K voor ontwerp-inhoudelijke wijzigingen en 000K prijsstijgingen t/m juni 2022; • Inrichtingskosten: optimalisaties; • Bijkomende kosten: extra onderzoeken en advieskosten; • Onvoorzien: gebruikerswensen/extra kwaliteit, risico’s met mitigerende maatregelen die zich tijdens het ontwikkeltraject voordoen;

221116/Baar-01/2.2.3

12

16-11-2022

•

Prijsstijgingen: de onzekere geopolitieke situatie met de oorlog in Oekraïne en de coronapandemie waardoor de bouwmarkt grillig is, grondstoffen schaars(er) zijn, leveringen uitgesteld worden of niet geleverd kunnen worden en energie/gasprijzen significant toenemen.

Figuur 5. Vergelijking kosten VO en DO in diagram

221116/Baar-01/2.2.3

13

16-11-2022