496188 Tweede Tussenrapportage 2022 Kanttekening rekenkamercommissie

Aan: de leden van de raad in Baarn Van: de rekenkamercommissie, Datum: 27 oktober 2022 Betreft: een kanttekening bij de tweede tussenrapportage. Geachte raadsleden, De rekenkamercommissie van Baarn heeft kennisgenomen van de tweede tussenrapportage 2022 en concludeert dat het college eigenlijk weinig of geen invulling geeft aan onze conclusie en aanbeveling over de (2e) Tussenrapportage uit ons onderzoek naar de kwaliteit van de P&C-producten. Deze conclusie en aanbeveling zijn destijds (sept 2019) door de raad overgenomen en het college gaf aan op dit punt aan verbetering te werken. Kort samengevat hielden wij een pleidooi voor een meer evenwichtige aandachtsverdeling tussen het ‘programma’ en de ‘begroting’ in de programmabegroting en daarmee ook in de tussenrapportage. Dit evenwicht is nu niet aanwezig vanwege de grote nadruk op de financiële afwijkingen en hun oorzaak. Vertragingen of verschoven prioriteiten in de uitvoering of de beleidsontwikkeling (voorzover deze geen financiële consequenties hebben) worden niet of nauwelijks genoemd. Dit terwijl de essentie van besturen het realiseren van een beleidsprogramma is, uiteraard wel voorzien van een gedegen financiële vertaling. De rekenkamercommissie adviseert u om dit punt in het debat in te brengen en er bij het college op aan te dringen om het genoemde verbeterproces weer op te pakken.

Hieronder hebben de relevante passages uit ons rapport van 2019 nog eens weergegeven. Met vriendelijke groet, De rekenkamercommissie. Conclusies en aambevelingen uit rekenkamerrapport “ kwaliteit van de Baarnse beleidsnota’s en P&C-documenten” (raadsbehandeling sept 2019) Conclusie met betrekking tot de tussentijdse rapportage • Het college brengt aan het eind van het 1e, 2e en 3e kwartaal een tussentijdse rapportage uit over de uitvoering van de begroting. In de raad van mei komt er een RIB over het eerste kwartaal. In de raad van juli komt een raadsvoorstel over de periode tot eind mei en in het najaar de 3e tussenrapportage. Als wij de tussenrapportage naast ons normenkader leggen dan valt het volgende op: • Tussenrapportages horen te rapporteren over de uitvoering van de begroting. In de begroting zijn de activiteiten benoemd die in enig jaar worden uitgevoerd en die bijdragen aan de realisatie van de beleidsdoelstellingen. Daarnaast bevat de begroting de financiële vertaling van alle activiteiten die per programma en product worden uitgevoerd. Als we naar de tussenrapportage kijken, dan zien we dat de nadruk eenzijdig ligt op de financiën en dat de voortgang in de uit te voeren activiteiten nauwelijks en zeker niet systematisch

•

aan bod komt. Eigenlijk alleen maar als er een rechtstreekse relatie ligt tussen een voorgenomen activiteit en het daarbij behorende budget en er sprake is van een te verwachten overschot of tekort op dit budget. Maar over activiteiten die binnen een bepaald budget vertraagd zijn of over activiteiten die niet afhankelijk zijn van een budget omdat zij bijvoorbeeld door de inzet van de beschikbare ambtelijke capaciteit worden uitgevoerd, is (nagenoeg) geen informatie opgenomen. De keuze om te werken met 3 tussenrapportages met een verzwaard accent op de tweede vinden wij wel OK. Bij de eerste is het vaak nog te vroeg om stevige uitspraken te kunnen doen en bij de laatste zijn de bijsturingsmogelijkheden nog maar gering.

Aanbeveling met betrekking tot de tussentijdse rapportage Breng in de tussentijdse rapportage ook afwijkingen t.o.v. de planning uit het programmaplan in beeld die geen financiële consequenties hebben. (bijvoorbeeld vertragingen in de voorbereiding van een nieuwe beleidsnota).