478464 9. voorbeeld format voor oplegger
Tekst van het document
Op weg naar een betere informatiepositie van raadsleden bij gemeenschappelijke regelingen Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Fred Claasen & Steven de Vries
30 november 2020
AANLEIDING Gemeenten, provincies en waterschappen hebben steeds meer en complexere taken. Een belangrijk deel hiervan brengen ze onder in gemeenschappelijke regelingen. Volksvertegenwoordigers kunnen hun kaderstellende en controlerende rollen niet uitoefenen zoals ze dat gewend zijn. In toenemende mate leidt dit tot ongenoegen en zorgen: Hebben ze wel voldoende grip op de taakuitvoering en de kosten van de gemeenschappelijke regeling? Dit is belangrijk want via de begroting moeten de gemeenteraad, provinciale staten of het algemeen bestuur van het waterschap hier verplicht geld voor beschikbaar stellen . Het toenemende ongenoegen hierover versterkt vragen over de legitimiteit van gemeenschappelijke regelingen. In het regeerakkoord is afgesproken om deze legitimiteit te versterken. Een van de wegen hiernaartoe is door de positie van gemeenteraadsleden, statenleden en waterschapsbestuursleden te verbeteren. Om hun positie te verbeteren hebben zij goede (sturings)informatie nodig. Deze is nu nog niet altijd kwalitatief op orde en voldoende toegankelijk voor raadsleden. MODELFORMAT Uit eerder onderzoek, onder andere uitgevoerd door Berenschot, is de suggestie ontstaan dat een modelformat de informatiepositie van raadsleden zou kunnen verbeteren. De format functioneert als een oplegger op stukken van de gemeenschappelijke regeling.
Hierdoor is de informatie eenvoudig te vinden en wordt deze eenduidig gepresenteerd voor alle gemeenschappelijke regelingen. De afstemming met andere volksvertegenwoordigingen wordt eenvoudiger als de partijen in de regio de format gebruiken. En voor de gemeenschappelijke regeling is het relatief eenvoudig om de deelnemers te bedienen met uniforme informatie. In een interactief proces met o.a. gemeenteraadsleden en griffiers is een landelijk modelformat opgesteld. GEBRUIK FORMAT De format dat hieronder is beschrijven is te gebruiken bij verschillende gelegenheden. Een deel van de format is gevuld met algemene informatie die bij elke gelegenheid nuttig is, zoals wie zijn de deelnemers en hoe is de zeggenschap verdeeld, andere delen van de format zijn nuttig op bepaalde momenten, zoals bij de bespreking van de begroting van de gemeenschappelijke regeling. We hebben gekozen voor de vorm van een clickable. Daarmee is het eenvoudig om door te klikken naar informatie die men op dat moment nodig heeft en is toch het hele pakket aanwezig. De raad bepaalt welke informatie hij nodig heeft. Hij kan daartoe de format desgewenst aanpassen. Deze format is een hulpmiddel, geen dwangbuis. Het college moet formeel die informatie leveren.
In de praktijk zullen de ambtelijke organisatie en de gemeenschappelijke regeling moeten zorgen voor het vullen van de format en ziet de griffier erop toe dat dit voldoende gebeurt. De thema’s in de format kunnen worden ingevuld op basis van informatie die de gemeenschappelijke regeling ook regulier zou verstrekken. Het extra werk is dus het invullen. Als alle raden met dezelfde format werken is dit ook voor de gemeenschappelijke regeling efficiënt.
2
www.hiemstraendevries.nl
Modelformat informatie gemeenschappelijke regelingen 1. Algemene informatie 2. Bestuurlijk belang 3. Vraag en rol gemeenteraad 4. Deelnemende gemeenten 5. Nieuw beleid en keuzes 6. Te nemen besluiten 7. Financiën te bespreken bij de begroting van de GR 8. Te behandelen bij de jaarrekening van de GR 9. Preadvisering 10. Overige informatie 11. Uitgangspunten voor het op te stellen stuk
ALGEMENE INFORMATIE Naam verbonden partij/gemeenschappelijke regeling Rechtsvorm Vestigingsplaats Betreft
<naam van het stuk en/of het agendapunt>
Portefeuillehouder
<naam en portefeuille van de portefeuillehouder in uw gemeente>
Contactpersoon verbonden partij/gemeenschappelijke regeling <zodat
<naam van contactpersoon bij de desbetreffende verbonden partij/ gemeenschappelijke regeling, telefoonnummer en emailadres>
gemeenteraadsleden voor technische vragen contact op kunnen nemen>
Betrokken ambtenaar eigen gemeente <zodat gemeenteraadsleden voor technische vragen die van meer algemene aard zijn contact op kunnen nemen>
Vertegenwoordiging gemeente in de gemeenschappelijke regeling
<naam van een ambtenaar die vanuit de gemeente betrokken is, telefoonnummer en emailadres>
<naam van de vertegenwoordigers van uw gemeente in het dagelijks en het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling en van hun plaatsvervangers>
Welke producten of diensten neemt de gemeente af <geef een beknopte beschrijving> van de gemeenschappelijke regeling
↖ Terug naar inhoudsopgave ↗
3
www.hiemstraendevries.nl
BESTUURLIJK BELANG Geef antwoord op tenminste de volgende vragen: <De wijze waarop de gemeente een belang heeft in de verbonden partij/gemeenschappelijke regeling en het openbaar belang dat ermee gediend wordt.> <Waarom heeft de gemeente besloten tot een belang in de verbonden partij/gemeenschappelijke regeling en het openbaar belang dat ermee gediend wordt.> <Welke politiek-bestuurlijke doelen uit de programmabegroting worden gerealiseerd door de verbonden partij/gemeenschappelijke regeling.> <Welke politiek-bestuurlijke doelen uit kaderstellende, beleidsbesluiten en moties worden gerealiseerd via de verbonden partij/gemeenschappelijke regeling.>
↖ Terug naar inhoudsopgave ↗
VRAAG EN ROL GEMEENTERAAD <Beschrijf de specifieke vraag aan de gemeenteraad, op basis van het onderliggende stuk. Bijvoorbeeld: vaststellen, informeren> <Beschrijf de rol van de gemeenteraad ten opzichte van het onderliggende stuk. Bijvoorbeeld: kennisnemen, kaderstellen, controleren.>
↖ Terug naar inhoudsopgave ↗
DEELNEMENDE GEMEENTEN EN/ OF ANDERE OVERHEDEN Naam gemeente en/of andere overheid
Verdeelsleutel (in %) per gemeente
Aantal zetels <aantal zetels DB en AB per gemeente>
↖ Terug naar inhoudsopgave ↗
4
www.hiemstraendevries.nl
NIEUW BELEID EN KEUZES Omschrijving van het onderwerp
Welke bestuurlijke keuzes zijn er Op welke manier worden de mogelijk. Aan welke knoppen keuzes aan de raad voorgelegd kunnen de Gemeenten draaien
Kosten (structureel of incidenteel)
↖ Terug naar inhoudsopgave ↗
TE NEMEN BESLUITEN <Het eerstvolgende te nemen besluit van de verbonden partij/gemeenschappelijke regeling dat over het onderwerp genomen moet worden. Welke relatie is er met de begroting, bestuursrapportage of rekening.>
Volgende besluiten, verwachte kwartaal:
Soort stuk
Wie is bevoegd
Onderwerp/ besluit
↖ Terug naar inhoudsopgave ↗
FINANCIËN TE BESPREKEN BIJ DE BEGROTING VAN DE GR Gemeentelijke bijdrage lopende begrotingsjaar, (eventueel bijgesteld)
Autonome ontwikkelingen %
Nieuw (komende jaar)
Lopende begroting
2021
2022
2023
2024
2022
2023
2024
Prijsindex Indexatie loonkosten Rente lang geld op te nemen
5
www.hiemstraendevries.nl
Rente kort geld op te nemen Financiële positie GR
2020
2021
2022
2023
2024
(Vrije) reserve van de GR Afgesproken norm
↖ Terug naar inhoudsopgave ↗
TE BEHANDELEN BIJ DE JAARREKENING VAN DE GR Waar week de productie/ Welke oorzaak lag hieraan ten Op welke manier is hierop beleidsrealisatie meer dan grondslag gereageerd lopende het jaar 5% af van de begroting
Doorwerking, keuzes voor komend jaar en bijzonderheden
Waar week de financiële realisatie meer dan 5% af van de begroting
Doorwerking, keuzes voor komend jaar en bijzonderheden
Welke oorzaak lag hieraan ten Op welke manier is hierop grondslag gereageerd lopende het jaar
↖ Terug naar inhoudsopgave ↗
PREADVISERING Opmerkingen vanuit beleidsafdeling gemeente <Op te stellen vanuit beleidsafdeling>
Eventuele kanttekeningen of bedenkingen vanuit het college <Op te stellen vanuit het college>
6
www.hiemstraendevries.nl
Concept zienswijze gemeente <Op te stellen vanuit het college>
↖ Terug naar inhoudsopgave ↗
OVERIGE INFORMATIE (Wettelijk) kader <Geef een overzicht van de regelingen en afspraken op basis waarvan de verbonden partij/gemeenschappelijke regeling haar taken uitvoert. Maak hierin een onderscheid tussen wetten (inclusief ministeriële regelingen) en lokale regelgeving of overeenkomsten. Dit is van belang, omdat wettelijke taken in principe niet beïnvloedbaar zijn. Aanvullende afspraken kunnen worden gewijzigd.> Het doel is dat de gemeenteraad inzicht krijgt in de werkzaamheden die de verbonden partij/gemeenschappelijke regeling uitvoert: 1. op basis van wetgeving; 2. op grond van aanvullende afspraken.
↖ Terug naar inhoudsopgave ↗
UITGANGSPUNTEN VOOR HET OP TE STELLEN STUK 1. 2. 3.
↖ Terug naar inhoudsopgave ↗
7
www.hiemstraendevries.nl