478464 1. Concrete invulling raadsrapporteurschap behorend bij het advies

Concrete invulling raadsrapporteurschap Aan Onderwerp Van

: Nieuwe gemeenteraad 2022 : Grip op GR-en en invulling raadsrapporteurschap : Werkgroep invulling raadsrapporteurschap

Datum

: 15 februari 2022

Vragen uit de QuickScan raadsrapporteurs van de rekenkamercommissie Voor de invulling van het raadsrapporteurschap heeft de rekenkamercommissie in haar Quick Scan randvoorwaarden, vragen en advies meegegeven. Deze zijn door de werkgroep meegenomen en waar nodig beantwoord. Daarnaast heeft de werkgroep zelf ook nog enkele vragen, die ze gezamenlijk hebben beantwoord. ➢ Randvoorwaarden (geformuleerd door de rekenkamercommissie) voor het goed invoeren van het raadsrapporteurschap zijn: o De raad ziet het werken met raadsrapporteurs als een raadsbrede uitdaging en verantwoordelijk waarin men raadsbreed wil investeren. o Het raadsrapporteurschap zal worden vervuld met de benodigde neutraliteit. Hiermee wordt bedoeld partijpolitiek neutraal. Uiteraard kan een raadsrapporteur wel de visie van de raad (vanuit raadsbesluiten) uitdragen richting gemeenschappelijke regeling en collega raadsrapporteurs. o De raad acht deze benodigde neutraliteit voor het raadsrapporteurschap haalbaar. ➢ Uitgangspunten geformuleerd door de werkgroep: o Voor iedere gemeenschappelijke regeling worden twee raadsrapporteurs benoemd/aangesteld. o De twee raadsrapporteurs per gemeenschappelijke regeling bestaan uit één raadslid/steunfractielid van de coalitie en één van de oppositie.

o Je hebt als raadsrapporteur een bepaalde affiniteit met het onderwerp en mogelijk kan je het laten aansluiten bij (vak)kennis of opgedane ervaring. ➢ De werkgroep zal een bepaalde weging meegeven voor het raadsrapporteurschap van een gemeenschappelijke regeling (GR). De ene gemeenschappelijke regeling zal meer tijd en energie vergen dan het raadsrapporteurschap van een andere. Daarnaast zal dit niet een statisch geheel zijn, het is belangrijk om na aanvang van de nieuwe raadsperiode een herijking te doen met de raad m.b.t. (de prioriteiten van) de gemeenschappelijke regelingen.

1

➢ Hoe kom je tot een partijpolitieke neutrale raadsrapporteur? De werkgroep beveelt de Duisenberg methode aan als basis voor het werk van de raadsrapporteur. Ieder koppel van raadsrapporteurs heeft daarnaast de opdracht om na een bepaalde tijd zelf bij de raad met een raadsinformatiebrief te komen met nadere uitleg en toelichting hoe zij hun opdracht zien en deze invullen (waar richten wij ons specifiek op). Zij schrijven dus hun eigen opdrachtformulering en koppelen deze terug aan de raad. De werkgroep beveelt dit aan, omdat iedere gemeenschappelijke regeling anders is en omdat er ruimte moet zijn om gezamenlijk met andere raadsrapporteurs uit de regio tot een bepaalde aanpak te komen. De oproep aan de koppels van raadsrapporteurs is ook nadrukkelijk om regionaal de samenwerking te zoeken met de andere raadsrapporteurs vanuit de andere gemeenteraden. Dat kan in allerlei vormen, d.m.v. regionale raadskringen van raadsrapporteurs of heel simpel ook met een regionale raadsrapporteurs groep WhatsApp. ➢ Hoe kom je tot een heldere opdrachtformulering voor de raadsrapporteur, denk ook aan een heldere opdracht vanuit de raad richting de rapporteurs, visie over de gemeenschappelijke regelingen? o De basis/start voor de raadsrapporteur is de Duisenberg methode en de vastgestelde beleidsvisies van de gemeenteraad.

o De Duisenberg methode hanteert de volgende zes hoofdvragen die gemeenteraadsleden kunnen stellen bij het controleren van de begroting en de verantwoording: ▪ Wat is het beeld van het beleidsterrein op hoofdlijnen? ▪ Welke doelen zijn gepland/behaald? ▪ Welke prestaties zijn gepland/geleverd? ▪ Wat gaat het kosten/heeft het gekost? ▪ Wat is het oordeel over de rechtmatigheid, doeltreffendheid en doelmatigheid? ▪ Welke conclusies en aanbevelingen heb ik (als rapporteur aan de raad)? o De koppels van raadsrapporteurs schrijven na een tijd (op basis van o.a. uitkomsten Duisenberg methode en overleggen met andere raadsrapporteurs) hun eigen opdrachtformulering/startnotitie en koppelen dit terug middels een raadsinformatiebrief aan de raad. Daarbij geven ze de vraagstukken aan en de speerpunten weer. o Een raadsrapporteur kan een stelling van een wethouder (lid van AB/DB GR) toetsen ➢ Hoe zorg je voor een heldere rolopvatting bij de verschillende actoren? o Actoren zijn o.a. het college, de wethouder, de gemeentesecretaris, ambtenaren, de griffie, de raadsrapporteur zelf, raadsleden, raadsfracties, het AB van een gemeenschappelijke regeling, het DB en de directie daarvan en tevens ambtenaren/medewerkers in dienst van de gemeenschappelijke regeling en diens secretariaten.

2

o

De werkgroep heeft in kaart/beeld gebracht wat de gewenste houding gedrag zou moeten zijn van al deze actoren, zodat dit duidelijkheid schept, met name ook m.b.t. de verwachtingen van al de verschillende actoren. Dit is te vinden in het Excel bestand “actoren en gewenste houding”.

➢ Hoe zorg je voor heldere afspraken m.b.t. het raadsrapporteurschap (bijvoorbeeld over informatievoorziening) o Belangrijk is dat de informatievoorziening voor de raadsrapporteur op orde is. De raadsrapporteur moet op hetzelfde moment als het collegelid die in het AB van een gemeenschappelijke regeling zit, de stukken ontvangen vanuit de ambtelijke organisatie en de gemeenschappelijke regeling zelf. De raadsrapporteur moet deze informatie vervolgens niet per direct naar de raad versturen, want deze informatie ontvang je als raadsrapporteur en niet als partijpoliticus. o Daarnaast is het verzoek is aan de ambtelijke organisatie om bij de start voor de raadsrapporteur en de nieuwe raad te zorgen voor een oplegger met basisinformatie van de gemeenschappelijke regeling. Zodat goed gestart kan worden met de rol van raadsrapporteur. o Het advies is om bij het begin van het raadsrapporteurschap direct een eerste overleg te plannen met de portefeuillehouder en de ambtenaar (of ambtenaren). In dat gesprek worden specifieke afspraken gemaakt over de route van de ambtelijke ondersteuning. In principe, de stelregel is, dat dit bij raadsrapporteurs direct via betrokken ambtenaar kan lopen. Je zou hierbij nadere praktische afspraken kunnen maken, bijvoorbeeld bij mails altijd een cc naar de wethouder, zodat iedereen op de hoogte is.

De opschalingsroute wanneer nodig voor de ambtenaar, bijvoorbeeld bij een te hoge werkdruk met wel heel veel vragen van de raadsrapporteurs of een lastig parket van de ambtenaar door afwijkende standpunten van wethouder en raadsrapporteur(s), is via de bestuursadviseur gemeenschappelijke regelingen naar gemeentesecretaris (en griffier). Een vergelijkbare opschalingsroute kan ook door de raadsrapporteur worden ingezet, bijvoorbeeld wanneer de raadsrapporteur de indruk heeft te weinig of onvoldoende ambtelijke ondersteuning te ontvangen. Voor de raadsrapporteur loopt de opschalingsroute dan via de bestuursadviseur gemeenschappelijke regelingen naar griffier en indien nodig naar de burgemeester, waarnaar het vervolgens in de driehoek van burgemeester, gemeentesecretaris en griffier besproken kan worden. o De werkgroep geeft het advies mee aan de gemeentesecretaris om de procedure en de adviezen zoals geschetst op te nemen in werkafspraken binnen de ambtelijke organisatie. o De werkgroep heeft tevens het advies om één keer in de zoveel tijd (ongeveer om de 6/8 weken) een gesprek te plannen met alle raadsrapporteurs en de burgemeester (en evt. de griffier). Dit gebeurt o.a.

3

in Zeist en werkt daar goed. De burgemeester kan e.v.t. aandachtspunten dan ook weer meenemen en bespreken in het college. ➢ Hoe zorg je voor voldoende ondersteuning m.b.t. de raadsrapporteurs (griffie, ambtelijk): o De griffie zal per gemeenschappelijke regeling opvragen welke gemeenten met raadsrapporteurs werken bij de secretariaten van de gemeenschappelijke regeling. Het is vervolgens aan de secretariaten om hier zelf bij de griffiers/gemeenten navraag over te doen en dit in kaart te brengen. o Per gemeenschappelijke regeling wordt er in het begin (wanneer nodig) door één griffie van de deelnemende gemeenten begeleiding op zich genomen voor de specifieke groep van raadsrapporteurs. Dit zal regionaal moeten worden verdeeld door de griffiers. Griffiers starten deze afspraken met raadsrapporteurs op, maar de wens is dat de gemeenschappelijke regeling zelf de organisatie van de bijeenkomsten met de raadsrapporteurs overnemen. Dus de begeleiding moet worden gedaan door ambtenaren van de gemeenschappelijke regeling zelf. o De koppels van raadsrapporteurs rondom één gemeenschappelijker regeling gaan gezamenlijk in overleg met de verantwoordelijk wethouder, dat is de afgevaardigde in het AB/DB vanuit Baarn, met ondersteuning vanuit de ambtelijke organisatie.

o Als je als koppel raadsrapporteurs van mening verschilt met de wethouder heb je alsnog het recht om informatie op te vragen, dit moet dan via de opschalingsroute van bestuursadviseur gemeenschappelijke regelingen en griffier/gemeentesecretaris. o Raadsrapporteurs hebben de mogelijkheid om direct contact op te nemen met AB-DB en directie van de gemeenschappelijke regeling. Ze mogen ook direct bij hen informatie opvragen. o De raadsrapporteur kan aanschuiven bij AB vergaderingen van een gemeenschappelijke regeling, omdat de vergaderingen volgens de Wgr in principe openbaar zijn. ➢ Realiseer je als raad dat het tijd kost, evalueer en investeer in het raadsrapporteurschap o De werkgroep adviseert de nieuwe raad om jaarlijks met elkaar de gemeenschappelijke regelingen en het werken met raadsrapporteurs te evalueren. De raadsrapporteurs kunnen samen met de griffier deze jaarlijkse evaluatie voorbereiden. o Het advies van de werkgroep aan de nieuwe raad is dat een fractie met in totaal 5 raadsleden en steunfractieleden heeft, meer taken op zich kan en moet nemen dan een fractie met heel weinig leden.

4

De werkgroep heeft in de voorgaande pagina’s vragen beantwoord die naar voren gekomen zijn in de QuickScan van de rekenkamercommissie. De werkgroep heeft daarnaast zelf met elkaar nog een aantal vragen besproken die hieronder worden vermeld. ➢ Mogelijk spanningsveld tussen college/wethouder en raadsrapporteur; hoe kan dit zo veel mogelijk worden voorkomen? Door een duidelijke opdracht (Duisenberg en vervolgens een op papier opgeschreven opdrachtformulering), door heldere afspraken over de ambtelijke ondersteuning en door zo veel mogelijk gelijke verwachtingen door het schetsen in het Excel bestand van actoren en gewenste houding hoopt de werkgroep te voorkomen. Mochten er verschillende standpunten worden ingenomen door het collegelid die in het bestuur zit van de gemeenschappelijke regeling en de raadsrapporteurs, zou het goed zijn om gezamenlijk af te spreken om naar de gemeenteraad te gaan om de raad te vragen naar hun oordeel/mening hierover. ➢ Inzet/ samenwerking raadsrapporteur en ambtenaar; opstellen schriftelijke oplegger en deze voegen bij de stukken over de gemeenschappelijke regelingen. De schriftelijke oplegger is basisinformatie van, voor maar ook door de raadsrapporteurs. De oplegger is een stuk om als raadsrapporteur te bespreken, deze bevat basisinformatie, de belangrijkste gegevens bij de kadernota/begroting, van de vorige begroting en de verschillen.

De raadsrapporteur kijkt naar de ontwikkeling, vergelijkt met voorgaande jaren en kijkt naar verschillen tussen de jaarrekening en de begroting. In onze begroting wordt in de paragraaf “Verbonden partijen” per verbonden partij een duidelijk overzicht gegeven van de doelen, ontwikkelingen, risico’s en financiën gegeven. Deze gegevens kunnen in het format van de voorbeeld-oplegger worden opgenomen. ➢ Evaluatiemomenten werkwijze Raadsrapporteurs Het voorstel is om jaarlijks een raadsbrede evaluatie van de gemeenschappelijke regelingen en het werken met de raadsrapporteurs te organiseren. Deze bijeenkomst kan door de raadsrapporteurs samen met de griffier worden voorbereid. Daarnaast kan de raadsrapporteur uiteraard wanneer nodig zelf evaluaties entameren in verschillende gremia.

5