368561 Rekenkameronderzoek subsidieverlening in Baarn RVS

RAADSVOORSTEL Zaaknummer

368561

Onderwerp

Rekenkameronderzoek subsidieverlening in Baarn

Besluit in raad

20 april 2022

Portefeuillehouder(s)

n.v.t.

Naam steller

Kees Langerwerf, rekenkamercommissie Baarn

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. De conclusies uit dit onderzoeksrapport te onderschrijven. 2. De drie aanbevelingen die volgen uit het onderzoek over het subsidiebeleid over te nemen. Deze aanbevelingen luiden als volgt: I. Het college te verzoeken om in het begin van de nieuwe raadsperiode de raad een visie op het subsidiebeleid voor te leggen. II. Het college te verzoeken om gesystematiseerd en periodiek aan de raad te rapporteren over verloop, inhoud en resultaat van het subsidieproces, bijvoorbeeld naar analogie van de rapportage over verbonden partijen. III. Het college te verzoeken om de raad binnen 6 maanden te informeren hoe en wanneer de verdere mogelijke verbeteringen in het subsidieproces, die in dit rapport genoemd worden, zullen worden opgepakt.

Samenvatting van het voorstel Hierbij bieden wij u het rekenkameronderzoek ‘subsidieverlening in Baarn’ aan. Op basis van een analyse van het subsidieproces zoals dat verloopt voor de 4 grootste subsidieontvangers heeft de rekenkamercommissie onderzocht of de praktijk aansluit bij de door de raad vastgestelde Algemene Subsidieverordening (ASV). Deze 4 instellingen ontvangen 74% (plm. € 2,8 miljoen) van het totale bedrag dat de gemeente aan subsidies uitkeert (€ 3,8 miljoen). Kort samengevat concludeert de commissie dat de ASV een goede basis biedt voor het subsidieproces, maar dat er in de praktijk nog wel enkele tekortkomingen zijn.

Aanleiding In het recente verleden heeft de rekenkamercommissie onderzoek gedaan naar de kwaliteit van de beleidsinformatie. Wij hebben ons daarbij vooral gericht op de P&C-cyclus en de opbouw van beleidsnota’s en daarbij onderzocht of de daarin opgenomen informatie over maatschappelijke effecten, doelen, resultaten, prestaties en activiteiten voldoende concreet is en voldoende interne samenhang vertoont. Die informatie is nodig om te kunnen beoordelen of het beleid ook effectief geweest is. In dit onderzoek richten wij onze aandacht op de subsidieverlening van de gemeente. Dit is in feite een neefje van de hiervoor genoemde onderwerpen omdat de vraag aan de orde is of de verleende subsidies en daarmee de doelstellingen, de prestaties en activiteiten van de subsidieontvangers bijdragen aan de door de gemeente gewenste maatschappelijke effecten en doelen. Wij willen onderzoeken of de informatie die over en weer gaat in een subsidiecyclus van aanvragen, toekennen, uitvoeren, verantwoorden en vaststellen hier voldoende op gericht is. Beoogd resultaat De commissie wil met dit onderzoek een antwoord vinden op met name de volgende vragen:

• • • • •

•

Heeft de gemeente Baarn een vastgesteld subsidiebeleid? Is de regelgeving rondom het subsidieproces zo ingericht dat vastgesteld kan worden of de activiteiten van de subsidie-ontvangende organisaties bijdragen aan de gemeentelijke doelstellingen? Is er sprake van een efficiënt verloop van het subsidieproces? Wordt de Algemene Subsidieverordening in de praktijk goed nageleefd op de verschillende onderdelen? Beoordeelt de gemeente of de gestelde doelen bereikt worden, de geplande prestaties geleverd en voorgenomen activiteiten uitgevoerd worden en of de subsidieontvangers daarbij doelmatig te werk gaan? Zo ja op welke wijze en met welk oordeel? En zo nee, waarom niet? Hoe wordt de gemeenteraad geïnformeerd over de toepassing en uitvoering van het subsidiebeleid?

Conclusies en aanbevelingen Het onderzoek geeft ons aanleiding tot de volgende conclusies: 1. 2.

3.

4.

5.

6.

De gemeente Baarn beschikt niet over een door de raad vastgestelde visie op het subsidiebeleid. Ondanks het bestaan van een Algemene Subsidieverordening vindt de rekenkamercommissie dit toch wel een gemis. In de afgelopen jaren is stapsgewijs voortgang geboekt met het duidelijker neerzetten van het subsidieproces. De ASV 2020, het subsidieregister en het format voor het te overleggen activiteitenplan zijn daar voorbeelden van. Een aantal zaken is echter nog niet of onvoldoende opgepakt. Met de ASV en de Subsidiebeschikkingen kan er sprake zijn van een goed subsidieproces maar er zijn nog onvolkomenheden in de uitvoering, met name bij enkele activiteitenplanningen en jaarverslagen alsmede bij de beoordeling daarvan. De bij de gemeente aanwezige kennis is vooral ervaringskennis. Bij het overleg met instellingen over de te leveren prestaties en resultaten zou meer gebruik gemaakt kunnen worden van geobjectiveerde inzichten zoals benchmarks, klantenonderzoek, externe analyses (zoals b.v. het rapport van Synarchis) en eventueel visitatiecommissies. Er zijn zeker mogelijkheden voor verbetering op korte termijn: in de interviews geven de bibliotheek Eemland en PITBaarn aan voornemens te zijn om al in 2022 samen met de gemeente(n) te willen gaan werken aan modellen die het mogelijk maken om de subsidie meer prestatiegericht te maken.

De Speeldoos geeft aan zich ook in te willen zetten om tot een meer prestatiegericht activiteitenplan te komen en daarvoor informatie beschikbaar te hebben. De gemeente zal hier dan wel capaciteit en energie in moeten steken. Er gaat geen (gestructureerde) informatie naar de raad over het functioneren en presteren van de (grote) subsidieontvangers. De rekenkamercommissie vindt dat een gemis gelet op het maatschappelijk belang van deze instellingen en de aanzienlijke bedragen die zij als subsidie ontvangen.

Op basis van ons onderzoek en de hier geformuleerde conclusies komen wij tot de volgende aanbevelingen: 1. 2. 3.

4.

De rekenkamercommissie adviseert de gemeenteraad om kennis te nemen dit rapport, de conclusies te onderschrijven en de aanbevelingen over te nemen. De eerste aanbeveling is het college te verzoeken om in het begin van de nieuwe raadsperiode de raad een visie op het subsidiebeleid voor te leggen. De tweede aanbeveling is om het college te verzoeken om gesystematiseerd en periodiek aan de raad te rapporteren over verloop, inhoud en resultaat van het subsidieproces, bijvoorbeeld naar analogie van de rapportage over verbonden partijen. De derde aanbeveling is om het college te verzoeken om de raad binnen 6 maanden te informeren hoe en wanneer de verdere mogelijke verbeteringen in het subsidieproces, die in dit rapport genoemd worden, zullen worden opgepakt.

2

De reactie van het college Het college spreekt zijn waardering uit voor dit onderzoek maar plaats er wel een aantal kanttekeningen bij. Zo merkt het college op dat door de keuze voor 4 grote subsidieontvangers geen compleet beeld ontstaat van het subsidieproces in Baarn. Het college mist dan ook handvatten voor het subsidieproces voor kleinere instellingen. Daarnaast is het college van mening dat de conclusies veel scherper geformuleerd staan dan de onderliggende teksten. Het college geeft ook aan meer te handelen in de geest van de ASV dan naar de letter en dat een investering in de organisatie nodig is als het subsidieproces ‘strakker moet worden aangetrokken’. Het college herkent zich ook maar ten dele in de conclusie dat er geen gestructureerde informatie van de (grote) subsidieontvangers naar de raad gaat. Verder merkt het college op dat het onderzoek op een bijzonder moment valt waardoor het aan de nieuwe raad en het nieuwe college is om te bepalen welke verbeteringen wenselijk zijn. Desalniettemin geeft het college wel zijn eerste beeld: geen uitgebreide visienota subsidiebeleid maar een korte notitie met de belangrijkste noties om de uitvoering van het subsidieproces meer in control te brengen. En ook nagaan hoe de informatievoorziening aan de raad binnen de bestaande instrumenten verbeterd kan worden.

En tenslotte instemming met de aanbeveling om de raad te laten weten welke verbeteringen opgepakt gaan worden. Maar inhoudelijk is dit natuurlijk aan het nieuwe college en de nieuwe raad. Het nawoord van de rekenkamercommissie Uit de reactie van het college blijkt dat het college een aantal zaken toch wel anders ziet dan de rekenkamercommissie. Al blijkt uit het einde van de reactie dat het college toch wel steun geeft aan aantal verbetervoorstellen, zij het misschien in iets minder vergaande vorm en onder de (terechte) aantekening dat straks het nieuwe college in deze zaak aan zet is. Met betrekking tot de genoemde eenzijdigheid voor wat betreft de geselecteerde instellingen (de grote vier) merken wij op dat er ook andere keuzes mogelijk waren maar dat wij gekozen hebben voor beslag op gemeentelijke middelen. Wij geven in ons nawoord aan desgevraagd een aanvullend onderzoek uit te willen voeren. De rekenkamercommissie herkent zich niet in de opmerking van het college dat de conclusies sterker geformuleerd zijn dan de onderliggende teksten. Wel zou er bij het genoemde voorbeeld iets meer toelichting hebben kunnen staan. Wij zijn van mening dat de conclusies goed aansluiten bij onze bevindingen.

Met betrekking tot de opmerking dat een flinke investering nodig is om blijvend voor een scherper proces te kunnen zorgen merken wij op dat er weliswaar tijd en energie in gestoken moet worden maar dat er al best veel materiaal hiervoor beschikbaar is en dat er door in elk geval drie van de vier instellingen de bereidheid is uitgesproken om hier samen met de gemeente mee aan de slag te gaan. Risico's Voor dit voorstel niet van toepassing. Kosten, baten en dekking Voor dit voorstel niet van toepassing. Aanpak / Uitvoering Deze ligt in handen van het college. Duurzaamheid Niet van toepassing. Communicatie De rekenkamercommissie zal zorgdragen voor een persbericht.

3

Evaluatie Het college rapporteert in het jaarverslag over de uitvoering van de door de raad overgenomen aanbevelingen uit rekenkamerrapporten.

Namens de rekenkamercommissie van de gemeente Baarn,

ir. C.A.J.M. Langerwerf

Bijlagen: Onderzoeksrapport ‘subsidieverlening in Baarn’ De reactie van het college van B&W d.d. 10-3-2022 Het nawoord van de rekenkamercommissie d.d. 15-3-2022

4