328530 Kredietbesluit gezamenlijke huisvesting bibliotheek en theater Beantwoording technische vragen GL,VoorBaarn,BOP

Memo Aan Onderwerp Portefeuillehouder Datum

: Gemeenteraad Baarn : Technische vragen over Huisvesting Bibliotheek en theater : Hugo Prakke : 6-12-2021

Geachte raadsleden en steunfractieleden, De fracties van GroenLinks, VoorBaarn en BOP hebben technische vragen gesteld bij het raadsvoorstel om het krediet voor de gezamenlijke huisvesting voor bibliotheek en theater voor te stellen. Hieronder vindt u de antwoorden. De vraag van de BOP betreft de geheime bijlage 5 en wordt in een aparte – geheime – memo beantwoord. GroenLinks Vraag 1: Wat zijn de meerkosten van een extra lift naar de 1e verdieping? Antwoord: De bouwkosten voor een extra lift zullen, afhankelijke van het type, ca. € 45.000 tot 75.000 excl. BTW bedragen. Het inpassen van een extra lift heeft ook consequenties voor het ontwerp (positie, bouwkundige voorzieningen) en de exploitatiekosten (o.a. keuring en onderhoudscontract; denk aan ca. € 1.500 per jaar).

Vraag 2: Wat zijn de meerkosten voor het volledig energieneutraal maken van het gebouw (nul op de meter). En welke aanpassingen zijn daarvoor nodig? Antwoord: Om een energieneutraal (zgn. ENG) gebouw te kunnen maken kan een warmte-koudeopslagsysteem (WKO) worden gerealiseerd. Warmte en koude worden dan opgeslagen in het grondwater en resp. in de winter- en zomermaanden benut. Om aan de elektriciteitsvraag te voldoen zullen dan tevens extra pv-panelen moeten worden bijgeplaatst. De bouwkosten voor de werktuigbouwkundige installaties en extra pv-panelen worden geschat op ruim 7 ton excl. BTW (prijspeil heden, excl. voor herontwerp). Uitgangspunt hierbij is dat de klimaatinstallatie van de grote zaal wordt gehandhaafd, maar wel wordt afgeschakeld van het gas. Aandachtspunt is dat netbeheerders de rem hebben gezet op terug leveren van stroom bij grootverbruik aansluitingen. Daardoor zal mogelijk een deel van de panelen moeten worden ‘uitgeschakeld’ op momenten dat de energievraag van het gebouw kleiner is dan de opwekking. Een te onderzoeken alternatief is het compenseren van het energieverbruik door ca. 400 extra pvpanelen. Een klein deel hiervan kan aanvullend op het dak worden gerealiseerd (waarop al 300 panelen zijn gepland). De rest zou bijvoorbeeld op een overkapping op het parkeerterrein kunnen

1

worden gelegd. Dit heeft consequenties voor de indeling, logistiek (hoge vrachtwagens theater) en gaat gepaard met extra kosten. Dit zou dan als onderdeel van het plan voor de buitenruimten moeten worden uitgewerkt. Bij een nul-op-de-metergebouw (NOM) wordt niet alleen het energieverbruik van de gebouw-gebonden installaties, maar ook dat van de gebruikersinstallaties (zoals computers, theaterverlichting, keukenapparatuur, etc.) gecompenseerd. Hiervoor zouden ten opzichte van ENG dus nog aanvullende maatregelen moeten worden genomen.

VoorBaarn Vraag 3: Financiën: “Het in het raadsbesluit van december 2020 genoemde bedrag voor de stichtingskosten (€ 8,2 miljoen) blijkt niet voldoende voor realisatie van het door de gemeenteraad gekozen model. Voornaamste oorzaak hiervan zijn de bouwkosten die, met name door een stijging van de grondstoffenprijzen, het afgelopen jaar enorm zijn gestegen. De uitwerking van de plannen heeft daarnaast meer inzicht gegeven in de technische beperkingen van het gebouw. Er is extra budget nodig om de gebruikskwaliteit te garanderen. Ten slotte is duidelijk geworden dat er meer tijd nodig is voor de realisatie van de plannen. Ook dit zorgt voor extra (proces-)kosten.” Kan het college bovenstaande specificeren? Ook vanuit de geheime bijlagen is er geen duidelijkheid. Antwoord: Er is uitgegaan van een stijging van bouw-/grondstoffenprijzen van ca. 15%. In de stichtingskostenraming vertaalt dit zich in een bedrag van ca. 7,5 ton. Daarnaast houden we een hogere prognose voor prijsstijgingen t/m einde bouw aan en – door de gestegen bouwkosten – een hoger bedrag voor onvoorzien realisatiefase; samen ca. 3,5 ton extra. In totaal is ca. 1,1 mln. toe te schrijven aan de prijsstijgingen (dus tot heden + prognose tot einde bouw).

De rest van de stijging is toe te schrijven aan hogere proceskosten (langere doorlooptijd met – mede als gevolg daarvan - hogere honoraria voor architect, adviseurs, bouwmanagement) en de planuitwerking. Zo kan de backstage-ruimte bij de theaterzaal niet worden gehandhaafd i.t.t. het uitgangspunt van het model van dec. 2020. Dit betekent dat er meer oppervlakte gesloopt en nieuw gebouwd moet worden. Ook het aanbrengen van adequate akoestische scheidingen – op basis van advies van de akoestisch adviseur - kost meer geld. Het ontwerp van DP6 architecten is een transparant en licht gebouw met een glazen voorgevel en een lichtstraat boven de centrale trap. De klimaatinstallaties zijn ontworpen op basis van BENG-eisen. Er komt een verlichtingsplan waarmee verschillende sferen kunnen worden gecreëerd in het kader van multifunctioneel gebruik. Ook zijn installaties voor beveiliging en beheer meegenomen, zoals cameratoezicht en een elektronische toegangscontrolesysteem.

Vraag 4: Buitenruimte: “In het IBOR is echter geen rekening gehouden met (de financiële gevolgen van) de herinrichting van het parkeerterrein achter het theater noch eventuele aanpassingen qua parkeren, groen en dergelijke in de omgeving van het theater.” Kan het college aangeven wat bij benadering de kosten hiervoor zullen zijn? (In herinnering roepend, dat laatst een gemiddelde prijs voor het aanleggen van een parkeerplaats is gegeven)

2

Antwoord: De gemeente wil volgend jaar, in overleg met omwonenden en betrokken organisaties een inrichtingsplan maken voor de omgeving van het theater (zowel het parkeerterrein aan de achterkant als de openbare ruimte aan de voorkant). Daarbij zal de gemeente ook, opnieuw, onderzoek doen naar het beschikbare aanbod aan parkeerplaatsen in de buurt. De afbakening (met name in m2) van het project, en daarmee de inschatting van de kosten, is afhankelijk van het participatieproces en het parkeeronderzoek. Het college zal eind 2022 de raad een uitgewerkt voorstel voorleggen. In zijn algemeenheid bedragen de kosten voor herinrichting van een parkeerterrein van deze omvang ca. 2 à 2,5 ton. Dat is exclusief nieuwe straatverlichting en een fietsenstalling voor bezoekers. Er is in dit bedrag geen rekening gehouden met eventuele kosten voor verleggen kabels en leidingen.

Vraag 5: Stedenbouwkundig kader: “Bij het betrekken van het complex in een wat breder verband, is een verbinding van het langzaamverkeer vanuit het centrum denkbaar t.b.v. een verbetering van de bereikbaarheid.” Kan het college aangeven of er concrete plannen zijn ten aanzien van de genoemde verbinding? Temeer deze aan de achterzijde van het parkeerterrein lijkt te zijn gesitueerd. Mochten er concrete plannen zijn, kan het college deze dan kenbaar maken, hoe een dergelijke verbinding gaat lopen en over welke grond. Mocht het niet concreet zijn, maar een wens, dan is de vraag hoe heeft het college dit bedacht? Antwoord: De verbinding voor langzaamverkeer, waarmee de relatie met het centrum kan worden versterkt, is indicatief weergegeven op o.a. pagina 13 van het Stedenbouwkundig kader. Er is hiervoor nog geen concreet plan. Het college zal verkennen of een verbinding via het perceel van de Nicolaaskerk is te realiseren. Zoals tijdens de informatieavond genoemd is een afspraak met de parochie in de maak. Een eventuele verbinding dient te worden geïntegreerd in het inrichtingsplan voor de omgeving c.q. het parkeerterrein aan de achterzijde.

Vraag 6: Exploitatietekort: In eerdere stukken is er steeds gesproken over een exploitatietekort vanuit het verleden ten hoogte van € 40.000,- In de huidige stukken is dit tekort weggewerkt of hoeft het blijkbaar niet meer aangezuiverd te worden. Kunt u aangeven hoe dit tekort ten tijde van Corona is aangezuiverd, waardoor de genoemde 40k niet meer nodig is? Antwoord: Waarschijnlijk wordt hier het exploitatietekort verward met het negatieve Eigen Vermogen. Het Eigen Vermogen is een optelling van de jaarrekeningsaldi uit het verleden. Het is juist dat het Eigen Vermogen tot en met 2019 negatief was. Door de steunpakketten en het scherp sturen op de kosten gedurende de coronasluiting is het de theaterorganisatie gelukt boekjaar 2020 met een hoog positief resultaat af te sluiten. In een op maatschappelijk rendement gerichte organisatie is dat ook niet vreemd. Over het algemeen kosten maatschappelijke activiteiten geld. Wanneer deze activiteiten voor een groot deel wegvallen en de kosten worden gecompenseerd ontstaat een positief jaarrekeningsaldo.

3

Het jaarrekeningresultaat is gereserveerd in de Reserve Coronasteun. Dit is onderdeel van het Eigen Vermogen en hierdoor is het Eigen Vermogen van de Speeldoos niet langer negatief. Meer daarover is terug te vinden in het jaarverslag van de Speeldoos. Met de exploitatie wordt bedoeld in hoeverre het lukt de dagelijkse betalingsverplichtingen te voldoen. Juist met de mogelijkheden die het nieuwe gebouw biedt lukt het gezamenlijk met de Bibliotheek het gebouw te betalen en sluit de exploitatie meerjarig op begrotingsbasis met een licht positief saldo.

Vraag 7: Keuken / Horeca: “Achter de bar wordt voorzien in een keuken. Deze wordt geoutilleerd voor de bereiding van onder andere lunches en borrelhapjes. Diners zullen in principe hier niet worden bereid” Kan het college aangeven wat voor Horeca vergunning afgegeven wordt? Antwoord: De theaterorganisatie treedt in 2022 in overleg met de gemeente voor de aanvraag van de benodigde horecavergunning voor de nieuwbouw. Het uitgangspunt daarbij is een categorie II horecavergunning. De wet onderscheidt vier soorten Horeca categorie I zijn vormen van Horeca: 1.

2.

die wat betreft exploitatievorm aansluiten bij winkelvoorzieningen en daarmee qua openingstijden nagenoeg sporen en waar naast kleinere etenswaren alsmede alcoholvrije dranken wordt verstrekt, zoals een lunchroom, koffiehuis, ijssalon, broodjeszaak, croissanterie patisserie of een crêperie; die wat betreft de exploitatievormen behoren bij en ondergeschikt zijn aan een sociaal/culturele hoofdfunctie, zoals kerkelijke centra.

Mogelijke effecten zijn: komen en gaan, parkeerdruk en afval op straat. categorie II zijn vormen van horeca: 1.

2. 3. 4.

die wat betreft exploitatievorm aansluiten bij winkelvoorzieningen, maar qua openingstijden daarvan afwijken in die zin, dat ze ook in (een deel) van de avonduren geopend zijn en waar naast kleinere etenswaren in hoofdzaak alcoholvrije drank wordt verstrekt. Voorbeelden van dergelijke voorzieningen zijn een cafetaria, snackbar of een shoarmazaak; waarin hoofdzaak al dan niet alcoholhoudende drank wordt verstrekt. Voorbeelden zijn een café, bar, eetcafé, pub of een café-restaurant; waar in hoofdzaak maaltijden worden verstrekt, die ter plaatse worden geconsumeerd, zoals een restaurant, bistro, poffertjeszaak, pannenkoekenhuis, hotel-restaurant of pension; waar in hoofdzaak maaltijden worden verstrekt, die deels ter plaatse worden geconsumeerd maar voor een belangrijk deel ook elders, zoals pizzeria's of (afhaal)restaurants.

Mogelijke effecten zijn: komen en gaan, parkeerdruk, stankoverlast, afval op straat en afvalopslag.

4

Categorie III zijn vormen van horeca waar zaalaccommodatie ter beschikking wordt gesteld ten behoeve van het organiseren van bijeenkomsten en partijen, en waar als nevenactiviteit wordt voorzien in het verstrekken van etenswaren en al dan niet alcoholhoudende dranken. Mogelijke effecten zijn: komen en gaan, parkeerdruk en geluidsoverlast van vertrekkende bezoekers. Categorie IV zijn vormen van zware horeca die gelet op vloeroppervlakte veel bezoekers trekken en waar geluid een belangrijk onderdeel is van de bedrijfsvoering. Mogelijke effecten zijn: aanmerkelijke hinder voor de omgeving door komen en gaan, parkeerdruk, ernstige geluidsoverlast en overlast van vertrekkende bezoekers.

Vraag 8: Verkeersbewegingen: Aangezien door middel van het opwaarderen van de kleine zaal er een dubbele programmering gefaciliteerd kan worden. Kan het college aangeven tot hoeveel extra verkeersbewegingen dit zal leiden? Antwoord: De kleine zaal wordt op dit moment vooral overdag gebruikt door culturele instanties. 9 keer per jaar is er een avondprogrammering in de kleine zaal. De nieuwbouw zorgt ervoor dat de huidige gebruikers veel meer mogelijkheden hebben om hun culturele aanbod te organiseren. De nieuwbouw maakt een dubbele programmering voor professionele voorstellingen mogelijk. Dit zal gemiddeld 1 keer per week voorkomen in de periode sep-mei (36 weken). Op basis van de landelijke CROW-normering is voor de kleine zaal onderstaand aantal parkeerplaatsen nodig: Minimum norm

Gemiddelde norm

Maximum norm

23

28

32

Op basis van deze getallen gaan we uit van (28 parkeerplaatsen maal 27 weken (36-9)=) ca. 760 extra verkeersbewegingen per jaar. De zakelijke markt zal overdag en ’s avonds de kleine zaal ook meer gebruiken. Uitgangspunt is 1 – 4 keer per maand, waarschijnlijk op de dinsdag en/of woensdag. Op die dagen is er geen programmering in de Grote zaal.

Vraag 9: Geheime bijlagen: De vraag is tijdens de vergadering al gesteld en er zou naar gekeken worden, maar kunnen de geheime bijlagen 5 en 6 een openbare status krijgen?

5

Antwoord: Het college probeert in dit project zo transparant mogelijk te communiceren naar alle betrokkenen. Op dit punt heeft het college een afweging van belangen gemaakt. Openbaarmaking van de geheime bijlagen is om de volgende redenen niet in het belang van de gemeente. 1. De bijlagen geven, op basis van geraamde kosten, inzicht in de onderbouwing van de gevraagde kredieten en incidentele dekking. De precieze hoogte van deze kosten volgt uit het aanbestedingsproces dat later dit jaar plaats vindt. Openbaarmaking van de geraamde kosten kan negatieve invloed hebben op de economische positie van de gemeente (de kans op een aanbieding onder het beschikbare budget wordt kleiner). 2. Tijdens de voorbereiding van de bouw en ook tijdens de bouw vindt er continu onderhandeling plaats over de hoogte van kosten tussen de gemeente en opdrachtnemers. Openbaarmaking van de beschikbare budgetten kan negatieve invloed hebben op de economische positie van de gemeente (doordat de rekenmethodes van de gemeente standaard zijn, kunnen opdrachtnemers goed beredeneren welk bedrag de gemeente beschikbaar heeft).

Vraag 10: Onderhoud: Tijdens de vergadering is er o.a. door de directeur van de Speeldoos, maar ook door anderen gesproken over “lekkende daken” of “emmertjes neerzetten om water op te vangen”. Dit geeft aan dat de staat van onderhoud bedroevend is. Kan het college aangeven waarom ondanks dat toegezegd is dit wel toe doen, het noodzakelijke onderhoud niet gepleegd is? Antwoord: De technische staat van het pand aan de Rembrandtlaan is matig. In afwachting van een besluit over de herontwikkeling is de afgelopen jaren het onderhoud uitgevoerd op niveau basis. Dit betekent dat alleen de strikt noodzakelijke onderhoudswerkzaamheden worden uitgevoerd. In feite betekent dit dat vooral correctief onderhoud plaats vindt. Wanneer er iets stuk gaat, lekt of niet werkt, wordt het gemaakt. De gemeente is zeer terughoudend met het doen van investeringen die dit soort onderhoud kunnen voorkomen. Het dak van het theater heeft vorig jaar een extra ronde gekregen waarbij het hele dak opgelapt is. Jaarlijks vindt er een kleine ronde plaats. Er zijn vanuit het theater dit jaar nog geen meldingen binnen gekomen van lekkages. Met vriendelijke groet, Hugo Prakke Wethouder

6