328530 Kredietbesluit gezamenlijke huisvesting bibliotheek en theater rvs

RAADSVOORSTEL

Zaaknummer

328530

Onderwerp

Kredietbesluit gezamenlijke huisvesting bibliotheek en theater

Besluit in raad

22 december 2021

Portefeuillehouder(s)

Wethouder Prakke

Naam steller

Melger Seebregts

Status / Vertrouwelijkheid

Openbaar

Voorgestelde beslispunten: 1. Een krediet van € 8.273.504 beschikbaar te stellen voor de realisatie van de vernieuwbouwplannen voor de gezamenlijke huisvesting van theater en bibliotheek. 2. Een aanvullend budget beschikbaar te stellen van € 644.194 voor de voorbereidingskosten van het bouwproject. 3. Een aanvullend incidenteel budget beschikbaar te stellen van € 103.009 voor de sloop- en inrichtingskosten. 4. Een aanvullend incidenteel budget beschikbaar te stellen van € 108.000 voor de tijdelijke huisvesting van het theater tijdens de bouw 5. De door het college opgelegde geheimhouding op de bijlagen 'Toelichting kosten, lasten en dekking en de scenariostudie tijdelijke huisvesting', op grond van artikel 25 lid 3 Gemeentewet te bekrachtigen. Samenvatting van het voorstel Op 16 december 2020 heeft de gemeenteraad besloten dat de bibliotheek en het theater in Baarn gezamenlijke huisvesting krijgen op de Rembrandtlaan. Dit besluit nam de raad na een onderzoek waarin drie mogelijke locaties op een groot aantal onderdelen (onder meer ruimtelijke kwaliteit, bereikbaarheid, exploitatiemogelijkheden, procesmatige aspecten en financiën) zijn vergeleken. Met datzelfde besluit heeft de raad het college de opdracht gegeven het plan voor deze locatie verder te ontwikkelen. In 2021 heeft de gemeente, samen met de toekomstige gebruikers van het pand, het plan uitgewerkt.

Voor de zomer is een programma van eisen opgesteld en is via een Europese aanbesteding een architect geselecteerd. Vanuit de gemeente zijn ruimtelijke kaders en een beeldkwaliteitsplan opgesteld. Vanaf de zomer heeft de architect een voorlopig ontwerp gemaakt en hebben de gemeente, de bibliotheek en het theater een exploitatieplan opgesteld. De geraamde kosten voor het ontwerp vallen, met name door de forse stijging van bouwkosten dit jaar, hoger uit dan de raming van december 2020. De betrokken partijen hebben zich maximaal ingezet om de financiële gevolgen hiervan te beperken. Op 9 november 2021 heeft het college het programma van eisen en het voorlopig ontwerp voor de vernieuwbouw vastgesteld. Het college vraagt daarom nu de raad om middelen voor de uitvoering van het vernieuwbouwplan beschikbaar te stellen. Tegelijk vraagt het college de raad om middelen beschikbaar te stellen voor tijdelijke huisvesting van het theater tijdens de bouwperiode. Aanleiding Theater de Speeldoos en Bibliotheek Eemland, vestiging Baarn nemen een belangrijke plek in binnen de Baarnse gemeenschap. Van jong tot oud bezoekt het theater en de bibliotheek. Zij brengen er graag hun vrije tijd door,

1

bezoeken een voorstelling, lenen een boek, participeren in een toneelgroep of zangvereniging, of volgen een cursus rondom persoonlijke ontwikkeling of (digi-) taalvaardigheden. Beide voorzieningen zijn onmisbaar in Baarn. Ze bepalen mede de identiteit en eigenheid van de gemeente en dragen bij aan de leefbaarheid en saamhorigheid. In 2016 zijn de eerste plannen voor gezamenlijke huisvesting van het theater en de bibliotheek ontstaan. Beide gebruikers, alsmede Volksuniversiteit Baarn, hebben in dat jaar bij de gemeente aangegeven dat zij voordeel zien van een intensieve samenwerking. Het effect van samenwerking zal groter zijn, dan het effect wanneer beide organisaties afzonderlijk van elkaar zouden blijven opereren. Gezamenlijke huisvesting wordt gezien als een belangrijke randvoorwaarde voor o.a. het bereiken van nieuwe doelgroepen, een gezamenlijke programmering die elkaar versterkt en het realiseren van een gezonde exploitatie. Door de samenwerking tussen de verschillende organisaties in het pand en kruisbestuiving tussen de activiteiten ontstaat synergie. Het stimuleert creativiteit en vernieuwing bij de invulling van het gezamenlijke programma. Hiermee creëren de organisaties een voorziening in Baarn die verschillende doelgroepen aanspreekt en die nieuwe bezoekers kan aantrekken.

Op 16 december 2020 heeft uw raad besloten dat de locatie op de Rembrandtlaan de voorkeurslocatie is voor de gezamenlijke huisvesting. Dit besluit volgde op een uitgebreid onderzoek waarin drie mogelijke locaties op een groot aantal onderdelen (onder meer ruimtelijke kwaliteit, bereikbaarheid, exploitatiemogelijkheden, procesmatige aspecten en financiën) zijn vergeleken. Met datzelfde besluit heeft de raad het college de opdracht gegeven het plan voor deze locatie verder te ontwikkelen. De gemeente heeft de plannen uitgewerkt in goede samenwerking met de bibliotheek en het theater. De drie partijen hebben zich dit jaar verenigd in een werkgroep waarin het programma van eisen, het ontwerp en de financiën uitgebreid inhoudelijk zijn behandeld. Vervolgens zijn de voorstellen die nu voorliggen geaccordeerd in een overleg met de bestuurders van de betrokken organisaties. Beoogd resultaat In een snel veranderende multiculturele samenleving, met vaak grote tegenstellingen tussen bevolkingsgroepen, is het belangrijk dat inwoners zich kunnen blijven ontwikkelen, elkaar blijven ontmoeten en in dialoog met elkaar blijven gaan. Kunst, cultuur en educatie hebben een verbindende werking tussen mensen en bevorderen daarmee een gevoel van wederzijdse betrokkenheid en positieve gezondheid.

Het is belangrijk dat inwoners mee kunnen blijven doen en bij kunnen dragen aan de moderne informatiesamenleving. De aanwezigheid van goede huisvesting voor de bibliotheek en het theater levert daarom meerwaarde aan het leef- en vestigingsklimaat van de gemeente Baarn. Met het toekennen van de gevraagde middelen kan de gemeente de uitvoering van het project opstarten. Achtereenvolgens doorloopt het project de fasen Definitief Ontwerp (DO), Technisch Ontwerp (TO), de aanvraag omgevingsvergunning, de selectie van de aannemer, de uitvoering van het werk en de ingebruikname van het pand. Het toekennen van middelen voor tijdelijke huisvesting van het theater zorgt ervoor dat het culturele aanbod in Baarn tijdens de bouw in stand blijft. Argumenten Het programma van eisen voor gezamenlijke huisvesting Het Theater de Speeldoos en Bibliotheek Eemland, vestiging Baarn, zijn momenteel nog apart van elkaar gehuisvest. Beiden zoeken in gezamenlijkheid naar synergie in het ontwikkelen van cultureel maatschappelijke initiatieven en samenwerkingen tussen en met organisaties, partners en uiteraard inwoners.

2

Het theater verhuurt momenteel al, in aanvulling op de eigen programmering, zalen aan vaste gebruikers als toneelgroepen, volksuniversiteit, yogaschool, etc. Het nieuwe gebouw zal naar verwachting zorgen voor een groei in het aanbod van cultureel maatschappelijke activiteiten en zal ook het cultureel ondernemen meer mogelijk maken. De bibliotheek kan met het nieuwe gebouw eveneens een groei in cultureel maatschappelijke activiteiten op de bibliotheekvloer realiseren. De beoogde groei vindt met name plaats door een gelijkmatigere bezetting van ruimten gedurende de dag en de week. Het Programma van Eisen (zie bijlage) benoemt de functionele, ruimtelijke, esthetische en technische eisen die aan het gebouw gesteld worden. Uitgangspunt is de realisatie van een kleine theaterzaal (vlakke vloer), backstagevoorzieningen, bibliotheekruimten, theater- en leescafé met publieksvoorzieningen, multifunctionele zalen en kantoren. De grote zaal blijft gehandhaafd en wordt voorzien van een omloop rondom het toneel. In de toekomstige accommodatie werken de hoofdhuurders samen vanuit een synergie-concept, mede hierom vloeien de publieksruimtes, waar mogelijk, in elkaar over. Daarnaast kunnen de gebruikers ook eigen ruimten benutten en zelfstandig opereren. Dit vergt een flexibel in te delen gebouw dat voldoet aan alle duurzaamheidseisen.

Het voorlopig ontwerp Na een Europese aanbestedingsprocedure is in de zomer van 2021 architectenbureau DP6 uit Delft aangesteld om het ontwerp voor de vernieuwbouw te maken. als kader voor het ontwerp zijn meegegeven het Programma van eisen en het op 8 juni 2020 door het college vastgestelde stedenbouwkundig kader en het beeldkwaliteitsplan (zie bijlage). Het voorstel van de architect (zie bijlage VO-fasedocument) is om een overzichtelijk gebouw met een transparante gevel aan de Rembrandtlaan te maken, waarin veel aandacht is voor sfeer, comfort en een groene uitstraling. Een plek waarin bezoekers zich overdag en ’s avonds thuis voelen. Het theatercafé dient als foyer bij voorstellingen en transformeert overdag naar een laagdrempelig (lees-)café. De bibliotheek wordt op de eerste verdieping gesitueerd en is met de begane grond verbonden via een brede trap, die tevens dienst doet als tribune voor kleine presentaties of optredens, en een lift, zodat het gehele pand voor iedereen toegankelijk is. Verder komen er verschillende multifunctionele ruimten voor diverse cursussen, vergaderingen en bijeenkomsten. Alle betrokken partijen (gebruikers, omwonenden, adviseurs) zijn enthousiast over het ontwerp.

Financiën Het in het raadsbesluit van december 2020 genoemde bedrag voor de stichtingskosten (€ 8,2 miljoen) blijkt niet voldoende voor realisatie van het door de gemeenteraad gekozen model. Voornaamste oorzaak hiervan zijn de bouwkosten die, met name door een stijging van de grondstoffenprijzen, het afgelopen jaar enorm zijn gestegen. De uitwerking van de plannen heeft daarnaast meer inzicht gegeven in de technische beperkingen van het gebouw. Er is extra budget nodig om de gebruikskwaliteit te garanderen. Ten slotte is duidelijk geworden dat er meer tijd nodig is voor de realisatie van de plannen. Ook dit zorgt voor extra (proces-)kosten. Vanuit het ontwerpteam, de gebruikers en de gemeente is maximale inzet gepleegd om de investeringslasten te beperken. Op verschillende onderdelen (technisch, functioneel, esthetisch en duurzaamheid) is het ontwerp aangepast. Dit heeft geleid tot een huidig geraamd investeringsbedrag van € 9,8 miljoen. De drie betrokken partijen (bibliotheek, theater en gemeente) willen de extra structurele lasten die gemoeid zijn met de hogere stichtingskosten gezamenlijk dragen. Het theater (bovenop hun eerdere toezegging uit 2020) en de bibliotheek doen beiden een extra bijdrage van € 10.000 in de exploitatie. Voor de gemeente betekent dit het volgende:

3

•

•

Vanaf jaar 1 tot en met 5 is sprake van een stijging van de lasten naar € 78.000. Van dit bedrag is reeds € 33.000 (op basis van het raadsbesluit van december 2020) als stelpost opgenomen in de begroting, waardoor er per saldo in deze jaren sprake is van een toename van € 45.000. Dit bedrag wordt gedekt uit het begrotingssaldo van de gemeente. Vanaf jaar 6 is sprake van een stijging van de lasten naar € 39.000. Van dit bedrag is reeds € 33.000 (op basis van het raadsbesluit van december 2020) als stelpost opgenomen in de begroting, waardoor er per saldo sprake is van een toename van € 6.000. Dit bedrag wordt gedekt uit het begrotingssaldo van de gemeente.

Tijdelijke huisvesting Volgens planning zal van 1 januari 2023 tot september 2024 het pand aan de Rembrandtlaan 35 dicht zijn voor verbouwing. Dit houdt in dat De Speeldoos dan geen activiteiten kan organiseren op die locatie. Naast de eigen activiteiten verhuurt De Speeldoos momenteel ook zalen aan vaste gebruikers als toneelgroepen, volksuniversiteit, yogaschool, etc. Voorzieningen die onmisbaar zijn in Baarn. Ze bepalen mede de identiteit en eigenheid van de gemeente en dragen bij aan de leefbaarheid en saamhorigheid. Uitgangspunt van het raadsvoorstel van december 2020 was dat een bedrag van € 192.000 nodig zou zijn voor de aanzuivering van bestaande tekorten bij het theater en verliezen tijdens de bouwperiode. Dit bedrag was gebaseerd op sluiting van een jaar. Hetzelfde bedrag zou beschikbaar zijn voor het realiseren van tijdelijke huisvesting. Dit jaar zijn de scenario's sluiting of tijdelijke huisvesting tijdens de bouw verder uitgewerkt (zie voor de financiële vergelijking de bijlage scenariostudie tijdelijke huisvesting). In het scenario sluiting is het te verwachten maatschappelijk rendement het kleinst. Indien er geen tijdelijke huisvesting gerealiseerd kan worden, dan heeft dit direct invloed op het professionele culturele aanbod van Baarn, alsmede binnen de amateurkunst.

Het (gesubsidieerde) aanbod zal gedurende een lange periode verschralen, waarvan het de vraag is of het weer volledig kan herstellen. Daarbij bestaat het risico dat sluiting meerjarige gevolgen heeft voor de bezoekersaantallen van het theater. Het te verwachten financieel rendement over de totale looptijd van de bouw is ca € -300.000. Er is dus, ten opzichte van het raadbesluit in december, € 108.000 meer budget nodig. In het scenario tijdelijke huisvesting is het te verwachten maatschappelijk rendement het grootst. De beoogde locatie hiervoor is Studio Baarn aan de Hermesweg 8. Studio Baarn is bereid om een locatie beschikbaar te stellen en deze in te richten als theater (inclusief bar, kleedkamers en toiletten). Ook biedt Studio Baarn vervangende kantoor- en activiteitenruimte aan. Theater De Speeldoos kan daarmee de programmering grotendeels continueren. De kosten van dit scenario zijn naar verwachting gelijk aan het scenario dicht. Daarbij bestaat het risico dat de inkomsten van dit scenario lager uitvallen dan verwacht. De extra benodigde middelen ten opzichte van het raadbesluit in december zijn ook € 108.000.

Buitenruimte Het vernieuwbouwproject gaat alleen over de realisatie van nieuwe huisvesting voor bibliotheek en theater. Een opwaardering van de buitenruimte om het pand valt buiten de scope van het project, conform besluitvorming in december 2020. Vanuit stedenbouwkundig oogpunt zijn er voldoende argumenten om dit op te pakken: de inrichting van de omgeving is gedateerd. De buurt vindt dat ook en vraagt daarnaast aandacht voor de afwikkeling van verkeersstromen naar het theater. Het Integraal Beheerplan Openbare ruimte (IBOR) voorziet een aanpak van de Schildersbuurt in de jaren 2023 tot 2026. Vanwege de samenhang met de inrichting van de openbare ruimte aan de voorkant zal de gemeente het participatietraject voor wat betreft de inrichting van het parkeerterrein aan de achterkant van het gebouw, en

4

eventuele overige relevante onderdelen van de openbare ruimte parallel laten lopen aan het IBOR. In het IBOR is echter geen rekening gehouden met (de financiele gevolgen van) de herinrichting van het parkeerterrein achter het theater noch eventuele aanpassingen qua parkeren, groen en dergelijke in de omgeving van het theater. Er zijn hier dan ook geen middelen voor. De gemeente zal afhankelijk van de uitkomsten van het participatietraject einde van het jaar 2022 een specifiek investeringsvoorstel voorbereiden voor de toekomstige inrichting van de omgeving van de bibliotheek en het theater. Voor de uitvoering zal het college bij de perspectiefnota 2024 dekking bij uw raad aanvragen. In de eerste helft 2024 zal er in afstemming met de realisatie van de nieuwe huisvesting en gelijktijdig met de werkzaamheden voortvloeiend uit het IBOR uitvoering gegeven worden aan de plannen. In ieder geval tot er duidelijkheid is over de gewenste verbeteringen wil de gemeente de recent geplaatste borden met daarop ‘parkeren alleen voor bewoners’ laten staan. De betrokken partijen zetten continu in op het verminderen van de parkeerdruk in de buurt door een goede verwijzing naar beschikbare parkeerplaatsen aan de achterkant van het theater en door mensen te verleiden om alternatieve vervoerswijzen te gebruiken.

Algemene risico's Kwaliteit De voorgestelde besparingen op het ontwerp kunnen negatieve gevolgen hebben voor de exploitatie van het pand. De opdracht aan de architect is om hiervoor te waken en met de beschikbare middelen een aantrekkelijk pand te ontwerpen.

Planning De voorgenomen afwijking van het bestemmingsplan voor de omloop van de grote zaal houdt een beperkt planningsrisico in. Ook als een aanvraag past binnen een bestemmingsplan, hebben belanghebbenden het recht om bezwaar, beroep en hoger beroep tegen de omgevingsvergunning aan te tekenen. Het verschil zit vooral in de verplichte belangenafweging die het bevoegd gezag moet maken bij een afwijking van het bestemmingsplan – dus ook belangen van de belanghebbenden zoals privacy, (zon)lichtinval, waardedaling woning, geluid, verkeer e.d. – en de motivering ervan. Naast het feit dat het bevoegd gezag moet motiveren waarom wel of geen gebruik wordt gemaakt van de bevoegdheid om af te wijken van het bestemmingsplan, moet het bevoegd gezag ook de belangafweging motiveren en waarom er wel of geen sprake is van een goede ruimtelijke ordening. Het bevoegd gezag moet met andere woorden meer onderzoeken en keuzes/afwegingen meer motiveren. Als belanghebbenden kiezen om in beroep te gaan, wordt vooral deze motivering beoordeeld. De voorgenomen afwijking van het bestemmingsplan levert geen extra rechten op voor belanghebbenden en vormt daarom geen extra planningsrisico.

Financiën De ontwikkeling van de grondstoffenprijzen is in de huidige markt lastig te voorspellen. Dit komt ook door de (verlaging van productie door) gestegen energieprijzen en arbeidsloon. In de huidige kostenraming is daarom een hoger bedrag opgenomen voor kostenstijgingen in vergelijking met de raming van december 2020.

Het project betreft de vernieuwbouw van een bestaand pand. Daarmee is er een groter risico op onvoorziene werkzaamheden, met name de aanwezigheid van asbest is een risico. De mogelijkheid om deze risico's voor de bouw te onderzoeken zijn beperkt. Destructief onderzoek is hiervoor nodig, maar lastig uitvoerbaar omdat het pand nog in gebruik is. Daarnaast zorgt dit voor kosten voor herstelwerkzaamheden.

5

Uitgangspunt van de projectontwikkeling is dat de klimaatinstallatie van de grote zaal intact blijft. Ondanks het feit dat het een oud systeem is, kan het technisch nog jaren mee. Het grootste risico hierbij is dat de gemeente het systeem op korte termijn alsnog moet vervangen als gevolg van aanpassing van de ventilatie-eisendoor de landelijke overheid om de verspreiding van het Coronavirus tegen te gaan. Bij de invoering van dit soort maatregelen stelt de overheid overigens vaak ook budgetten beschikbaar (zoals bv bij de SUVIS maatregelen voor scholen). Het totaal benodigde bouwbudget voor dit project is pas definitief na oplevering van het werk. Tegenvallers in de bouw kunnen in principe worden gedekt uit de post onvoorzien die in de raming is opgenomen. Kosten, baten en dekking Het totale investeringsbedrag voor de bouw is € 9,8 miljoen. De additionele lasten (voor tijdelijke huisvesting) bedragen € 300.000. • Voor de uitvoering van de bouw is een krediet nodig ter hoogte van € 8.273.504. • Voor de voorbereiding van de bouw is € 894.194 nodig. Op basis van eerder besluitvorming was al een bedrag van € 250.000 toegekend (MIP begroting 2022). Aanvullend is daarom nu € 644.194 nodig. • Het totaal aan incidentele lasten bedraagt € 991.000 (= € 691.009 aan sloop- en inrichtingskosten + € 300.000 aan additionele kosten).

Hiervan is € 780.000 opgenomen bij de incidentele baten en lasten van de begroting 2022. Aanvullend is daarom nu € 211.009 (= € 103.009 voor sloop- en inrichting en € 108.000 voor tijdelijke huisvesting) nodig. De opbouw van deze kosten en een overzicht van de gevolgen voor de gemeentelijke begroting staat in de bijlage toelichting kosten, lasten en dekking. Aanpak / Uitvoering Na een positief besluit start in januari 2022 een bouwmanager met het vervolg van dit project. Deze bouwmanager is in de tweede helft van 2021 door een onderhandse aanbesteding geselecteerd. De kosten zijn in de VO-raming opgenomen. De opdracht voor de bouwmanager is om het project door de volgende fasen te leiden: • DO, TO, aanvraag Omgevingsvergunning (tm zomer 2022) • Aanbesteding werk (tm november 2022) • Voorbereiding bouw (tm januari 2023) • Start uitvoering (jan 2023 tm mei 2024) • Inhuizing en proefdraaien gebruikers (juni tm september 2024) Deze planning biedt voldoende ruimte voor het zorgvuldig doorlopen van het bouwproces en de inhuizing en geeft tegelijk de mogelijkheid om geschikte vervangende huisvesting voor het theater te organiseren. Naast de technische aanpak, zal parallel een traject starten om de programmatische samenwerking tussen cultureel-maatschappelijke organisaties te vergroten.

Gezamenlijke huisvesting biedt de mogelijkheid om elkaars activiteiten te versterken, te vernieuwen en uit te breiden met nieuwe doelgroepen. Dit sluit aan bij het gedachtegoed van de inclusieve samenleving, waarin iedereen meedoet. Cultuur heeft een positieve werking op de geestelijke gezondheid en zorgt als verbindingsmiddel ervoor dat mensen elkaar ontmoeten en zich daardoor gelukkiger voelen. Hoe toegankelijker we cultuur maken en ontmoeting en uitwisseling stimuleren, hoe meer we erin slagen om verschillende beleidsopgaven te realiseren vanuit een cross-sectorale en multidisciplinaire aanpak. De gezamenlijke huisvesting is een kans voor een vernieuwende programmering en samenwerking, en daarmee een versterking van het culturele klimaat in Baarn. Duurzaamheid De vernieuwbouw voldoet aan het nieuwe Bouwbesluit dat per 1 januari 2021 in werking is getreden. In aansluiting op het Baarns Klimaat Akkoord wordt het gebouw, met uitzondering van de te handhaven delen, ‘gasloos’. Communicatie 6

Het raadsbesluit zal door middel van een persbericht bekend worden gemaakt. De direct betrokkenen worden persoonlijk op de hoogte gesteld van het besluit. De communicatie in het vervolgproces zal gericht zijn op het informeren van uw raad, de inwoners en andere stakeholders en vindt zoveel mogelijk plaats vanuit de gezamenlijke partijen. Inzet van middelen wordt afgestemd op de verschillende doelgroepen; o.a. bijeenkomsten, raadsinformatiebrieven, persberichten, nieuwsberichten op de websites en sociale media, beeldmateriaal en maquette. Daarnaast is ook aandacht voor participatiemogelijkheden. Alle informatie over het project is verzameld op de projectpagina www.baarn.nl/huisvestingtheaterenbibliotheek. Onder voorbehoud van bestuurlijke besluitvorming over dit voorstel zal begin 2022 de naam van het nieuwe gebouw bekend gemaakt worden. Evaluatie Niet van toepassing

Burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

E. Jansma 1e locoburgemeester

Bijlagen: 328530 Kredietbesluit gezamenlijke huisvesting bibliotheek en theater bijlage 1 Programma van eisen 328530 Kredietbesluit gezamenlijke huisvesting bibliotheek en theater bijlage 2 Stedenbouwkundig kader en beeldkwaliteitsplan 328530 Kredietbesluit gezamenlijke huisvesting bibliotheek en theater bijlage 3 Voorlopig Ontwerp (VO) 328530 Kredietbesluit gezamenlijke huisvesting bibliotheek en theater bijlage 4 Planning 332760 Kredietbesluit gezamenlijke huisvesting bibliotheek en theater bijlage 5 toelichting kosten, lasten en dekking (geheim) 332760 Kredietbesluit gezamenlijke huisvesting bibliotheek en theater bijlage 6 scenariostudie tijdelijke huisvesting (geheim)

7