326582 Controleprotocol 2021 bijlage 1 Controleprotocol 2021

CONTROLEPROTOCOL VOOR DE ACCOUNTANTSCONTROLE OP DE JAARREKENING 2021 VAN DE GEMEENTE BAARN behoort bij raadsvoorstel 326582 1

Wettelijk kader

De gemeentewet, i.c. art. 213 Gemw, bepaalt dat de gemeenteraad een accountant aanwijst als bedoeld in art. 393 eerste lid Boek 2 Burgerlijk Wetboek voor de controle van de in art 197 Gemw bedoelde jaarrekening en het daarbij verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Voor de opdrachtverstrekking aan de accountant kan de gemeenteraad nadere aanwijzingen geven voor de te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties. De accountant mag daarbij verwachten dat de gemeente inzichtelijk maakt welke wet- en regelgeving van toepassing is. Dit is in bijlage 1 opgenomen. De gemeenteraad heeft op 17 april 2019 de verordening ex art 213 Gemw voor de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Baarn vastgesteld. In dit raadsbesluit is het bij de controle te hanteren normenkader in hoofdlijnen bevestigd. Met dit controleprotocol stelt de gemeenteraad nadere aanwijzingen vast die specifiek van toepassing zijn voor het controlejaar 2021. 2

Definities

Reikwijdte accountantscontrole Met "reikwijdte van een beoordelingsopdracht" wordt bedoeld de beoordelingswerkzaamheden die in de gegeven omstandigheden nodig worden geacht om het doel van de beoordelingsopdracht te bereiken. De werkzaamheden die nodig zijn om een beoordelingsopdracht te kunnen uitvoeren moeten door de accountant worden bepaald op grond van de voorschriften in de Standaard accountantscontrole financiële overzichten, de voorschriften van relevante beroepsorganisaties, bepalingen in wet- en regelgeving, alsmede voor zover van toepassing de opdrachtvoorwaarden en de rapporteringsvoorschriften. Rechtmatigheid Onder rechtmatigheid wordt begrepen de definitie volgens het Besluit Accountantscontrole decentrale overheden (Bado) dat de in de rekening verantwoorde lasten, baten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen, dat wil zeggen “in overeenstemming zijn met de begroting en met de van toepassing zijnde wettelijke regelingen, waaronder gemeentelijke verordeningen”. Vanaf het dienstjaar 2022 legt het college verantwoording over rechtmatigheid. Voor een toelichting op het begrip rechtmatigheid in relatie tot de accountantscontrole bij gemeenten en provincies wordt verwezen naar: • • • •

Nota van toelichting bij het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Staatsblad 2017, 469); NIVRA discussierapport “Financiële rechtmatigheid(scontrole) bij gemeenten en provincies” van 12 mei 2004; VNG ledenbrief “Accountantscontrole 2004” van 12 augustus 2004; Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten “Kadernota Rechtmatigheid” van de cie BBV.

In het kader van de rechtmatigheidscontrole kunnen 9 rechtmatigheidscriteria worden onderkend: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

begrotingscriterium; voorwaardencriterium; misbruik en oneigenlijk gebruikscriterium; calculatiecriterium; valuteringscriterium; adresseringscriterium; volledigheidscriterium;

Controleprotocol gemeente Baarn 2021

1

8. 9.

aanvaardbaarheidscriterium; leveringscriterium.

Voor de oordeelsvorming over de rechtmatigheid van het financieel beheer zal extra aandacht besteed moeten worden aan de volgende rechtmatigheidscriteria: • • •

begrotingscriterium; misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O-criterium); voorwaardencriterium.

In de Audit Alert 13 van het NIVRA van 15 juli 2004 is over deze rechtmatigheidscriteria onder meer het volgende opgenomen. Vanaf het verslagjaar 2022 vindt er een verandering plaats in de verantwoording van rechtmatigheid. Het college van B&W dient zelf in de jaarrekening verantwoording afleggen over de rechtmatigheid van het gevoerde bestuur. De accountant zal zich dan beperken tot een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening. Begrotingscriterium Als blijkt dat de gerealiseerde lasten zoals weergegeven in de jaarrekening hoger zijn dan de geraamde bedragen met inbegrip van de laatste begrotingswijziging, is – voor zover het de begrotingsoverschrijdingen betreft – mogelijk sprake van onrechtmatige uitgaven. De overschrijding kan namelijk in strijd zijn met het budgetrecht van de gemeenteraad zoals geregeld in de Gemeentewet. Voor de afsluitende oordeelsvorming is van belang in hoeverre de begrotingsoverschrijding past binnen het door de gemeenteraad geformuleerde beleid en/of wordt gecompenseerd door aan de lasten gerelateerde hogere inkomsten. Het bepalen of respectievelijk welke begrotingsoverschrijdingen al dan niet verwijtbaar zijn, is voorbehouden aan de raad.

De lastenoverschrijding van het loonkostenbudget worden niet per programma beoordeeld, maar als een programma overschrijdend systeem waarbij de totale werkelijke loonkosten van de gemeente wordt beoordeeld ten opzichte van het totale loonkostenbudget. M&O-criterium Gemeenten zullen een beleid ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik moeten hebben. In het jaarverslag en/of de toelichting op de jaarrekening verantwoordt het college zich over de opzet, de uitvoering en de resultaten van het M&O. Indien een gemeente geen toereikend M&O-beleid voert kan dit gevolgen hebben voor het accountantsoordeel. Indien bij een toereikend M&O-beleid dat in voldoende mate is uitgevoerd toch een belangrijke (materiële) onzekerheid – die inherent is aan de regeling – blijft bestaan met betrekking tot de rechtmatigheid van de uitgaven of ontvangsten en deze niet verder kan worden gereduceerd, dient de accountant te beoordelen of deze onzekerheid in de toelichting bij de jaarrekening adequaat wordt weergegeven. Voorwaardencriterium Besteding en inning van gelden door een gemeente zijn aan bepaalde voorwaarden verbonden waarop door de accountant moet worden getoetst. Deze voorwaarden liggen vast in wetten en regels van hogere overheden en de (eigen) gemeentelijke regelgeving. De gestelde voorwaarden hebben in het algemeen betrekking op: • • • • • • •

De omschrijving van de doelgroep respectievelijk het project; De heffings- en/of declaratiegrondslag; Normbedragen ‘denk aan hoogte en duur’; De bevoegdheden; Het voeren van een administratie; Het verkrijgen en bewaren van bewijsstukken; Aan te houden termijnen besluitvorming, betaling, declaratie e.d.

De precieze invulling verschilt per wet respectievelijk regeling respectievelijk verordening. Voor alle geldstromen moet ondubbelzinnig vaststaan welke voorwaarden van toepassing zijn. De door hogere overheden gestelde voorwaarden liggen volledig vast. Dit geldt echter niet voor de voorwaarden in de gemeentelijke regelgeving. Controleprotocol gemeente Baarn 2021

2

Getrouwheid Een getrouw beeld houdt in dat de uitkomsten van het gevoerde financieel beheer getrouw in de jaarrekening worden weergegeven, waarbij rekening is gehouden met het doel waarvoor de verantwoording is opgesteld. In het geval van de gemeente is het doel van de jaarrekening het afleggen van verantwoording aan de raad over de realisatie van de begroting. Een getrouw beeld impliceert dat de jaarrekening niet zodanige fouten en/of onzekerheden bevat dat het oordeel van de gebruiker (de gemeenteraad) beïnvloed wordt. Goedkeuringstoleranties De goedkeuringstolerantie is het bedrag dat de som van fouten in de jaarrekening of onzekerheden in de controle aangeeft, die in een jaarrekening maximaal mogen voorkomen, zonder dat de bruikbaarheid van de jaarrekening voor de oordeelsvorming door de gebruikers kan worden beïnvloed. De goedkeuringstolerantie is bepalend voor de oordeelsvorming, de strekking van de af te geven accountantsverklaring. De goedkeuringstoleranties gelden voor de getrouwheid en de rechtmatigheid samen. Voor het verkrijgen van een goedkeurende verklaring bij de jaarrekening, mag het aantal fouten in de jaarrekening (voor de getrouwheid en rechtmatigheid samen) niet meer dan 1% van de totale lasten bedragen; bovendien mogen de onzekerheden in de controle (ook weer voor de getrouwheid en rechtmatigheid samen) niet meer dan 3% van de totale lasten bedragen.

Rapporteringstoleranties De rapporteringtolerantie(s) is een bedrag dat gelijk is aan of lager is dan de bedragen voortvloeiend uit de goedkeuringstolerantie. Bij overschrijding van dit bedrag vindt rapportering plaats in het verslag van bevindingen. In het hierna opgenomen schema zijn de goedkeuringstolerantie en de rapporteringtolerantie(s) opgenomen zoals door de gemeenteraad vastgesteld voor het controlejaar 2020. Deze komen overeen met het wettelijk minimum. Oordeel In de accountantsverklaring dient het oordeel van de accountant over de financiële overzichten duidelijk tot uitdrukking te worden gebracht. en goedkeurend oordeel dient tot uitdrukking te worden gebracht indien de accountant tot de conclusie komt dat de financiële overzichten een getrouw beeld geven in overeenstemming met het van toepassing zijnde stelsel van financiële verslaggeving. Opdracht tot het verrichten van overeengekomen specifieke werkzaamheden Een opdracht waarbij de accountant die werkzaamheden verricht die hij, de entiteit en mogelijke andere belanghebbenden zijn overeengekomen en rapporteert over feitelijke bevindingen. De ontvangers van het rapport trekken daaruit hun eigen conclusies.

Het rapport is uitsluitend bestemd voor partijen waarmee de te verrichten werkzaamheden zijn overeengekomen, aangezien anderen die niet op de hoogte zijn van het doel van de werkzaamheden, de resultaten onjuist kunnen interpreteren. Opdrachtbevestiging Door middel van de opdrachtbevestiging worden de aanvaarding van de opdracht, het doel en de reikwijdte van de controle, de omvang van de verantwoordelijkheid van de accountant ten opzichte van de opdrachtgever en de wijze van rapportering vastgelegd en bevestigd. De gemeenteraad heeft het accountantsbureau Astrium opdracht verstrekt de accountantscontrole voor de dienstjaar 2020, 2021 en 2022, als bedoeld in art 213 Gemw., voor de gemeente Baarn uit te voeren. Object van controle is de jaarrekening 2021 van de gemeente Baarn. 3 Doelstelling Dit controleprotocol heeft als doel nadere aanwijzingen te geven aan de accountant over de reikwijdte van de accountantscontrole, de daarvoor geldende normstellingen en de daarbij verder te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties voor de controle van de jaarrekening 2021 van de gemeente Baarn. De raad kan de accountant alleen nadere aanwijzingen geven voor zover dit uitgaat boven de wettelijke minimumeisen.

Controleprotocol gemeente Baarn 2021

3

Sinds 2006 maakt tevens de getrouwe en rechtmatige weergave van de voorgeschreven bijlage, die voor de Single Information Single Audit (SISA) bij de jaarrekening moet worden bijgevoegd, deel uit van de controlewerkzaamheden. 4

Opdracht tot het verrichten van overeengekomen (specifieke) werkzaamheden

Het controleprotocol is door de auditcommissie behandeld. De auditcommissie is akkoord met het controleprotocol. Naast de reguliere werkzaamheden die worden verricht voor de controle van de jaarrekening, is met de auditcommissie afgesproken leerlingenvervoer als specifiek aandachtpunt voor de accountantscontrole 2021. Bij de controle van leerlingenvervoer wordt in het algemeen het hele proces gecontroleerd (aanvraag, toekenning, facturatie, betalingen en geleverde prestaties). 5 Algemene uitgangspunten voor de controle (getrouwheid én rechtmatigheid) Zoals in art 213 Gemw is voorgeschreven zal de controle van de in artikel 197 Gemw bedoelde jaarrekening uitgevoerd door de door de raad benoemde accountant gericht zijn op het afgeven van een oordeel over: • • • • •

het getrouwe beeld van de gepresenteerde baten en lasten in de jaarrekening en de grootte en samenstelling van het vermogen; het rechtmatig tot stand komen van de baten en lasten en balansmutaties; de inrichting van het financieel beheer en de financiële organisatie gericht op de vraag of deze een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; het in overeenstemming zijn van de opgestelde jaarrekening door het college met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels bedoeld in artikel 186 Gemw; de verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening.

Bij de controle zullen de nadere regels, die bij of krachtens algemene maatregel van bestuur worden gesteld, op grond van artikel 213, lid 6 Gemw de Kadernota Rechtmatigheid (BBV) en adviezen van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten alsmede de Richtlijnen voor de Accountantscontrole (NIVRA) bepalend zijn voor de uit te voeren werkzaamheden. 6 Te hanteren goedkeurings- en rapporteringstoleranties De accountant richt de controle in op het ontdekken van belangrijke fouten en baseert zich daarbij op risicoanalyse, vastgestelde toleranties en statische deelwaarnemingen en extrapolaties. % van de lasten

Goedkeurend

Beperking

Oordeelonthouding

Afkeurend

Fouten in de jaarrekening

≤ 1%

> 1% < 3%

---

≥ 3%

Onzekerheden in de controle

≤ 3%

> 3% < 10%

≥ 10%

---

Op basis van de begroting 2021van de gemeente Baarn betekenen bovengenoemde percentages dat een totaalbedrag aan fouten in de jaarrekening van circa € 0,61 miljoen (1% van de totale begrote lasten € 61 miljoen) en een totaal van onzekerheden van circa € 1,83 miljoen (3%) de goedkeurende strekking van de accountantsverklaring niet zullen aantasten. Voor de rapporteringstolerantie stelt de raad als maatstaf dat de accountant elke fout of onzekerheid ≥ € 100.000 rapporteert. In het kader van SISA gelden wettelijk andere rapporteringstoleranties dan hierboven genoemd. In de bevindingen over de SISA neemt de accountant per specifieke uitkering de fouten en onzekerheden, boven een vastgestelde financiële grens, op voor zover die niet door de gemeente zijn of kunnen worden gecorrigeerd. Deze financiële grens is per specifieke uitkering:

Controleprotocol gemeente Baarn 2021

4

a b c

€ 10.000 indien de omvangbasis kleiner dan of gelijk aan € 100.000 is; 10% indien de omvangbasis groter dan € 100.000 en kleiner dan of gelijk aan € 1.000.000 is; € 100.000 indien de omvangbasis groter dan € 1.000.000 is.

7 Professioneel judgement Naast deze kwantitatieve benadering zal de accountant ook een kwalitatieve beoordeling hanteren (professional judgement). De weging van fouten en onzekerheden vindt ook plaats op basis van professional judgement. 8 Reikwijdte accountantscontrole rechtmatigheidstoetsing De accountantscontrole op rechtmatigheid voor het dienstjaar 2021 is limitatief gericht op: A) de naleving van wettelijke kaders, zoals die in de kolom “Externe wetgeving” van het normenkader voor de rechtmatigheidcontrole is opgenomen (bijlage 1 van dit protocol). Dit uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen; B) de naleving van de volgende kaders: • • •

de begroting 2021; financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet; de controleverordening ex artikel 213 Gemeentewet;

C) en de overige kaders zoals opgenomen in de kolom “Interne Regelgeving” van het normenkader voor de rechtmatigheidscontrole (bijlage 1 van dit protocol). Dit laatste voor zover van toepassing en uitsluitend voor zover deze directe financiële beheershandelingen betreffen of kunnen betreffen. Van de gemeentelijke verordeningen worden uitsluitend financiële consequenties verbonden aan die bepalingen, die hoogte, duur en object/doelgroep van financiële beheershandelingen betreffen. In verband hiermee vindt voor de interne regelgeving uitsluitend een toets plaats naar de hoogte, duur en object/doelgroep van financiële beheershandelingen. Indien en voor zover bij de accountantscontrole materiële financiële onrechtmatige handelingen worden geconstateerd worden deze in de rapportage en oordeelsweging uitsluitend betrokken indien en voor zover het door de raad of hogere overheden vastgestelde regels betreft. Met andere woorden: interne regels van college naar ambtelijke organisatie c.q. collegebesluiten vallen daar buiten. Dit geldt ook voor de eigen nota inkoop- en aanbestedingsbeleid. Uitzondering hierop vormen wettelijk verplichte kaderstellende collegebesluiten waarbij is voorgeschreven dat een rechtmatigheidstoets moet worden uitgevoerd.

Voorts kunnen interne regels wel relevant zijn voor de nadere vaststelling van de invulling van “hogere” besluiten, maar deze regels zijn op zich geen object van onderzoek. Het is (over het algemeen) aan het college om een oordeel te vellen over de geconstateerde afwijkingen van lagere interne regels. De termijnen worden gezien als termijnen van orde en niet als fatale termijnen. Een afwijking betekent in het laatst genoemde een rechtmatigheidsfout. 9 Communicatie en periodiek overleg In de verordening ex artikel 213 Gemeentewet is in artikel 4, lid 3, de volgende zinsnede opgenomen: Ter bevordering van een efficiënte en doeltreffende accountantscontrole vindt periodiek afstemmingsoverleg plaats in de auditcommissie. In artikel 7 lid 4 van bovengenoemde verordening is tevens een communicatiemoment opgenomen, namelijk het bespreken van de controlebevindingen tussen de accountant en auditcommissie na afloop van de jaarrekeningcontrole. 10

Rapportering accountant

Controleprotocol gemeente Baarn 2021

5

Tijdens en na afronding van de controlewerkzaamheden rapporteert de accountant hierna in het kort weergegeven als volgt: Interim-controles In het 4de kwartaal van het jaar wordt door de accountant een zogenaamde interim-controle uitgevoerd (indien van toepassing). Over de uitkomsten van die tussentijdse controle wordt een verslag uitgebracht aan het college met een afschrift aan het MT. Verslag van bevindingen Overeenkomstig de gemeentewet wordt omtrent de controle een verslag van bevindingen uitgebracht aan de raad en in afschrift aan het College van Burgemeester en Wethouders. In het verslag van bevindingen wordt gerapporteerd over de opzet en uitvoering van het financiële beheer en of de beheersorganisatie een getrouw en rechtmatig financieel beheer en een rechtmatige verantwoording daarover waarborgen. Uitgangspunten voor de rapportagevorm Gesignaleerde onrechtmatigheden worden toegelicht gespecificeerd naar de aard van het criterium (begrotingscriterium, voorwaardencriterium, etc.). Fouten of onzekerheden die de rapporteringstolerantie als bedoeld in onderdeel 3 van dit controleprotocol overschrijden, worden weergegeven in een apart overzicht bij het verslag van bevindingen. De accountant rapporteert zo nodig ook over eventuele bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en de continuïteit van de door de gemeente gehanteerde geautomatiseerde informatieverzorging.

Accountantsverklaring In de accountantsverklaring wordt op een gestandaardiseerde wijze, zoals wettelijk voorgeschreven, de uitkomst van de accountantscontrole weergegeven, zowel over de getrouwheid als de rechtmatigheid, uitmondend in een oordeel over de jaarrekening. Deze accountantsverklaring is bestemd voor de gemeenteraad, zodat deze de opgestelde jaarrekening kan vaststellen. In bijlage 3 worden de rapportagemomenten nader vastgelegd.

Controleprotocol gemeente Baarn 2021

6

Bijlagen: 1. Inventarisatie wet- en regelgeving in het kader van de rechtmatigheidscontrole bij gemeenten (normenkader); 2. Communicatie en periodiek overleg; 3. Rapportagemomenten.

Controleprotocol gemeente Baarn 2021

7

Bijlage I: Inventarisatie wet- en regelgeving voor de rechtmatigheidscontrole bij de jaarrekening (normenkader) Alle bedragen zijn in duizend euro, tenzij anders is vermeld.

Cat.

Beleidsveld

IV3

Regelgeving bedrag

LASTEN 1.1 Salarissen en sociale lasten

2.1

Belastingen

3.1

Grond

Omschrijving

Extern

Intern

12.045

Salarissen, sociale lasten.

Cao gemeenten; Rechtspositiebesluit wethouders; Fiscale wetgeving; Sociale verzekeringswetten; WOPT/WNT.

UWO + aanpassingen.

276

Onroerende zaakbelasting: Eigenaren woning; Eigenaren niet-woning; Gebruikers niet-woning.

Gemeentewet; Wet OZB; Uitvoeringsbesluit Wet waardering onroerende zaken; Besluit gegevensverstrekking Wet waardering onroerende zaken; Uitvoeringsbesluit instructie waardebepaling Wet waardering onroerende zaken. Bouw- en exploitatieverordening; Besluit Begroting en Verantwoording (BBV).

Verordening op de heffing en invordering van onroerende zaakbelasting 2017.

0

Grondexploitatie: Planschadevergoeding

Procedure planschadevergoeding 2012.

Wet op de Ruimtelijke ordening.

3.2

Duurzame goederen

0

Inkoop en aanbestedingen.

Europese aanbestedingsrichtlijnen;

3.3

Pachten

0

Wet op de Ruimtelijke ordening;

3.4.1

Sociale uitkeringen in natura

Pacht (eeuwig-durende afkoop) Sociale uitkeringen Participatie Re-integratie; SW zittend bestand.

3.528

Nota Grondbeleid;

Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemers (IOAW); Participatiewet; SiSa Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (IOAZ); Beluit bijstandsverlening zelfstandigen (Bbz 2004).

Controleprotocol gemeente Baarn 2021

8

Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Baarn 2013;

Handhavingsverordening Participatiewet, IOAW, IOAZ 2015; Verordening individuele inkomenstoeslag 2015; Beleidsregels terugvordering WWB, IOAW, IOAZ; Beleidsregels verhaal WWB; Beleid van het recht op en de vorm van bijzondere bijstand.

Cat.

Beleidsveld

Bedrag

Omschrijving

Externe regelgeving

Interne regelgeving

3.5.1

Ingeleend personeel

311

Inhuur derden.

BTW/BCF; Wet markt en Overheid.

Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Baarn 2013; Nota Investeren, waarderen en afschrijven; Verordening leerlingenvervoer gemeente Baarn 2018.

3.8

Overige goederen en diensten

12.347

Aankoop goederen en diensten.

BTW/BCF; Wet markt en Overheid.

Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Baarn 2013; Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020; Nota Investeren, waarderen en afschrijven; Verordening leerlingenvervoer gemeente Baarn 2018.

4.1.1

Sociale uitkeringen in geld

5.970

Sociale uitkeringen Participatie Re-integratie; SW zittend bestand.

Wet werk en bijstand;Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemers (IOAW); Participatiewet; SiSaWet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (IOAZ); Beluit bijstandsverlening zelfstandigen.

4.2

Subsidies

4626

SiSa 2020: onderwijs achterstandenbeleid.

Verantwoordingslijst 2020; SiSa-bijlage 2020; Invulwijzer SiSa 2020; Nota procedure aanlevering SiSa verantwoordingsinformatie; Nota verwachtingen accountantscontrole 2020.

Handhavingsverordening Participatiewet, IOAW, IOAZ 2015; Beleidsregels bestuurlijke boete WWB IOAW, IOAZ van de gemeente Baarn; Re-integratieverordening WWBMaatregelenverordening WWB 2004;Verordening individuele inkomenstoeslag 2015; Beleidsregels terugvordering WWB, IOAW, IOAZ; Beleidsregels verhaal WWB;Beleid van het recht op en de vorm van bijzondere bijstand. Algemene subsidieverordening gemeente Baarn 2020.

4.3.1

Inkomensoverdrachten - Rijk

4.3.2

Inkomensoverdrachten - gemeenten

3.049

4.3.3

Inkomensoverdrachten gemeenschappelijke regelingen

10.649

Verbonden partijen: RWA/Amfors; BBS; RUD; RID; RMN; VRU; GGDrU Oud archief.

Gemeentewet; Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR).

4.3.4

Inkomensoverdrachten - provincies

0

4.3.5

Inkomensoverdrachten – waterschappen

0

74

Controleprotocol gemeente Baarn 2021

9

Verordening verbonden partijen 2020.

Cat.

Beleidsveld

4.3.6

Inkomensoverdrachten - overige overheden

4.3.7

0

4.3.9

Inkomensoverdrachten - Europese Unie Inkomensoverdrachten - overige instellingen en personen Inkomensoverdrachten - onverdeeld

4.4.1

Kapitaaloverdrachten - Rijk

0

4.4.2

Kapitaaloverdrachten - gemeenten

0

4.4.3

Kapitaaloverdrachten gemeenschappelijke regelingen Kapitaaloverdrachten - provincies

0

0

4.4.9

Kapitaaloverdrachten – waterschappen Kapitaaloverdrachten - overige overheden Kapitaaloverdrachten - Europese Unie Kapitaaloverdrachten - overige instellingen en personen Kapitaaloverdrachten - onverdeeld

5.1

Rente

6.1

Financiële transacties

7.1

Mutatie reserves

7.2

Mutatie voorzieningen

3.517

7.3

Afschrijvingen

1.907

7.4

Toegerekende reële en bespaarde rente Overige verrekeningen

4.3.8

4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.4.8

7.5

Bedrag 1.664

Omschrijving

Externe regelgeving

Gemeente Amersfoort; Gemeente Soest; Provincie Utrecht.

Gemeentewet; Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR).

Rente.

Wet Fido; Regeling RUDDO; Regeling schatkistbankieren decentrale overheden; Besluit Begroting en verantwoording (BBV); BTW/BCF; Wet markt en Overheid.

Mutaties reserves en voorzieningen

Algemene wet bestuursrecht; Gemeentewet; Besluit Begroting en Verantwoording.

Interne regelgeving

8 0

0

0 0 268 0 150

0 699

-2

Afschrijvingen. Toegerekende rente.

Controleprotocol gemeente Baarn 2021

10

Verordening art 212; Verordening art 213; Verordening art 213a; Nota reserves en voorzieningen 2021; Nota Investeren, waarderen en afschrijven 2021; Treasurystatuut2021; Budgethoudersregeling; Mandaat- en delegatiestatuut; Regeling Borgstelling 2018; Nota misbruik en oneigenlijk gebruik 2017.

Cat.

Beleidsveld

Bedrag

Omschrijving

Externe regelgeving

Interne regelgeving

Onroerende zaakbelasting: Eigenaren woning; Eigenaren niet-woning; Gebruikers niet-woning.

Verordening op de heffing en invordering van onroerende zaakbelasting 2019;

Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Baarn 2013; Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020; Nota Investeren, waarderen en afschrijven; Verordening leerlingenvervoer gemeente Baarn 2018; Marktgeldverordening 2016. Procedure planschadevergoeding 2012.

BATEN 2.2.1 Belastingen op producenten

6.336

2.2.2

Belastingen op huishoudens

2.697

3.1

Grond

0

Grondexploitatie: Planschade-vergoeding; Pacht (eeuwig-durende afkoop)

Gemeentewet; Wet OZB; Uitvoeringsbesluit Wet waardering onroerende zaken; Besluit gegevensverstrekking Wet waardering onroerende zaken; Uitvoeringsbesluit instructie waardebepaling Wet waardering onroerende zaken. Bouw- en exploitatieverordening; Besluit Begroting en Verantwoording (BBV); Wet op de Ruimtelijke ordening.

3.2

Duurzame goederen

0

Inkoop en aanbestedingen

Europese aanbestedingsrichtlijnen;

3.3

Pachten

64

Wet op de Ruimtelijke ordening;

3.4.2

Eigen bijdragen en verhaal sociale uitkeringen in natura

267

Pacht (eeuwigdurende afkoop) Sociale uitkeringen Participatie Re-integratie; SW zittend bestand

3.5.2

Uitgeleend personeel

3.6

Huren

Nota Grondbeleid; Procedure planschadevergoeding 2012.

Wet werk en bijstand; Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werknemers (IOAW);Participatiewet; SiSa Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen (IOAZ); Beluit bijstandsverlening zelfstandigen.

Handhavingsverordening Participatiewet, IOAW, IOAZ 2015; Beleidsregels bestuurlijke boete WWB IOAW, IOAZ van de gemeente Baarn; Re-integratieverordening WWB Maatregelenverordening WWB 2004; Verordening individuele inkomenstoeslag 2015; Beleidsregels terugvordering WWB, IOAW, IOAZ; Beleidsregels verhaal WWB; Beleid van het recht op en de vorm van bijzondere bijstand;

BTW/BCF; Wet markt en Overheid.

Verordening art 212; Budgethouder regeling; Mandaat- en delegatiestatuut; Nota misbruik en oneigenlijk gebruik.

0 810

Controleprotocol gemeente Baarn 2021

11

Cat.

3.8

Beleidsveld

Bedrag

Leges en andere rechten

5.085

Overige goederen en diensten

-1.125

Omschrijving

Externe regelgeving

Leges: Bouwleges Vergunningen. Aankoop goederen te activeren onder balanspost “voorraden”

Verordening heffing en invordering van leges 2017 Algemene inkoopvoorwaarden gemeente Baarn; Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2020; Nota Investeren, waarderen en afschrijven; Verordening leerlingenvervoer gemeente Baarn 2015; Marktgeldverordening 2016

Aankoop goederen te activeren onder balanspost “vaste activa”; Marktgelden 4.1.2

Verhaal sociale uitkeringen in geld

4.3.1

Inkomensoverdrachten - Rijk

4.3.2

Inkomensoverdrachten - gemeenten

22

4.3.3

Inkomensoverdrachten gemeenschappelijke regelingen Inkomensoverdrachten - provincies

0

Inkomensoverdrachten – waterschappen Inkomensoverdrachten - overige overheden

0

0

4.3.9

Inkomensoverdrachten - Europese Unie Inkomensoverdrachten - overige instellingen en personen Inkomensoverdrachten - onverdeeld

4.4.1

Kapitaaloverdrachten - Rijk

0

4.3.4 4.3.5 4.3.6

4.3.7 4.3.8

Interne regelgeving

140 42.424

Algemene uitkering; Integratie-uitkering Sociaal deelfonds; Specifieke uitkeringen: Participatiewet; IOAW, IOAZ, Bbz 2004, OAB, SPUK ijsbanen, SPUK sportakkoord, SPUK sport.

Participatiewet; IOAW; IOAZ; Bbz 2004; Financiële verhoudingswet (Fvw); Wet Houdbare overheidsfinanciën (Wet HOF).

Financiële verhoudingswet BBV.

Verbonden partijen: RWA/Amfors; BBS; RUD; RID; RMN; VRU; GGDrU; Oud archief.

Gemeentewet; Wet gemeenschappelijke regelingen (WGR).

Verordening verbonden partijen 2020.

0

0

0 0

Controleprotocol gemeente Baarn 2021

12

Cat.

Beleidsveld

4.4.2

Kapitaaloverdrachten - gemeenten

0

4.4.3

Kapitaaloverdrachten gemeenschappelijke regelingen Kapitaaloverdrachten - provincies

0

0

4.4.9

Kapitaaloverdrachten waterschappen Kapitaaloverdrachten - overige overheden Kapitaaloverdrachten - Europese Unie Kapitaaloverdrachten - overige instellingen en personen Kapitaaloverdrachten - onverdeeld

5.1

Rente

23

5.2

Dividenden en winsten

132

6.1

Financiële transacties

0

7.1 7.2

Mutatie reserves Mutatie voorzieningen

699 3.517

7.3

Afschrijvingen

0

7.4

Toegerekende reële en bespaarde rente

0

7.5

Overige verrekeningen

0

4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.4.8

Bedrag

Omschrijving

Externe regelgeving

Interne regelgeving

Wet Fido; Regeling RUDDO; Regeling schatkistbankieren decentrale overheden; Besluit Begroting en verantwoording (BBV); BTW/BCF; Wet markt en Overheid.

Verordening art 212; Verordening art 213; Verordening art 213a; Nota reserves en voorzieningen 2021; Nota Investeren, waarderen en afschrijven 2021; Treasurystatuut2021; Budgethoudersregeling; Mandaat- en delegatiestatuut; Regeling Borgstelling 2018; Nota misbruik en oneigenlijk gebruik 2017. Verordening art 212; Verordening art 213; Verordening art 213a; Nota reserves en voorzieningen; Nota Investeren, waarderen en afschrijven; Treasurystatuut; Verordening art 212; Verordening art 213; Verordening art 213a; Nota reserves en voorzieningen; Nota Investeren, waarderen en afschrijven; Treasurystatuut;

0

0 0 0 0

Reserves en Voorzieningen.

Algemene wet bestuursrecht;Gemeentewet;Besluit Begroting en Verantwoording.

Toegerekende rente.

Wet Fido; Wet RUDDO; Regeling schatkistbankieren decentrale overheden; Besluit Begroting en verantwoording (BBV); BTW/BCF; Wet markt en Overheid.

Controleprotocol gemeente Baarn 2021

13

Bijlage 2: Communicatie en periodiek overleg Onderstaand is de overlegstructuur in een communicatiematrix vastgelegd voor het dienstjaar 2021. Uit oogpunt van doelmatigheid heeft het de voorkeur zoveel mogelijk gesprekken te combineren. In het kader van het bestuurlijk overleg en de rapportage kunnen de volgende contacten tussen de accountant en het bestuur en management als regel van toepassing zijn. Aantal per jaar

Toelichting

Audit-commissie

Minimaal twee

De gemeenteraad is opdrachtgever van de accountant. De audit-commissie is het aanspreekpunt voor de accountant voor de opdrachtformulering. Daarnaast zullen de bevindingen van de eindejaarscontrole voordat deze aan de raad worden voorgelegd eerst worden besproken in de audit-commissie.

Teammanager Intern Advies/ Concerncontroller

Periodiek

De teammanager Intern Advies en concerncontroller zijn voor de accountant belangrijke gesprekspartners binnen de gemeentelijke organisatie. Bijeenkomsten: aanvang gesprek jaarrekeningcontrole (samen met algemeen directeur/gemeentesecretaris), de bespreking van de bevindingen van de interim-controle (op basis van de concept managementletter), de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen) en het intern controleplan.

Gemeentesecretaris

Minimaal twee

De Gemeentesecretaris is de formele gesprekspartner voor de accountant. Bijeenkomsten: aanvang gesprek jaarrekeningcontrole, de bespreking van de bevindingen van de interim-controle (op basis van de concept managementletter) en de eindejaarscontrole (op basis van het concept rapport van bevindingen).

Portefeuillehouder Financiën

Minimaal twee

Bespreking bevindingen interim-controle en eindejaarscontrole (voor bespreking in de auditcommissie).

College van burgemeester en wethouders en gemeenteraad

PM

Op verzoek zal de accountant verschijnen in de vergaderingen van college en gemeenteraad.

Controleprotocol gemeente Baarn 2021

14

Bijlage 3: Rapportage De volgende standaard rapportagemomenten worden onderkend: Rapportage

Tijdstip

Inhoud

Gericht aan

Managementletter dan wel Verslag van bevindingen interimcontrole

Na afronding van de interimcontrole. (dec. 2021)

Mogelijke risico’s, verbeter- en aandachtspunten betreffende de processen en procedures (beheersingsstructuur), beheersing specifieke subsidiestromen evenals overige van belang zijnde onderwerpen. Voortgang groeiproces invoering rechtmatigheid.

College (in afschrift aan Audit Cie)

Verslag van bevindingen

Na afronding van de controle van de jaarrekening. (juni 2022)

Wettelijk: De vraag of inrichting van het financieel beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken. Daarnaast resterende fouten, onzekerheden of verbeteringen op het gebied van verslaglegging rekening houdend met afgesproken rapporteringtoleranties. Relatie tussen de controletolerantie ingevolge controleverordening en de feitelijke bevindingen.

Raad (Afschrift aan het College)

Accountantsverklaring

Na afronding van de controle van de jaarrekening. (juni 2022)

Het oordeel van de accountant over de mate waarin de gemeenterekening een getrouw beeld geeft i.o.m. verslaggevingsvoorschriften en voldoet aan de eisen van rechtmatigheid.

Raad

Controleprotocol gemeente Baarn 2021

15