318416 Ontwerp eerste bestuursrapportage 2021 RUD Utrecht bijlage 2 Ontwerp eerste bestuursrapportage 2021 RUD Utrecht

Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021 t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 2 juli 2021

RUD Utrecht Postbus 85242 3508 AE Utrecht

Inhoudsopgave 1. Inleiding

3

2. Samenvatting 2.1 Programma’s en productie 2.2 Financiën

5 5 6

3. Programma’s 3.1 Algemeen 3.2 Handhaving 3.3 Vergunningverlening 3.4 Bedrijfsvoering

7 7 10 11 12

4. Financiën 4.1 Financiële positie per 30 april 2020 4.2 Toelichting op de financiële positie per 30 april 2020 4.3 Overzicht van baten en lasten per 30 april 2021 (programma niveau) 4.4 Toelichting op het overzicht van baten en lasten (programma niveau) 4.5 Overzicht van baten en lasten per 30 april 2021 (kosten niveau) 4.6 Toelichting op het overzicht van baten en lasten (kosten niveau)

18 18 19 20 22 25 26

5. Voorgestelde tweede begrotingswijziging 2021

29

Bijlage 1 Tweede begrotingswijziging 2021 Bijlage 2 Meerjarig financieel perspectief Bijlage 3 Bijdrage per deelnemer

31 32 34

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Pagina 2 van 35

1.

Inleiding

Voor u ligt de eerste Bestuursrapportage over 2021 van de Regionale Uitvoeringsdienst (RUD) Utrecht. In deze Bestuursrapportage reflecteren wij op onze uitvoering ten opzichte van de vastgestelde Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s) en de Programmabegroting 2021 op totaalniveau. Daarnaast stellen we middels deze Bestuursrapportage een tweede begrotingswijziging voor. In deze Bestuursrapportage rapporteren wij over de eerste vier maanden van 2021. De RUD Utrecht is op 1 juli 2014 gestart als zelfstandig vormgegeven samenwerkingsverband van en voor elf gemeenten en de provincie Utrecht. Het betreft de gemeenten Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Houten, Leusden, Lopik, Nieuwegein, Soest, Utrecht en Woudenberg. Het is een gemeenschappelijke regeling; er is dus sprake van een verlengd openbaar bestuur. De gemeenten en provincie zijn samen eigenaar van de RUD Utrecht. Financieringsmethodiek Ruim drie jaar geleden is de RUD Utrecht overgegaan op een hybride financieringssystematiek (variabele en vaste bijdrage). Dit had een grote impact op de interne processen en systemen en de samenstelling van de verschillende rapportages voor zowel intern als extern gebruik. Daarnaast heeft deze financieringssystematiek ook consequenties gehad voor alle medewerkers. Een juiste en tijdige urenregistratie is binnen de huidige systematiek van groot belang.

Inmiddels is de financiële en administratieve basis die ten grondslag ligt aan deze systematiek volledig uitgekristalliseerd. In 2020 is de financieringssystematiek geëvalueerd en zijn enkele verbeteringen gedefinieerd die in het jaar 2022 zullen worden doorgevoerd. Traject Samen op Weg De RUD Utrecht heeft de jaren 2019 en 2020 gebruikt om de richting van de doorontwikkeling gezamenlijk met de deelnemers te verkennen en hieruit een gezamenlijke koers te bepalen (traject Kleur bekennen). Inmiddels is de richting van doorontwikkeling gekozen en bestaat er een gezamenlijke visie onder de deelnemers. De hiermee gepaard gaande ontwikkelopgave is momenteel handen en voeten aan het krijgen middels het traject Samen op Weg. Dit traject is in de tweede helft van 2020 gestart en is een samenwerking van de RUD Utrecht met haar regievoerders en bestuurders onder begeleiding van Bureau Berenschot. Traject Samen op Weg kent een overkoepelend programma met vier onderliggende sporen: Spoor 1: Omgevingswet en Technisch Adviserende Uitvoeringsdienst (TAU) competenties Spoor 2: TAU-technisch advies (Plustaken) Spoor 3: Harmonisatie van het uitvoeringsbeleid Spoor 4: Governance Voor elk spoor zijn zowel ambtelijke als bestuurlijke trekkers benoemd. Onder begeleiding van Bureau Berenschot is begin 2021 een overkoepelend programmaplan opgesteld welke door het Algemeen Bestuur is vastgesteld.

Momenteel wordt dit programmaplan in uitvoering gebracht. De kosten van het programma zijn opgenomen in de begrotingswijziging behorende bij deze Bestuursrapportage. Omgevingswet en bodemtaken Daarnaast bereidt de RUD zich in 2021 voor op de invoering van de Omgevingswet. De invoering van de Omgevingswet is momenteel uitgesteld naar 1 juli 2022. De voorbereiding op de invoering van de Omgevingswet brengt kosten met zich mee. Deze kosten zullen worden gedekt uit de reserve die is gevormd bij de jaarrekening 2020. Door het verdere uitstel van de invoering van de Omgevingswet zal opnieuw gekeken moeten worden naar de planning en fasering van het implementatieprogramma en de hiermee gepaard gaande kosten. RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Pagina 3 van 35

De invoering van de Omgevingswet zorgt er ook voor dat het bevoegde gezag inzake de meeste taken op het gebied van bodem zullen gaan verschuiven van de provincie naar de gemeenten. De bodemtaken worden sinds 2014 conform de WBB in mandaat uitgevoerd door de RUD namens de Provincie Utrecht. Dit bevoegd gezag verschuift onder de Omgevingswet naar de 26 Utrechtse gemeenten die nu geen bevoegd gezag zijn. Het ODRU-deel van deze gemeenten legt dit werk neer bij de ODRU. Voor DB/AB is de impact in kaart gebracht en zijn gesprekken gevoerd met alle opdrachtgevers van de RUD ten aanzien van de gewenste inzet vanuit de RUD op Bodem. De huidige inschatting van de frictie die zal gaan ontstaan als gevolg van deze verschuiving bedraagt circa 4,3 fte (peiljaar 2025) op basis van de toegezegde basis– en plustaken. Hierin is de RUD Utrecht nog wel sterk afhankelijk van hoeveel bodemtaken de deelnemende gemeenten zullen gaan afnemen. Op haar beurt laten onze deelnemers dit mede afhangen van de apparaatskosten die het Rijk ter beschikking zal gaan stellen hiervoor. Daarnaast kan de frictie positief beïnvloed worden door een nog te ontwikkelen samenwerkingsarrangement met de ODRU en door ontwikkeling van nieuwe producten binnen het thema Bodem & Ondergrond. Ook de hier boven genoemde ingangsdatum van de Omgevingswet is uiteraard nog van invloed.

Corona en productiviteit In het Algemeen Bestuur van 11 februari is reeds gesproken over de mogelijke financiële gevolgen van de coronacrisis in het jaar 2021. Aan de hand van de cijfers van deze Bestuursrapportage zien we duidelijk dat het effect van deze crisis momenteel groter is dan in het voorgaande jaar. Ter vergelijking: 2020 was een jaar waarin in de laatste tien maanden de gevolgen van de coronamaatregelen merkbaar waren in de productiviteit en dit heeft dan ook voor het grootste deel de achterstand van 9% op de DVO-afspraken verklaard. In 2021 zal een groter effect worden verwacht van de coronacrisis. De huidig geldende maatregelen zijn al van kracht vanaf het begin van 2021 en zijn tevens de zwaarst geldende maatregelen tot nu toe. De achterstand in de productie van 2021 is momenteel opgelopen tot 17% van de geplande DVO werkzaamheden. Handhavingstaken zijn onder de coronamaatregelen minder efficiënt uit te voeren. Daarnaast zien wij een sterke daling in een groot deel van de vraaggestuurde producten en diensten (enkele voorbeelden zijn geluidsmetingen bij evenementen, vuurwerkshows en horecarondes). Ook voor de meer reguliere vergunningen en meldingen zien wij minder aanvragen binnenkomen door de actuele ontwikkelingen van het COVID-19 virus en de daarbij opgelegde overheidsmaatregelen.

Wanneer 10% van de productie op de DVO niet gehaald wordt zullen de opbrengsten met € 904.000 achterblijven. Dit zou leiden tot een een negatief resultaat van € 908.000. Dit is meer dan het eigen vermogen van de RUD Utrecht. In deze bestuursrapportage is nog uitgegaan van volledige realisatie. Gedurende de komende maanden en voor de tweede bestuursrapportage zal aan het Algemeen Bestuur een voorstel worden gedaan op welke wijze met deze achterstand kan worden omgegaan. Eén van de scenario’s zal zijn conform voorgaand jaar eenmalig de variabele bijdrage omzetten in een vaste.

Leeswijzer

In hoofdstuk 2 is de samenvatting van deze Bestuursrapportage opgenomen. In hoofdstuk 3 is de voortgang op de diverse programma’s met bijbehorende KPI’s beschreven. In hoofdstuk 4 zal de financiële positie worden toegelicht met de prognose voor het gehele jaar. In hoofdstuk 5 wordt dan afgesloten met de voorgestelde tweede begrotingswijziging 2021. In de bijlagen is daarnaast de tweede begrotingswijziging 2021 en het meerjarig financieel perspectief toegevoegd.

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Pagina 4 van 35

2.

Samenvatting

Binnen de planning- en controlcyclus van de RUD Utrecht zijn er een tweetal momenten per jaar waarop wordt gereflecteerd op de financiën en de voortgang van de productie op totaalniveau. Op deze twee momenten (de Bestuursrapportages), waarvan dit de eerste is voor 2021, doet de RUD Utrecht verslag van de financiële voortgang, waarbij indien gewenst begrotingswijzigingen worden voorgesteld. Daarnaast wordt verslag gedaan over de voortgang van de productie op totaalniveau. De verantwoording van de voortgang van de productie naar individuele deelnemers wordt driemaal per jaar gedaan middels een rapportage per deelnemer afzonderlijk. In deze Bestuursrapportage gaat het over de voortgang op totaalniveau ten opzichte van de KPI’s, dit kan voor individuele opdrachtgevers afwijken.

2.1 Programma’s en productie De productie van de RUD Utrecht is voor wat betreft de DVO’s ruim (17%) lager dan begroot. De oorzaak hiervan is het huidige COVID-19 virus en dan met name de beperkende maatregelen die genomen zijn door de rijksoverheid om verdere verspreiding van het virus te voorkomen. Voorbeelden zijn dat we zo veel als mogelijk vanuit huis werken en te allen tijde 1,5 meter afstand tot elkaar houden. De RUD Utrecht heeft zich zo goed als mogelijk aan deze maatregelen aangepast en een groot gedeelte van onze werkzaamheden voor deelnemers kunnen nog worden uitgevoerd. Er zijn echter ook werkzaamheden die niet meer (goed en efficiënt) uit te voeren zijn onder de geldende maatregelen. Daarnaast merken we ook dat er minder vraaggestuurde opdrachten op ons af komen als gevolg van de maatregelen. Het gevolg hiervan is dat de verwachting is dat een gedeelte van de in de DVO’s afgesproken afname van producten en diensten, waarop de variabele bijdrage is gebaseerd, niet gevraagd gaat worden en daarmee ook niet kunnen worden gerealiseerd in 2021. We proberen uiteraard voor producten en diensten waar we wel uitvoering aan kunnen geven de achterstand zoveel mogelijk te minimaliseren. Maar we moeten ook realistisch zijn; we verwachten dit jaar wel af te sluiten met een grotere achterstand dan in 2020 (9%).

De huidig geldende maatregelen zijn zwaarder en dan de maatregelen in 2020. De verwachting is tevens dat de huidige hoeveelheid aan afgesloten aanvullende opdrachten (€ 1.047.000) door de coronacrisis niet (veel) verder zal gaan toenemen dit jaar. Het gaat hierbij om activiteiten die ondanks de geldende maatregelen uitgevoerd kunnen worden, aangezien er bij het afsluiten van deze opdrachten rekening mee is gehouden. Voor het grootste deel is dit werk aan projecten, activiteiten die dus niet in de DVO/PDC voorkomen. Deze extra aanvullende opdrachten en projecten zijn in de prognose voor het gehele jaar 2021 meegenomen en zullen via de tweede begrotingswijziging worden verwerkt in de begroting 2021. De RUD Utrecht probeert zo goed als mogelijk bij te sturen en wendbaar te zijn en blijven in deze onzekere tijden. De grootste onzekerheden waar we momenteel mee te maken hebben, zoals reeds in de inleiding vermeld, is het verdere uitstel van de invoeringsdatum van de Omgevingswet, de verschuiving van bodemtaken en de geldende maatregelen rondom de coronacrisis met het gepaard gaande productieverlies.

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Pagina 5 van 35

De bij de Programmabegroting 2021 vastgestelde KPI’s worden in de regel wel behaald, er zijn echter wel enkele aandachtspunten: -

-

Uit een inventarisatie die in 2019 heeft plaatsgevonden blijkt dat we momenteel aan de vernieuwde kwaliteitscriteria 2.2 voldoen. Voor de specialistische deskundigheidsgebieden is het gezien de omvang van onze organisatie van belang dat we blijven samenwerken met collega omgevingsdiensten dan wel inhuren op specialistische deskundigheidsgebieden waarvoor wij geen vast personeel hebben. Aangezien er de komende jaren ook collega’s met veel kennis met pensioen zullen gaan is kennisborging en kennisoverdracht een belangrijk aandachtspunt waar de RUD Utrecht aan werkt. Zoals hierboven beschreven is door de coronacrisis het behalen van onze uitvoeringsplannen binnen de geldende marges momenteel een aandachtspunt (en soms ook gewoon niet mogelijk). We zien een lichte daling in de beoordelingen over de RUD van bewoners en ondernemers. Gedeeltelijk is dit te verklaren door welk type ondernemers en omwonenden reageert op de enquête en tevens dat het inwilligen van de wens van de omwonenden en ondernemers niet altijd haalbaar is vanuit de wet- en regelgeving. Desalniettemin blijft de tevredenheid van omwonenden en ondernemers een aandachtspunt. Sturen op een gezonde organisatie met gezonde mensen is een continu proces. Het verzuimpercentage van de RUD Utrecht schommelt rond de 3%.

Een goede score, maar het blijft een continu aandachtpunt om dit percentage zoveel mogelijk onder de 5% te houden in deze toch ook voor personeel bijzondere tijden.

2.2 Financiën Zoals eerder gemeld kunnen we door de coronacrisis minder werk leveren dan begroot. In de eerste bestuursvergadering van 2021 is dit risico al reeds besproken. Daarnaast worden er dit jaar veel aanvullende kosten gemaakt om de RUD voor te bereiden op de Omgevingswet. Onderdeel hiervan is de aanbesteding van een nieuw VTH-zaaksysteem dat de RUD Utrecht nodig heeft om onder het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) te kunnen functioneren. In het gerealiseerde resultaat tot eind april zien we dat er een tekort is ontstaan van € 70.000. De voornaamste reden hiervoor is de achterblijvende DVOinkomsten als gevolg van de beperkende maatregelen rondom de coronacrisis. De huidige achterstand op de begroting is hierdoor opgelopen tot 17%. Het gerealiseerde verlies over de eerste vier maanden van 2021 van € 70.000 geeft echter nog een vertekend beeld ten opzichte van de verwachting per jaareinde. Veel van de kosten met betrekking tot de voorbereiding van de RUD Utrecht op de Omgevingswet en de investeringen en kosten samenhangend met het nieuwe VTH-zaaksysteem zullen pas in de tweede helft van 2021 worden gemaakt. Bij volledige realisatie van de uitvoeringsplannen verwachten we een exploitatietekort van € 4.000. Bij een achterstand van 10% verwachten we een exploitatietekort van € 908.000, wat momenteel een realistischer scenario is.

De tijdsdruk en de omvang van de benodigde werkzaamheden om ervoor te zorgen dat de RUD Utrecht goed is voorbereid voor de invoering van de Omgevingswet zorgen ervoor dat er weinig besparingsmogelijkheden zijn in 2021. In deze Bestuursrapportage wordt een voorstel gedaan voor de tweede begrotingswijziging 2021. Deze begrotingswijziging heeft voornamelijk betrekking op het verwerken van een toevoeging van extra aanvullende opdrachten met daaraan verwante extra kosten. Het totale effect van de begrotingswijziging is een daling van het verwachte positieve resultaat van € 6.000 naar een negatief resultaat van € 4.000. Overigens moet hierbij opgemerkt worden dat rekening is gehouden met alle, op het moment van schrijven, inzichtelijke risico’s.

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Pagina 6 van 35

3.

Programma’s

In dit hoofdstuk rapporteren we op de indicatoren zoals vastgesteld in de Programmabegroting 2021. De rapportage heeft betrekking op de realisatie tot en met april 2021. Voor een snel inzicht in de status gebruiken wij de volgende kleuren: Uitvoering verloopt zonder problemen Uitvoering vraagt extra aandacht Uitvoering stuit op problemen Geen gegevens beschikbaar

In de rechterkolom geven we een korte toelichting op de status.

3.1 Algemeen Naast de taken die de RUD Utrecht uitvoert per opdrachtgever zijn er een aantal gemeenschappelijke (basis-)taken en producten die voor alle opdrachtgevers worden uitgevoerd. In de afgesloten DVO’s tot en met 2021 zijn de gemeenschappelijke taken crisisorganisatie en consignatie milieuklachten opgenomen. De komende jaren verwachten wij een toename van het aantal taken waarvan het effectiever en efficiënter is om deze gemeenschappelijk uit te voeren. Hierbij kan onder andere worden gedacht aan het opstellen van een gemeenschappelijk uitvoeringsprogramma als gevolg van de wet Bor, asbest en indirecte lozingen. In 2020 zijn we gestart met de voorbereidingen voor de overdracht van de bodemtaken van de provincie naar de gemeenten bij het ingaan van de Omgevingswet. Momenteel werken we hier verder aan. Daarnaast zal in 2021 samen met de opdrachtgevers en bureau Berenschot verder worden gewerkt aan een concretisering van de gewenste uitwerking van de ontwikkelrichting middels het traject Samen op Weg. Efficiencyvoordeel vanaf 2021 In de AB vergadering van 1 oktober 2020 is de evaluatie van de kentallen gepresenteerd en middels de PDC voor 2021 vastgesteld. Daarin is afgesproken om voor 2021 geen kentallen aan te passen (buiten de kentallen voor de asbestproducten).

Door de huidige coronamaatregelen is het niet mogelijk om een efficiencyresultaat te behalen en de kentallen te verlagen. In de begroting 2021 was reeds rekening gehouden met een efficiencyresultaat van € 240.000. Deze besparing is daarom reeds bij de eerste begrotingswijziging 2021 (behorende bij de tweede Bestuursrapportage 2020) teruggedraaid.

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Pagina 7 van 35

Indicatoren De indicatoren waar we in 2021 over rapporteren zijn vastgesteld in de Programmabegroting 2021. Deze indicatoren zijn onderverdeeld in drie categorieën: ‘Interne Processen en kwaliteit van het werk’, ‘Afnemers’ en ‘Financieel en HR’. In de tabellen hieronder geven we ze per categorie weer. Interne Processen en kwaliteit van het werk Wat

Indicator

Handhavingsbeschikkingen en vergunningen voldoen aan inhoudelijke en juridische kwaliteit

Sturing op: We streven ernaar om bij handhavingsbeschikkingen geen inhoudelijke en/of juridische gebreken te hebben.

Bij alle behandelde zaken (gegrond en ongegrond) was sprake van een juridisch correcte behandeling van het bezwaar, (hoger) beroep en/of verzoek om voorlopige voorziening. Er was geen sprake van procedurele fouten tijdens bezwaar/beroep/hoger beroep. Ook voldeden de betrokken handhavingsbeschikkingen en vergunningen bijna allemaal aan inhoudelijke en juridische kwaliteit.

Meting van: Dit blijkt uit het feit dat bij bezwaaren beroepsprocedures in tenminste 80% van de gevallen geen inhoudelijke en/of juridische gebreken aan de beschikking worden geconstateerd.

Van de 17 in 2021 gesloten juridische zaken zijn er 7 gegrond, 1 deels gegrond, 3 ongegrond, 4 ingetrokken en 2 verzoeken om voorlopige voorziening zijn afgewezen. Het betreffen 9 bezwaarprocedures, 2 voorlopige voorziening en 6 beroepszaken. De zaken die (deels) gegrond waren, op één na, waren allen bezwaarzaken.

Voldoen aan kwaliteitscriteria 2.2

Sturing op: Het professionaliseren van onze toezichthouders zorgt naast een kwaliteitsverbetering ook voor een hogere betrouwbaarheid. Meting van: Voor alle activiteiten voldoen we voor 100% aan de kwaliteitscriteria 2.2

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Status

Toelichting

Momenteel halen we het streefpercentage van 80% aangezien er bij 3 van de 17 gebreken zijn geconstateerd komen we uit op 82%. Medio 2019 zijn de kwaliteitscriteria voor de kritieke massa na een update opnieuw vastgesteld (kwaliteitscriteria 2.2). De RUD heeft daarop aan de hand van een kennismatrix een inventarisatie gedaan. Momenteel voldoen we voor de generieke onderdelen nog steeds aan de criteria. Op de specialistische deskundigheidsgebieden voldoen we niet individueel maar wel door de samenwerking met collega omgevingsdiensten. Aan de hand van de hier boven genoemde inventarisatie is een Plan van Aanpak opgesteld waarin aandacht wordt besteed aan de kritieke onderdelen. Voor de toekomst blijft het belangrijk om voldoende gekwalificeerde medewerkers te werven en/of op te leiden omdat de markt op dit moment erg moeilijk is. Belangrijk aandachtpunt is dat een aantal medewerkers de komende jaren hun pensioengerechtigde leeftijd bereiken en opvolging van kennis geborgd dient te worden. De RUD Utrecht is bezig met een plan van aanpak hieromtrent.

Pagina 8 van 35

Afnemers Wat

Indicator

Beoordeling door inwoners en ondernemers

Sturing op: We streven naar tevreden ondernemers en inwoners bij de uitvoering van ons werk.

Status

De RUD voert op bijna dagelijkse basis klanttevredenheidsonderzoek uit onder haar klanten. Dit gebeurd digitaal naar aanleiding van bijvoorbeeld een controlebezoek of een afgegeven vergunning. Medio juni 2020 is ook de klachtenprocedure mee uitgevraagd. Men kan dan in sterren aangeven wat ze van de dienstverlening vonden en wat er goed ging of wat beter kan. Daarnaast kan worden aangeven of klanten gebeld willen worden voor een nadere toelichting. De respons op de uitgestuurde enquêtes ligt rond de 24%. In de respons tot nu toe scoort de RUD gemiddeld drie sterren met een gemiddeld eindcijfer van een 6. Dit is lager dan in de vorige rapportage; toen scoorde de RUD nog een 7. De lagere score is te verklaren door het feit dat bij de uitvraag van de klachten, bewoners meer geneigd zijn om de enquête in te vullen en ook meer gebeld willen worden voor een nadere toelichting. Uit de toelichting blijkt dan dat de behandeling door de medewerkers van de RUD wel goed scoort maar dat ze eigenlijk willen dat de veroorzaker wordt aangepakt wat niet altijd mogelijk is. Er wordt gewerkt aan rapportages waarin een uitsplitsing wordt gemaakt tussen klachten en overige diensten die de RUD levert, waardoor er gerichter gekeken kan worden waar de RUD de dienstverlening kan verbeteren.

Gedurende 2021 zullen we opnieuw een uitvraag doen bij alle opdrachtgevers over hun tevredenheid met de dienstverlening van de RUD Utrecht. De RUD Utrecht merkt dat de gezamenlijke visie die is ontstaan door het traject Kleur Bekennen een positieve invloed heeft gehad op de samenwerking tussen de RUD Utrecht en haar deelnemers. Deze positieve invloed is duidelijk te merken aan het lopende traject Samen op Weg waar we gezamenlijk handen en voeten geven aan de gekozen ontwikkelrichting. In de volgende Bestuursrapportage zullen we rapporteren over de uitgevraagde tevredenheidsscores van onze deelnemers.

Meting van: Minimaal 70% van de inwoners en ondernemers geven bij reactie op het klantentevredenheidsonderzoek (KTO) aan tevreden (een ruim voldoende) te zijn over de dienstverlening van de RUD Utrecht.

Beoordeling door opdrachtgevers

Toelichting

Sturing op: We streven naar tevreden opdrachtgevers. Meting van: De individuele opdrachtgever geeft de RUD Utrecht minimaal het gemiddelde rapportcijfer 6 op de gescoorde onderdelen: de rapportages, kwaliteit en resultaten productie en de communicatie.

Financieel en HRM Wat

Indicator

Uitvoeren jaarprogramma’s 2020 van de partners conform de DVO’s

Sturing op: Het realiseren van de DVO’s Meting van: De DVO’s worden binnen de range van 90% - 110% gerealiseerd in geld.

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Status

Toelichting Als gevolg van de coronacrisis zien we dat er werkzaamheden zijn die onuitvoerbaar zijn en mogelijk blijven dan wel die niet op de normale efficiënte manier kunnen worden uitgevoerd. Op basis van de huidige inschattingen en prognoses verwachten we ongeveer 90% van de productie te kunnen gaan realiseren. Dit is helemaal aan de onderkant van de range. Bepalend voor het behalen van 90% zal zijn of de maatregelen snel genoeg worden afgebouwd en de vraaggestuurde producten voldoende op gang komen.

Pagina 9 van 35

Wat

Indicator

Ziekteverzuim

Sturing op: Een gezonde organisatie met gezonde medewerkers. Meting van: Het ziektepercentage ligt niet hoger dan 5%.

Status

Toelichting Sturing op een gezonde organisatie met gezonde medewerkers is een continu proces. De RUD Utrecht zet in op duurzame inzetbaarheid, een goed Arbobeleid, verzuimpreventie en verzuimbegeleiding door de inzet van o.a. de volgende instrumenten: opleiding en ontwikkeling, inzet op talenten, het generatiepact en het Young Professionals-traject, MTO en PMO. Ook investeert de RUD ten behoeve van verzuimpreventie en -begeleiding in een ruime inzet van de bedrijfsarts, casemanager, bedrijfsmaatschappelijk werk en een coach. Het ziekteverzuimpercentage is in het eerste kwartaal van 2021 nog iets verder gedaald en nog steeds lager dan de norm van 5%. Momenteel is er sprake van 3.36% ziekteverzuim en een meldingsfrequentie van 0.77.

3.2 Handhaving Het programma Handhaving wordt ingezet om adequaat toezicht te houden bij bedrijven, op locaties, in de afvalstofketen en in het vrije veld, op onder meer: - de WABO-vergunningen bij milieu-inrichtingen; - het Activiteitenbesluit milieubeheer en de Wet milieubeheer; - de Wet bodembescherming en het Besluit bodemkwaliteit; - de Wet hygiëne en veiligheid badinrichtingen en zwemgelegenheden; - het Vuurwerkbesluit; - de Ontgrondingenwet; - de Waterwet; - de Wet natuurbescherming; - de Luchtvaartwet; - de Provinciale milieuverordening; en - de Provinciale landschapsverordening. Hierbij worden de beleidsregels van het bevoegde gezag gevolgd. Waar nodig wordt, afhankelijk van het verleende mandaat, een sanctie opgelegd of voorbereid. Met de milieuklachtentelefoon wordt 24-uurs bereikbaarheid voor klachten en calamiteiten gerealiseerd. De werkprocessen worden uitgevoerd conform de kwaliteitseisen van de partners en het Dossier Afspraken en Protocollen (DAP), onderdeel van de Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de deelnemende partijen. Naast toezicht en handhaving adviseren wij individuele opdrachtgevers, afhankelijk van de gemaakte afspraken, op het gebied van specialistische milieuonderwerpen, informatie gestuurde handhaving, uitvoeringsbeleid en nieuwe ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en de vierde tranche activiteitenbesluit.

Wat mag het kosten? De onderstaande tabel geeft de verwachte uitputting van het beschikbare budget weer voor het programma Handhaving. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar hoofdstuk 4. Financiën.

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Pagina 10 van 35

Realisatie t/m 30 april 2021 Baten Lasten Saldo

Begroting t/m 30 april 2021

1.711.000 1.787.000 -76.000

1.739.000 1.748.000 -9.000

Prognose t/m 31 december 2021 5.951.000 6.136.000 -185.000

Begroting t/m 31 december 2021 5.217.000 5.246.000 -29.000

2e begrotingswijziging 2021 734.000 890.000 -156.000

Begroting 2021 na wijziging 5.951.000 6.136.000 -185.000

3.3 Vergunningverlening Het programma Vergunningverlening wordt ingezet om adequate vergunningverlening en afhandeling van meldingen bij bedrijven en locaties uit te voeren. Het gaat daarbij om: - WABO-vergunningen bij milieu-inrichtingen; - meldingen in het kader van het Activiteitenbesluit; - beschikkingen in het kader van de Wet bodembescherming; - vergunningen en meldingen van het Vuurwerkbesluit; - de Ontgrondingenwet; - de Waterwet; en - de Luchtvaartwet. Hierbij worden de beleidsregels van het bevoegde gezag gevolgd. Afhankelijk van het verleende mandaat stellen wij hiervoor adviezen op of geven we de beschikkingen af (binnen het mandaat). Vergunningaanvragen moeten binnen wettelijke termijnen worden afgehandeld en meldingen moeten beoordeeld worden op juistheid en volledigheid. Beide procedures moeten geïntegreerd worden behandeld in het kader van de WABO, waarbij er aansluiting moet zijn met de gemeentelijke loketten. De werkprocessen worden uitgevoerd conform de kwaliteitseisen van de partners en het Dossier Afspraken en Protocollen (DAP), onderdeel van de DVO’s met de deelnemende partijen.

Naast het verrichten van vergunningverlening adviseren wij individuele opdrachtgevers, afhankelijk van de gemaakte afspraken, op het gebied van externe veiligheid, milieuzaken in bestemmingsplannen, specialistische milieuonderwerpen, uitvoeringsbeleid en nieuwe ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en de vierde tranche activiteitenbesluit. Wat mag het kosten? De onderstaande tabel geeft de verwachte uitputting van het beschikbare budget weer voor het programma Vergunningverlening. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar hoofdstuk 4. Financiën. Realisatie t/m 30 april 2021 Baten Lasten Saldo

Begroting t/m 30 april 2021

1.833.000 1.922.000 -89.000

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

1.805.000 1.794.000 11.000

Prognose t/m 31 december 2021 6.178.000 6.361.000 -183.000

Begroting t/m 31 december 2021 5.416.000 5.381.000 35.000

2e begrotingswijziging 2021 762.000 980.000 -218.000

Begroting 2021 na wijziging 6.178.000 6.361.000 -183.000

Pagina 11 van 35

3.4 Bedrijfsvoering Wat willen we bereiken en wat gaan we daarvoor doen? Inleiding De RUD Utrecht bestaat uit een viertal teams, die weer onderverdeeld zijn in diverse clusters. De primaire teams betreffen ‘handhaving en Vergunningverlening Bedrijven’, ‘Handhaving en Vergunningverlening bodem’ en ‘Water Natuur en landschap’. Het vierde team betreft Bedrijfsvoering. Het team Bedrijfsvoering levert ondersteuning op het vlak van personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting/facilitaire zaken. In dit hoofdstuk zullen wij op hoofdlijnen rapporteren over de belangrijkste onderdelen zoals deze zijn opgenomen in de Programmabegroting 2021 en de Begrotingswijzigingen 2021. Outputfinanciering en het verbeteren van de efficiency Sinds 2018 wordt voor een aanzienlijk deel op basis van output afgerekend tussen de RUD Utrecht en haar opdrachtgevers. Conform afspraak is eind 2020 de evaluatie outputfinanciering uitgevoerd. Over het algemeen zijn alle deelnemers tevreden met het feit dat er een systematiek van outputfinanciering is, waardoor wordt afgerekend op basis van werkelijk gerealiseerde productie. Bij de evaluatie zijn een zevental adviezen voorgesteld die door het Algemeen Bestuur zijn overgenomen.

Het uiteindelijke resultaat van het overnemen van deze adviezen is dat we werken aan een ‘simpelere’ (minder producten en diensten) methodiek, die flexibeler is en waarbij we de perverse prikkel reduceren met als gevolg minder aanvullende opdrachten en meer DVO werkzaamheden. Deze wijzigingen zullen per 2022 worden doorgevoerd. Door de pandemie die COVID-19 heeft veroorzaakt is in 2020 in principe eenmalig afgeweken van de financieringsstructuur en is de variabele bijdrage omgezet in een vaste. Jammer genoeg zijn de COVID-19 maatregelen in de eerste vier maanden van 2021 ook nog steeds van kracht en zijn het zelfs de zwaarste maatregelen tot op heden gebleken. Vanaf mei 2021 lijken er versoepelingen aanstaande. Dit heeft echter wel tot gevolg dat in ieder geval over het eerste halfjaar de uitvoering van de werkzaamheden negatief zijn beïnvloed door deze maatregelen.

Voor sommige werkzaamheden doordat ze niet zo efficiënt of effectief kunnen worden uitgevoerd voor andere werkzaamheden omdat de vraag niet binnenkomt (denk aan nieuwe vergunningen, maar ook geluidscontroles bij evenementen, controles bij vuurwerkshows enz.) Derhalve is afgesproken dat gedurende de zomermaanden de balans wordt opgemaakt over de effecten die deze maatregelen hebben op de voortgang en dus variabele opbrengsten van de RUD Utrecht en zal een voorstel voor het Algemeen Bestuur worden voorbereid op welke wijze hiermee om te gaan. De RUD Utrecht zal ook in 2021 weer driemaal tussentijds verantwoorden aan zijn deelnemers over voortgang van de werkzaamheden bij de betreffende deelnemer. De eerste tussentijdse verantwoording staat binnenkort gepland. Voor 2021 staat met het oog op de Omgevingswet, die vanaf 1 juli 2022 van kracht moet worden, de evaluatie van de tussentijdse rapportages gepland. Door het uitstel van de Omgevingswet van 1 januari 2022 naar 1 juli 2022 zal nog specifiek naar deze planning worden gekeken.

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Pagina 12 van 35

De digitale overheid De Omgevingswet (wederom uitgesteld naar 1 juli 2022) gaat grote gevolgen hebben voor overheden, aangezien het een andere kijk geeft op informatievoorziening. Ketenpartnerschap, het proactief digitaal beschikbaar stellen van informatie en het delen van databases zijn belangrijk en daar zijn landelijke afspraken en methodieken voor gemaakt in de vorm van het digitaal stelsel. Voor de RUD Utrecht is het noodzakelijk goed aangehaakt te zijn en op tijd maatregelen te nemen. Het traject Informatievoorziening op Orde moet ervoor zorgen dat de organisatie hier technisch klaar voor is. De RUD Utrecht heeft reeds in 2020 de technische koppeling met het DSO tot stand gebracht en verwacht op dit gebied dus ook klaar te zijn voor de invoering van de Omgevingswet. Informatievoorziening (ICT) Binnen de RUD Utrecht is eind 2017 extra aandacht ontstaan voor ICT en Informatievoorziening (IV). Dit heeft in 2018 geleid tot de uitvoering van het project Basis op Orde, waarbij in 2018 de belangrijkste aandachtpunten en noodzakelijke verbeteringen zijn vorm gegeven. Dit project kende een uitloop tot en met het tweede kwartaal van 2019 en is opgegaan in het programma “Informatievoorziening op Orde”. Het ontwikkelprogramma waar in 2018 mee was geëxperimenteerd onder de naam VTH 3.0 heeft een vervolg gekregen in het ontwikkelprogramma Innovatie.

Vorig jaar is in beide Bestuursrapportages en de jaarrekening 2020 hier reeds op gereflecteerd en over verantwoord. In 2021 zijn we verder gegaan met beide programma’s. De doelstelling voor de informatievoorziening van de RUD Utrecht is: De informatievoorziening van de RUD Utrecht uniform inrichten waardoor het delen van informatie binnen en tussen applicaties, (interne)teams en met externe partijen (ketenpartners) efficiënt kan plaatsvinden waardoor integrale samenwerking mogelijk wordt. Informatievoorziening op Orde In het programma ‘Informatievoorziening op Orde’ draait het om het borgen van de beschikbaarheid, bruikbaarheid en bestendigheid van algehele en specifieke informatie. Informatie dient zoveel mogelijk via gecontroleerde kanalen uitgewisseld te worden en volgens landelijke standaarden. De RUD Utrecht heeft daarom haar informatiemodel volgens generieke architectuurprincipes ingericht waardoor onder andere integrale samenwerking mogelijk is. Het programma “Informatievoorziening op Orde” bestaat uit onderstaande onderdelen met bijbehorende projecten: -

Rechtmatig informatiebeheer: het verwerken van eisen die gesteld worden vanuit de Archiefwet en processen inrichten vanuit informatiebeveiligingsbeleid en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); Databeheer: eenduidige registratie en opslag volgens het metadataschema, afspraken met de opdrachtgevers vastleggen; Inrichting kernapplicatielandschap: inventarisatie voor de toekomstige VTH applicatie, ontwikkeling van de GIS infrastructuur; en Opzet nieuw informatiemodel: op basis van toekomstige ontwikkelingen en de informatiebehoefte van de organisatie en ketenpartners.

Inventarisatie voor de toekomstige VTH applicatie

De RUD Utrecht gebruikt in haar huidige opgave als uitvoeringsdienst een aantal belangrijke applicaties ter ondersteuning van haar werkprocessen, administratie en registratie. De RUD Utrecht maakt voor haar VTH (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving) taken gebruik van een VTHapplicatie. Deze applicatie is inmiddels sterk verouderd en de overeenkomst met de huidige leverancier loopt in 2022 af.

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Pagina 13 van 35

In het laatste kwartaal 2020 heeft de voorbereiding van een Europese aanbesteding voor het VTH-systeem plaatsgevonden. Begin 2021 is deze aanbesteding uitgezet. Op het moment van schrijven zitten wij in de afronding van de aanbesteding. De ‘winnaar’ van de aanbesteding is bekend en de contracten worden op dit moment opgesteld. Daarnaast is men op dit moment bezig het gezamenlijke implementatieplan op te stellen. De doelstelling is de nieuwe VTH-applicatie op 1 december 2021 ingericht en beschikbaar te hebben, zodat hiermee goed kan worden geoefend en deze kan worden ingezet vanaf 1 juli 2022 bij de start van de Omgevingswet. Het uitstellen van de ingangsdatum van de Omgevingswet van 1 januari 2021 naar 1 juli 2022 kan invloed hebben op de planning en invoering van het nieuwe VTH-systeem.

Dossier Afspraken Procedures (DAP)

De RUD Utrecht kent nauwe samenwerking met haar deelnemers om systemen zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten, maar ook met betrekking tot datakwaliteit. In 2020 is met alle deelnemers een model voor Dossier Afspraken en Procedures (DAP) opgesteld. Het model DAP bevat uniforme afspraken en procedures tussen de deelnemende gemeenten/Provincie Utrecht en de RUD Utrecht. De afspraken en procedures hebben betrekking op de wederzijdse taken en verantwoordelijkheden in verband met het te voeren informatie- en archiefbeheer. Het doel van het DAP is om deze taken en verantwoordelijkheden goed op elkaar te laten aansluiten. In 2021 zijn we bezig met de afronding hiervan. Met bijna alle deelnemers is de nieuwe DAP afgesloten. Met de laatste deelnemer zijn we nog in gesprek op welke wijze we tot afronding kunnen komen.

Overige projecten

In 2019 zijn veel projecten van het programma ‘Informatievoorziening op Orde’ gestart en zijn volgens planning in 2019 of 2020 afgerond. Door informatie op de juiste manier te gebruiken en te interpreteren creëert de RUD Utrecht informatie waardoor we als informatie gestuurde organisatie kunnen functioneren. Hierdoor kunnen we onze VTH-taken efficiënt en kwalitatief goed uitvoeren. Daarnaast wordt hierdoor onze organisatie in positie gebracht om steeds meer (technisch) adviestaken uit te voeren en onze deelnemers te ondersteunen bij het opstellen van onder andere hun Omgevingsvisie. De informatiebehoefte van de organisatie verandert waardoor de huidige software niet meer afdoende is. Om gedegen proces ondersteunende applicaties te ontwikkelen die aansluiten op de informatievoorziening van de RUD Utrecht is software ten behoeve van workflows en Geo Informatiesystemen (GIS) aangeschaft in 2019. Dit zorgt voor verbetering van de datakwaliteit doordat informatie op een effectieve, generieke en centrale manier wordt vastgelegd en ontsloten. Door het applicatielandschap van de organisatie zo efficiënt mogelijk in te richten kan er bespaard worden op overige applicaties en processen die minder efficiënt zijn ingeregeld. Wij zien dat de belangrijkste projecten van het programma “Informatievoorziening op Orde” volgens planning verlopen.

Deze ontwikkelingen zorgen inhoudelijk ook voor de eerste resultaten. De aanbesteding van het VTH-systeem en de wensen op het gebied van koppelvlakken en benodigde informatie is veel specifieker uitgevraagd. De RUD Utrecht heeft veel duidelijker voor ogen waar haar wensen en behoeften liggen op het gebied van informatiedeling, informatie beschikbaar maken op kaart en het koppelen van informatie om zo het werk voor onze medewerkers makkelijker en kwalitatief beter te maken. Daarnaast zijn een aantal projecten ook van belang om de pilot van de RGT app (zie innovatie) op een juiste wijze uit te kunnen voeren.

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Pagina 14 van 35

Thuiswerken en Remote Desktop Services (RDS)

Thuiswerken is nog steeds het uitgangspunt door de geldende coronamaatregelen. De afgelopen maanden is het kantoor minimaal gebruikt. Alleen voor handhavers is het op kantoor komen soms noodzakelijk voor het halen van een dienstwagen. Daarnaast is er dagelijks iemand aanwezig om de post te verwerken. Dit heeft ertoe geleid dat de RDS omgeving verder is ingericht en waar mogelijk is geoptimaliseerd. De devices (surfaces en laptops) zijn nu in principe zodanig ingericht en de omgeving is zodanig ingesteld, dat thuiswerken technisch gezien net zo goed zou moeten gaan als werken op het kantoornetwerk. We hebben de eerste maanden van 2021 geconstateerd dat er weinig verstoringen zijn en dat thuiswerken technisch goed mogelijk is. Nu de verwachting is dat na deze pandemie er echt op een andere wijze zal worden gewerkt (meer tijd- en plaats onafhankelijk) is er begin 2021 een pilot gestart om te onderzoeken welke devices hiervoor het meest geschikt zijn. Daarnaast wordt in deze pilot ook onderzocht hoe er op een goede wijze remote ondersteuning en beheer kan worden uitgevoerd als de devices niet (of veel minder vaak) in het kantoornetwerk worden aangesloten. Een andere manier van werken betekent ook iets voor de inrichting van het kantoor. Zie hiervoor het kopje facilitair.

Innovatie Het ontwikkelprogramma Innovatie bestaat in 2021 voornamelijk uit een viertal projecten die hun oorsprong vinden in 2020 en naadloos aansluiten op de Omgevingswet. De middelen zijn beperkt (zowel in Euro’s als in capaciteit). De afdeling Informatievoorziening is nauw betrokken bij het programma Omgevingswet en heeft als doelstelling om de veranderende processen en werkwijzen zo efficiënt en effectief mogelijk te ondersteunen met techniek en informatie. Medewerkers van de afdeling zijn dan ook onderdeel van diverse stuur-, werk- en projectgroepen. Zowel binnen de RUD Utrecht alsook bij en met deelnemers. Door de grote wijzigingen in processen en werkwijzen is een nieuwe VTH-applicatie ook noodzakelijk. Naast de Omgevingswet zijn er vanuit informatievoorziening (IV) een viertal projecten waarop de afdeling IV zich focust. Dit betreft: -

Omgevingsapps; RGT (risicogericht toezicht) app inclusief pilot; Project Stikstof; en Data- en informatieoverdracht bodem.

RGT app inclusief pilot:

De basis voor dit project is gelegd in het project actualisatie bedrijvenbestand. Dit vervolg project met bijbehorende pilot heeft als doel: Op basis van een risico-inventarisatie (model om milieurisico en externe veiligheidsrisico te bepalen) gebruikmakend van interne (bijvoorbeeld VTHapplicatie) en externe databronnen (KvK, BAG, SCIOS enz) te komen tot een jaarlijst van bedrijven en instellingen die op basis van risico’s moeten worden gecontroleerd. Deze controles kennen verschillende varianten. Van integrale controles op locatie, tot themacontroles en administratieve controles. De uiteindelijke doelstelling is de milieu– en veiligheidsrisico’s zo veel mogelijk te beperken en de beschikbare middelen zo efficiënt mogelijk in te zetten. Door gebruik te maken van interne en externe databronnen en beide te combineren zijn er meer mogelijkheden om onregelmatigheden vanuit de data te bepalen en zijn er meer mogelijkheden om de volledigheid van de data te borgen. Door een zo actueel mogelijk bedrijvenbestand voor/van onze deelnemers beschikbaar te hebben en deze te koppelen met de risico-inschatting (inventarisatie), kunnen we daar controleren waar de risico’s het hoogst zijn. Hiermee wordt informatiegericht en risico-gestuurd toezicht en handhaving in de praktijk gebracht.

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Pagina 15 van 35

Deze manier van werken sluit ook beter aan bij het doel van de Omgevingswet. Op basis van data en bevindingen in het veld wordt middels kaarten en kaartlagen (GIS), de grootste risico’s op basis van informatie bepaald. Hierdoor is er meer sturing mogelijk en kunnen expliciete keuzes worden gemaakt, waar toezicht eventueel gevolgd door handhaving gewenst is. In de risico-inventarisatie wordt het mogelijk de door de deelnemer geformuleerde beleidsdoelen mee te wegen. Dit leidt ertoe dat we op dit vlak ook voldoen aan de eisen vanuit het Digitaal Stelstel Omgevingswet (DSO), doordat we object gerelateerde informatie in relatie tot activiteiten ter beschikking hebben.

Project Stikstof:

De RUD Utrecht is samen met de provincie Utrecht een vervolg aan het vormgeven voor het integrale project in het kader van strategische advisering en data analyse ten behoeve van de gebiedsgerichte aanpak van de stikstofproblematiek. Op dit moment bevindt het vervolg voor de stikstofanalyse zich in de voorbereiding voor fase 3 en ondersteunen wij de provincie op strategisch gebied bij het vormgeven. Daarnaast wordt er concreet invulling gegeven aan het strategische advies in het kader van de gebiedsgerichte benadering. Deze benadering houdt in dat naarmate een specifieke sector een substantiële bijdrage levert aan stikstofproblemen in gebieden die kwetsbaar zijn voor deposities, doelgerichte maatregelen worden getroffen. De RUD heeft deze opgave ten behoeve van Kadernota Aanpak Stikstof verder onderzocht door de eerdere data analyse verder te verrijken om zo beter zicht te hebben op de benodigde maatregelen en noodzakelijke middelen. Deze inzichten hebben bijgedragen aan een concreter uitvoeringskader voor de rest van 2021 en biedt handvatten voor het vormgeven van de vervolgfase, waarbij wij gerichtere (data en analyse) ondersteuning kunnen gaan geven aan de gebiedsgerichte aanpak, mogelijk aangevuld met programmatische VTH aanpak van specifieke stikstof reducerende bedrijfsprocessen, zoals bijvoorbeeld luchtwassers bij stallen.

Data en informatieoverdracht bodem

Vanuit de (warme) overdracht van bodemtaken van Provincie naar Gemeenten onder de Omgevingswet zijn er een aantal specifieke wensen inzake data en data-overdracht, waarbij de “één loketgedachte” het uitgangspunt blijft. De warme overdracht valt uiteen in een aantal meer inhoudelijke projecten en een aantal meer ICT en IV projecten die voornamelijk gericht zijn op het beschikbaar krijgen, hebben, en stellen van informatie in digitale vorm. Vanuit de afdeling IV moet hier een substantiële bijdrage aan worden geleverd. Waar dit werk specifiek voor een bepaalde deelnemer wordt uitgevoerd wordt dit werk ook apart gefinancierd. Enkele meer RUD brede projecten, die betrekking hebben op alle deelnemers, worden vanuit het ontwikkelbudget gefinancierd. HRM De RUD Utrecht wil een aantrekkelijke werkgever zijn en bevordert daarom de ontwikkeling van al haar medewerkers. Op deze manier kunnen de medewerkers optimaal gebruik maken van hun talent en kunnen zij zichzelf voortdurend aanpassen aan de veranderende omgeving en bijbehorende ontwikkelingen. Vanuit dit thema is er aandacht voor het thema opleiden en ontwikkelen. Aan alle RUD-ers is gevraagd na te denken over hun ontwikkeling, competenties en talenten. Deze punten worden besproken in het “goede gesprek”, CAO 2018-2019, tussen de medewerker en de leidinggevende.

Op deze manier krijgen we steeds beter zicht op welke talenten we in huis hebben en kunnen we de verbinding leggen met de opgaven van de RUD Utrecht en zijn deelnemers.

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Pagina 16 van 35

Ook is er continu aandacht voor duurzame inzetbaarheid, instroom van nieuwe medewerkers, en kennisbehoud. Daarom kunnen medewerkers gebruik maken van het generatiepact. Het doel van het generatiepact is de duurzame inzetbaarheid van de oudere medewerkers te vergroten en daarbij ruimte te creëren voor de instroom van nieuwe medewerkers. In 2019 hebben de eerste medewerkers gebruik gemaakt van het generatiepact, en ook in 2021 maken enkele medewerkers weer gebruik van het generatiepact. Om de jonge medewerkers te binden en boeien hebben we een Young Professional programma. De jaren 2020 en 2021 staan qua opleiden in het teken van de Omgevingswet. Vanuit de HR wordt ondersteuning geleverd om het opleidingsgedeelte van de Omgevingswet vorm te geven en te ondersteunen bij ontwikkeling van competenties die straks meer van onze medewerkers worden gevraagd. Het was een zeer ambitieuze doelstelling om de gehele RUD Utrecht binnen één jaar op het juiste niveau voor de Omgevingswet te krijgen. We waren echter goed op weg totdat COVID-19 de wereld op zijn kop zette. Het besluit dat is genomen waardoor de Omgevingswet anderhalf jaar is uitgesteld geeft de RUD Utrecht de mogelijkheid het opleidingsgedeelte alsnog op een goede en gedegen manier af te maken. Dit zal ertoe leiden dat onze medewerkers bij de start van de nieuwe wet beter voorbereid zullen zijn.

Dat is gezien de omvang van de overgang zeer wenselijk. Deze competentieontwikkeling die noodzakelijk is voor de Omgevingswet kent ook overlap met de competenties die zijn geconstateerd binnen het traject ‘Samen op weg’. Dit zorgt er dus voor dat beide elkaar versterken. Facilitair: De RUD Utrecht is gehuisvest in het provinciehuis van Utrecht op de 10de en 2de verdieping. De 10de verdieping is ingericht volgens het flexibele werkplekconcept met kantoortuinen. Dit concept is niet goed bruikbaar in een situatie waarin meer hybride gaat worden gewerkt. Daarnaast zijn de vergaderzalen niet geschikt voor hybride vergaderen. Derhalve is besloten in augustus 2021 een deel van de 10de verdieping te verbouwen en de vergaderzalen aan te passen aan de nieuwe manier van werken die ook hybride vergaderen mogelijk maakt. Financiën: De overgang naar outputfinanciering heeft gezorgd voor een meer complexe structuur van het afrekensysteem. Om de sturingsinformatie hieruit effectief en efficiënt te kunnen raadplegen heeft de RUD Utrecht een BI-tool. Gedurende 2020 zijn wij bezig geweest met het optimaliseren van de rapportages om zo de sturingsinformatie te verbeteren voor onze primaire managers. De financiële rapportages zijn nu van het gewenste niveau.

Er is wel een wens tot doorontwikkeling nu we naast financiële stuurinformatie ook steeds meer behoefte krijgen aan kwalitatieve stuurinformatie met KPI’s. Wat mag het kosten? De onderstaande tabel geeft de verwachte uitputting van het beschikbare budget weer voor het programma Bedrijfsvoering. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar hoofdstuk 4. Financiën. Realisatie t/m 30 april 2021 Baten Lasten Saldo

Begroting t/m 30 april 2021

1.173.000 1.186.000 -13.000

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

1.170.000 1.169.000 1.000

Prognose t/m 31 december 2021 3.955.000 4.361.000 -406.000

Begroting t/m 31 december 2021 3.508.000 3.508.000 -

2e begrotingswijziging 2021 447.000 853.000 -406.000

Begroting 2021 na wijziging 3.955.000 4.361.000 -406.000

Pagina 17 van 35

4.

Financiën

4.1 Financiële positie per 30 april 2021 ACTIVA Vaste activa - Investeringen met een economisch nut

Materiële vaste activa

30 april 2021 €

120.000

Totaal vaste activa Vlottende activa - Vorderingen op openbare lichamen - Uitzettingen in 's Rijks schatkist

€ €

3.832.000

- Nog te ontvangen bedragen - Vooruitbetaalde bedragen

€ €

6.000 4.000

- Banksaldi

€

248.000

Uitzettingen met een rente typische looptijd korter dan één jaar

Overlopende activa Liquide middelen

Totaal vlottende activa Totaal activa PASSIVA Vaste passiva - Algemene reserve - Bestemmingsreserves - Gerealiseerd resultaat

Eigen vermogen

Totaal vaste passiva Vlottende passiva - Overige schulden

Netto vlottende schulden met een rente typische looptijd korter dan één jaar

- Vooruit ontvangen van deelnemers/te verrekenen met deelnemers - Nog te betalen bedragen

Overlopende passiva

Totaal vlottende passiva Totaal passiva

31 december 2020

€

120.000

€

120.000

€

3.832.000

€

10.000

€

248.000

€ €

4.090.000 4.210.000

€

€ €

602.000 2.223.000

€ €

1.052.000 185.000

€

21.000

30 april 2021 € € €

709.000 951.000 -70.000

€

163.000

€

1.638.000

€

819.000

€

188.000

€

188.000

€

2.825.000

€

1.237.000

€

21.000

€ €

4.083.000 4.271.000

€

1.590.000

€

1.590.000

€

163.000

€

2.457.000

€ €

2.620.000 4.210.000

€ € €

683.000 474.000 502.000

€

223.000

€

1.021.000

€

1.368.000

€

1.659.000

€

1.659.000

€

223.000

€

2.389.000

€ €

2.612.000 4.271.000

128.000

€ €

3.625.000

€ €

10.000 2.000

€

248.000

31 december 2020

€

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

188.000

30 april 2020

€

128.000

€

128.000

€

3.625.000

€

12.000

€

248.000

€ €

3.885.000 4.013.000

30 april 2020 € € €

684.000 650.000 -2.000

€

878.000

€

1.119.000

€

684.000

€

1.332.000

€

1.332.000

€

878.000

€

1.803.000

€ €

2.681.000 4.013.000

Pagina 18 van 35

4.2 Toelichting op de financiële positie per 30 april 2021 Investeringen met een economisch nut De investeringen lopen per eind april 2021 achter op de investeringsbegroting. De verwachting is dat de begrote investeringen voor het volledige jaar nog wel gehaald zullen gaan worden in de resterende maanden. Voor de resterende maanden van 2021 staan zowel voor ICT (nieuw VTHzaaksysteem) als voor huisvesting belangrijke investeringen op de planning. Vorderingen op openbare lichamen De vorderingen op openbare lichamen zijn de vorderingen op de deelnemers van de RUD Utrecht. De hoogte van de vorderingen hangt samen met de nog niet betaalde (voorschot) bijdragen van de deelnemers. Aangezien alle bijdragen zijn voldaan door de deelnemers hebben we op balansdatum geen vorderingen. Uitzettingen in ’s Rijks schatkist De uitzettingen in ’s Rijks schatkist zijn toegenomen. Deze stijging hangt samen met de toegenomen vlottende passiva ‘Vooruit ontvangen bedragen van onze deelnemers’. Daarnaast zien we ten opzichte van 31 december 2020 ook een afname in de vlottende activa ‘Vorderingen op openbare lichamen’ welke tevens een verklaring biedt voor de stijging in de uitzettingen in ’s Rijks schatkist. Banksaldi Het banksaldi betreft het saldo op de lopende bankrekening van het RUD. De bankrekening wordt dagelijks afgeroomd naar maximaal € 250.000.

Eigen vermogen Het gerealiseerde resultaat van 2020 ter hoogte van € 502.000 is vrijwel geheel toegevoegd aan bestemmingsreserves: Er is € 360.000 toegevoegd aan de bestemmingsreserve Omgevingswet, € 100.000 aan de bestemmingsreserve VTH-zaaksysteem en € 17.000 aan de bestemmingsreserve Persoonsgebonden Opleidingsbudgetten. Daarnaast is de hoogte van de Algemene Reserve gestegen met € 25.000. Dit jaar is de verwachting dat we met een negatief resultaat zullen afsluiten, doordat we enerzijds kosten moeten maken om de RUD voor te bereiden op de Omgevingswet en anderzijds omdat we als gevolg van de coronacrisis veel minder productie kunnen realiseren met als gevolg een lagere variabele bijdrage. We verwachten niet dat de huidige Algemene Reserve voldoende is om dit negatieve saldo te dekken. Uiteraard sturen we er op aan het verlies zoveel mogelijk te beperken. Overige schulden De overige schulden betreffen volledig het crediteuren saldo. Het grote verschil met vorig jaar april wordt veroorzaakt doordat de huur en beheer van ICT vorig jaar nog niet was betaald en dit jaar wel op balansdatum 30 april 2021. Vooruit ontvangen van deelnemers/te verrekenen met deelnemers Het saldo betreft de vooruit gefactureerde bijdragen voor de laatste twee maanden van het tweede kwartaal.

Deze post hangt samen met de ‘Vorderingen op openbare lichamen’ en de ‘Uitzettingen in ’s Rijks schatkist’, zoals hier boven reeds benoemd. Verder hangt de stijging in vergelijking met vorig jaar april samen met de uitbereiding van de DVO’s waardoor er meer is gefactureerd aan onze deelnemers.

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Pagina 19 van 35

Nog te betalen bedragen De nog te betalen bedragen omvatten enerzijds de nog af te dragen omzetbelasting, loonbelasting, pensioenpremies, huurkosten, accountantskosten, licentiekosten ICT en de opgenomen schuld voor verlofdagen zoals in de Jaarrekening 2020 is opgenomen.

4.3 Overzicht van baten en lasten per 30 april 2021 (programma niveau) Realisatie t/m 30 april 2021

Begroting t/m 30 april 2021

Programma's 1 Handhaving Directe variabele kosten handhaving Directe vaste kosten handhaving

Baten 1.711.000 1.380.000 331.000

Lasten 1.787.000 1.393.000 394.000

Saldo -76.000 -13.000 -63.000

Baten 1.739.000 1.414.000 325.000

Lasten 1.748.000 1.424.000 324.000

Saldo -9.000 -10.000 1.000

2 Vergunningverlening Directe variabele kosten vergunningverlening Directe vaste kosten vergunningverlening

1.833.000 1.494.000 339.000

1.922.000 1.512.000 410.000

-89.000 -18.000 -71.000

1.805.000 1.472.000 333.000

1.794.000 1.461.000 333.000

11.000 11.000 -

3 Bedrijfsvoering Totaal programma's Loon- en prijscompensatie Onvoorzien Totaal saldo van de baten en lasten Toevoeging/onttrekking aan reserves: - VTH Zaaksysteem - Omgevingswet Gerealiseerd resultaat

1.173.000 4.717.000 75.000 33.000 4.825.000

1.186.000 4.895.000 4.895.000

-13.000 -178.000 75.000 33.000 -70.000

1.170.000 4.714.000 33.000 75.000 4.822.000

1.169.000 4.711.000 33.000 75.000 4.819.000

1.000 3.000 3.000

4.825.000

4.895.000

-70.000

4.822.000

4.819.000

3.000

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Pagina 20 van 35

Prognose t/m 31 december 2021

Begroting t/m 31 december 2021

Programma's 1 Handhaving Directe variabele kosten handhaving Directe vaste kosten handhaving

Baten 5.951.000 4.823.000 1.128.000

Lasten 6.136.000 4.817.000 1.319.000

Saldo -185.000 6.000 -191.000

Baten 5.217.000 4.243.000 974.000

Lasten 5.246.000 4.272.000 974.000

Saldo -29.000 -29.000 -

2 Vergunningverlening Directe variabele kosten vergunningverlening Directe vaste kosten vergunningverlening

6.178.000 5.021.000 1.157.000

6.361.000 5.008.000 1.353.000

-183.000 13.000 -196.000

5.416.000 4.417.000 999.000

5.381.000 4.382.000 999.000

35.000 35.000 -

3 Bedrijfsvoering Totaal programma's Loon- en prijscompensatie Onvoorzien Totaal saldo van de baten en lasten Toevoeging/onttrekking aan reserves: - VTH Zaaksysteem - Omgevingswet Geprognotiseerd resultaat

3.955.000 16.084.000 16.084.000

4.361.000 16.858.000 16.858.000

-406.000 -774.000 -774.000

3.508.000 14.141.000 100.000 225.000 14.466.000

3.508.000 14.135.000 100.000 225.000 14.460.000

6.000 6.000

100.000 670.000 16.854.000

16.858.000

100.000 670.000 -4.000

14.466.000

14.460.000

6.000

RUD Utrecht | Ontwerp Eerste Bestuursrapportage 2021

Pagina 21 van 35

4.4 Toelichting op het overzicht van baten en lasten (programma niveau) Algemeen Vanaf de invoering van outputfinanciering zijn de opbrengsten deels variabel, deels vast. De vaste bijdrage (ter dekking van de directe vaste kosten in de programma’s Handhaving, Vergunningverlening en het gehele programma Bedrijfsvoering) zijn voor vier maanden opgenomen (1/3 van het jaarbedrag). De opbrengsten zoals opgenomen onder de programma’s Handhaving en Vergunningverlening op de regels “directe variabele kosten” (baten) zijn opgenomen op basis van de werkelijke productie van de eerste vier maanden. Op totaalniveau is voor het gehele jaar de prognose dat een negatief resultaat van € 4.000 zal worden gerealiseerd. Hierbij moet worden opgemerkt dat er in de baten vanuit wordt gegaan dat de opbrengsten (DVO en aanvullende opdrachten) volledig worden gerealiseerd. Gezien de coronamaatregelen over de eerste vier maanden van 2021 lijkt dit niet realistisch. Bedrijfsvoering Voor Bedrijfsvoering (en de vaste bijdrage) zou moeten worden gekeken naar het totaal van: Realisatie t/m 30 april 2021 Programma's (kosten gedekt uit vaste bijdrage) Directe vaste kosten handhaving Directe vaste kosten vergunningverlening Bedrijfsvoering Totaal vaste bijdrage

Programma's (kosten gedekt uit vaste bijdrage) Directe vaste kosten handhaving Directe vaste kosten vergunningverlening Bedrijfsvoering Totaal vaste bijdrage

Baten 331.000 339.000 1.173.000 1.843.000

Lasten 394.000 410.000 1.186.000 1.990.000

Saldo -63.000 -71.000 -13.000 -147.000

Begroting t/m 30 april 2021 Baten 325.000 333.000 1.170.000 1.828.000

Lasten 324.000 333.000 1.169.000 1.826.000

Saldo 1.000 1.000 2.000

Prognose t/m 31 december 2021

Begroting t/m 31 december 2021

Baten 1.128.000 1.157.000 3.955.000 6.240.000

Baten 974.000 999.000 3.508.000 5.481.000

Lasten 1.319.000 1.353.000 4.361.000 7.033.000

Saldo -191.000 -196.000 -406.000 -793.000

Lasten 974.000 999.000 3.508.000 5.481.000

Saldo

-

In de cijfers zijn ontwikkelkosten om de RUD voor te kunnen bereiden op de Omgevingswet opgenomen. Door het uitstel van de Omgevingswet naar 2022 is een groot deel van deze kosten van 2020 naar 2021 doorgeschoven. De totale kosten voor de Omgevingswet zijn € 670.000 in 2021. Momenteel wordt inzichtelijk gemaakt wat het uitstel naar de ingangsdatum per 1 juli 2022 financieel betekent voor de RUD Utrecht. Ook zijn er voor het programma Samen op Weg € 124.000 aan kosten geprognotiseerd, welke reeds door het Algemene Bestuur zijn vastgesteld. Daarnaast verwachten we nog extra advieskosten voor de implementatie van het nieuwe VTH-zaaksysteem. Deze kosten m.b.t. de Omgevingswet en de implementatie van het nieuwe VTH-zaaksysteem worden gedekt uit de daarvoor aangemaakte bestemmingsreserves. De kosten m.b.t. Samen op Weg worden gedekt uit de vaste bijdrage, welke is opgenomen als begrotingswijziging bijbehorende bij deze Bestuursrapportage. Derhalve is er voor de overschrijding vanuit bestemmingsreserves een dekking van € 770.000. Het restant van 23.000 kan gedekt worden uit de algemene reserve.