314618 Belastingsamenwerking met Eemnes bijlage 1 Bestuurlijke samenvatting onderzoeksrapport

Bestuurlijke samenvatting Bij Rapportage onderzoek mogelijke belastingsamenwerking gemeente Baarn - Eemnes

Inleiding In 2018 hebben de gemeenten Eemnes en Baarn een verkenning uitgevoerd naar de mogelijkheden voor optimale en duurzame ambtelijke samenwerking. Uit deze verkenning bleek dat beide gemeenten de meerwaarde zagen van een ambtelijke samenwerking die het vermogen versterkt om (maatschappelijke) opgaven samen effectief op te pakken en de kwetsbaarheid van de organisatie te verminderen. Een van de onderwerpen die als kansrijk uit de verkenning kwam was de samenwerking op het gebied van belastingen. Deze samenwerking kan de continuïteit, kwaliteit en betrouwbaarheid van de werkzaamheden borgen, de kwetsbaarheden verminderen en de dienstverlening aan de burgers/bedrijven verder verbeteren. De uitvoering van de belastingtaken kunnen blijvend toekomstbestendig worden uitgevoerd. De gemeente Eemnes heeft in 2020 het voornemen uitgesproken de belastingtaken niet langer uit te besteden aan de BEL Combinatie en heeft, in het licht van de verkenning uit 2018, de gemeente Baarn aangegeven dat zij de uitvoering van de belastingtaken graag wil uitbesteden/overdragen aan de gemeente Baarn. Het college van de gemeente Baarn heeft, in reactie op het verzoek van Eemnes, aangegeven open te staan voor het verkennen van een samenwerking op het gebied van belastingen.

Baarn is bereid is om het, op termijn, uitvoeren van de belastingtaken voor gemeente Eemnes, onder overeen te komen voorwaarden te overwegen. Een samenwerking met de gemeente Eemnes past binnen de kaders aangegeven in het collegeprogramma voor versterking van de bedrijfsvoerings- en dienstverleningsprocessen. Om tot een definitieve besluitvorming te komen over de samenwerking op het gebied van belastingtaken, moeten enkele thema’s worden uitgediept. ANG (in samenwerking met Berenschot) heeft de opdracht gekregen om de gemeente hierbij te begeleiden. Het ‘rapport onderzoek mogelijke belastingsamenwerking Baarn Eemnes ‘ is de uitwerking van dit onderzoek.

Uitkomsten van het onderzoek Om de consequenties van een samenwerking op het gebied van belastingen goed in beeld te brengen zijn een vijftal thema’s onderzocht: organisatie, bestuurlijk juridisch, personeel, kwaliteit & dienstverlening en financiën. Hierna worden de belangrijkste bevindingen uit het onderzoek per thema kort toegelicht.

1

Bestuurlijke samenvatting Bij Rapportage onderzoek mogelijke belastingsamenwerking gemeente Baarn - Eemnes Organisatie In kaart is gebracht welke taken overgedragen worden, zowel in het primaire proces van belastingenheffing en -inning als in de ondersteunende processen zoals gegevensbeheer en Klant Contact Centrum. Bovendien is bepaald welke kwaliteit de gegevens hebben op moment van overdracht en welke keuzes er beleidsmatig door wie gemaakt worden. Het politiek beleid (belastingsoort, de hoogte van het belastingtarief en de maatstaf van de belastingheffing) blijft de verantwoordelijkheid van iedere individuele gemeente. Om optimaal te profiteren van de belastingsamenwerking is het belangrijk om het uitvoeringsbeleid te harmoniseren. Uitgangspunt is dat de gemeente Eemnes zich conformeert aan de bedrijfsvoeringopzet en planning van de gemeente Baarn. De gemeente Baarn neemt de volledige belastingtaak over van de BEL Combinatie voor de gemeente Eemnes, waarbij de gemeente Baarn al haar werkwijzen, planning en uitvoering rondom de belastingtaken als leidend van toepassing verklaard. (Bestuurlijk) Juridisch Bij de uitwerking van de juridische basis voor het uitvoeren van de belastingtaken zijn een viertal uitgangspunten meegegeven: snel & eenvoudig te realiseren en geen bestuurlijk en/of operationeel gedoe.

Verder wordt er rekening mee gehouden dat de gemeente Baarn bepalend is in de uitvoering van de belastingtaak (zie ook onder het kopje ‘organisatie’). Voor een overzicht van de diverse samenwerkingsvormen en de voor- en nadelen van elk verwijs ik u naar hoofdstuk 3.2, paragraaf 3.2.3, pagina 17, van het rapport ‘Rapportage onderzoek mogelijke belastingsamenwerking gemeente Baarn – Eemnes’ (Bijlage 1). Momenteel wordt onderzocht wat de meest passende - en zo licht mogelijke - juridische samenwerkingsvorm is. Hiervoor wordt een separaat voorstel voor het college uitgewerkt. Personeel Een eventuele uitbesteding van de belastingtaak heeft gevolgen voor het personeel. Het gaat dan in de eerste plaats om de vraag in hoeverre de huidige medewerkers over kunnen naar de belastingsamenwerking. Voor personeel dat overgaat kunnen er mogelijk wijzigingen optreden in rechtspositie en arbeidsvoorwaarden. Tevens speelt de vraag in hoeverre medewerkers hun huidige taak kunnen blijven uitvoeren. Het personeel dat de belastingtaken uitvoert voor de BEL Combinatie is in dienst van de BEL Combinatie. De Wet Normalisering Rechtpositie Ambtenaren (WNRA) geeft aan dat wanneer er een onderdeel/taak van de organisatie uitbesteed wordt, de mensen die deze taak uitvoeren mee gaan naar de nieuwe organisatie (het principe mens volgt werk).

Binnen de BEL Combinatie worden in totaal 9,7 fte ingezet voor de belastingtaak. Voor de gemeente Baarn komen de eerste berekeningen uit dat er 2,06 FTE nodig is om de belastingtaken voor Eemnes uit te voeren, plus aanvullende capaciteit voor financieel beheer, functioneel beheer, en regie. Dit wordt verder vertaald in werkelijke formatie en bijbehorende cijfers. Uitgangspunt is dat formatie van de BEL Combinatie naar de gemeente Baarn over gaat en dat dit budgetneutraal kan gebeuren. Specifiek Eemnes Hoewel het college bevoegd is te besluiten een onderdeel/taak uit de BEL Combinatie te halen en over te dragen aan derden, is het Bestuur van de BEL Combinatie bevoegd om de besluiten die gepaard gaan met de personele consequenties te nemen en hierover overleg te voeren met de ondernemingsraad / het Lokaal Overleg. Het college wordt derhalve voorgesteld om het Bestuur van de BEL Combinatie te

2

Bestuurlijke samenvatting Bij Rapportage onderzoek mogelijke belastingsamenwerking gemeente Baarn - Eemnes verzoeken het besluit de belastingtaken over te dragen uit te voeren voor wat betreft de personele gevolgen. Specifiek Baarn Een uitbreiding van de eigen (ambtelijke) organisatie is adviesplichtig, voor wat betreft de personele gevolgen, bij de ondernemingsraad. Wanneer er bovendien sprake is van een sociaal plan en sociaal statuut dan zal hierover overleg gevoerd moeten worden met het Lokaal Overleg. Kwaliteit & dienstverlening De invulling van de processen van de gemeente Baarn en Eemnes vertonen vele gelijkenissen. De dienstverlening voor de burger en bedrijven zal op grote lijnen niet veranderen. De bereikbaarheid van afdeling belasting en invordering verloopt voor beide organisaties via de gemeentelijk website, per e-mail en telefonisch tijdens kantoortijden. Verder maken beide gemeenten gebruik van een klantcontactcentrum (KCC) als het eerste aanspreekpunt voor degene die vragen hebben op het gebied van belastingen. Een belangrijk onderdeel op kwaliteitsgebied voor de start van de belastingsamenwerking is een Schoon door de poort bestandscontrole. De kwaliteit van de bestanden vormt immers het `hart' van de dienstverlening en kwaliteit.

Voor zowel de gemeente Baarn als de gemeente Eemnes is een nulmeting uitgevoerd op de gemeentelijke administratie om de kwaliteit ervan te toetsen. Op dit moment wordt niet op alle onderdelen aan het gevraagde kwaliteitsniveau ten aanzien van de criteria ‘Schoon Over ’ voldaan. Dit heeft ook de controle van de Waarderingskamers uitgewezen. Beide gemeenten hebben afgesproken om de geconstateerde uitval voor 1-1-2023 op te lossen. Financiën Bij de financiële analyse is onderzoek gedaan naar de structurele kosten, de incidentele kosten (transitiekosten) om de overdracht van de belastingtaak naar Baarn tot stand te brengen, en de (eventuele) terugverdientijd van de incidentele kosten via de structurele besparing. Vooraf is afgesproken dat de samenwerking niet leidt tot incidentele of structurele meerkosten voor Baarn, behoudens de tijdsinvestering en de kosten van Baarn die gemoeid gaan met de kwaliteitsimpuls ‘schoon door de poort’ / controle Waarderingskamer. De hier onder staande tabel geeft de structurele en incidentele kosten weer. Zoals u kunt zien is er sprake van een negatieve structurele besparing.

Structureel financieel effect

-€ 18.693

Totaal incidentele kosten

€ 360.843

Terugverdientijd

Oneindig

Risico’s Ten aanzien van het transitieproces (overdracht taken) en de invulling van de nieuwe organisatie in Baarn zijn een aantal risico’s te benoemen. Het is momenteel moeilijk om nieuwe financiële medewerkers te vinden die ook onderlegd zijn in data analyse. De begeleiding van de werving van financiële medewerkers door een externe partij valt aan te bevelen. De transitie en implementatie van de belastingtaken valt 3

Bestuurlijke samenvatting Bij Rapportage onderzoek mogelijke belastingsamenwerking gemeente Baarn - Eemnes samen met het ‘gewone’ werk en zal dus een capaciteitsslag leggen op beide organisaties. Afgesproken is dat beide organisaties zullen zorgen voor voldoende personeel om deze (extra) werkzaamheden uit te voeren. Voor het uitvoeren van het project ‘schoon door de poort’ en de begeleiding van de transitie op ICT gebied is gespecialiseerd personeel nodig die deels wel en deels niet binnen de eigen formatie beschikbaar is. Daar waar het personeel niet beschikbaar is zal ingehuurd worden. De kosten zitten verwerkt in de projectbegroting. Last but not least is een forse betrokkenheid en beschikbaarheid nodig van alle betrokkenen (zowel intern als extern – Pink Roccade, Vicrea Tog) om de continuïteit van het proces te waarborgen en noodzakelijke ICT koppelingen tussen systemen te kunnen realiseren. Gesprekken met onze leveranciers wijzen uit dat onze planning haalbaar is en dat er voldoende formatie beschikbaar is om uitvoering te geven het transitieproces. De kosten hiervan zijn opgenomen in de projectkosten.

Samenvattend In 2018 hebben de gemeenten Eemnes en Baarn een verkenning uitgevoerd naar de mogelijkheden voor optimale en duurzame ambtelijke samenwerking. Uit deze verkenning bleek dat beide gemeenten de meerwaarde zagen van een ambtelijke samenwerking die het vermogen versterkt om (maatschappelijke) opgaven samen effectief op te pakken en de kwetsbaarheid van de organisatie te verminderen. Een van de onderwerpen die als kansrijk uit de verkenning kwam was de samenwerking op het gebied van belastingen. De samenwerking op het gebied van de belastingtaken geeft Baarn en Eemnes de mogelijkheid om de continuïteit, kwaliteit en betrouwbaarheid van de werkzaamheden te borgen, de kwetsbaarheden te verminderen en de dienstverlening aan de burgers/bedrijven verder verbeteren. De consequenties van een samenwerking op het gebied van belastingen zijn onderzocht op de vijf thema’s: organisatie, bestuurlijk juridisch, personeel, kwaliteit & dienstverlening en financiën. Uit het onderzoek blijkt dat een samenwerking kansrijk is alhoewel gepaard gaand met meerkosten voor Eemnes. Wanneer deze meerkosten voor de samenwerking met Baarn afgezet worden tegen de meerkosten in de BEL Combinatie over een periode van de afgelopen vijf jaar dan zijn de meerkosten voor de samenwerking met Baarn gering. Natuurlijk zijn er zeker ook risico’s te benoemen.

Dat kan ook niet anders bij zo’n omvangrijk project. We denken echter dat er voldoende beheersmaatregelen genomen zijn om de overdracht van de taken goed te kunnen realiseren en hiermee onze dienstverlening te kunnen verbeteren en de kwetsbaarheden te verminderen.

4