276702 Uitbreiding formatie griffie rvs

Raadsvoorstel

Openbaar

Voorstelnummer

: 276702

Onderwerp

: Uitbreiding formatie griffie

Besluit in de raad

: 7 juli 2021

Portefeuillehouder

: werkgevercommissie griffier

Naam steller

: C. Heusingveld

Aan de gemeenteraad, Voorgestelde beslispunten: 1) De griffieformatie vast te stellen op 2,72 fte, bestaande uit een griffier, een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier en een griffiemedewerker. 2) De structurele hogere personeelslasten van de formatie-uitbreiding van € 50.000 te verwerken ten laste van het begrotingssaldo vanaf 2022. 3) De budgetoverschrijding als gevolg van de formatie-uitbreiding in 2021 vast te stellen in de begrotingswijziging bij de tweede tussenrapportage 2021.

1

Samenvatting

Aan de raad wordt gevraagd budget beschikbaar te stellen voor een structurele uitbreiding op de griffie met een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier. Het doel is om de ondersteuning van de raad op orde te brengen. Zoals de Raad voor het Openbaar Bestuur het verwoordt: “Ondersteuning is geen luxe of bijzaak maar een essentiële voorwaarde voor het functioneren van de volksvertegenwoordigers en voor een sterke democratie.” Voor de griffieformatie wordt uitgegaan van gemiddeld 28 uur (0,78 fte) per week voor de nieuwe raadsadviseur/plaatsvervangend griffier. De kosten voor de formatie-uitbreiding van 0,78 fte (28 uur) worden geraamd op structureel € 68.000 (schaal 10A). Binnen de formatie van de griffie is nog structureel ruimte voor € 18.000. Er is derhalve voor de uitbreiding € 50.000 aan structureel budget nodig.

2

Inleiding en aanleiding

Met de komst van de nieuwe griffier heeft de werkgeverscommissie het moment aangegrepen om de formatie van de griffie kritisch tegen het licht te houden. Zowel de Raad voor het Openbaar Bestuur, door middel van het in november 2020 uitgebrachte onderzoek “Goede ondersteuning, sterke democratie", als de Vereniging van Griffiers, vanwege kwetsbaarheid in de raadsondersteuning, pleit voor een minimale griffie bestaande uit drie functies, te weten: griffier, raadsadviseur/plaatsvervangend griffier en griffiemedewerker. Daarnaast heeft ook de Vereniging voor Raadsleden recentelijk aangegeven dat een goede ondersteuning van de raad niet uit de lucht komt vallen. Zij constateren dat ondersteuning van de raad door de griffier vraagt om meer investering. Met dit voorstel wordt u gevraagd de raadsondersteuning zo te organiseren dat deze voor de komende periode aansluit bij de noodzakelijke ondersteuning en ook de behoeften en wensen van de raad. Om de adviserende en strategische rol van de griffie goed te kunnen vervullen is uitbreiding met een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier op de griffie noodzakelijk.

3.

Beoogd resultaat

Zowel in kwalitatieve als in kwantitatieve zin een goede ondersteuning voor de gemeenteraad ten behoeve van een zo optimaal mogelijk functioneren van de raad.

4.

Argumenten

4.1. Taakverzwaring van raadsleden en steunfractieleden vergt adequate raadsondersteuning Het werk van raadsleden en steunfractieleden is de afgelopen jaren flink verzwaard. Denk aan de decentralisaties in het sociale domein maar ook aan vraagstukken van klimaat, stikstof of energietransitie. Taken zijn complexer geworden en de samenwerking ingewikkelder omdat er meerdere partijen aan tafel zitten. Ook zijn er trends en ontwikkelingen waar de gemeenteraad op moet inspelen en waar ondersteuning vanuit de griffie wordt verwacht. Denk aan bijvoorbeeld de Omgevingswet en Overheidsparticipatie met de daarbij veranderende rol van de raad. De uitdaging doet zich ook voor op het gebied van de voortgaande regionaliseringen. Baarn beschikt over een vergadermodel met bijna iedere woensdag een vergadering en de mogelijkheid om met meerdere steunfractieleden te werken. De huidige griffiecapaciteit is op dit moment niet toegerust om aan alle ondersteuningstaken invulling te geven, met name als het gaat om de adviserende en strategische taken. Om nu en in de nabije toekomst als gemeenteraad goed te kunnen blijven functioneren, acht de werkgeverscommissie de voorgestelde formatie-uitbreiding van de griffie niet alleen wenselijk maar ook noodzakelijk.

4.2 Formatieuitbreiding vanwege de taakverzwaring bij de griffie De continue taakverzwaring van het werk van de raadsleden in de afgelopen jaren heeft uiteraard ook geleid tot taakverzwaring bij de ondersteuning van de raden. In de afgelopen acht jaar is de formatie van de griffie in Baarn echter niet meegegroeid met de toename van de werkzaamheden. Met dit voorstel worden de toegenomen werkzaamheden vertaald naar de benodigde formatieuitbreiding op de griffie. Om de procesmatige ondersteuning van de gemeenteraad te kunnen blijven garanderen en de gemeenteraad, inclusief steunfractieleden, meer inhoudelijk-strategisch te kunnen bijstaan, is uitbreiding van de raadsgriffie noodzakelijk 4.3 Formatie-uitbreiding is een voorwaarde om de ambities in de profielschets griffier te verwezenlijken In aanloop naar het opstellen van de profielschets voor de nieuwe griffier heeft er een interactieve workshop met de raad plaatsgevonden. In deze bijeenkomst werd er gediscussieerd over welke ontwikkeling de raad zou willen doormaken, welke griffier en griffie daar het beste bij zouden passen en met welke opdracht de nieuwe griffier van start moest gaan. De uitkomsten van deze workshop zijn opgenomen in de profielschets voor de griffier. De ambities verwoord in deze profielschets vereisen een griffie die zowel qua kwantiteit als kwaliteit de ambities waar kan maken.

Hiervoor is de benodigde griffieuitbreiding met een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier noodzakelijk. 4.4 Formatieuitbreiding is een voorwaarde om het griffieplan te kunnen uitvoeren Om het griffieplan waarin de profielschets en de wensen en ambities van de raad zijn verwoord te kunnen uitvoeren, is het noodzakelijk om de griffie zowel kwalitatief als kwantitatief op orde te brengen. Zonder de formatie-uitbreiding op de griffie kunnen niet alle wensen en ambities zoals verwoord in het griffieplan worden gerealiseerd en kan de griffie niet de ondersteuning bieden die nodig is voor een gemeenteraad die zijn taken en rol serieus wil uitvoeren en invullen. Mocht de raad de formatie-uitbreiding niet ondersteunen dan is het aan de raad de keuze te maken welke taken de griffie dan niet zal uitvoeren. 4.5 Functiesplitsing om kwetsbaarheid te verminderen Een extra medewerker op de griffie zal uiteraard ook zorgen voor minder kwetsbaarheid van de griffie. Een griffie met twee personen is zeer kwetsbaar; als er iemand een korte tijd ziek is, moet er vrijwel direct externe inhuur worden gepleegd. Bij drie personen is er iets meer ruimte om elkaar te vervangen. Een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier heeft zowel adviserende als administratieve taken zodat deze de kortstondige afwezigheid van zowel griffiemedewerker als de griffier op kan vangen.

4.6 Benchmark Hoewel gemeenten verschillen in hun ambities en wensen voor de raad, blijkt uit een korte door de rekenkamercommissie uitgevoerde benchmark dat de formatie in Baarn beperkt is. De bevindingen van deze benchmark zijn:

1) Er zijn in Nederland 35 gemeenten met een omvang van 23 tot 27 duizend inwoners. Op internet is van 23 daarvan informatie te vinden over de omvang van de griffie. 2) Van deze 23 hebben er 4 een omvang die min of meer gelijk is aan die van Baarn, te weten een griffier en secretariële ondersteuning. Er is geen precieze info over de uren. 3) Van de overige 19 is er bij 9 sprake van een extra medewerker als rechterhand van de griffier. Deze heet dan raadsadviseur, adjunct griffier, commissiegriffier of secretaris rekenkamer of soms combinaties van deze namen. Het is in de regel een functie op beleidsniveau (hbo of wo). 4) Bij de overige 10 is er daarnaast nog een extra raadsadviseur c.q. commissiegriffier of een communicatiemedewerker of allebei. 5) Van de functies die onder 3 en 4 genoemd worden, is het precieze aantal formatie-uren niet vindbaar op internet.

5.

Kanttekeningen/Risico’s

5.1. De nieuwe formatie blijft kwetsbaar Ook de nieuwe formatie blijft kwetsbaar, maar uiteraard minder kwetsbaar dan met twee personen.

6.

Kosten, baten en dekking

Structurele dekking Het voorstel om de griffie uit te breiden komt vanuit de raad. De werkgeverscommissie griffier dient het voorstel in. De kosten voor de formatie-uitbreiding van 0,78 fte (28 uur) worden geraamd op structureel € 68.000 (schaal 10A). Binnen de formatie van de griffie is nog structureel ruimte voor € 18.000. Er is derhalve voor de uitbreiding € 50.000 aan structureel budget nodig. Dit budget is niet vrij te maken uit de budgetten van de griffie. Voorgesteld wordt om het voorstel financieel te dekken ten laste van het begrotingssaldo. Het voorstel wordt tegelijk met de perspectiefnota 2022-2025 behandeld in de vergadering van 7 juli 2021. Hiermee kan de raad een integrale afweging maken ten aanzien van de besluitvorming over dit voorstel. Inschaling De definitieve personeelslasten zijn afhankelijk van de uitkomsten van de formele functieweging die nog zal volgen. Een functieweging om de definitieve inschaling te bepalen is een standaardprocedure bij een nieuwe functie. De voorlopige inschaling van 10a is gekozen na een benchmark en een uitdrukkelijke wens dat de plaatsvervangend griffier een inhoudelijke sparringpartner is van de griffier die processen kan initiëren en organiseren en in staat is om de griffier te vervangen.

Incidentele dekking Indien de gemeenteraad besluit tot de uitbreiding van de formatie, zullen afhankelijk van de ingangsdatum ook in 2021 salariskosten voor de nieuw aan te stellen raadsadviseur /plaatsvervangend griffier worden gemaakt. Deze overschrijding zal worden gemeld bij de tussenrapportages. Bij de 2e tussenrapportage in het najaar zal de overschrijding worden verwerkt in een begrotingswijziging. De Raad voor het Openbaar Bestuur heeft de minister afgelopen najaar geadviseerd om nader onderzoek te doen naar de omvang van de middelen die nodig zijn om aan de ondersteuningsnormen te voldoen. Als de normen leiden tot een wijziging van de taken of activiteiten van gemeenten, moet de Minister volgens de regels van de Financiële-verhoudingswet aangeven hoe gemeenten dat kunnen bekostigen. Als uit het onderzoek blijkt dat de eigen middelen van gemeenten niet toereikend zijn, adviseert de Raad dat de minister middelen daarvoor beschikbaar stelt.

7.

Aanpak (planning/uitvoering/communicatie)

De werkgeverscommissie geeft samen met de griffier en afdeling Personeelszaken uitvoering aan dit besluit, met als doel om in september de nieuwe functie definitief te kunnen invullen.

Namens de werkgeverscommissie van de gemeente Baarn,

Mw. A. Martens Voorzitter werkgeverscommissie griffier

Bijlagen: Rapport ROB “Goede ondersteuning, sterke democratie” en de reactiebrief van de minister hierop. Relevante links https://www.raadopenbaarbestuur.nl/documenten/publicaties/2020/11/05/goede-ondersteuningsterke-democratie https://www.raadsleden.nl/actueel/nieuws/ondersteuning-van-de-raad-door-de-griffier-vraagt-ommeer-investering http://griffiers.nl/home/nieuws/499