276701 Griffieplan rvs

Raadsvoorstel

Openbaar

Voorstelnummer

: 276701

Onderwerp

: Griffieplan

Besluit in de raad

: 7 juli 2021

Portefeuillehouder

: werkgevercommissie griffier

Naam steller

: C. Heusingveld

Aan de gemeenteraad, Voorgestelde beslispunten: 1. Het griffieplan 2021 – 2022 vast te stellen.

1

Samenvatting

Aan de raad wordt gevraagd om het griffieplan 2021 – 2022 vast te stellen. Het doel van dit werkplan is om enerzijds te beschrijven wat de reguliere taken zijn van de griffie en anderzijds aan te geven wat de ambities van de raad en de griffie zijn voor 2021 en 2022 met een vertaling naar concrete acties. Deze ambities zijn voortgekomen uit gesprekken met de werkgeverscommissie griffier en met alle raadsleden en steunfractieleden, en volgen uit de hoofdtaak van de griffier om de gemeenteraad zo goed mogelijk in staat te stellen zijn hoofdfuncties, volksvertegenwoordiging, kaderstelling en controle, uit te oefenen.

2

Inleiding en aanleiding

Eind 2020 is er een nieuwe griffier gestart in Baarn. De griffier heeft met de werkgeverscommissie afgesproken om een griffieplan op te stellen waarin de ambities van de raad en de griffie zijn vastgelegd en waarin inzicht wordt gegeven in de activiteiten van de griffie voor de periode 2021 en 2022. Het griffieplan is voor de werkgeverscommissie een sturingsmiddel en geeft een beeld van de doelstellingen en werkzaamheden die door de griffie voor de gemeenteraad van Baarn tot en met 2022 worden uitgevoerd. Daarnaast is het een sturingsmiddel voor de griffier en een leidraad voor de griffiemedewerker(s).

3.

Beoogd resultaat

Inzicht geven in de werkzaamheden van de griffie en het realiseren van de ambities van de raad en de griffie in 2021 en 2022.

4.

Argumenten

4.1. Inzicht geven in de werkzaamheden van de griffie In de eerste drie hoofdstukken van het griffieplan staan de reguliere werkzaamheden van de griffie beschreven evenals de missie en de belangrijkste waarden voor de griffie. In hoofdstuk 4 worden concrete actiepunten benoemd naar aanleiding van de ambities van de raad. Dit geeft voor zowel raadsleden, steunfractieleden, collegeleden, ambtenaren als inwoners meer duidelijkheid m.b.t. de werkzaamheden van de griffie 4.2 Werkzaamheden van de griffie zijn gebaseerd op de ambities en wensen van de raad De basis van het werk van de griffie is om de raad te adviseren en te ondersteunen in zijn drie hoofdtaken van kaderstellen, controleren en de volksvertegenwoordigende rol. Doordat de raad zelf wensen en ambities met betrekking tot deze drie rollen heeft benoemd en de griffier dit heeft 1

verwerkt in het griffieplan, kan de griffie als geheel gerichter aan het werk om de raad zo goed mogelijk te adviseren en te ondersteunen. 4.3 Sturingsmiddel voor de werkgeverscommissie Het griffieplan is een sturingsmiddel voor de werkgeverscommissie. Het griffieplan kan als kapstok worden gebruikt voor de beoordeling en evaluatiegesprekken van de werkgeverscommissie met de griffier. 4.3 Sturingsmiddel voor de griffier. Voor de griffier is het griffieplan een sturingsinstrument in haar eigen werk en in het werk dat verricht wordt door de griffiemedewerker(s).

5.

Kanttekeningen/Risico’s

6.

Kosten, baten en dekking

5.1. Ambities en wensen van de raad kunnen veranderen Uiteraard kunnen wensen en ambities van de raad veranderen en er kunnen zich actualiteiten voordoen die om directe werkzaamheden van de griffie vragen. Dit is tevens een reden waarom het griffieplan een dynamisch document is, de duur heeft van twee jaar en jaarlijks geëvalueerd zal worden. Dit betekent uiteraard niet dat deze jaarlijkse evaluatie zal worden afgewacht. Wanneer het nodig is zal de griffie inspelen op de (politieke) actualiteit. De werkgeverscommissie en de griffier zorgen samen voor voldoende momenten in het jaar om elkaar te spreken. Dit houdt tevens in dat wanneer actualiteiten erom zouden vragen dat er andere prioriteiten gesteld moeten worden, dit ook met elkaar besproken zal worden.

Aan het vaststellen van het griffieplan op zichzelf zijn geen kosten verbonden. Om echter uitvoering te kunnen geven aan een aantal concrete actiepunten die zijn benoemd in het griffieplan is er wel budget nodig. Eén van de onderwerpen waarvoor budget nodig is, is de uitbreiding van de formatie van de griffie. U ontvangt hiervoor een apart voorstel, dat gelijktijdig aangeboden wordt met dit voorstel voor het griffieplan. Het is goed om deze voorstellen in samenhang met elkaar te kunnen bekijken, omdat wanneer de formatie van de griffie niet zal worden uitgebreid, niet alle actiepunten kunnen worden opgepakt of uitgevoerd door de griffie.

7.

Aanpak (planning/uitvoering/communicatie)

In het griffieplan is in hoofdstuk 5 een tijdschema opgenomen wanneer de actiepunten worden opgepakt wanneer het griffieplan zal worden vastgesteld. Met een aantal actiepunten kan de griffie zelf aan de slag. Voor sommige punten is er ook een actieve inbreng nodig van raadsleden en steunfractieleden, en voor andere actiepunten is er ook samenwerking nodig met de ambtelijke organisatie en het college. Voor de actiepunten waarvoor meer actoren nodig zijn dan alleen griffie of gemeenteraad geldt dat de driehoek van burgemeester, griffier en gemeentesecretaris hier een belangrijke rol in heeft. Namens de werkgeverscommissie van de gemeente Baarn,

Mw. A. Martens Voorzitter werkgeverscommissie griffier 2

Bijlagen: - Griffieplan 2021 - 2022

3