276701 Griffieplan bijlage Griffieplan 2021 - 2022
Tekst van het document
Griffieplan 2021 – 2022 Raadsgriffie Baarn 1
1.
Inleiding en doel griffieplan
Eind 2020 is er een nieuwe griffier gestart in Baarn. De griffie in Baarn is klein en compact, en bestaat formeel uit een griffier en een griffiemedewerker. Voor een zeer beperkt aantal uren is er een plaatsvervangend griffier benoemd in de ambtelijke organisatie. Het doel van dit werkplan is om enerzijds te beschrijven wat de reguliere taken zijn van de griffie en anderzijds het beschrijven van de ambities van de raad en de griffie voor 2021 en 2022 en hoe de griffie denkt deze te vertalen naar concrete acties. Deze ambities zijn voortgekomen uit gesprekken met de werkgeverscommissie griffier en met alle raadsleden en steunfractieleden, en volgen uit de hoofdtaak van de griffier om de gemeenteraad zo goed mogelijk in staat te stellen haar hoofdfuncties, volksvertegenwoordiging, kaderstelling en controle, uit te oefenen. Het is de bedoeling dat de actie- en aandachtspunten jaarlijks geëvalueerd en geactualiseerd worden en dat er in 2022 een nieuw plan wordt opgesteld voor 2023 en verder op basis van de wensen en ambities van de nieuwe gemeenteraad. Het griffieplan is voor de werkgeverscommissie een sturingsmiddel en geeft een helder beeld van de doelstellingen en prestaties die de griffie voor de gemeenteraad van Baarn tot en met 2022 levert. Daarnaast is het een sturingsmiddel voor de griffier en een leidraad voor griffiemedewerker(s).
2.
Missie griffie
De missie van de griffie is om de randvoorwaarden te creëren en te bevorderen waarbinnen de raadsleden afzonderlijk en de raad als geheel hun taken optimaal kunnen uitoefenen, zodat de raad zijn duaal functioneren en zijn ambities waar kan maken. Dit moet de griffie doen door het professioneel uitvoeren van haar adviserende, administratieve, logistieke, organisatorische, communicatieve en informerende werkzaamheden. Kortom, de griffie moet de raad zo ondersteunen en adviseren dat de raad optimaal zijn werk kan doen. Samengevat luidt de missie van de griffie van Baarn: “De griffie adviseert en ondersteunt de raad, de commissies en de individuele raadsleden bij het invullen van hun kaderstellende, controlerende en volksvertegenwoordigende taak. Daarbij schept en bevordert de griffie de voorwaarden voor het duaal functioneren en het waarmaken van de ambities van de raad. Het is de ambitie van de griffie om structureel kwaliteit te leveren en mee te ontwikkelen in een veranderende maatschappij.” De griffie hecht bij het uitvoeren van haar taken aan de volgende waarden: Onafhankelijk en integer De griffie werkt voor de hele raad zonder onderscheid naar politieke groepering. Griffiemedewerkers behandelen de informatie van de fracties en raadsleden vertrouwelijk naar andere raadsleden toe en weten hoe te handelen in het geval van mogelijke integriteitsvraagstukken.
Flexibel en proactief De griffiemedewerkers zijn flexibel waar het gaat om werkuren en het anticiperen op veranderingen van werkzaamheden als dit wordt verlangd. Daarnaast mag er van de griffiemedewerkers worden verwacht 2
een proactieve houding te hebben als het gaat om nieuwe ontwikkelingen en advisering naar de raadsleden en andere belanghebbenden zoals ambtelijke organisatie en het college. Toegankelijk De griffie is snel en makkelijk bereikbaar voor raadsleden, ambtenaren, burgemeester, wethouders, inwoners en maatschappelijke organisaties Dienstverlenend en gericht op samenwerking De medewerkers van de griffie zijn gericht op samenwerking met de ambtelijke organisatie en delen hun kennis over procedures en regelgeving met de ambtelijke organisatie, raad, college en andere belanghebbenden zoals inwoners. Daarbij staat dienstverlening naar de raadsleden en inwoners voorop bij de griffiemedewerkers. Deze waarden en ambities hebben ten doel de gemeenteraad van Baarn in een zo optimaal mogelijke positie te brengen, zodat de gemeenteraad goed zijn werk goed kan doen. 3
Structurele werkzaamheden griffie voor de raad 2021-2022
Er is een onderscheid te maken in de structurele gangbare werkzaamheden, tijdelijke werkzaamheden en de concrete actiepunten die samenhangen met de ambities van de raad en de griffie. Reguliere structurele werkzaamheden van de griffie ➢
➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Adviseren en verzorgen van het secretariaat van de raad, raadscommissies, presidium, agendacommissie, auditcommissie, werkgeverscommissie, rekenkamercommissie, vertrouwenscommissie en ad hoc ingestelde commissies en werkgroepen van de raad. Advisering (gevraagd en ongevraagd) van raadsleden, steunfractieleden en fracties. Advisering voorzitters. Advisering, overleg en afstemming met de burgemeester. Verzorgen van de logistiek t.b.v. raad, informatie en debatraad en commissies. Verzorgen en mede voorbereiden van raadsbijeenkomsten zoals werkbezoeken, trainingen, workshops, informatiebijeenkomsten en de raad op pad. Verzorgen van de dagelijkse raadsinformatie richting raads- en steunfractieleden en het bijhouden van het raadsinformatiesysteem. Bewaking budgetten van de raad en afhandeling financiën. Informatie, advies en bijstand aan de raad regisseren en verlenen. Bewaking van de kwaliteit van het politieke besluitvormingsproces. Driehoeksoverleg (overleg met burgemeester en gemeentesecretaris). Adviseren over de vergaderwijze van de raad en voorstellen doen voor verbetering van procedures, zorgdragen voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen. Overleg intern, met o.a. burgemeester, gemeentesecretaris, bestuursadviseurs, MT, financiën en accountant. Advisering van de raad over de invulling en uitvoering van het communicatiebeleid van de raad.
De griffier bewaakt en geeft sturing aan interne en externe raadscommunicatie. Het bijwonen van regionale raadsledenbijeenkomsten en advisering m.b.t. gemeenschappelijke regelingen. Advisering aan ambtenaren ten behoeve van de raad. Bevorderen van goede politiek-bestuurlijk-ambtelijke verhoudingen. 3
➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
➢ ➢
Actief bijwonen van griffierskringen met name in regioverband en het goed contact onderhouden met de buurgemeenten. Aanspreekpunt voor inwoners van de gemeente ten aanzien van de gemeenteraad. Verordeningen en reglementen van de raad herzien en up-to-date houden. Organiseren heidag(en) met raad, college en MT. Advisering m.b.t. integriteit en geheimhouding. De raad vertegenwoordigen in interne en externe overlegsituaties, initiëren en bevorderen van de samenwerking met (externe) organisaties en partijen, en ontwikkelen en onderhouden van een relatienetwerk. Het functioneel leiding geven aan externe bureaus of inhuurkrachten die ten behoeve van de raad werkzaamheden uitvoeren. Advisering en initiatieven ontplooien die passen in (nieuwe) ontwikkelingen op gebied van democratisering en inspraak.
Tijdelijke (reguliere) werkzaamheden van de griffie ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Advisering en ondersteuning werkgroep m.b.t. Soestdijk. Advisering en ondersteuning raadscommissie omgevingswet. Digitaal vergaderen raad via teams, mede vormgeven van de actiepunten duurzame inrichting teams voor de raad en adviseren m.b.t. fysiek of digitaal vergaderen. Aansturen projectleider digitaal werken raad en adviseur omgevingswet. Werkzaamheden rondom verkiezingen en installatie nieuwe gemeenteraad. Voorbereiden en afstemming m.b.t. de coalitieonderhandelingen en de rol van de griffier hierin. Voorbereiden en vormgeven van het inwerkprogramma van de gemeenteraad.
4
4.
Actiepunten en ambities van de raad en griffie
De onderwerpen uit de profielschets van de griffier en de onderwerpen die zijn genoemd in de gesprekken met alle raads- en steunfractieleden zijn onder te verdelen in een aantal hoofdonderwerpen: ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢
Informatievoorziening Doorontwikkeling en professionalisering van de gemeenteraad Doorontwikkeling en professionalisering van de griffie Raadscommunicatie en participatie Vergaderingen raad Inwerkprogramma
Op basis van de hoofdonderwerpen is er aan aantal concrete actiepunten te benoemen. Ze zijn ingedeeld op basis van de genoemde onderwerpen, maar sommige hangen ook samen met andere hoofdonderwerpen en actiepunten. Doorontwikkeling en professionalisering van de griffie is ook relevant voor de doorontwikkeling en professionalisering van de raad. De actiepunten staan op het eind van dit hoofdstuk per onderwerp ingedeeld in een tijdschema . Voor een aantal actiepunten geldt dat de griffie hier zelf mee aan de slag kan. Voor sommige punten geldt dat er ook een actieve inbreng nodig is vanuit raadsleden/steunfractieleden en voor andere actiepunten is er ook samenwerking nodig met en inbreng nodig van de ambtelijke organisatie en het college. Daarnaast geldt dat er in specifieke gevallen ook een raadsbesluit en budget nodig zijn om uitvoering te kunnen geven aan het actiepunt; dit is onder andere het geval bij de uitbreiding van de griffie. Voor de actiepunten waarvoor meer actoren benodigd zijn dan alleen griffie of gemeenteraad geldt dat de driehoek van burgemeester, griffier en gemeentesecretaris hier een belangrijke rol in heeft.
Het is voor de griffier erg belangrijk om een goede strategische samenwerking te hebben met zowel burgemeester als gemeentesecretaris en in de driehoek de onderwerpen te agenderen en te bespreken die zowel raad, college, ambtelijke organisatie, griffie als samenleving betreffen. Informatievoorziening De informatievoorziening voor de raad kan meer gestructureerd worden zodat het overzichtelijker wordt. Dit geldt voor zowel het emailverkeer als voor het raadsinformatiesysteem. De griffie zal in overleg met de leverancier en met een vertegenwoordiging van de raad kijken naar doorontwikkeling van de ontsluiting van informatie. Concrete actiepunten: ➢ De dagelijkse informatiestromen aan mailings en de postlijst eind van de week is onoverzichtelijk. De griffie zal door middel van een speciale nieuwsbrief meer overzicht gaan creëren. ➢ De toegankelijkheid en vindbaarheid van stukken in het raadsinformatiesysteem moet verbeterd worden, dit voor zowel raadsleden als inwoners. o Een voorbeeld hiervan is dat de ingekomen stukken nu alleen inzichtelijk zijn voor raadsleden en steunfractieleden. De ingekomen stukken zouden ook inzichtelijk moeten zijn voor inwoners en pers. Dat betekent dat het allemaal openbaar geplaatst zou
5
moeten worden. Dit vergt extra handelingen van de griffie omdat de brieven vanuit inwoners dan allemaal geanonimiseerd moeten worden om ze AVG proof te maken. ➢ Er is behoefte aan een beknopt overzicht voor de raadsleden wat de procedures zijn voor de informatie- en debatraad en de momenten van (technische en politieke) vragen stellen. ➢ Informatievoorziening van de gemeenschappelijke regelingen verbeteren. ➢ Archivering van de vergaderingen; in 2021 moeten vergaderingen van 10 jaar en ouder in het archief opgenomen worden. ➢ Het verbeteren van de kwaliteit en leesbaarheid van raadsvoorstellen. Dit zal samen met ambtelijke organisatie en college moeten worden opgepakt. Concrete punten die zijn genoemd zijn: o Historie en procesbeschrijving worden gemist. Het gaat om het duidelijk maken welke eerdere besluiten al zijn genomen en waar we nu precies in het besluitvormingstraject zitten. Dit geldt uiteraard met name voor (grote) langdurige projecten. o Het besluitvormingstraject/proces schematisch weergeven, welke besluiten zijn al geweest, wat ligt nu voor en wat besluiten we later. o Altijd een link naar de eerdere stukken van het dossier toevoegen of als het een beperkt aantal bijlagen betreft, deze bijvoegen bij het raadsvoorstel. o Vaker meerdere opties en scenario’s voorleggen, waarbij alle opties even goed zijn uitgewerkt.
Doorontwikkeling en professionalisering raad Dit onderwerp gaat met name over een meer strategische ontwikkeling van de raad. De raad wil zelf meer aan het roer gaan staan en dus een slag maken om de kaderstellende rol beter in te vullen. Dat gaat dan over het kaderstellen bij (nieuw) beleid en de begroting, maar ook o.a. over het meer grip krijgen op gemeenschappelijke regelingen. Belangrijke voorwaarde hierbij is dat ook de ondersteuning van de raad beter toegerust moet zijn. De griffie moet zowel op het gebied van kwaliteit als kwantiteit goed toegerust zijn om de raad goed te kunnen adviseren en ondersteunen. Concrete punten: ➢ De raad wil meer zelf aan het roer staan en sturing geven aan het beleid. Hierbij gaat het om het sturen van de raad op hoofdlijnen. De raad wil beter invulling geven aan de kaderstellende rol ten aanzien van o.a. beleidsontwikkelingen, majeure projecten, GR-en en de P&C cyclus. ➢ Invoeren van een langetermijnagenda waarbij de collegeplanning wordt gecombineerd met de prioritering en agendering zoals de raad die wenst. De langetermijnagenda is dan niet meer puur een collegeplanning, maar een planning- en sturingsinstrument van de raad voor (strategische) agendering van (meerjarige) beleidsprioriteiten en beleidsvoorstellen. ➢ Rol van de raad bij gemeenschappelijke regelingen versterken. o Door het raadsrapporteurschap beter in te vullen.
o Door inzichtelijk te maken welke mogelijkheden er naast het raadsrapporteurschap zijn om meer grip te krijgen op gemeenschappelijke regelingen. o Timing van informatievoorziening en besluitvorming van gemeenschappelijke regelingen verbeteren. o Inzichtelijkheid van de informatie verbeteren: waar kan je makkelijk en overzichtelijk de informatie vinden m.b.t. de gemeenschappelijke regelingen? Bij iedere gemeenschappelijke regeling is in ieder geval altijd de basisinformatie te vinden met de regeling zelf en waarom deze ooit is ingesteld.
6
➢ De ondersteuning van de raad is op orde. Dan gaat het o.a. over de griffie die zowel kwantitatief als kwalitatief goed op orde moet zijn, maar daarnaast kan het o.a. ook gaan over voldoende middelen en mogelijkheden m.b.t. scholing, training, opleiding, cursussen en fractievergoedingen. Doorontwikkeling en professionalisering griffie Een belangrijke voorwaarde om de ambities van de raad en de griffie te verwezenlijken is het kwalitatief en kwantitatief op orde brengen van de griffie. In de huidige formatie van de griffie wordt een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier gemist. Er zijn nu te veel taken belegd bij de griffier. Zowel de Raad voor het Openbaar Bestuur, door middel van het in november 2020 uitgebrachte onderzoek “Goede ondersteuning, goede democratie”, als de Vereniging van Griffiers (vanwege kwetsbaarheid in de raadsondersteuning) pleit voor een griffie minimaal bestaande uit drie functies, te weten: griffier, raadsadviseur/plaatsvervangend griffier en griffiemedewerker. Dat betekent voor Baarn dat om de adviserende rol van de griffie goed te kunnen vervullen uitbreiding met een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier op de griffie noodzakelijk is. Concrete punten: ➢ Uitbreiding van de griffie met een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier.
➢ De griffie geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies op het gebied van alle raadsinstrumenten, waaronder moties en amendementen. ➢ De griffie fungeert als eerste vraagbaak voor raadsleden en steunfractieleden. ➢ De griffie attendeert de raad op belangrijke wetswijzigingen en landelijke of provinciale ontwikkelingen die gevolgen hebben voor het raadswerk. ➢ De griffie heeft een informatierol richting inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners op het gebied van verwachtingsmanagement van de daadwerkelijke invloed die men kan hebben ➢ De griffie heeft een proactieve rol ten aanzien van advisering voor een meer kaderstellende rol van de raad o.a. op het gebied van beleidsontwikkelingen, majeure projecten, GR-en en om de P&C cyclus te versterken. ➢ Op het gebied van burger- en overheidsparticipatie wordt van de griffier verwacht dat deze de raad in positie brengt door ideeën en best-practices aan te reiken en door vroegtijdig acties en initiatieven van college en organisatie af te stemmen in de driehoek en daarbij het belang van raadsparticipatie te benadrukken. ➢ De griffie draagt in samenwerking met alle actoren mede zorg voor een goed samenspel van de gemeenteraad met college, ambtelijke organisatie en inwoners
Raadscommunicatie en participatie Raadscommunicatie en participatie zijn beide brede onderwerpen. Bij raadscommunicatie gaat het om alle communicatie van de raad als geheel met de inwoners. Raadscommunicatie gaat o.a. over het publiceren van de vergaderingen en de besluitenlijsten op het raadsinformatiesysteem, het publiceren van de raadsagenda in de Baarnsche Courant, over de organisatie van de raad op pad en laagdrempelige themabijeenkomsten van de raad voor inwoners. Hierbij valt te denken aan informatiemarkten, debatavonden, politieke avonden, rondetafelgesprekken, werkbezoeken enz. Raadscommunicatie gaat over het gebruik van sociale media van de raad als geheel, het hebben van een eigen raadspagina waarbij raadsleden mogelijk met elkaar in discussie gaan over een onderwerp dat binnenkort op de agenda van de raad staat, een jongerenraad, een cursus politieke participatie voor inwoners, enz. enz. Raadscommunicatie kan dus veel omvatten, maar kan ook klein en beperkt zijn. De website en het
7
raadsinformatiesysteem moeten in ieder geval zorgen voor een goede basis voor alle raadscommunicatie. Wanneer de griffie voldoende toegerust is met een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier zou de griffie in samenspraak met een werkgroep uit de raad een communicatieplan voor de raad op kunnen stellen. Met de huidige formatie kan dit niet worden opgepakt. Er kan in de huidige situatie voor het communicatie ‘handwerk’ in beperkte gevallen gebruik gemaakt worden van de expertise van de ambtelijke organisatie. Datgene wat meer organisatie vergt, zoals de organisatie van een raad op pad of een nieuwsbrief voor inwoners, zijn activiteiten die niet door de afdeling communicatie kunnen worden opgepakt. Bovendien zijn dit werkzaamheden die ook inhoudelijk beter thuishoren bij communicatiewerkzaamheden van de griffie. Participatie is ook een breed onderwerp. Er is een onderscheid tussen burgerparticipatie en overheidsparticipatie. Bij burgerparticipatie neemt de overheid het initiatief en mag de burger in dit initiatief meeparticiperen. Bij overheidsparticipatie neemt de samenleving zelf het initiatief en mag de gemeente in het initiatief meeparticiperen/faciliteren. Bij overheidsparticipatie is het vooral de vraag in hoeverre de raad zelf ruimte wil geven en creëren, maar ook de vraag in hoeverre de raad dat überhaupt nog zelf kan bepalen.
Het lokale bestuur in een complexe netwerksamenleving vraagt om een andere rol van een gemeenteraad dan tien jaar geleden. De vraag hierbij is hoe de raad omgaat met zijn rol en positie en hoe de griffie de raad hierbij kan ondersteunen. Het is belangrijk dat de raad zelf een heldere visie heeft op burgerparticipatie en overheidsparticipatie en op de eigen raadsrol hierin. De griffie ziet het als haar taak om dit in goed samenspel met het college en de ambtelijke organisatie op te pakken. Concrete punten: ➢ De rol van de raad versterken op het gebied van burger- en overheidsparticipatie. o Van de griffier wordt verwacht dat deze de raad in positie brengt door ideeën en bestpractices aan te reiken en door vroegtijdig acties en initiatieven van college en organisatie af te stemmen in de driehoek en daarbij het belang van raadsparticipatie te benadrukken ➢ Zorgen dat de gemeenteraad een heldere visie heeft m.b.t. burger en overheidsparticipatie. o Dit is een gezamenlijke opgave van raad, college en ambtelijke organisatie. Dan gaat het om de vraag hoe willen we als gemeente en als gemeenteraad de interactie met inwoners, ondernemers, verenigingen, stichtingen goed vormgeven. Dit sluit aan bij een traject dat al in gang is gezet. o Een concreet middel dat kan helpen om inzicht te verschaffen is de Quick Scan lokale democratie in actie.
Dit is een vragenlijst voor inwoners, raadsleden, collegeleden en ambtenaren. Deze kan gebruikt worden om een foto te krijgen van de huidige lokale democratie en om een verbeteragenda te kunnen opstellen m.b.t. het democratische samenspel en de gewenste ambities m.b.t. participatie. Het mooie is dat het ook in samenspel met vertegenwoordigers uit de verschillende organen moet worden vormgegeven. ➢ Organisatie van een jeugdgemeenteraad. Dit onderdeel wordt opgepakt door college en ambtelijke organisatie. De griffie zal contact onderhouden om te kijken hoe de griffie en de raad hierbij kunnen aanhaken. ➢ Doorontwikkelen en optimaliseren van “de Raad op pad”
8
o
De raad wil graag dat dit weer wordt opgepakt zodra het gezien de coronamaatregelen weer mogelijk is. Wel ziet men ruimte voor verbeteringen, onder andere door evaluaties en betere terugkoppeling naar de genodigden/aanwezigen en naar de inwoners. ➢ Als raad meer aan raadscommunicatie doen. o Communiceren via sociale media zoals facebook, twitter, Instagram, evt. nieuwsbrief van de raad voor de inwoners. o De raad moet meer zichtbaar worden voor de inwoners. ➢ Het organiseren van een cursus politiek actief. Vergaderstelsel Uit alle gesprekken die de griffier heeft gevoerd met de raadsleden en steunfractieleden is gebleken dat men geen grote veranderingen wenst in het huidige vergaderstelsel. Dat betekent uiteraard niet dat iedereen geheel tevreden is met het huidige vergaderstelsel. Men wil graag de informatie- en de debatfase verbeteren. Concrete punten: ➢ Bij informatie in de raad kan de beeldvorming op andere manieren georganiseerd worden. Je zou als raad zelf meer groepen/mensen actief kunnen uitnodigen of zelf meer op pad kunnen gaan bij inwoners/verenigingen/experts. De informatiefase zou ook in een andere vorm kunnen door bijvoorbeeld rondetafelgesprekken of een politieke markt. ➢ Verbeteren van zowel de informatie- als de debatfase door heldere afspraken over de momenten van vragen stellen en het soort vragen.
➢ Bij debat in de raad leeft de wens om het debat meer op gang te brengen. Het wordt nu meer als een uitwisseling van standpunten gezien dan als een debat. Discussie en debat worden gemist. ➢ De griffier zal met de nieuwe raad toetsen of het vergaderstelsel nog voldoet aan de wensen en eisen van de raad zelf en of het vergaderstelsel nog past bij de wensen en eisen van de tijd/maatschappelijke ontwikkelingen. ➢ Het is belangrijk om de voorzitters goed te trainen. ➢ Bij een aantal raadsleden is er ook een wens om gezamenlijk als raad meer te oefenen d.m.v. bijvoorbeeld debattrainingen, scholing, terugkijken en gezamenlijk evalueren met de raad. Inwerkprogramma en scholingstraject Het is belangrijk om een goed inwerkprogramma klaar te hebben liggen voor de nieuwe gemeenteraad in 2022. Voor het goed kunnen uitvoeren van de taken als bestuursorgaan is o.a. basiskennis nodig op het gebied van recht, financiën en procedures, naast de meer algemene vaardigheid om een mening te vormen over (soms onbekende) beleidsterreinen en deze mening uit te dragen in debatten of naar de media. Scholing houdt bij een goed inwerkprogramma niet op. De griffie ontwerpt daarom in overleg met het presidium een meerjarig scholingsprogramma en houdt daarbij rekening met actualiteiten.
Speciale aandacht in het scholingsprogramma wordt geschonken aan het thema integriteit en het voeren van het onderlinge gesprek daarover. Indien vanuit raadsleden of steunfractieleden een individuele scholingsbehoefte bestaat, adviseert de griffier hierover en stelt daar eventueel budget voor beschikbaar Concrete punten: ➢ Inwerken en opleiden voor nieuwe raadsleden en steunfractieleden, denk aan een cursus gemeentefinanciën en raadsinstrumenten. 9
➢ Suggestie om maatjes te maken van geheel nieuwe raadsleden/steunfractieleden met ervaren raadsleden. Dat kan dan ook iemand van een andere fractie zijn. Het maatje kan helpen bij hoe het raadswerk werkt, bij gewoontes en ongeschreven en geschreven regels. ➢ Naast een inwerkprogramma voor de start, ook een scholingsprogramma voor de raad voor vier jaar, waarbij je in de jaarkalender een aantal vaste momenten hiervoor opneemt.
10
5. Actiepunten per onderwerp ingedeeld in een tijdschema
Informatievoorziening Actiepunten
Wie
Planning
Nieuwsbrief opstellen
Griffiemedewerker en griffier
Q2 2021
Toegankelijkheid en vindbaarheid van stukken in het raadsinformatiesysteem verbeteren
Griffiemedewerker en raadsadviseur
Vanaf Q3 2021
Beknopt overzicht procedures informatie en debatraad
Griffier
Q2 2021
Informatievoorziening gemeenschappelijke regelingen verbeteren
Griffiemedewerker en raadsadviseur
Q4 2021
Het verbeteren van de kwaliteit en leesbaarheid van raadsvoorstellen
Griffier en ambtelijke organisatie
Doorlopend
Archivering vergaderingen
Griffiemedewerker en griffier
Vanaf Q2 2021
Doorontwikkeling en professionalisering raad Actiepunten
Wie
Planning
Beter invulling geven aan de kaderstellende rol
Raad en griffie
Doorlopend
Invoeren van een langetermijnagenda van de raad
Nieuwe raad, griffie, college ambtelijke organisatie
Q2 2022
Rol van de raad bij gemeenschappelijke regelingen versterken.
Raad, griffier, ambtelijke organisatie en college gereed voor nieuwe raad
Q4 2021
Eigen ondersteuning van de raad is op orde
Raad en griffier
Q3 2021
Doorlopend
11
Doorontwikkeling en professionalisering griffie Actiepunten
Wie
Planning
De griffie geeft zowel gevraagd als ongevraagd advies op het gebied van alle raadsinstrumenten.
Griffier en raadsadviseur
Doorlopend
De griffie is eerste vraagbaak voor de raad
Gehele griffie
Doorlopend
De griffie attendeert de raad op belangrijke wetswijzigingen en landelijke of provinciale ontwikkelingen
Griffier en raadsadviseur
Q3 2021
De griffie heeft een informatierol richting inwoners, ondernemers en samenwerkingspartners op het gebied van verwachtingsmanagement van de daadwerkelijke invloed die men kan hebben
Griffier en raadsadviseur
De griffie heeft een proactieve rol ten aanzien van advisering voor een meer kaderstellende rol van de raad.
Griffier en raadsadviseur
Ideeën en best-practices aanreiken m.b.t. participatie
Griffier en raadsadviseur
Doorlopend
Vroegtijdig acties en initiatieven van college en organisatie afstemmen in de driehoek en daarbij het belang van raadsparticipatie benadrukken
Griffier
Doorlopend
De griffie draagt in samenwerking met alle actoren mede zorg voor een goed samenspel van de gemeenteraad met college, ambtelijke organisatie en inwoners
Gehele griffie
Doorlopend
Doorlopend Q3 2021 Doorlopend
Q3 2021 Doorlopend
12
Raadsparticipatie en communicatie Actiepunten
Wie
Planning
De rol van de raad versterken op het gebied van burger- en overheidsparticipatie
Griffier, raadsadviseur en raad
Doorlopend
Zorgen dat de gemeenteraad een heldere visie heeft m.b.t. burger- en overheidsparticipatie Instrument van Quick Scan lokale democratie in actie
Griffier en raadsadviseur
Q4 2022
Griffier, raad, college en ambtelijke organisatie
Q3 2021
Organisatie van een jeugdgemeenteraad
Ambtelijke organisatie, raad en griffier
Q4 2021
Doorontwikkelen en optimaliseren van “de Raad op pad”
Griffier, raadsadviseur en raad
Q3 2021 doorlopend
Raadscommunicatieplan opstellen en raadscommunicatie vormgeven
Raadsadviseur en raad
Q4 2021
Organiseren van een cursus politiek actief
Griffier
Q2 2021
Actiepunten
Wie
Planning
Nader vormgeven van de informatiefase, de beeldvorming.
Griffier, raadsadviseur en raad
Q2 2022
Verbeteren van zowel de informatie- als de debatfase door heldere afspraken over de momenten van vragen stellen en het soort vragen
Griffier, raadsadviseur, raad, ambtelijke organisatie, college
Q1 2022
Meer debat op gang brengen bij debat in de raad
Raad, voorzitters, griffier, raadsadviseur
Doorlopend
Toetsen nieuwe vergaderstelsel aan wensen/eisen raad en aan de tijd
Griffier, raadsadviseur, raad
Q3/4 2022
Trainen voorzitters
Voorzitters, griffier en raadsadviseur
Q2 2022 en doorlopend
Debattraining raad, scholing, terugkijken en ook evalueren met de raad
Nieuwe raad, griffier en burgemeester
Q2 2022 en doorlopend
Vergaderstelsel
13
Inwerkprogramma en scholingstraject Inwerken en opleiden voor nieuwe raadsleden en steunfractieleden
Gehele griffie, ambtelijke organisatie, burgemeester
Q1 en Q2 2022
Een scholingsprogramma voor de raad voor vier jaar
Griffier, raadsadviseur, presidium en burgemeester
Q1 2022 Doorlopend
14