264227 Ontwerp Programmabegroting 2022 RUD Utrecht bijlage 5 Jaarstukken 2020 RUD Utrecht
Tekst van het document
Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht
Jaarstukken 2020 25 maart 2021
Samenstelling van het bestuur De Regionale Uitvoeringsdienst Utrecht (hierna: RUD Utrecht) is een zelfstandig vormgegeven samenwerkingsverband van en voor elf gemeenten en de provincie Utrecht. De deelnemende gemeenten zijn Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Houten, Leusden, Lopik, Nieuwegein, Soest, Utrecht en Woudenberg. Het is een gemeenschappelijke regeling, waarbij sprake is van verlengd openbaar bestuur. De provincie en deze gemeenten zijn samen eigenaar van de RUD Utrecht. Dagelijks Bestuur Het Dagelijks Bestuur is samengesteld door en uit de leden van het Algemeen Bestuur. Het Dagelijks Bestuur bestaat uit vijf leden: één vertegenwoordiger van de provincie en vier vertegenwoordigers namens de gemeenten. Het Dagelijks Bestuur is bevoegd tot de dagelijkse aansturing van de RUD Utrecht. De samenstelling van het Dagelijks Bestuur was in 2020 als volgt: Naam functionaris
Namens deelnemer
C. (Kees) van Dalen
Gemeente Houten
C.W. (Kees) Kraanen
Gemeente Amersfoort
H.A.W. (Erik) van Beurden (vicevoorzitter)
Gemeente Leusden
G.J. (Gerrit) Spelt (voorzitter)
Gemeente Lopik
R.C.L. (Robert) Strijk
Provincie Utrecht
Lid van / tot 1 jan. – 31 dec. 1 jan. – 31 dec. 1 jan. – 31 dec. 1 jan. – 31 dec. 1 jan. – 31 dec.
Algemeen Bestuur In het Algemeen Bestuur van de RUD Utrecht zijn alle opdrachtgevers vertegenwoordigd. Het Algemeen Bestuur bestaat uit wethouders van de gemeenten en een gedeputeerde van de provincie. Het Algemeen Bestuur bestaat uit twaalf leden. Naast de leden van het Dagelijks Bestuur waren dit in 2020: Lid van / tot
Naam functionaris
Namens deelnemer
P. (Pieter) de Kruif
Gemeente Woudenberg
M. (Marieke) Schouten
Gemeente Nieuwegein
A. (Aukje) Treep-van Hoeckel
Gemeente Soest
T. (Theo) Reijn
Gemeente Eemnes
1 jan. – 31 dec.
J. (Jannelies) Vissers
Gemeente Baarn
1 jan. – 31 dec.
W. (Wim) de Jong
Gemeente Bunschoten
1 jan. – 31 dec.
E. (Eelco) Eerenberg
Gemeente Utrecht
1 jan. – 31 dec.
1 jan. – 31 dec. 1 jan. – 31 dec. 1 jan. – 31 dec.
Het Dagelijks Bestuur en Algemeen Bestuur vergaderen vijf tot zeven maal per jaar. De ambtelijke organisatie van de RUD Utrecht wordt aangestuurd door de directeur, tevens secretaris van het Dagelijks Bestuur. De directeur legt verantwoording af aan het Dagelijks Bestuur en het Algemeen Bestuur. Sinds 1 november 2017 is de heer Jungen benoemd als directeur.
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 Maart 2021
Pagina 2 van 46
Voorwoord Beste Lezer, 2020 was in alle opzichten een bijzonder jaar. We werden geconfronteerd met tegenvallers, zorgen en we moesten ons steeds weer aanpassen aan nieuwe werkelijkheden en maatregelen. Corona had een enorme weerslag op ons eigen leven en op het werk van de RUD. Het was een jaar van continu aanpassen en bijsturen. En het was wat mij betreft ook het jaar waarin het gemeenschappelijke van de gemeenschappelijke regeling steeds meer betekenis kreeg. We zijn het hele jaar in nauw overleg geweest over hoe we vergunningverlening, toezicht en handhaving zo goed mogelijk door konden laten gaan. Dit gebeurde in individuele gesprekken tussen opdrachtgever en RUD, maar ook steeds meer in gezamenlijkheid. In die gezamenlijkheid is veel mogelijk gebleken. Zo besloten we om eenmalig niet af te rekenen op basis van de hoeveelheid geleverde producten en diensten. Dit betekent continuïteit en zekerheid voor de uitvoeringsorganisatie. De financiële last die dit met zich meebracht, hebben we evenredig verdeeld tussen de deelnemers. Dankzij het bijsturen in gezamenlijkheid kon de RUD uiteindelijk ruim 90% van de afspraken uit de DVO’s nakomen. De RUD is ook financieel gezond uit 2020 gekomen. Hierdoor kan de organisatie de kosten voor de verdere voorbereiding op de Omgevingswet in 2021 zonder nieuwe investeringen van opdrachtgevers financieren.
Ik ben uiteraard blij met deze resultaten, maar ik ben vooral trots op hoe we de uitdagingen van 2020 als eenheid zijn aangegaan. We zien dat dit resultaten oplevert. Zo zijn we niet alleen door een moeilijk jaar gekomen; we hebben ook stappen gezet in de verdere ontwikkeling van de RUD met het programma Samen op weg. 2020 was niet alleen een moeilijk jaar, maar ook het jaar waarin we die gezamenlijke weg van de RUD echt zijn ingeslagen. Gerrit Spelt Voorzitter Dagelijks Bestuur RUD Utrecht
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 Maart 2021
Pagina 3 van 46
Inleiding Hierbij bieden wij u de jaarstukken over het jaar 2020 aan, bestaande uit het jaarverslag en de jaarrekening. In het jaarverslag zijn de Programmaverantwoording en de Paragrafen (BBV vereisten) opgenomen. Hierin leggen wij verantwoording af over de beleidsmatige realisatie van de Programmabegroting 2020. In de jaarrekening wordt via de Balans met toelichting en het Overzicht van baten en lasten met toelichting, financiële verantwoording afgelegd over het in het jaar 2020 gerealiseerde beleid. De jaarstukken zijn opgesteld conform de regelgeving uit het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Om goed te kunnen sturen en in control te zijn hebben de deelnemers van de gemeenschappelijke regeling met de RUD Utrecht afspraken gemaakt over de planning & control-cyclus. Afgesproken is welke sturings- en control instrumenten gebruikt worden door de RUD Utrecht en wanneer deze instrumenten besproken worden met de deelnemers. In de planning & control-cyclus zijn de volgende documenten opgenomen: Kadernota; Begroting en meerjarenraming; 2 Bestuursrapportages; en Jaarstukken. Leeswijzer Deel 1 betreft het jaarverslag. Dit deel begint met de Programmaverantwoording, bestaande uit: Indicatoren RUD-breed; Wet- en regelgeving; Vergunningverlening; Handhaving; Bedrijfsvoering; en Overig.
Daarna volgen de verplichte Paragrafen: Weerstandsvermogen en risicobeheersing; Financiering; en Bedrijfsvoering. De overige verplichte paragrafen ontbreken omdat deze niet van toepassing zijn voor de RUD Utrecht. Deel 2 betreft de jaarrekening. Dit deel begint met de Balans per 31 december 2020 en het Overzicht van baten en lasten over 2020. De toelichting op beide maakt tevens onderdeel uit van dit hoofdstuk. Na deel 2 is de Controleverklaring van de externe accountant opgenomen en volgt daarna het Vaststellingsbesluit van het Algemeen Bestuur.
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 Maart 2021
Pagina 4 van 46
Inhoudsopgave Samenstelling van het bestuur ......................................................................................................... 2 Voorwoord ............................................................................................................................................. 3 Inleiding ................................................................................................................................................ 4 Inhoudsopgave..................................................................................................................................... 5 Samenvatting ....................................................................................................................................... 6 Deel 1 – Jaarverslag (BBV) ................................................................................................................ 9 1.1 Programmaverantwoording ................................................................................................... 10 1.1.1 Indicatoren RUD-breed............................................................................................................ 11 Wet- en regelgeving ..............................................................................................................................
13 1.1.2 Handhaving ............................................................................................................................. 14 1.1.3 Vergunningverlening ............................................................................................................... 14 1.1.4 Bedrijfsvoering......................................................................................................................... 15 1.1.5 Overig ...................................................................................................................................... 19 1.2 Paragrafen ................................................................................................................................. 20 1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing .............................................................................. 20 1.2.2 Financiering ............................................................................................................................. 22 1.2.3 Bedrijfsvoering......................................................................................................................... 23 1.2.4 Onderhoud Kapitaalgoederen ..................................................................................................
23 Deel 2 - Jaarrekening ........................................................................................................................ 24 2.1
Balans per 31 december 2020 ............................................................................................... 25
2.2
Overzicht van baten en lasten 2020..................................................................................... 26
2.3 Toelichtingen ............................................................................................................................ 27 2.3.1 Algemene grondslagen ............................................................................................................ 27 2.3.2 Grondslagen voor waardering en resultaatbepaling................................................................ 27 2.3.3 Toelichting op de balans per 31 december 2020 .................................................................... 28 2.3.4 Toelichting op het overzicht van baten en lasten 2020 .......................................................... 33 2.3.5 Wet normering topinkomens ................................................................................................... 37 2.4 Taakveld en beleidsindicatoren............................................................................................. 38 2.4.1 Taakveld .................................................................................................................................. 38 2.4.2 Beleidsindicatoren bij Taakveld ............................................................................................... 39 Controleverklaring .............................................................................................................................
40 Lijst van gebruikte afkortingen ...................................................................................................... 45
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 Maart 2021
Pagina 5 van 46
Samenvatting Jaarrekeningresultaat Het boekjaar 2020 is afgesloten met een positief resultaat van € 502.000. In de tweede Bestuursrapportage 2020 werd uitgegaan van een negatief resultaat van € 136.000. De afwijkingen ten opzichte van de tweede Bestuursrapportage zijn: 1. Lagere personeelslasten Lagere vaste personeelslasten Lagere kosten inhuur 2. Lagere Kapitaallasten 3. Lagere Huisvestingskosten en ICT 4. Lagere kosten Overig materieel budget 5. Lagere Ontwikkelkosten 6. Minder DVO-opbrengsten 7. Minder opbrengsten Aanvullende opdrachten 8. Minder onttrekkingen bestemmingsreserves
-/-/-/-/-/-
€ 7.000 € 534.000 € 541.000 € 105.000 € 87.000 € 189.000 € 536.000 € 224.000 € 286.000 € 310.000
Ad 1. Lagere personeelslasten: Personeel en inhuur is gezamenlijk € 541.000 lager dan begroot. Dit wordt met name door een tweetal onderdelen verklaard. Allereerst is er voor € 286.000 (ad. 7) minder aanvullende opdrachten geleverd dan oorspronkelijk begroot. Door het moment van toekenning van de aanvullende opdracht en het moment waarop inhuur kon worden gerealiseerd, zijn een aantal aanvullende opdrachten niet in 2020 afgerond. In overleg met de opdrachtgevers is daarom een deel van het werk doorgeschoven naar 2021. Ten tweede is er een deel van de DVO-opbrengsten niet gerealiseerd (ad. 6). Normaliter moet er altijd voor een deel van de DVO inhuur plaatsvinden voor moeilijk te vervullen functies. Door COVID-19 was een deel van het werk niet uitvoerbaar derhalve is ook niet ingehuurd. Ad 2. Lagere Kapitaallasten: Dit is veroorzaakt door met name achterblijvende investeringen op het gebied van ICT. Vanwege uitstel van de Omgevingswet is besloten tot een latere aanbesteding van het VTH-systeem, waardoor er minder afschrijvingskosten worden gemaakt. Daarnaast zijn verwachte investeringen in de huisvesting uitgesteld door de coronacrisis. Ad 3. Lagere Huisvestingskosten en ICT: De kosten voor ICT zijn lager uitgevallen door de uitgestelde investeringen en de hiermee gepaard gaande lagere beheer -en onderhoudskosten.
Daarnaast is er in 2020 minder op kantoor gewerkt als gevolg van de coronacrisis waardoor de huisvestingskosten lager zijn uitgevallen dan begroot. Ad 4. Lagere kosten Overig materieel budget: De aanvullende materiele middelen aan de opbrengsten kant vielen uiteindelijk lager uit dan verwacht doordat er door de coronacrisis vrijwel geen fysieke bijeenkomsten zijn geweest. Dit is met name zichtbaar in lagere lasten voor communicatie, representatie en OR. Ad 5. Lagere Ontwikkelkosten: € 536.000. Doordat er gedurende 2020 bekend is gemaakt dat de implementatiedatum van de Omgevingswet zou worden doorgeschoven naar 1 januari 2022 is er door de RUD een nieuwe projectfasering en planning opgesteld. Doelstelling hierbij was de kosten zoveel mogelijk te spreiden, zodat de kosten rondom de implementatie van de Omgevingswet niet zouden stijgen. De in 2019 gevormde bestemmingsreserve voor de Omgevingswet is derhalve niet onttrokken in 2020 en zal middels resultaatbestemming van het resultaat 2020 worden opgehoogd met € 360.000. Door deze verschuiving in de tijd kan de RUD Utrecht uit eigen middelen de gehele implementatie van de Omgevingswet financieren. Ad 6. Minder DVO-opbrengsten: De variabele bijdrage is voor 2020 vastgezet. De achterstand in de productie, die is opgelopen als rechtstreeks gevolg van de coronamaatregelen, bleek niet gelijkmatig over de deelnemers verdeeld te zijn.
Vooral op vraag gestuurde producten en diensten, alsmede handhaving, waren aanzienlijke verschillen per deelnemer zichtbaar. De oorzaak hiervan is vrijwel altijd corona. Om deze reden heeft het Algemeen Bestuur besloten om de variabele bijdrage te corrigeren met € 224.000 ten gunste van de deelnemers die een grotere achterstand in de productie hadden opgelopen. Ad 7. Minder opbrengsten Aanvullende opdrachten: Door het moment van toekenning van de aanvullende opdracht en het moment waarop inhuur kon worden gerealiseerd, zijn een aantal aanvullende opdrachten niet in 2020 afgerond. De opdrachten zijn verschoven naar 2021 in overleg met onze deelnemers.
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 Maart 2021
Pagina 6 van 46
Ad 8. Minder onttrekkingen bestemmingsreserves: Door uitstel van de Omgevingswet is er een nieuwe planning gemaakt voor de implementatie. Hierdoor zijn een aanzienlijk deel van de lasten voor deze implementatie doorgeschoven naar 2021. De bestemmingsreserve voor de Omgevingswet is niet onttrokken in 2020 en zal worden opgehoogd. Zie met name Ad 5. Voor een verdere financiële toelichting en analyse wordt u verwezen naar deel 2. Resultaatbestemming Aan het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld om het positieve rekeningresultaat 2020 van € 502.000 als volgt te bestemmen: Verdeling resultaat 2020
Mutaties in de algemene reserve Stand Algemene reserve vóór resultaatbestemming
Resultaat 2020
Storting Algemene reserve Toevoeging: storting bestemmingsreserve persoonsgebonden opleidingsbudgetten Toevoeging: storting bestemmingsreserve Omgevingswet Toevoeging: storting bestemmingsreserve VTH zaaksysteem Stand na resultaatbestemming 2020
€
502.000
€ € €
17.000 360.000 100.000
Stand algemene reserve € 683.000
€
25.000
€
708.000
Bestemmingsreserve Persoonsgebonden Opleidingsbudgetten
Aangezien er € 17.000 minder aan het opleidingsbudget is besteed dan waar werknemers recht op hebben, stellen we voor om deze middelen toe te voegen aan de bestemmingsreserve voor het geval medewerkers hier in de toekomst alsnog aanspraak op zullen gaan maken.
Bestemmingsreserve Omgevingswet
Het voorstel is om van het resultaat € 360.000 toe te voegen aan de Bestemmingsreserve Omgevingswet. In verband met het uitstel van de Omgevingswet naar 1 januari 2022 is ook een deel van de kosten verschoven naar 2021. Om de kosten die gepaard gaan met de voorbereiding van de RUD Utrecht op de Omgevingswet te kunnen dekken is deze toevoeging aan de Bestemmingsreserve noodzakelijk. Door de herziene fasering en planning die een gevolg was van het uitstel van de invoering van de wet zijn er extra middelen noodzakelijk. Door de gerealiseerde besparingen in 2020 is de inschatting dat de RUD Utrecht in 2021 nog € 100.000 extra nodig zal hebben. Het totaal benodigde budget om de RUD Utrecht voor te bereiden op de komst van de Omgevingswet komt daarmee op € 1.050.000. Voorbereiding op de Omgevingswet Budget 2020
€
950.000
Waarvan gebruikt in 2020
€
380.000
Waarvan verschoven naar 2021
€
570.000
Verwachte additionele kosten 2021
€
100.000
Totaal budget 2021
€
670.000
Reeds beschikbare bestemmingsreserve
€
310.000
Bestemmen van resultaat 2020
€
360.000
Totaal bestemmingsreserve na toevoeging 2020
€
670.000
Bestemmingsreserve VTH-zaaksysteem
Met de invoering van de Omgevingswet zal de RUD Utrecht moeten aansluiten op het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet). Daarnaast zal de RUD Utrecht zijn werkzaamheden moeten gaan uitvoeren conform de nieuwe wet. Het contract inzake het huidige VTH-zaaksysteem loopt af in april 2022 en kent geen verlengingsoptie meer. Daarnaast heeft de leverancier aangegeven het onderhoud hierna niet meer te kunnen garanderen. Momenteel is de RUD Utrecht bezig met de Europese aanbesteding van een nieuw VTH-zaaksysteem. In de begroting 2021 is onvoldoende rekening gehouden met de complexiteit hiervan. Ook leveranciers hebben op dit moment moeite om de juiste applicatie aan te bieden. De verwachting is dat de aanbesteding van dit VTH-zaaksysteem daardoor meer tijd en middelen in beslag zal gaan nemen. Voor het dekken van deze lasten die in 2021 zullen ontstaan stellen we voor om een bestemmingsreserve van € 100.000 in te stellen.
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 Maart 2021
Pagina 7 van 46
Aanvulling algemene reserve
Doordat de totale baten van de RUD Utrecht zijn gestegen is het mogelijk om de algemene reserve verder aan te vullen. De algemene reserve mag maximaal 5% van de totale inkomsten van de RUD bedragen. Gezien de onzekere tijden (coronacrisis en invoering van de Omgevingswet inclusief nieuw zaaksysteem) stellen we voor om het restant van het resultaat aan de algemene reserve toe te voegen en daarmee het weerstandsvermogen van de RUD Utrecht te verhogen.
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 Maart 2021
Pagina 8 van 46
Deel 1 – Jaarverslag (BBV)
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 Maart 2021
Pagina 9 van 46
1.1 Programmaverantwoording Programmaresultaat De toerekening van de kosten per programma is conform de wijzigingen zoals deze zijn opgenomen in het vernieuwde BBV, waarbij aansluiting is gezocht bij de notitie overhead.
Begroting 2020 voor wijzigingen
Begroting 2020 na wijzigingen
Realisatie 2020
1 Handhaving
€
5.344.000
€
6.112.000
€
5.484.000
2 Vergunningverlening
€
5.096.000
€
6.407.000
€
5.576.000
Bedrijfsvoering (Overhead)
€
3.323.000
€
4.036.000
€
4.015.000
Overig - Onvoorzien
€
225.000 €
-
€
-
- Stelpost loon- en
€
100.000 €
-
€
-
Totaal lasten
€
14.088.000
€
16.555.000
€
15.075.000
1 Handhaving
€
5.393.000
€
5.670.000
€
5.371.000
2 Vergunningverlening
€
5.058.000
€
6.245.000
€
6.050.000
Bedrijfsvoering (Overhead)
€
3.323.000
€
4.018.000
€
3.980.000
Overig - Onvoorzien
€
225.000 €
-
€
-
- Stelpost loon- en
€
100.000 €
-
€
-
Totaal baten
€
14.099.000
€
15.933.000
€
15.401.000
Totaal (voor reservemutaties)
€
11.000
€
-622.000
€
326.000
Asbest Transitie en outputfinanciering Innovatie
€
-
€
87.000
€
87.000
€
-
€
39.000
€
39.000
€
-
€
50.000
€
50.000
Omgevingswet
€
-
€
310.000 €
-
Gerealiseerd resultaat
€
11.000
€
€
502.000
Programma's:
Programma's:
Onttrekking:
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 maart 2021
-136.000
Pagina 10 van 46
1.1.1 Indicatoren RUD-breed
In deze paragraaf kijken we voor de RUD-brede indicatoren terug naar onze prestaties van afgelopen jaar. De KPI’s waar we over rapporteren hebben we gezamenlijk met onze deelnemers bepaald. Middels de programmabegroting 2020 zijn deze KPI’s vastgesteld door het AB.
Interne Processen en kwaliteit van het werk Wat
Indicator
Handhavingsbeschikkingen
Sturing op:
en vergunningen voldoen
We streven ernaar om bij
aan inhoudelijke en
handhavingsbeschikkingen geen
juridische kwaliteit
inhoudelijke en/of juridische gebreken te hebben. Meting van: Dit blijkt uit het feit dat bij bezwaar- en beroepsprocedures in tenminste 80 procent van de gevallen geen inhoudelijke en/of juridische gebreken aan de beschikking worden geconstateerd.
Status
Toelichting Bij alle behandelde zaken (gegrond en ongegrond) was sprake van een juridisch correcte behandeling van het bezwaar, (hoger) beroep en/of verzoek om voorlopige voorziening. Er was geen sprake van procedurele fouten tijdens bezwaar/beroep/hoger beroep. Ook voldeden de betrokken handhavingsbeschikkingen en vergunningen (op 2 na) aan inhoudelijke en juridische kwaliteit. Van de 62 in 2020 gesloten juridische zaken zijn er 13 gegrond, 3 deels gegrond, 35 ongegrond, 6 ingetrokken, 5 niet ontvankelijk. Het betreffen 58 bezwaarprocedures, 1 voorlopige voorziening, 2 beroepszaken en 1 hoger beroep. De zaken die (deels) gegrond waren, waren, op 1 na, alle bezwaarzaken. Momenteel halen we het streefpercentage van 80%. Aangezien er bij 2 van de 62 gebreken zijn geconstateerd komen we uit op 97%
Voldoen aan
Sturing op:
kwaliteitscriteria 2.1
Het professionaliseren van onze toezichthouders zorgt naast een kwaliteitsverbetering ook voor een hogere betrouwbaarheid. Meting van: Voor alle activiteiten voldoen we voor 100% aan de kwaliteitscriteria 2.1
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 maart 2021
Medio 2019 zijn de kwaliteitscriteria voor de kritieke massa na een update opnieuw vastgesteld (kwaliteitscriteria 2.2). De RUD heeft daarop aan de hand van een kennismatrix een inventarisatie gedaan. Naar aanleiding van een inventarisatieronde is een Plan van Aanpak opgesteld met daarin de aandachtspunten voor de toekomst. Momenteel voldoen we voor de generieke onderdelen nog steeds aan de criteria. Op de specialistische deskundigheidsgebieden kunnen we deels niet voldoen gezien de omvang van onze organisatie. Waar mogelijk lossen we dit op door een samenwerking aan te gaan met collega omgevingsdiensten. Voor de toekomst blijft dit een aandachtpunt omdat een aantal specialistische medewerkers de komende jaren hun pensioengerechtigde leeftijd bereiken en opvolging geborgd zal moeten gaan worden.
Pagina 11 van 46
Afnemers Wat
Indicator
Beoordeling door
Sturing op:
opdrachtgevers
We streven naar tevreden opdrachtgevers.
Status
Toelichting Tot op heden hebben 7 van de opdrachtgevers gereageerd op onze uitvraag. Het gemiddelde cijfer bedraagt 6,4. Alle respondenten zijn over het algemeen tevreden over de kwaliteit van onze dienstverlening. De volgende verbeterpunten worden aangegeven:
Meting van: De individuele opdrachtgever geeft de RUD Utrecht minimaal het gemiddelde rapportcijfer 6 op de gescoorde onderdelen: de rapportages, kwaliteit en resultaten productie en de communicatie.
1. De adviezen van de RUD, bij met name complexere dossiers kan beter. 2. Communicatie met de opdrachtgevers is verbeterd, maar kan nog meer worden verbeterd. 3. De adviezen en de beschrijving van de relatie met de beleidsdoelen van de opdrachtgever kunnen in de rapportages beter. De bovengenoemde verbeterpunten zullen in het traject “Samen op weg” aandacht krijgen. Daarnaast zullen we in 2021 intern verbeteringen doorvoeren op deze aandachtspunten.
Beoordeling door
Sturing op:
inwoners en
We streven naar tevreden ondernemers en inwoners bij de uitvoering van ons werk.
ondernemers
In januari 2020 zijn we weer gestart met het klanttevredenheidsonderzoek. Dit gebeurd digitaal naar aanleiding van bijvoorbeeld een controlebezoek of een afgegeven vergunning. Medio juni is ook de klachtenprocedure mee uitgevraagd. Men kan dan in sterren aangeven wat ze van de dienstverlening vonden en wat er goed ging of wat beter kan.
Meting van: Minimaal 70% van de inwoners en ondernemers geven bij reactie op het klantentevredenheidsonderzoek (KTO) aan tevreden (een ruim voldoende) te zijn over de dienstverlening van de RUD Utrecht.
Daarnaast kan worden aangeven of klanten gebeld willen worden voor een nadere toelichting. De respons op de uitgestuurde enquêtes ligt rond de 22%. In de respons tot nu toe scoort de RUD gemiddeld een 7. Dit is lager dan in de vorige rapportage; toen scoorde de RUD nog een 8. De lagere score is te verklaren door het feit dat de klachten nu ook worden uitgevraagd. Daar is de tevredenheid in de regel uiteraard lager.
Financieel en HRM Wat
Indicator
Uitvoeren
Sturing op:
jaarprogramma’s
Het realiseren van de DVO’s
Status
2020 van de partners conform de DVO’s
Meting van: De DVO’s worden binnen de range van 90% - 110% gerealiseerd in geld.
Ziekteverzuim
Sturing op: Een gezonde organisatie met gezonde medewerkers. Meting van: Het ziektepercentage ligt niet hoger dan 5%.
Toelichting Als gevolg van de coronacrisis waren er in 2020 werkzaamheden die onuitvoerbaar bleven dan wel die niet op de normale efficiënte manier uitgevoerd konden worden. De inschatting ten tijde van de tweede Bestuursrapportage was dat we op ongeveer 88% realisatie van de DVO uit zouden komen. Uiteindelijk is er in de laatste maanden nog een inhaalslag gemaakt en is 91% van de productie gehaald. Dit valt binnen de range van de KPI. Sturing op een gezonde organisatie met gezonde medewerkers is een continu proces. De RUD Utrecht zet in op duurzame inzetbaarheid, een goed Arbobeleid, verzuimpreventie en verzuimbegeleiding door de inzet van o.a. de volgende instrumenten: opleiding en ontwikkeling, inzet op talenten, het generatiepact en het Young Professionals-traject, MTO en PMO. Ook investeert de RUD ten behoeve van verzuimpreventie en -begeleiding in een ruime inzet van de bedrijfsarts, casemanager, bedrijfsmaatschappelijk werk en een coach. Het ziekteverzuimpercentage is in het laatste kwartaal van 2020 nog iets gedaald en nog steeds lager dan de norm van 5%. Momenteel is er sprake van 3.77% ziekteverzuim en een meldingsfrequentie van 0.79.
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 maart 2021
Pagina 12 van 46
Wet- en regelgeving
Er zijn veel ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving in het VTH-domein. Met name de volgende ontwikkelingen zijn van belang bij de uitvoering van de taken op het gebied van vergunningverlening en handhaving. Omgevingswet Op 1 januari 2022 wordt de Omgevingswet ingevoerd. Aanvankelijk stond dit voor 1 januari 2021 gepland, maar mede door de coronacrisis werd dit met een jaar uitgesteld. De afgelopen jaren heeft de RUD Utrecht geïnvesteerd in het opbouwen van kennis over de Omgevingswet. Een eerste verkenning uitgevoerd met betrekking tot benodigde competenties om het werk uit te kunnen voeren heeft plaatsgevonden. Daarnaast zijn een aantal pilotprojecten opgestart om te oefenen met de uitgangspunten van de wet. Ook zijn er in 2020 op het gebied van informatievoorziening voorbereidingen getroffen om klaar te zijn voor de inwerkingtreding van de Omgevingswet. Echter, om daadwerkelijk klaar te zijn voor invoering van de wet, dient het in 2020 opgezette gedetailleerd implementatietraject verder uitgevoerd te worden. Hiertoe was al eerder eind 2019 een Programmamanager Omgevingswet aangetrokken, is er een impactanalyse van de Omgevingswet op de RUD Utrecht gemaakt en is in 2020 een programmastructuur ingericht om implementatie in goede banen te leiden.
Bovenstaande programma wordt in 2021 voortgezet, maar waar de afgelopen maanden is gewerkt vanuit een aantal losse projecten (“aanpassen processen”, “afspraken met deelnemers”, “kennis van medewerkers” etc.) zal vanaf de zomer van 2021 alles in het teken staan van het samenbrengen van deze projecten en via een integrale aanpak gaan oefenen. Eerst intern in de eigen RUD-organisatie, maar zeker ook samen met alle opdrachtgevers en ketenpartners. Spoedeisende locaties De RUD Utrecht voert werkzaamheden uit voor de provincie Utrecht en de gemeente Amersfoort voortvloeiend uit het Convenant Bodem en Ondergrond 2016 t/m 2020 (hierna: convenant). In dit convenant zijn drie doelstellingen voor de aanpak spoedlocaties gedefinieerd: 1. Eind 2016 is voor alle spoedlocaties een beschikking ernst en spoedeisendheid genomen, zoals bedoeld in de Wet bodembescherming (Wbb), of de locatie is afgevallen als spoedlocatie; 2. Eind 2016 zijn de humane risico’s gesaneerd en minimaal beheerst; en 3. Eind 2020 zijn de ecologische en/of verspreidingsrisico’s gesaneerd en minimaal beheerst op basis van een beschikt saneringsplan of zijn tijdelijke beveiligingsmaatregelen in uitvoering. De convenants periode is beëindigd, echter de doelstellingen zijn nog niet allemaal gerealiseerd.
De RUD Utrecht ligt op koers om de doelstelling aan het eind van 2021 (minimaal beheerst op basis van een beschikt saneringsplan) te gaan halen. Dit geldt ook voor de locaties in Amersfoort, met de kanttekening dat het hier alleen gaat om locaties met een verspreidingsrisico. Door de COVID-19 situatie is de urenbesteding in 2020 achtergebleven. Dit komt met name doordat de aanlevering van rapportages uit de markt is achterbleven en er ook minder locatiebezoeken zijn uitgevoerd. Uiteindelijk heeft dit geresulteerd in een lagere uurbesteding. In 2020 zijn uiteindelijk 6 spoedlocaties afgerond, er zijn geen nieuwe locaties toegevoegd aan de spoedlijst.
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 maart 2021
Pagina 13 van 46
1.1.2 Handhaving
Het programma Handhaving wordt ingezet om adequaat toezicht te houden bij bedrijven, op locaties, in de afvalstofketen en in het vrije veld, op onder meer: de WABO-vergunningen bij milieu-inrichtingen; het Activiteitenbesluit milieubeheer en de Wet milieubeheer; de Wet bodembescherming en het Besluit bodemkwaliteit; de Wet hygiëne en veiligheid badinrichtingen en zwemgelegenheden; het Vuurwerkbesluit; de Ontgrondingenwet; de Waterwet; de Wet natuurbescherming; de Luchtvaartwet; de Provinciale milieuverordening; en de Provinciale landschapsverordening. Hierbij worden de beleidsregels van het bevoegde gezag gevolgd. Waar nodig wordt, afhankelijk van het verleende mandaat, een sanctie opgelegd of voorbereid. Met de milieuklachtentelefoon wordt 24-uurs bereikbaarheid voor klachten en calamiteiten gerealiseerd. De werkprocessen worden uitgevoerd conform de kwaliteitseisen van de partners en het Dossier Afspraken en Protocollen (DAP), onderdeel van de Dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de deelnemende partijen. Naast toezicht en handhaving adviseren wij individuele opdrachtgevers, afhankelijk van de gemaakte afspraken, op het gebied van specialistische milieuonderwerpen, informatie gestuurde handhaving, uitvoeringsbeleid en nieuwe ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en de vierde tranche Activiteitenbesluit.
Wat heeft het gekost? Voor het programma Handhaving is middels de tweede Bestuursrapportage een budget vastgesteld van € 6.112.000. De onderstaande tabel geeft de uitputting van het beschikbare budget weer. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten 2020. Handhaving
Begroting 2020 voor wijzigingen
Begroting 2020 na wijzigingen
Realisatie 2020
Baten
5.393.000
5.670.000
5.371.000
Lasten
5.344.000
6.112.000
5.484.000
Saldo
49.000
-442.000
-113.000
1.1.3 Vergunningverlening
Het programma Vergunningverlening wordt ingezet om adequate vergunningverlening en afhandeling van meldingen bij bedrijven en locaties uit te voeren. Het gaat daarbij om: WABO-vergunningen bij milieu-inrichtingen; meldingen in het kader van het Activiteitenbesluit; beschikkingen in het kader van de Wet bodembescherming; vergunningen en meldingen van het Vuurwerkbesluit; de Ontgrondingenwet; de Waterwet; en de Luchtvaartwet. Hierbij worden de beleidsregels van het bevoegde gezag gevolgd. Afhankelijk van het verleende mandaat stellen wij hiervoor adviezen op of geven we de beschikkingen af (binnen het mandaat). Vergunningaanvragen moeten binnen wettelijke termijnen worden afgehandeld en meldingen moeten beoordeeld worden op juistheid en volledigheid. Beide procedures moeten geïntegreerd worden behandeld in het kader van de WABO, waarbij er aansluiting moet zijn met de gemeentelijke loketten. De werkprocessen worden uitgevoerd conform de kwaliteitseisen van de partners en het Dossier Afspraken en Protocollen (DAP), onderdeel van de dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) met de deelnemende partijen.
Naast vergunningverlening adviseren wij individuele opdrachtgevers, afhankelijk van de gemaakte afspraken, op het gebied van externe veiligheid, milieuzaken in bestemmingsplannen, specialistische milieuonderwerpen, uitvoeringsbeleid en nieuwe ontwikkelingen zoals de Omgevingswet en de vierde tranche Activiteitenbesluit.
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 maart 2021
Pagina 14 van 46
Wat heeft het gekost? Voor het programma Vergunningverlening is middels de tweede Bestuursrapportage een budget vastgesteld van € 6.407.000. De onderstaande tabel geeft de uitputting van het beschikbare budget weer. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten 2020. Vergunningverlening
Begroting 2020 voor wijzigingen
Begroting 2020 na wijzigingen
Realisatie 2020
Baten
5.058.000
6.245.000
6.050.000
Lasten
5.096.000
6.407.000
5.576.000
Saldo
-38.000
-162.000
474.000
1.1.4 Bedrijfsvoering
Inleiding De RUD Utrecht bestaat uit een viertal teams, die weer onderverdeeld zijn in diverse clusters. De primaire teams betreffen ‘handhaving en Vergunningverlening Bedrijven’, ‘Handhaving en Vergunningverlening bodem’ en ‘Water Natuur en landschap’ het vierde team betreft Bedrijfsvoering. Het team Bedrijfsvoering levert ondersteuning op het vlak van personeel, informatie, organisatie, financiën, automatisering, communicatie en huisvesting/facilitaire zaken. In dit hoofdstuk zullen wij op hoofdlijnen rapporteren over de belangrijkste onderdelen zoals deze zijn opgenomen in de Programmabegroting 2020 en de Begrotingswijzigingen 2020. Outputfinanciering en het verbeteren van de efficiency Sinds 2018 wordt op een nieuwe manier afgerekend tussen de RUD Utrecht en haar opdrachtgevers. Dit gebeurd voor een aanzienlijk deel op basis van output. Conform afspraak is eind 2020 de evaluatie outputfinanciering uitgevoerd. Over het algemeen zijn alle deelnemers tevreden met het feit dat er een systematiek van outputfinanciering is, waardoor wordt afgerekend op basis van werkelijk gerealiseerde productie. Bij de evaluatie zijn een zevental adviezen voorgesteld die door het Algemeen Bestuur zijn overgenomen.
Het uiteindelijke resultaat van het overnemen van deze adviezen is dat we werken aan een ‘simpelere’ (minder producten en diensten) methodiek, die flexibeler is en waarbij de perverse prikkel om meer aanvullende opdrachten te doen en minder binnen de DVO is opgelost. Door de wereldwijde pandemie die COVID-19 heeft veroorzaakt is 2020 ook qua financiering een bijzonder jaar geworden. De RUD Utrecht is gelukkig niet getroffen door ernstig zieke medewerkers, maar wel in de mogelijkheden de werkzaamheden in volle omvang efficiënt en effectief uit te voeren. Daarom is eind mei 2020 door het Algemeen Bestuur besloten om eenmalig niet op daadwerkelijk geleverde productie af te rekenen, maar ook de variabele bijdrage eenmalig om te zetten naar een vaste. In februari 2021 is gebleken dat de verhoudingen tussen de diverse deelnemers voor werkelijk geleverde productie onevenredig was verdeeld. Derhalve heeft het Algemeen Bestuur in de vergadering van 11 februari 2021 besloten voor een deel van de deelnemers een lagere bijdrage vast te stellen om er zo voor te zorgen dat alle deelnemers maximaal 9% van de productie niet geleverd hebben gekregen ten opzichte van de financiële bijdrage. De RUD Utrecht heeft ook in 2020 weer driemaal tussentijds verantwoord aan zijn deelnemers over voortgang van de werkzaamheden.
Voor 2021 staat met het oog op de Omgevingswet die vanaf 1 januari 2022 van kracht moet worden de evaluatie van de tussentijdse rapportages gepland. De digitale overheid De Omgevingswet (uitgesteld naar 1 januari 2022) gaat grote gevolgen hebben voor overheden, aangezien het een andere kijk geeft op informatievoorziening. Ketenpartnerschap, het proactief digitaal beschikbaar stellen van informatie en het delen van databases zijn belangrijk en daar zijn landelijke afspraken en methodieken voor gemaakt in de vorm van het digitaal stelsel. Voor de RUD Utrecht is het noodzakelijk goed aangehaakt te zijn en op tijd maatregelen te nemen. Het traject Informatievoorziening op Orde moet ervoor zorgen dat de organisatie hier technisch klaar voor is. De eerste maanden van 2020 stonden voor dit onderdeel in het teken van het technisch realiseren van de koppeling met het DSO en de wijze waarop daarvoor onze systemen en architectuur moet zijn ingericht. De RUD Utrecht heeft de technische koppeling volledig tot stand gebracht. Door het uitstellen van de Omgevingswet is overigens wel de verwachting dat er op het gebied van DSO nog aanpassingen zullen worden doorgevoerd.
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 maart 2021
Pagina 15 van 46
Informatievoorziening (ICT) Binnen de RUD Utrecht is eind 2017 extra aandacht ontstaan voor ICT en Informatievoorziening (IV). Dit heeft in 2018 geleid tot de uitvoering van het project Basis op Orde, waarbij in 2018 de belangrijkste aandachtpunten en noodzakelijke verbeteringen zijn vorm gegeven. Dit project kende een uitloop tot en met het tweede kwartaal 2019 en is opgegaan in het programma “Informatievoorziening op Orde”. Het ontwikkelprogramma waar in 2018 mee was geëxperimenteerd onder de naam VTH 3.0 heeft een vervolg gekregen in het ontwikkelprogramma Innovatie 2020. Vorig jaar is in beide Bestuursrapportages en de jaarrekening 2019 hier reeds op gereflecteerd en over verantwoord. In 2020 zijn we verder gegaan met beide programma’s. De doelstelling voor de informatievoorziening van de RUD Utrecht is: De informatievoorziening van de RUD Utrecht uniform inrichten waardoor het delen van informatie binnen en tussen applicaties, (interne)teams en met externe partijen (ketenpartners) efficiënt kan plaatsvinden waardoor integrale samenwerking mogelijk wordt. Informatievoorziening op Orde In het programma ‘Informatievoorziening op Orde’ draait het om het borgen van de beschikbaarheid, bruikbaarheid en bestendigheid van algehele en specifieke informatie. Informatie dient zoveel mogelijk via gecontroleerde kanalen uitgewisseld te worden en volgens landelijke standaarden.
De RUD Utrecht heeft daarom haar informatiemodel volgens generieke architectuurprincipes ingericht waardoor onder andere integrale samenwerking mogelijk is. Het programma “Informatievoorziening op Orde” bestaat uit onderstaande onderdelen met bijbehorende projecten: Rechtmatig informatiebeheer: het verwerken van eisen die gesteld worden vanuit de Archiefwet en processen inrichten vanuit informatiebeveiligingsbeleid en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG); Databeheer: eenduidige registratie en opslag volgens het metadataschema, afspraken met de opdrachtgevers vastleggen; Inrichting kernapplicatielandschap: inventarisatie voor de toekomstige VTH applicatie, ontwikkeling van de GIS infrastructuur; en Opzet nieuw informatiemodel: op basis van toekomstige ontwikkelingen en de informatiebehoefte van de organisatie en ketenpartners.
Inventarisatie voor de toekomstige VTH applicatie
De RUD Utrecht gebruikt in haar huidige opgave als uitvoeringsdienst een aantal belangrijke applicaties ter ondersteuning van haar werkprocessen, administratie en registratie. De RUD Utrecht maakt voor haar VTH (Vergunningverlening, Toezicht en Handhaving) taken gebruik van een VTH-applicatie. Deze applicatie is inmiddels sterk verouderd en daarnaast loopt de overeenkomst met de huidige leverancier in 2022 af. Het laatste kwartaal 2020 heeft in het teken gestaan van de voorbereiding van een Europese aanbesteding van het VTHsysteem. Begin 2021 is deze aanbesteding uitgezet. Gedurende 2021 zal de applicatie worden ingericht zodat deze eind 2021 operationeel is.
Opzet nieuw informatiemodel
In het programma ‘Informatievoorziening op Orde’ wordt de (toekomstige) informatiebehoefte van zowel de organisatie als externe partners in kaart gebracht. Op basis van die behoefte en nieuwe ontwikkelingen is een nieuw informatiemodel opgesteld met als uitgangspunt het common ground principe. Het informatiemodel is de kern van onze informatievoorziening en stelt ons in staat om de organisatie voor te bereiden op de Omgevingswet. Daarnaast draagt het informatiemodel bij aan het eenduidig ontsluiten van informatie en de datakwaliteit door koppelingen met landelijke informatievoorzieningen. In 2020 zijn we voortvarend doorgegaan op de reeds ingeslagen weg. De technische koppeling vanuit de informatievoorziening van de RUD Utrecht met het DSO (Digitaal Stelsel Omgevingswet) is afgerond en we hebben de eerste samenwerking in de keten getest met één van de deelnemers via een ‘testcase’ en deze test is geslaagd. De RUD Utrecht kiest er voor om in eerste instantie vanuit de informatievoorziening technisch aan te sluiten op het DSO. Als de nieuwe VTH-applicatie beschikbaar is zal deze (ook) een directe koppeling met het DSO verzorgen.
Dossier Afspraken Procedures (DAP)
De RUD Utrecht kent nauwe samenwerking met haar deelnemers om systemen zo efficiënt en effectief mogelijk in te richten, maar ook met betrekking tot datakwaliteit. In 2020 is met alle deelnemers een model voor Dossier Afspraken en Procedures (DAP) opgesteld. Het model DAP bevat uniforme afspraken en procedures tussen de deelnemende gemeenten/Provincie Utrecht en de RUD Utrecht van de Gemeenschappelijke Regeling RUD Utrecht 2.0. De afspraken en procedures hebben betrekking op de wederzijdse taken en verantwoordelijkheden in verband met het te voeren informatie- en archiefbeheer. Het doel van het DAP is om deze taken en verantwoordelijkheden goed op elkaar te laten aansluiten. Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 maart 2021
Pagina 16 van 46
In 2019 zijn veel projecten van het programma ‘Informatievoorziening op Orde’ gestart en zijn volgens planning in 2019 of 2020 afgerond. Door informatie op de juiste manier te gebruiken en te interpreteren creëert de RUD Utrecht informatie waardoor we als informatie gestuurde organisatie kunnen functioneren. Hierdoor kunnen we onze VTH-taken efficiënt en kwalitatief goed uitvoeren. Daarnaast wordt hierdoor onze organisatie in positie gebracht om steeds meer (technisch) adviestaken uit te voeren en onze deelnemers te ondersteunen bij het opstellen van onder andere hun Omgevingsvisie. De informatiebehoefte van de organisatie verandert waardoor de huidige software niet meer afdoende is. Om gedegen proces ondersteunende applicaties te ontwikkelen die aansluiten op de informatievoorziening van de RUD Utrecht is software ten behoeve van workflows en Geo Informatiesystemen (GIS) aangeschaft worden. Dit zorgt voor verbetering van de datakwaliteit doordat informatie op een effectieve, generieke en centrale manier wordt vastgelegd en ontsloten. Door het applicatielandschap van de organisatie zo efficiënt mogelijk in te richten kan er bespaard worden op overige applicaties en processen die minder efficiënt zijn ingeregeld. Wij zien dat de belangrijkste projecten van het programma “Informatievoorziening op Orde” volgens planning verlopen.
Gezien de beperkte beschikbare budgetten is het echter ook voor de RUD Utrecht van essentieel belang dat wij deze zo efficiënt mogelijk kunnen uitvoeren. Het COVID-19 virus heeft hier tot op heden slechts een beperkte negatieve impact op gehad, maar zeker waar veel samenwerking tussen ketenpartners en interne medewerkers noodzakelijk is kan het elkaar live ontmoeten soms noodzakelijk zijn.
Thuiswerken en Remote desktop Services (RDS)
Door de snelle verspreiding van COVID-19 is door de rijksoverheid een intelligente lockdown afgekondigd vanaf maart 2020. Dit heeft ertoe geleid dat ook de medewerkers van de RUD Utrecht ineens allemaal thuis moesten werken. Voor bijna alle systemen die gebruikt worden binnen de RUD Utrecht is dit geen probleem, behalve voor onze VTH applicatie. Deze applicatie is het basissysteem voor al onze primaire medewerkers (die in de VTHuitvoering werkzaam zijn). Het cluster informatievoorziening was bezig met de implementatie van Remote Desktop Services (RDS), waarmee dit probleem te verhelpen was. Door de lockdown kwam dit project in een stroomversnelling en werden alle medewerkers van de RUD Utrecht aan deze nieuwe online werkomgeving toegevoegd. Op enkele bijsturingsacties na, is de nieuwe werkomgeving in productie waardoor alle medewerkers thuis kunnen werken met de VTH-applicatie. Na de intelligente lockdown zijn onze medewerkers zoveel mogelijk thuis blijven werken. De RUD Utrecht ondervindt de laatste maanden steeds vaker problemen met de beschikbaarheid van de systemen. Deze systemen worden afgenomen bij de gemeente Houten. Wij zijn op dit moment structureel met de gemeente Houten in gesprek op welke wijze we de beschikbaarheid kunnen verbeteren.
Begin 2021 zal door de gemeente Houten een breed onderzoek worden uitgevoerd op welke wijze de systemen op lange termijn betrouwbaar en beschikbaar kunnen worden gehouden. Wij zullen hier als RUD Utrecht bij betrokken worden.
Innovatie 2020
Het ontwikkelprogramma “Innovatie 2020” staat in 2020 vrijwel geheel in het teken van de Omgevingswet. De middelen zijn beperkt (zowel in Euro’s als in capaciteit). De afdeling Informatievoorziening is nauw betrokken bij het programma Omgevingswet en heeft de doelstelling om de veranderende processen en werkwijzen zo efficiënt en effectief mogelijk te ondersteunen met techniek en informatie. Medewerkers van de afdeling zijn dan ook onderdeel van diverse stuur-, werk- en projectgroepen. Zowel binnen de RUD Utrecht alsook bij en met deelnemers. Door de grote wijzigingen in processen en werkwijzen is een nieuwe VTH-applicatie ook noodzakelijk. Gedurende 2020 zullen hiervoor de noodzakelijke voorbereidende stappen worden gezet om ook op dit vlak klaar te zijn voor de Omgevingswet. Naast de Omgevingswet zijn er nog een drietalprojecten waarop de afdeling IV zich focust. Dit betreft: Omgevingsapps Project Actualisatie bedrijvenbestand; en Project Stikstof.
Project Actualisatie Bedrijvenbestand:
Het doel van dit project is het structureel beschikbaar hebben van een zo actueel mogelijk bedrijvenbestand voor/van onze deelnemers. Het wordt hiermee mogelijk om informatiegericht en risico-gestuurd toezicht en handhaving in de praktijk te brengen. Dit zou betekenen dat er op een andere manier gewerkt gaat worden die ook beter aansluit bij het doel van de Omgevingswet. Op basis van data en bevindingen in het veld wordt middels kaarten en kaartlagen (GIS), de grootste risico’s op basis van informatie bepaald. Hierdoor is er meer sturing mogelijk en kunnen expliciete keuzes worden gemaakt, waar toezicht eventueel gevolgd door handhaving gewenst is. Daarnaast moet het dan ook mogelijk worden om nog explicieter de uitgevoerde werkzaamheden te laten aansluiten op de door de diverse gemeenten geformuleerde beleidsdoelen. Dit leidt ertoe dat we op dit vlak ook voldoen aan de eisen vanuit het digitaal stelstel, doordat we object gerelateerde informatie in relatie tot activiteiten ter beschikking hebben.
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 maart 2021
Pagina 17 van 46
Project Stikstof:
De RUD heeft samen met de provincie Utrecht een integraal project uitgevoerd in het kader van data analyse ten behoeve van de gebiedsgerichte aanpak van de stikstofproblematiek. Op dit moment bevindt het project zich aan het einde van fase twee. Bij de volgende fase is het voornemen om de provincie verder te ondersteunen bij de gebiedsgerichte benadering. Deze benadering houdt in dat naarmate een specifieke sector een substantiële bijdrage levert aan stikstofproblemen in gebieden die kwetsbaar zijn voor deposities, doelgerichte maatregelen worden getroffen. De RUD heeft deze doelstelling bereikt door beschikbare data te verzamelen, verschillende bronnen te analyseren, berekeningen van de depositie per bron te maken en randvoorwaarden van Aerius te berekenen. Hierdoor konden de piekbelasters bepaalt worden. Hiervoor heeft RUD Utrecht gebruik gemaakt van complexe database tools zoals FME en Geo-informatiesoftware (ArcGIS). De RUD Utrecht heeft ervaring met complexe datamodellen, onderliggende processen en analyses. Op deze manier hebben wij de provincie Utrecht inzichten gegeven conform de landelijke standaard (AERIUS) en deze aanpak interprovinciaal op de kaart gezet. Voor 2021 is de RUD Utrecht met de provincie in gesprek op welke wijze wij blijvende inzet rondom stikstof kunnen borgen en aansluiting houden bij de wensen van de provincie op dit belangrijke onderwerp.
Aan het eind van 2020 zijn beide programma’s van de informatievoorziening van de RUD Utrecht geëvalueerd en opnieuw gedefinieerd. Veel trajecten kennen een uitloop naar 2021 en 2022 aangezien de nieuwe ingangsdatum van de Omgevingswet is verplaatst naar 1 januari 2022. HRM De RUD Utrecht wil een aantrekkelijke werkgever zijn en bevordert daarom de ontwikkeling van al haar medewerkers. Op deze manier kunnen de medewerkers optimaal gebruik maken van hun talent en kunnen zij zichzelf voortdurend aanpassen aan de veranderende omgeving en bijbehorende ontwikkelingen. Vanuit dit thema is er aandacht voor het thema opleiden en ontwikkelen. Aan alle RUD-ers is gevraagd na te denken over hun ontwikkeling, competenties en talenten. Deze punten worden besproken in het “goede gesprek”, CAO 20182019, tussen de medewerker en de leidinggevende. Op deze manier krijgen we steeds beter zicht op welke talenten we in huis hebben en kunnen we de verbinding leggen met de opgaven van de RUD Utrecht en zijn deelnemers. Ook is er continu aandacht voor duurzame inzetbaarheid, instroom van nieuwe medewerkers en kennisbehoud. Daarom kunnen medewerkers gebruik maken van het generatiepact. Het doel van het generatiepact is de duurzame inzetbaarheid van de oudere medewerkers te vergroten en daarbij ruimte te creëren voor de instroom van nieuwe medewerkers.
In 2019 hebben de eerste medewerkers gebruik gemaakt van het generatiepact, en ook in 2020 maken enkele medewerkers gebruik van het generatiepact. Om de jonge medewerkers te binden en boeien hebben we een Young Professional programma. Het jaar 2020 stond qua opleiden in het teken van de Omgevingswet. Vanuit de HR wordt ondersteuning geleverd om het opleidingsgedeelte van de Omgevingswet vorm te geven en te ondersteunen bij ontwikkeling van competenties die straks meer van onze medewerkers worden gevraagd. Het was een zeer ambitieuze doelstelling om de gehele RUD Utrecht binnen één jaar op het juiste niveau voor de Omgevingswet te krijgen. We waren echter goed op weg totdat COVID-19 de wereld op zijn kop zette. Het besluit dat de Omgevingswet één jaar wordt uitgesteld geeft de RUD Utrecht de mogelijkheid het opleidingsgedeelte alsnog op een goede en gedegen manier af te maken. Dit zal ertoe leiden dat onze medewerkers bij de start van de nieuwe wet er beter klaar voor zijn. Dat is gezien de omvang van de overgang zeer wenselijk. Ondanks dit uitstel proberen wij aanvullende kosten vanwege uitstel zoveel mogelijk te voorkomen en waar het toch niet anders kan in ieder geval te beperken. Deze competentieontwikkeling die noodzakelijk is voor de Omgevingswet kent ook overlap met de competenties die zijn geconstateerd binnen het traject ‘samen op weg’.
Dit zorgt er dus voor dat beide elkaar versterken. Financiën: De overgang naar outputfinanciering heeft gezorgd voor een meer complexe structuur van het afrekensysteem. Om de sturingsinformatie hieruit effectief en efficiënt te kunnen raadplegen heeft de RUD Utrecht in het derde kwartaal van 2019 een BI-tool geïmplementeerd. Gedurende 2020 zijn wij bezig geweest met het optimaliseren van de rapportages om zo de sturingsinformatie continu te verbeteren voor onze primaire managers.
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 maart 2021
Pagina 18 van 46
De huidige situatie rondom COVID-19 sterkt ons ook in het gevoel dat het noodzakelijk is snel adequate managementinformatie over onder meer de productie beschikbaar te hebben. Op basis van deze informatie hebben wij een goede inschatting kunnen maken van het effect van COVID-19 en heeft het Algemeen Bestuur tijdig een besluit kunnen nemen om bij te sturen. Snelle en adequate managementinformatie blijft ook voor de toekomst van essentieel belang, stuurinformatie is zeker in tijden van krapte onontbeerlijk. Daarnaast heeft de overgang naar outputfinanciering ervoor gezorgd dat de financiële processen worden herzien. Momenteel zijn we bezig met de afronding van het optimaliseren en beschrijven van deze processen. Wat heeft het gekost? Voor Bedrijfsvoering is middels de tweede Bestuursrapportage een budget vastgesteld van € 4.036.000. De onderstaande tabel geeft de uitputting van het beschikbare budget weer. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten 2020. Bedrijfsvoering
Begroting 2020 voor wijzigingen
Begroting 2020 na wijzigingen
Realisatie 2020
Baten
3.648.000
4.018.000
3.980.000
Lasten
3.648.000
4.036.000
4.015.000
-
-18.000
-35.000
Saldo
1.1.5 Overig
In dit begrotingsonderdeel zijn de indirecte kosten opgenomen, die niet direct onder één van de primaire programma’s dan wel de bedrijfsvoering (Overhead) verantwoord konden worden. Dit betrof Onvoorzien en de Stelpost loon- en prijscompensatie.
Onvoorzien
Deze post is in 2020 volledig ingezet. Middels de Bestuursrapportages is deze gealloceerd aan salarissen en overige kosten voor personeel (€ 92.000) in verband met langdurig zieke werknemers en is een deel gebruikt ter dekking van voorbereidende werkzaamheden voor de Omgevingswet (€ 133.000).
Stelpost loon- en prijscompensatie
Deze stelpost (€ 100.000) is verdeeld over de diverse kostensoorten ter dekking van prijsstijging. Met de loonstijging was rekening gehouden bij het opstellen van de begroting. Wat heeft het gekost? Voor de stelposten is middels de tweede Bestuursrapportage een budget vastgesteld van nihil. De onderstaande tabel geeft de uitputting van het beschikbare budget weer. Voor een nadere analyse wordt verwezen naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten 2020.
Lasten Stelposten
Raming 2020 voor wijzigingen € 325.000
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 maart 2021
Raming 2020 na wijzigingen € -
Realisatie 2020 €
-
Pagina 19 van 46
1.2 Paragrafen Door het BBV wordt een zevental paragrafen voorgeschreven die moeten worden opgenomen in de jaarstukken, tenzij het betreffende onderdeel niet van toepassing is. Bij de RUD Utrecht zijn de volgende onderdelen niet van toepassing: Lokale heffingen; Verbonden partijen; en Grondbeleid. De overige onderdelen zullen in dit hoofdstuk nader worden toegelicht.
1.2.1 Weerstandsvermogen en risicobeheersing
Inleiding Het weerstandsvermogen is een maatstaf voor de mate waarin de gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht in staat is om de gevolgen van risico’s op te vangen zonder dat het beleid of de uitvoering daarvan in gevaar komt. Om adequaat en effectief te kunnen reageren op de financiële gevolgen van risico’s die zich voordoen zal de RUD Utrecht moeten beschikken over een financiële buffer. Hierdoor is de RUD Utrecht in staat om zelf risico’s financieel op te vangen. Er hoeft dan geen afzonderlijk beroep gedaan te worden op de deelnemers. Het weerstandsvermogen is de verhouding tussen de weerstandscapaciteit en de risico’s die de RUD Utrecht loopt en waarvoor geen voorzieningen zijn gevormd. In artikel 31 van de Gemeenschappelijke regeling RUD Utrecht is bepaald dat het weerstandsvermogen maximaal 5 procent van de opbrengsten bedraagt. Jaarlijkse exploitatieoverschotten worden toegevoegd aan het weerstandsvermogen. Een exploitatietekort wordt opgevangen binnen het weerstandsvermogen, tenzij het weerstandsvermogen hiervoor onvoldoende is. In dat geval dragen de deelnemers bij naar rato van hun voorlopige bijdrage in de vastgestelde begroting. Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen waarover het RUD Utrecht beschikt om de onvoorziene kosten te dekken.
Voor de RUD Utrecht is de algemene reserve aan te merken als beschikbare weerstandscapaciteit en dient als buffer tegen onvoorzienbare risico’s. De omvang van deze reserve is bij de start van 2020 € 684.000. In de begroting wordt jaarlijks rekening gehouden met een post Onvoorzien van circa 2 procent van het begrotingstotaal. In de Programmabegroting 2020 bedroeg de post Onvoorzien € 225.000. Deze post is in 2020 overgeheveld naar de programma's, vanwege de dekking voor langdurig zieken en is ingezet voor de Omgevingswet. Voor een verdere toelichting op de post Onvoorzien wordt u verwezen naar het overzicht van baten en lasten, paragraaf 2.3.4 van de jaarrekening. Algemene reserve Op grond van voorgaande kan gesteld worden dat het weerstandsvermogen van de RUD Utrecht slechts gevormd wordt door de algemene reserve. De kenmerken van een algemene reserve zijn: • Algemene reserve is eigen vermogen; • Bedragen zijn vrij besteedbaar; • Het Algemeen Bestuur besluit over de vorming en besteding van de algemene reserve; • Toevoegingen en onttrekkingen verlopen via de exploitatie; • Als de algemene reserve de norm van 5 procent heeft bereikt worden exploitatie overschotten aan de deelnemers terugbetaald. In de primaire Programmabegroting 2020 was uitgegaan van een exploitatieteoverschot van € 11.000 ten gunste van de algemene reserve. Het werkelijke resultaat 2020 bedraagt € 502.000.
De verwerking van dit resultaat zal conform het vaststellingsbesluit van het AB plaatsvinden. Er zal uiteindelijk € 25.000 van het resultaat worden toegevoegd aan de algemene reserve. Risicomanagement Risicomanagement is het effectief omgaan met de kansen en bedreigingen die de realisatie van de organisatiedoelstellingen kunnen beïnvloeden. Hiervoor is het van belang dat er een continu proces wordt ingericht van identificeren, prioriteren en beheersen. Hierdoor kunnen goed onderbouwde keuzes gemaakt worden met betrekking tot: • Welke risico’s kunnen gedragen worden? • Welke beheersmaatregelen kunnen getroffen worden? • Welke middelen moeten, ter afdekking van risico’s, gereserveerd worden?
Jaarstukken RUD Utrecht 2020 Status: t.b.v. vergadering Algemeen Bestuur d.d. 25 maart 2021
Pagina 20 van 46
Door de koppeling van het risicomanagement aan de planning & control-cyclus van de RUD Utrecht zal drie keer per jaar over risico’s worden gerapporteerd. Dat is bij de programmabegroting, de bestuurlijke voortgangsrapportage (alleen significante afwijkingen) en de jaarrekening. Algemene risico’s Het risicoprofiel van de RUD Utrecht bestaat uit bedrijfsspecifieke risico’s en meer algemene risico’s. Bij deze laatste kan onder meer gedacht worden aan macro-economische ontwikkelingen en loon- en prijsontwikkelingen. Ook zijn er natuurlijk onzekerheden over (toekomstig) rijksbeleid en ontwikkelingen in wet- en regelgeving. Al deze ontwikkelingen kunnen risico’s en onzekerheden met zich meebrengen, deze zijn echter nagenoeg niet beïnvloedbaar noch kwantificeerbaar. Deze risico’s worden in principe niet opgenomen in de risicoanalyse zolang ze niet leiden tot meer specifieke en kwantificeerbare risico’s voor de RUD Utrecht. Specifieke risico’s De specifieke risico’s zijn de risico’s die op de RUD Utrecht van toepassing zijn. Net als vorig jaar zijn middels sessies met MT en medewerkers de risico’s in kaart gebracht en is een inschatting gemaakt van de kans dat de gebeurtenis daadwerkelijk plaatsvindt en de (financiële) impact daarvan. Dit heeft geresulteerd in onderstaande risicoanalyse: I/S