250422 Memo nav toezegging motie vaststellen rapport Samen verder werken aan Baarn

Memo Van Aan Onderwerp

: College & Griffie : Raads- en steunfractieleden van Baarn : Toezegging motie Vaststelling rapport ‘Samen verder werken aan Baarn’

Geachte raads- en steunfractieleden,

In de raadsvergadering van 1 april heeft portefeuillehouder de Vries toegezegd dat het college samen met de griffie conform de wens van de motie “Vaststellen rapport Samen verder werken aan Baarn” uiterlijk 1 mei 2025 met een voorstel voor de praktische uitvoering van de actiepunten zal komen, met oog voor de uitvoerbaarheid en de belastbaarheid van alle betrokkenen. Met dit memo wordt gevolg gegeven aan de uitwerking van deze toezegging. De drie concrete actiepunten die in het rapport genoemd worden zijn: 1. Organiseer maandelijks een korte, informele, functionele ontmoeting tussen raad en college. 2. Organiseer regelmatig, bijvoorbeeld om de zes weken, een ‘ophaalsessie’ met raad, college en ambtenaren. 3. Agendeer vaker een peiling ter bespreking in de vergadering van Oordeelsvorming in de raadscommissie. Tijdsbeslag De actiepunten zijn zo uitgewerkt dat - met uitzondering van de maandelijks te organiseren korte informele ontmoeting tussen raad en college – het geen extra tijd van de raad vraagt. De ophaalsessies komen in plaats van de reeds ingeplande college-informatie bijeenkomsten en eventuele werkbezoek/training raad avonden van de griffie. De peilingen worden geagendeerd in de reguliere commissievergaderingen. Ad1. Organiseer maandelijks een korte, informele, functionele ontmoeting tussen raad en college.

Om het samenspel en de onderlinge relatie tussen raad en college te bevorderen, is het advies van dhr. Janssen om één keer in de maand op maandag, voorafgaand aan het fractieoverleg, van 19:30-20:00 uur een informeel overleg te organiseren tussen raad en college. Dit is een informele, niet openbare, maar functionele ontmoeting om bij te praten, bijvoorbeeld over de voortgang van werk, de evaluatie van een vergadering, onderlinge samenwerking, lief en leed. Ieder raadslid of collegelid kan hier een inbreng leveren of vragen stellen. Hetgeen tijdens het Informeel overleg wordt besproken is niet geheim, maar het is belangrijk dat raad en college in vertrouwelijke sfeer met elkaar kunnen spreken over de voortgang van werkzaamheden en over de onderlinge rolverdeling en samenwerking. Daarom zijn deze bijeenkomsten niet openbaar.

1

Deze gesprekken zijn informeel en niet politiek. Als het college de raad formeel wil informeren over zaken kan niet worden volstaan met melding in het Informeel overleg. Evenmin kan het college bij beantwoording van raadsvragen verwijzen naar het gewisselde in het Informeel overleg. Het concrete voorstel hiervoor is om dit in de cyclus te plannen op de maandagavond voor de Oordeelsvorming van 19:30 tot 20:00 uur. De eerste zou op maandag 19 mei gepland kunnen worden. Voorstel voor praktische invulling:  De burgemeester zit deze bijeenkomst voor, voornamelijk om ervoor te zorgen het niet te politiek wordt;  Genodigden zijn college- en raads- en steunfractieleden;  Er wordt gewerkt met een agenda, waarbij raadsleden en collegeleden agendapunten kunnen aandragen bij de griffier;  Omdat het een informele ontmoeting is, worden deze bijeenkomsten in de kantine georganiseerd;  De eerste bijeenkomst kan gebruikt worden om door te spreken over dit memo en daarmee de nadere invulling van de bijeenkomsten. Ad2. Organiseer regelmatig, bijvoorbeeld om de zes weken, een ‘ophaalsessie’ met raad, college en ambtenaren De ophaalsessies komen in plaats van de reeds voorziene college-informatie avonden en mogelijk avonden die door de griffie gereserveerd zijn voor werkbezoek/training raad.

De bijeenkomsten zijn openbaar, maar zullen op een andere manier dan de college-informatie avonden worden ingericht, zodat er minder sprake is van het zenden van informatie en er meer bij de raads- en steunfractieleden kan worden opgehaald. Een ophaalsessie kan gebruikt worden voor onderwerpen die nog aan het begin van het proces zitten en waarvan de kaders nog moeten worden bepaald. Maar de combinatie van informeren en ophalen kan ook op een later moment in het proces passend zijn. De vorm van de ophaalsessies zal verschillen van de college-informatie avonden. Voorafgaand aan de ophaalsessie zal er indien mogelijk iets meer informatie over het voorliggende onderwerp beschikbaar worden gesteld, zodat de raads- en steunfractieleden zich vooraf een beeld kunnen vormen over hetgeen tijdens de ophaalsessie op de agenda staat. In de bijeenkomst zelf worden presentaties ingekort en/of actiever gemaakt, zodat er meer ruimte ontstaat om met elkaar in gesprek te gaan. Om ook de kleinere fracties de kans te geven om input op alle onderwerpen te geven zullen er geen parallelle sessies worden georganiseerd. Bovendien zal er voortaan aan enige vorm van verslaglegging worden gedaan, zodat ook degenen die niet aanwezig waren zich een beeld kunnen vormen over hetgeen is meegeven tijdens deze vond.

In het voornoemde advies van de onafhankelijk adviseur stond een aantal onderwerpen die zich kunnen lenen voor een ophaalsessie. Daar is nader naar gekeken en wij geven u de volgende onderwerpen mee die geschikt kunnen zijn voor een ophaalsessie:

 Perspectiefnota. Dit staat op het programma op 6 mei.  Sessie regionale positionering. Dit staat op het programma voor 7 mei.  Ontwerp omgevingsvisie. Dit staat op het programma voor 13 mei. Hier wordt over voorgesteld om nog één avond te prikken om met woordvoerders door te spreken over de verschillende programma’s; en wel op 27 mei.  Visie op de Openbare Ruimte. Dit staat op het programma voor 13 mei.  Wonen en zorgvisie  Bomenbeleidsplan  Wijkwarmteplan Eemdal Noord Ad3. Agendeer vaker een peiling ter bespreking in de vergadering van Oordeelsvorming in de raadscommissie. In de verordening op de commissies is het mogelijk gemaakt dat het college een bespreekpunt/peiling aan de raad voorlegt. Dat gaat dan over onderwerpen die nog niet ter besluitvorming voorliggen, maar wel wat verder in het proces zijn en waarover het college nog enkele concrete peilpunten/vragen aan de commissie wil voorleggen. Het college verwacht over de volgende onderwerpen een peilnota aan de raad te presenteren:  Bestuursovereenkomst met het COA voor mei 2025  Uitgangspunten Brinkhuis voor juni 2025  Baarn Vitaal voor september 2025 Tot slot is het goed om te benadrukken dat dit memo geen definitief overzicht geeft. Het is altijd mogelijk dat lopende het jaar de omstandigheden vragen om aanpassingen.