240328 Voortgang aanpassingen werkomgeving gemeentehuis (907828)

inlichtingen bij

Aukje Smet

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

doorkiesnummer uw kenmerk ons kenmerk

datum portefeuillehouder(s) onderwerp

896642 / 907828

28 maart 2024 Wethouder Prakke Voortgang aanpassingen Werkomgeving Gemeentehuis

Geachte leden van de raad en steunfractieleden, Integrale Toegang Het raadsbesluit over de Integrale Toegang (2021) wordt uitgevoerd. Dit besluit richt zich op een nauwere samenwerking tussen ons als gemeente en sociale partners. Het doel is om de toegang tot hulp en zorg voor inwoners eenvoudiger te maken. Om die reden zullen enkele sociale partners verhuizen naar het gemeentehuis. Bij de inrichting van de vleugel waar de sociale partners zich gaan vestigen wordt rekening gehouden dat inwoners van 0 tot 100 jaar worden ontvangen en begeleid. Dit heeft ook gevolgen voor de werkomgeving van de ambtelijke organisatie, immers moet de beschikbare ruimte anders verdeeld en ingericht worden. Daarnaast is er in de afgelopen jaren veel veranderd in de manier van werken als gevolg van de coronapandemie. De behoeften in de werkomgeving zijn veranderd. Door het flexwerken zijn er minder werkplekken nodig, maar juist meer ruimtes om digitaal te vergaderen of te bellen.

Wij willen als gemeente onze werkomgeving zo inrichten dat het bijdraagt aan de volgende doelen: • toekomstgerichte, kwalitatief goede dienstverlening kunnen blijven bieden aan inwoners met zorg- en ondersteuningsvragen door het inrichten van een één-loket functie; • een passende, toekomstbestendige en functionele (samen)werkomgeving die aantrekkelijk is voor (potentiële) werknemers; • het gemeentehuis efficiënter, effectiever en multifunctioneler inzetten ten behoeve van de maatschappelijke opgaven. Aanpassingen Werkomgeving Door het inhuizen van andere partijen ontstaat er ook een verplaatsing binnen het gemeentehuis. Dit biedt de kans om de werkomgeving zodanig in te richten dat er beter wordt voldaan aan de behoeften om toekomstgericht (samen)te werken. De werkomgeving dient bij te dragen aan het werken volgens de door de gemeente Baarn vastgestelde kernwaarden. • samenwerken (vertrouwen, open, gezamenlijk belang, benieuwd)

1

• •

verbindend (onderzoeken, anderen betrekken, laten zien waar we mee bezig zijn) duidelijk (afspraken, verantwoordelijkheid)

Duurzame maatregelen en financiële gevolgen In de perspectiefnota van 2022 is -in totaal- een budget van € 1.000.000 beschikbaar gesteld voor de aanpassingen van het gemeentehuis. Nu de voorbereidingen voor de uitvoering gaande zijn, blijkt dat het beschikbare budget onvoldoende is. Dit komt doordat: • sinds 2021 de bouwkosten (met inbegrip van personeelskosten en materiaal) zo'n 25% zijn gestegen. Indexaties laat zien dat de bouwkosten jaarlijks stijgen met 5 - 10% en dat de materiaalkosten sprongen maken tot 30%. Dit resulteert in een cumulatieve kostenstijging van 25%; • de wens voor duurzame aanpassingen en duurzame oplossingen die bijdragen aan de duurzame inzetbaarheid van medewerkers urgenter is geworden. Dit heeft geleid tot een definitief ontwerp met daarin ook extra ruimte voor duurzame aanpassingen zoals het materiaal, modulaire systemen en aangepaste verlichting en investeringen die positief bijdragen aan duurzame inzetbaarheid zoals meer lichtinval door gebruik van glas en efficiëntere indeling; • in deze verbouwing ook achterstallig onderhoud wordt aangepakt van onder andere het luchtklimaatsysteem. Hiervoor was in de oorspronkelijke raming geen rekening gehouden. Oorspronkelijke investering € 1.000.000,00 1. Indexatie € 1.000.000 Stijging 2021 € 1.040.000 4% 2022 € 1.133.600 9% 2023 € 1.190.280 5% 2024 € 1.249.794 5% 2.

Duurzaamheid Diverse maatregelen € 135.000 3. Onderhoud Diverse maatregelen € 112.000

2

Totaal € 1.496.794 Dit heeft geleid tot een overschrijding van de kosten met € 496.794. De kapitaallasten van deze extra kosten bedragen € 25.000 per jaar bij een afschrijving over 20 jaar. De extra structurele lasten worden gedekt binnen de huidige vastgestelde meerjarenbegroting. De kapitaallasten worden verwerkt bij de actualisering van het meerjareninvesteringsplan dat wordt opgenomen in de perspectiefnota 2025 en verwerkt bij de meerjarenbegroting 2025. Vervolg Op basis van het programma van eisen is een ontwerp opgesteld. In het proces van voorlopig ontwerp naar definitief ontwerp zijn de ondernemingsraad en een klankbordgroep (bestaande uit medewerkers en gebruikers) voortdurend betrokken. In april wordt gestart met de uitvoering. Naar verwachting worden de werkzaamheden voor het einde van het jaar afgerond. Over de verdere voortgang wordt u op de hoogte gehouden door middel van de P&C-cyclus. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

A. van Wijk locosecretaris

M.A. Röell burgemeester

3