231129 Koningsdag 2024 (867697)

inlichtingen bij

Menno Wiegman

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

doorkiesnummer uw kenmerk ons kenmerk

865792 / 867697

datum

29 november 2023

portefeuillehouder(s) onderwerp

Wethouder Veldhuizen Koningsdag 2024

Geachte leden van de raad en steunfractieleden, Jaarlijks met Koningsdag organiseert de Oranjevereniging een divers en aantrekkelijk programma voor alle inwoners van onze gemeente. Dit programma bestaat uit: • Een dagprogramma met kleedjesmarkt, kramenmarkt, kinderspelen en diverse activiteiten op de Brink en in de Pekingtuin. • Een avondprogramma met professionele artiesten in de Pekingtuin. Graag spreekt het college van B&W allereerst de waardering uit voor de manier waarop de Oranjevereniging van de viering van Koningsdag elk jaar een groot feest maakt voor iedereen. Zowel het dag- als het avondprogramma zijn traditie in Baarn. Veel mensen genieten ervan en het draagt bij aan een aantrekkelijke en levendige gemeente. Het college wil deze traditie graag voortzetten. Tegelijkertijd heeft het college zorgen over de oplopende kosten voor de festiviteiten en veiligheidsmaatregelen voor het avondprogramma. Het college heeft besloten: • om voor Koningsdag een structurele subsidie te verstreken van €9.674 voor de dag- en avondactiviteiten. • om daarnaast een eenmalige extra subsidie te verstrekken van €23.696 voor de dag en avondactiviteiten en voor extra veiligheidsmaatregelen. • de totale subsidie voor Koningsdag 2024 bedraagt daarmee €33.370. Graag lichten wij dit besluit in deze brief toe.

Hieronder gaan wij in op de extra kosten die de gemeente vorig jaar heeft moeten maken en op de aanvullende kosten die we voor 2024 verwachten vanwege extra veiligheidsmaatregelen.

1

Subsidie Koningsdag 2023 De gemeente Baarn zegde voor de organisatie van Koningsdag 2023 een subsidie toe van €8.700. Deze subsidie bleek niet toereikend voor de organisatie van alle festiviteiten. Voor de editie van 2023 is daarom een aanvullende subsidie verstrekt van €15.000 en heeft de gemeente voor een totaalbedrag van €8.850 kosten op zich genomen voor onder andere het schoonmaken en opruimen van de kramenmarkt en de Pekingtuin. Hiermee komen de totale gemeentelijke lasten voor Koningsdag 2023 uit op €32.550. Subsidieaanvraag 2024 De Oranjevereniging heeft aangegeven voor de organisatie van de activiteiten tijdens Koningsdag 2024 een gemeentelijke subsidie nodig te hebben van €20.000. Dit betekent dat bovenop de structurele subsidie van €9.674 een bedrag nodig is van €10.326 om het programma uit te voeren. De gemeente heeft de structurele en deze eenmalige extra subsidie verstrekt. Extra veiligheidsmaatregelen Daarnaast is uit de evaluatie met de organisatie, BOA's en de veiligheidsregio gebleken dat er vanwege ongeregeldheden tijdens en na het avondprogramma - aanvullende veiligheidsmaatregelen nodig zijn. Het betreft de volgende veiligheidsmaatregelen: • Omhekken Pekingtuin tijdens het avondprogramma: omdat de Pekingtuin tot nu toe tijdens het avondprogramma niet omhekt was, kon onvoldoende controle op het publiek gehouden worden.

Voor de editie van 2024 wil het college daarom dat de Pekingtuin omhekt wordt tijdens het avondprogramma. En ook de Oranjevereniging heeft in een actualisatie van de aanvraag ook om middelen gevraagd om de omhekking te kunnen organiseren. • Inzet extra beveiliging: zowel voor de bewaking van de ingangen van het evenemententerrein als voor toezicht op het terrein zelf zijn extra crowdmanagers/beveiligers nodig. De gemeente volgt hierbij de landelijke norm van in elk geval één crowdmanager per 250 bezoekers. Bovenstaande maatregelen zullen naar schatting €13.370 kosten. De gemeente heeft ook dit extra bedrag als subsidie eenmalig verstrekt. Hiermee komt het totale subsidiebedrag voor de editie van 2024 uit op €33.370. Voorwaarden Het college heeft besloten geen extra facturen meer te betalen voor geleverde diensten ten behoeve van de organisatie van Koningsdag 2024, zoals in 2023 wel het geval was. Net zoals in het verleden zal de organisatie zelf moeten zorgen voor het opruimen na de festiviteiten. Uiteraard zal de gemeente helpen waar mogelijk. Het college zal er daarnaast op toezien dat de juiste veiligheidsmaatregelen genomen worden. Tegelijkertijd ziet het college streng toe op de besteding van de subsidie. Mochten de extra veiligheidsmaatregelen minder kosten dan hierboven aangegeven, dan zal het overschot terugvloeien naar de gemeente.

2

Omdat het hier besteding van gemeenschapsgeld betreft, vindt het college het van groot belang dat er volledige openheid van zaken wordt gegeven over alle kosten en inkomsten voor Koningsdag. Omdat de Oranjevereniging voor de organisatie van het avondprogramma een extern evenementenbureau inhuurt, is onvoldoende duidelijk welke inkomsten (inclusief baromzet) gegenereerd worden en welke kosten betaald worden. De gemeente stelt daarom als voorwaarde dat het evenementenbureau volledige openheid geeft over de inkomsten en uitgaven rondom Koningsdag. Tot slot - en wellicht ten overvloede - staat, naast een feestelijke dag, de veiligheid voorop. Wij zullen voor het verlenen van de vergunning alle maatregelen eisen en nemen die nodig zijn om het feest goed te laten verlopen, zoals u van ons kan verwachten. Een structurele oplossing De afgelopen jaren en de begroting van aankomende editie maakt duidelijk dat de Oranjevereniging aan de gebruikelijke structurele subsidie van rond de €9.000 niet genoeg heeft om alle festiviteiten te organiseren die Koningsdag in Baarn zo bijzonder maken. Het afgelopen jaar is daarom incidenteel extra geld beschikbaar gesteld. En ook voor komend jaar wordt de subsidie aanzienlijk verhoogd. Om Koningsdag ook in de toekomst goed te kunnen organiseren is echter een structurele oplossing nodig.

Hier zal het college de komende periode - ook in het kader van de te maken cultuurvisie - aan werken. Wij treden hierover in overleg met de Oranjevereniging en zullen uw raad hierover vanzelfsprekend informeren. Het college kijkt uit naar een feestelijke viering van Koningsdag 2024. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

S. de Vries locoburgemeester

3