231025 Stand van zaken de Wintertuin (859836)

inlichtingen bij

Mark Achterberg

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

doorkiesnummer uw kenmerk ons kenmerk

849303 / 859836

datum

25 oktober 2023

portefeuillehouder(s) onderwerp

Wethouder Prakke Raadsinformatiebrief stand van zaken de Wintertuin

Geachte leden van de raad en steunfractieleden, In het Besluit in de raad van 25 januari 2023 heeft de raad een motie aangenomen waarin het college is verzocht een aantal onderzoeken uit voeren ten aanzien van de Wintertuin. Met de Raadsinformatiebrief van 25 mei 2023, bent u geïnformeerd over de uitkomsten van deze onderzoeken (o.a. het onderzoek van de Galan groep). De Galan Groep heeft een aantal aanbevelingen gedaan. Met deze RIB informeren wij u over de voortgang van de uitvoering van de aanbevelingen en de actualiteit omtrent de Wintertuin. Hieronder wordt per aanbeveling zowel de opvolging als de huidige stand van zaken beschreven. Vooruitlopend op de behandeling van deze aanbevelingen wil het college aangeven dat het de ontstane situatie, waarin de Wintertuin op dit moment gesloten is, betreurt. Ondanks de inzet van de exploitant, de omwonenden en de gemeentelijke organisatie, heeft het aangaan van de samenwerking met de Wintertuin Experience niet de uitwerking gehad zoals we hadden verwacht en gehoopt. Het is een uitzonderlijke combinatie van omstandigheden die het de exploitant lastiger heeft gemaakt dan vooraf verwacht. Er is met veel passie en energie door alle partijen aan een succesvolle invulling van deze fantastische locatie gewerkt.

Het jaar 2024 wordt een nieuwe start voor de Wintertuin en het college wil deze energie en passie vasthouden, maar ook lering trekken uit de lessen uit het recente verleden. De aanbevelingen zijn: 1. Geef de huurder op korte termijn financiële duidelijkheid. De huurder heeft na de RIB (25 mei 2023) aangekondigd de activiteiten in de Wintertuin per 11 juli 2023 te beëindigen en de Wintertuin Experience B.V. per 31 juli 2023 te liquideren. De gemeente is met de huurder in gesprek om tot een ordentelijke afhandeling van het huurcontract te komen.

1

2. Breng de energielasten in kaart De afdeling beheer heeft de historische verbruikgegevens van gas (m3) en electra (kwh) in beeld gebracht. Hiermee kan een nieuwe huurder, gecombineerd met de diverse onderzoeksrapporten, een reëel beeld schetsen van de toekomstige energiekosten. Een en ander blijft echter afhankelijk van de energieprijzen. Hier heeft de gemeente geen invloed op. De energielasten blijven in de Wintertuin een groot onderdeel van de kosten. 3. Breng de huidige staat van het gebouw in kaart. De firma BBN Adviseurs heeft een onderzoek uitgevoerd naar de staat van de Wintertuin. Zij hebben een conditiemeting conform NEN 2767 opgesteld. De conditiemeting geeft aan dat het pand in een redelijke tot goede staat van onderhoud is. Naast kleine aandachtspunten zijn er door BBN Adviseurs geen grote of spoedeisende problemen gevonden. De huidige huurder heeft aangegeven dat er naast de aandachtspunten, zoals aangegeven door BBN adviseurs, nog een aantal punten van zorg zijn, bijvoorbeeld de vochtproblemen. De gemeente gebruikt de wisseling van exploitant om de (vocht)problemen aan te pakken. Deze reparaties kunnen vanuit de reguliere onderhoudsvoorziening betaald worden. Er is in samenwerking met de provincie Utrecht tevens een energiescan gemaakt van de Wintertuin door de firma Facilicom om de verduurzaming van de Wintertuin te onderzoeken.

Zoals in lijn der verwachting ligt, is het lastig de Wintertuin te verduurzamen omdat het een kas is. Er zijn zodoende geen grote verbeteringen te realiseren om het energieverbruik te verminderen. De staat van een pand, en zeker een bijzonder pand als de Wintertuin, gaat hard achteruit als deze leeg staat. De gemeente wil derhalve gebruik maken van een leegstandsbeheerder om een tijdelijke invulling te geven aan het pand en de Wintertuin niet onbeheerd is. De opdracht aan de leegstandsbeheerder is om open te staan voor diverse initiatieven/tijdelijke huurders. 4. Bepaal intern wat de randvoorwaarden zijn vanuit de gemeente m.b.t. kosten aan onderhoud en exploitatie a. Bepaal in welke mate het onderhoud van de Wintertuin kosten met zich mee mag brengen De gemeentelijke begroting houdt jaarlijks rekening met een huuropbrengst vanuit de Wintertuin. De hoogte van de huur is gebaseerd op de kosten van het jaarlijkse onderhoud en overige kosten. De afgelopen jaren is echter gebleken dat de huurinkomsten tegenvallen. Het college neemt in een toekomstige situatie met een nieuwe exploitant het uitgangspunt dat de Wintertuin toegankelijk moet zijn voor de inwoners van Baarn met een neutraal effect op de begroting. b.

Bepaal onder welke voorwaarden splitsing van exploitatie en beheer voor de gemeente aanvaardbaar is en wat daarbij van een eventuele stichting wordt verwacht De Galan Groep doet de suggestie om een stichting een rol te geven bij de scheiding van de exploitatie en het beheer. Het college volgt deze aanbeveling. In samenwerking met de bestuurders van deze op te richten stichting schetst het college de randvoorwaarden en legt deze vast. Het college wil nadrukkelijk de stichting (bestuurders) een mandaat geven om de Wintertuin te verhuren/exploiteren onder de voorwaarden die ook voor deze vrijwillige stichtingsbestuurders haalbaar zijn. Hierom wordt het bestuur betrokken bij het opstellen van de nieuwe voorwaarden in plaats van het bestuur te confronteren met niet passende voorwaarden.

2

Het beleidskader van voorgaande inschrijfprocedure wordt (her)gebruikt. Dit kader omvat zaken als; toegankelijkheid van de Wintertuin voor de inwoners van Baarn, instandhouding cultureel erfgoed, overlast/relatie met de omwonenden, parkeerbeleid, geluidsnormen, openingstijden etc. Het kader vormt tevens een uitgangspunt voor de open call die de stichting organiseert om tot een nieuwe exploitant te komen. De gemeente ondersteunt waar nodig (bijvoorbeeld juridisch). Het college heeft advies ingewonnen van HBR advocaten om de gemeente te adviseren bij een eventuele scheiding van exploitatie en beheer van de gemeente. Daarover meer bij aanbeveling 6. c. Bepaal de mate waarin de gemeente garant wil staan voor een eventuele verdere stijging van energieprijzen. Het college/de op te richten stichting gaat met een nieuwe exploitant in gesprek en de financiële aspecten spelen daarin een rol. Een garantstelling om energiekosten boven een bepaald niveau te verdelen, behoort tot de mogelijkheden. Deze mogelijkheid wordt met de nieuwe exploitant besproken en bekeken in het bredere financiële plaatje (huurkosten, servicekosten e.d.). Het college neemt in dit kader ook de opmerking van De Galan Groep mee (‘het is zeer de vraag of een kostendekkende exploitatie mogelijk is’). 5.

Houdt een bijeenkomst met omwonenden en de huidige huurder Op 19 juni 2023 is er een bijeenkomst georganiseerd op het gemeentehuis waarin het onderzoeksrapport ‘Wintertuin 2.0’ van de Galan Groep is gepresenteerd. Op 25 september 2023 is een vervolg van deze bijeenkomst geweest waarin de inwoners wederom zijn geïnformeerd. De inwoners hebben een reactie kunnen geven op het rapport van de Galan Groep en hebben diverse suggesties gedaan voor een toekomstbestendige Wintertuin. 6. Onderzoek de mogelijkheden voor het splitsen van exploitatie en beheer De Galan Groep heeft de suggestie gegeven om het beheer en de exploitatie te scheiden. Dit kan door middel van een externe beheerder of door het oprichten van een stichting die het beheer van de gemeente overneemt. Een externe (betaalde) beheerder heeft niet de voorkeur omdat inwoners dan een beperkte invloed hebben en het inhuren van een beheerder tot hogere kosten leidt. Het oprichten van een stichting geeft de inwoners wel invloed op de invulling van de Wintertuin. Een stichting is een vaker gebruikt vehikel om cultureel erfgoed te beheren en betrokken inwoners te laten participeren. Deze inwoners zijn immers welkom om zitting te nemen in deze stichting en zodoende mee te laten beslissen over het beheer en de exploitatie van de Wintertuin.

We willen deze stichting het vertrouwen geven om vanaf het begin te beslissen over de toekomstige invulling van de Wintertuin. Het is daarom van evident belang dat de stichting een prominente rol krijgt bij de zoektocht (‘open-call’) naar een nieuwe exploitant/huurder en hierin het voortouw neemt. De gemeente neemt een rol op de achtergrond aan. Het is in dit kader wel van belang om te melden dat de gemeente een ‘noodrem’ inbouwt. Mocht het voor de gemeente vanwege een dringende reden nodig zijn om in te grijpen, dan kan dit. Het college omarmt de aanbeveling van de Galan Groep en heeft HBR advocaten uit Baarn gevraagd om te ondersteunen bij de oprichting van deze stichting. HBR advocaten heeft hiervoor een eerste opzet gemaakt.

3

7. Juridisch afhandelen van nieuwe situatie Een deel van de problematiek die de huidige huurder ervaart, is ontstaan door onduidelijke afspraken of onvolledige vastlegging. Vooral de verdeling van het onderhoud en beheer geeft vragen en onrust. Het college maakt derhalve bij een toekomstige overeenkomst gebruik van professionele ondersteuning bij de vastlegging van de afspraken met een nieuwe exploitant (al dan niet via een stichting). Er worden geen afzonderlijke (mondelinge) afspraken gemaakt. 8. Schrijf een open-call uit voor het vinden van een nieuwe/aanvullende huurder Zoals beschreven in punt 6 organiseert de stichting, in samenspraak met de gemeente, de ‘open-call’ om tot een nieuwe exploitant te komen. Voorafgaand aan deze open call vindt er nog een andere open-call plaats, namelijk de open-call waarin wij de Baarnse inwoners vragen om zitting te nemen in het nieuwe stichtingsbestuur. Deze open-call vindt op de kortst mogelijk termijn na het verschijnen van deze RIB plaats. Het college is zich er van bewust dat het vormen van een stichting en de zoektocht van de stichting naar een exploitant tijd kost. Het college meent echter dat dit het moment is om de koers t.a.v. het beheer en exploitatie te verleggen. Dit alles om de continuïteit te waarborgen, inwoners inspraak te geven in hun woonomgeving en om te werken aan een toekomstbestendige Wintertuin.

Het doel is om op 1 januari 2024 de stichting opgericht te hebben en voorzien van een goed functionerend bestuur. Het bestuur schetst de randvoorwaarden, schrijft een open call uit en gaat met de diverse gegadigden in gesprek. Het is in dit kader lastig aan te geven wanneer de Wintertuin geopend wordt door een nieuwe exploitant aangezien de gemeente afhankelijk is van de aanmeldingen van potentiële exploitanten. Het streven is dat de nieuwe exploitant vanaf het voorjaar 2024 in het pand zit. In het vervolg wordt de raad over de voortgang geïnformeerd via de reguliere P&C-cyclus. Ook wordt de ontwikkeling van de Wintertuin opgenomen in de actualisatie van het plan Maatschappelijk Vastgoed. Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

4