230525 Startnotitie verbetering subsidieproces (787013)

inlichtingen bij

Pieter Brandjes

doorkiesnummer

(035) 54 81 791

Aan de raadsleden en steunfractieleden van de gemeente Baarn

uw kenmerk ons kenmerk

datum portefeuillehouder(s) onderwerp

752462 / 787013

25 mei 2023 Wethouder Prakke Startnotitie verbetering subsidieproces

Geachte leden van de raad en steunfractieleden,

Vorig jaar heeft uw rekenkamercommissie het proces van subsidieverlening onderzocht. Wij hebben de aanbevelingen van de commissie ter harte genomen en zoveel mogelijk al opgevolgd. Daarnaast hebben wij aan de adviseur subsidierecht van Vijverberg Advocaten gevraagd hoe wij het beste het subsidiebeleid kunnen verbeteren. Die heeft daarvoor een analyse en plan van aanpak (is "startnotitie") opgesteld. In Bijlage 1 vind u het rapport. Te ondernemen acties Samengevat concludeert de adviseur dat "het subsidiebeleid in Baarn vrij compleet is en het niet noodzakelijk is een apart ‘subsidiebeleid’ vast te stellen" (pagina 3 van Bijlage 1). Voor de helderheid voegen wij een plaat toe die in beeld brengt hoe het subsidiebeleid van de gemeente samengesteld is uit de beleidsnota's, Algemene Subsidie Verordening, subsidieregelingen en subsidietoekenningen (Bijlage 2). De aanbevelingen voor het nog completer maken van het beleid richten zich op: • het vaststellen van beleidsnota's; • het vaststellen van subsidieregelingen; • het evalueren van de doeltreffendheid van subsidies; • het evalueren van de algemene subsidieverordening; • het ontwikkelen van een procedure voor subsidies op basis van een begrotingspost; en • het rapporteren over de toepassing van de hardheidsclausule.

In het plan van aanpak is ook het tijdpad weergegeven voor de door ons college en uw raad te nemen stappen ter verbetering van het subsidieproces.

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden

Eerder ondernomen acties Het rapport beschrijft ook de inbedding van de aanbevelingen van de rekenkamercommissie. Wij hebben naar aanleiding van de aanbevelingen al eerder acties ondernomen. Zo zijn bijvoorbeeld de teksten op de webpagina "Subsidie aanvragen" van de gemeente verbeterd: https://www.baarn.nl/subsidie-aanvragen. Ook hebben wij het subsidieregister op de website inzichtelijker gepresenteerd: https://www.baarn.nl/subsidieregister. Ten slotte krijgen in september alle medewerkers die met subsidie te maken hebben een training in huis op het gebied van subsidierecht, toegespitst op de situatie in Baarn. Wij gaan ervan uit dat u uw verzoeken beantwoord vindt in de analyse en het plan van aanpak en de eerdere acties.

Met vriendelijke groet, burgemeester en wethouders van Baarn,

drs. C.E. Creveld gemeentesecretaris

M.A. Röell burgemeester

Bijlagen: Bijlage 1 Analyse en plan van aanpak verbetering subsidieproces gemeente Baarn Bijlage 2 Subsidiebeleid in beeld

Stationsweg 18 Postbus 1003 3740 BA Baarn t (035) 548 16 11 e gemeente@baarn.nl I Voor ons privacybeleid zie www.baarn.nl Bank Nederlandse Gemeenten NL28BNGH0285000594. Bij beantwoording graag datum en kenmerk brief vermelden

Analyse subsidieproces gemeente Baarn en plan van aanpak voor verbetering Aanleiding Aanleiding voor het plan van aanpak is het raadsbesluit van 20 april 2022 waarbij de raad het college onder meer verzocht om: -

een visie op het subsidiebeleid voor te leggen;

-

de raad te informeren hoe en wanneer de verdere mogelijke verbeteringen in het subsidieproces die worden genoemd in het onderzoeksrapport Subsidieverlening in Baarn “Goed gestart maar nog genoeg te doen” d.d 14 februari 2022 van de rekenkamercommissie Baarn zullen worden opgepakt.

Het onderstaand plan van aanpak komt tegemoet aan het verzoek van de raad. Het plan van aanpak is als volgt opgebouwd: 1. Rollen en taakverdeling subsidies gemeenteraad-college van burgemeester en wethouders (hierna: college); 2. Welke onderdelen van subsidiebeleid zijn vastgesteld, wat ontbreekt nog?; 3. Hoe de aanbevelingen van de Rekenkamercommissie in te bedden in het verbeterproces?; 4. Stappen en doorlooptijd.

1. Rollen en taakverdeling subsidies gemeenteraad – college

Hieronder zijn de rollen en taken van de gemeenteraad en het college weergegeven.

Rollen en taken gemeenteraad Kaders stellen

Budgetteren

Controleren

•Programmabegroting •Kadernota's / beleidsnota's •Algemene subsidieverordening

•Beschikbaar stellen budgetten in begroting, waaronder budgetten voor betrotingspostsubsidies

•Jaarrekening en programmaverantwoording •Bestuursrapportages •Vragen om inlichtingen en verantwoording anders dan via jaarrekening (Gemeentewet)

1

Rollen en taken college Uitvoering Algemene subsidieverordening •Vaststellen subsidieregelingen •Vaststellen subsidieplafonds •Uitvoering subsidieregelingen

Controleren subsidieontvangers •Vaststellen subsidies na afloop activiteiten op basis van rekening/verantwoording

Afleggen verantwoording aan raad / verstrekken inlichtingen •Verstrekken inlichtingen gevraagd en ongevraagd •Jaarrekening en programmaverantwoording •Anderszins inlichtingen en verantwoording, zoals subsideregister

Invulling rollen en taken in de praktijk van Baarn De gemeenteraad stelt de subsidiekaders vast waarbinnen het college het subsidiebeleid moet uitvoeren: 

de programmabegroting waarin de speerpunten van het beleid zijn opgenomen;



specifieke kadernota’s en beleidsnota’s waarin de aandachtspunten meer specifiek zijn opgenomen en waarvoor uitgangspunten zijn geformuleerd;



de budgetten die het college beschikbaar heeft. In de Algemene subsidieverordening Baarn 2020 (hierna: ASV) is uitdrukkelijk opgenomen dat het college zich moet houden aan de beschikbaar gestelde budgetten;



de ASV waarin de raad bevoegdheden neerlegt bij het college, een algemene uniforme procedure voor het verstrekken van subsidies vastlegt (met de benodigde flexibiliteit) en aangeeft welk verantwoordingsregime moet worden gevolgd afhankelijk van de omvang van de subsidie (rekening houden met administratieve lasten). De gemeenteraad legt in de ASV de bevoegdheid om nadere regels voor het subsidiëren van activiteiten vast te stellen bij het college (subsidieregelingen). Dat geldt ook voor het vaststellen van de subsidieplafonds binnen de budgetten die de gemeenteraad beschikbaar stelt.

De controlerende taak wordt uitgevoerd in het kader van de vaststelling van de jaarrekening. Daarnaast beschikt de gemeenteraad over het subsidieregister dat voor iedereen toegankelijk is via de website van de gemeente.

De rollen en taken van het college liggen op het gebied van de uitvoering van het subsidiebeleid. Het college geeft als volgt invulling aan haar rollen en taken: 

vaststelling diverse subsidieregelingen en subsidieplafonds. Vaststellen van subsidieregelingen is wettelijk vereist omdat subsidies in principe alleen mogen worden verstrekt wanneer in een verordening of regeling is vastgelegd welke activiteiten de gemeente wil subsidiëren;



uitvoering van de subsidieregelingen (verstrekken van subsidies met inachtneming van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb), ASV en subsidieregelingen);

2



vaststellen van subsidies op basis van de rekening en verantwoording die subsidieontvangers achteraf afleggen;



afleggen van verantwoording aan gemeenteraad via jaarrekening en programmaverantwoording alsmede het subsidieregister en eventueel het op verzoek verstrekken van inlichtingen of gegeven of uit eigen beweging informeren van de gemeenteraad over bepaalde subsidies.

2. Welke onderdelen van subsidiebeleid ontbreken in Baarn

Het subsidiebeleid in Baarn is vrij compleet. Het is niet noodzakelijk een apart ‘subsidiebeleid’ vast te stellen. Het subsidiebeleid wordt gevormd door verschillende documenten, zoals beleids- en kadernota’s (denk aan Baarn Vitaal), uitspraken van de gemeenteraad en de ASV. Het beleid vertaalt het college in de subsidieregelingen, zodat de uitvoering daarvan bijdraagt aan het realiseren van de beleidsdoelen. In de ASV heeft de gemeenteraad vastgelegd dat geen subsidie wordt verstrekt voor activiteiten die naar alle waarschijnlijkheid niet bijdragen aan de door Baarn gewenste effecten. Daarmee verzekert de raad dat het beschikbare geld wordt gebruikt voor het realiseren van de gemeentelijke beleidsdoelen.

Het subsidiebeleid van Baarn kan nog met het volgende worden aangevuld: 1. De gemeenteraad stelt de kadernota’s/beleidsnota’s vast. Op enkele onderwerpen waarvoor wel subsidies worden verstrekt, ontbreken deze nota’s. Het ging – tot heden – bijvoorbeeld om duurzaamheidsbeleid.

2. Het college moet subsidies verstrekken op grond van een subsidieregeling waarin staat welke activiteiten subsidiabel zijn (artikel 4:23, lid 1, Awb). Voor een deel van de gesubsidieerde activiteiten is er nog geen subsidieregeling. De volgende subsidieregelingen moet het college in ieder geval nog vaststellen: o

subsidieregeling structurele jaarlijkse cultuursubsidies;

o

subsidieregeling jeugd (waaronder subsidie voor scoutingclubs).

3. Het college is verplicht tenminste 1 x per 5 jaar de doeltreffendheid en effecten van de subsidies in de praktijk te evalueren (artikel 4:24 Awb). Tot op heden is dit niet gebeurd. Het uitvoeren van zo’n evaluatie zou antwoord geven op de vraag in welke mate de subsidies bijdragen aan de gewenste maatschappelijke effecten en het bereiken van de beoogde doelen.

4. Het college moet zorgdragen voor de inzet van het juiste beleidsinstrument. Wanneer dat een financieel instrument is, moet het college in het kader van het toepassen van het juist juridisch kader en de rechtmatigheid de afweging maken: subsidie of inkoop? Dit geldt met name voor

3

de situaties waarin niet op voorhand duidelijk is of het gaat om subsidie of om inkoop. De afweging wordt nog niet structureel vooraf gemaakt. 5. De gemeenteraad stelde de huidige ASV vast op 25 maart 2020. Op de volgende punten is actualisatie (wellicht) wenselijk: o

invoegen bepalingen over staatssteun. Deze ontbreken nu en ook in de subsidieregelingen zijn geen regels over staatssteun opgenomen;

o

het verantwoordingsregime kan nog wat beter worden afgestemd op het uniform subsidiekader van het rijk (Aanwijzingen voor subsidieverstrekking). Dit kader deelt subsidies in op omvang in 3 groepen. Naarmate de subsidie hoger is, is het verantwoordingsregime zwaarder. Binnen de gemeente Baarn gebeurt dit ook al, maar kan desgewenst nog iets meer differentiatie worden toegepast;

o

er kan desgewenst nadrukkelijker worden geregeld dat subsidies vanaf € 5.000,worden vastgesteld op basis van werkelijke kosten;

6. Er is nog geen procedureel kader voor subsidies die het college op basis van een begrotingspost verstrekt. Deze subsidies worden - bij uitzondering - niet op grond van een subsidieregeling verstrekt. Maar ook voor die subsidies is het handig van tevoren een procedure vast te stellen (indienings- en beslistermijnen, aan te leveren stukken en dergelijke).

7. De ASV eist periodiek een verslag over het toepassen van de hardheidsclausule (artikel 8.1). Dit verslag maakt het college in de praktijk niet.

3. Inbedden aanbevelingen Rekenkamercommissie Baarn

Samengevat doet de Rekenkamercommissie Baarn de volgende aanbevelingen: 

Stel een visie op subsidiebeleid op dat ingaat op de verhouding tussen de gemeente en de gesubsidieerde instellingen en wat dat betekent voor de informatie- en verantwoordingsprocessen tussen instellingen en gemeenten.



Laat het college systematisch en periodiek aan de gemeenteraad rapporteren over het verloop, inhoud en resultaat van het subsidieproces.



Maak een plan voor mogelijke verdere verbeteringen in het subsidieproces en een planning om die verbeteringen door te voeren. Daarbij denkt de commissie aan: o

de uitwerking van de subsidieregelingen voor de cultuursector;

o

meer resultaatgericht/prestatiegericht subsidiëren, het toetsen van het subsidieveld aan de bijdrage aan de Baarnse beleidsdoelen;

4

o

besteden van aandacht aan de activiteitenplannen en jaarverslagen: voldoen de stukken aan de gestelde eisen, motiveren waarom verschillen tussen de aanvraag om verlening en de stukken die de subsidieontvanger in het kader van de vaststelling overlegt geen of juist wel gevolgen heeft voor de vaststelling;

o

controleer op het naleven van de eisen die aan de algemene reserve (omvang) en bestemmingsreserves (goedkeuring) worden gesteld en besteed aan deze onderwerpen zo nodig aandacht in collegeadviezen en beschikkingen;

o

wees consequent ten aanzien van de gegevens die worden opgevraagd in het ene of andere jaar en bij de ene of andere instelling;

o

belast een medewerker met de inhoudelijke coördinatie van het verbeteringsproces.

Inbedding aanbevelingen Een deel van de aanbevelingen ziet toe op de uitvoering. Het college neemt de aanbevelingen ter harte en zal in het subsidieproces deze aanbevelingen opvolgen of heeft dit al gedaan. Dit laatste geldt voor de coördinatie, het voldoen van aanvragen aan de eisen, het opvragen van gegevens, meer resultaatgericht subsidiëren, de controle op de rekening en verantwoording die wordt afgelegd en op de reserves. Een werkgroep is ingesteld en zorgt voor een gecoördineerde afhandeling van aanvragen en voor een uniforme benadering van aanvragers. Op de website zijn teksten aangepast, zodat duidelijk is dat aangeboden formats niet strikt gevolgd hoeven te worden maar ter ondersteuning van de aanvragers zijn bedoeld. Het subsidiebeleid en de visie daarop is voor een belangrijk deel vastgelegd in de ASV. De ASV wordt geactualiseerd en daarbij zal het college aandacht besteden aan de het informatie- en verantwoordingsproces. De aanbeveling met betrekking tot het rapporteren aan de gemeenteraad maakt onderdeel uit van de te zetten stappen ter verbetering van het subsidieproces.

4. Stappen en doorlooptijd

Onderstaande tabel geeft de te zetten stappen weer en de momenten waarop ze worden gezet. Of het haalbaar is de werkzaamheden af te ronden voor de geplande datum is afhankelijk van de beschikbare personele capaciteit.

Stap

Gereed

1

Vaststellen ontbrekende beleidsnota’s

In de lopende raadsperiode

2

Vaststellen ontbrekende subsidieregelingen

kwartaal 2 2024

5

3

Periodiek informeren van en verantwoording afleggen aan raad door: 

Jaarlijkse rapportage toepassing

Jaarlijks bij jaarrekening, vanaf 2024

hardheidsclausule 

Jaarlijks overzicht vastgestelde subsidies

Jaarlijks bij jaarrekening, vanaf 2024

inclusief afwijkingen van verlening 

Evaluatie effecten en doeltreffendheid subsidies in de praktijk (5-jaarlijks)

5-jaarlijks, vanaf 2025

4

Toepassen afwegingskader subsidie of inkoop

april 2023

5

Actualiseren ASV

1x per 4 jaar, voor het eerst in 2024, kwartaal 1

6

Vaststellen procedureregeling begrotingspostsubsidies

wordt meegenomen in de ASV, kwartaal 1 2024

6

Juridisch kader

Inhoudelijk kader

Uitvoering

Bevoegdheid gemeenteraad Bevoegdheid college